Werksessie Interne projectleiders
> Hoe succesvol is projectmatig werken
> Waarmee moet je nu beginnen als je tot projectleider bent benoemd
> Het totaalplaatje projectmanagement zoals wij dat hanteren.
> Waar moet je mee beginnen.
> Boven- en onderstromen in je projectteam
> Analyse en management van je krachtenveld
> Weerstand tegen verandering
> Specifieke vragen
Werkwijze Aan de hand van een cases
Door middel van enkele oefeningen
Thema`s
> Succesvol: op tijd, binnen budget en met alle functionaliteiten zoals initieel gedefinieerd> Uitgedaagd: te laat, buiten budget en/of met minder functionaliteiten zoals initieel gedefinieerd> Mislukt: voortijdig beëindigd of opgeleverd maar niet gebruikt
Dezelfde taal sprekenDoor de jaren heen: projecten mislukken
Bron: Standish Group/Chaos Report
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2009 2011 2013
Succesvol
Uitgedaagd
Mislukt
Dezelfde taal sprekenDoor de jaren heen: projecten mislukken
Weerstand van medewerkers
Ovoldoende opdrachtgeverschap
Geen realistische verwachtingen
Slewcht projectmanagement
Onaantrekkelijke business case
Projectteam met onvoldoende vaardigheden
Uitbreiding van de scope
Geen veranderplan
Silodenken, geen ketendenken
IT beeld niet geintegreerd
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
82%
72%
65%
54%
46%
44%
44%
43%
41%
36%
Bron: Deloitte CIO Survey
Dezelfde taal sprekenStructuur brengen in iets unieks
ImprovisatieOnzeker
OnbekendVaag
Nieuw
RoutineProcedures
BekendDuidelijk
Zeker
Toenemende voorspelbaarheid:
Bepaal het doelOntwerp de weg er naar toe
Bepaal wat je nodig hebtBeheers en rapporteer
Project
Dezelfde taal sprekenProjecten, programma’s en projectportfolio’s
Organisatie
Projectportfolio
Projecten
Programma
Lijn / Business
Resultaten
Rapportages
Doelen
EisenMiddelen
Toll
gate
Beheersen van het project
Onze kapstok: Pragmatisch Projectmanagement
Voorbereiding
Pré-
proj
ect
AfrondingUitvoering
Post
-pro
ject
Belangrijkste activiteiten• Vaststellen van de doelstelling en
resultaten• Bekijken lessons learned• Vaststellen van het projectplan:– Scope– Stakeholders– Afhankelijkheden– Team & organisatie– Planning– Risico’s– Business case– Beheersprocessen
• Project kick-off
Belangrijkste resultaten• Projectplan goedgekeurd• Stakeholders zijn gecommitteerd• Team is opgelijnd
Belangrijkste activiteiten• Overdragen deliverables• Identificeren en beleggen van
openstaande punten• Afsluiten van
beheersmaatregelen• Identificeren lessons learned• Ontbinden van het team• Formele decharge van de
opdrachtgever
Belangrijkste resultaten• Projectdocumentatie is compleet• Projectoverdracht is
geaccepteerd
Realiseren van resultatenresultaten zijn compleet en geaccepteerd
Toll
gate
Toll gateToll gate
TijdScope
Stakeholders
KostenKwalite
it
Issues
Risico’s
Opbrengsten
Team
Scherp stellen van je opdracht
Een van de eerste dingen die je moet doen
We gaan dat oefenen a.h.v. een casus
Lees de casus OrangeBikes – Splits op in drie tafels– Jullie hebben een opdracht brief gekregen van meneer Karel– Deze maakt onvoldoende duidelijk wat er nu precies van jullie als
projectleider wordt verwacht.– Bespreek met elkaar welke vragen je aan meneer Karel wil stellen om
je opdracht scherp te krijgen– Schrijf deze op de flipchart– Duur 20`
Oefening: scherp stellen van je opdracht
Scherpstellen van de opdracht
Doel?
doel
context
Scope?
Context?Resultaat?
Wat is de aanleiding tot dit project? Wat wil de organisatie met dit project bereiken?
Wat hoort niet bij het project terwijl het er wel mee te maken heeft? Wat valt er buiten?
Wat is er precies als het klaar is.Aan welke eisen moet het resultaat voldoen
Wat is budget, uren en deadline? Afstemming met andere projecten?Wet- en regelgeving van toepassing?
De eerste sessie met je projectteam
Wat is een valkuil?
De eerste sessie met je projectteam
Wat speelt er in het team?
Een inhoudelijke uitdaging
Een groepsdynamisch proces
Doel
Scope Context
Resultaat
Pikorde
VeiligheidIdentiteit
Belang
Bovenstroom
Onderstroom
Onder- & bovenstromen
Doorgaans gaat het in groepsdynamiek om 4 pre-occupaties:
1. Macht/invloedHoe zit het hier met de pikorde, wie zijn de haantjes en de volgers? (dit wordt vaak uitgespeeld door imponeergedrag, slimme vragen stellen terwijl je helemaal niet op een antwoord zit te wachten etc.
2. BelangWat is mijn belang bij deelname/ what’s in for me?
3. VeiligheidHoe veilig is het hier, kan ik alles zeggen wat ik vind en voel?
4. IdentiteitWord ik hier geaccepteerd, zien ze me als volwaardig lid?
Onder- & bovenstromen
Bovenstroom:‒ Informatie/discussie over doelstellingen, resultaat, scope en context‒ Zo mogelijk een collectieve intake met hele team en opdrachtgever
Onderstroom:‒ Hoe kijken jullie er tegenaan, welke verwachtingen hebben jullie?‒ Hoe zitten jullie erbij, denk je dat je er zelf ook wat aan hebt?‒ Hebben jullie voorkeuren in bepaalde rollen/werkzaamheden?‒ Hoe willen we met elkaar omgaan, welke gedragsregels?‒ Wat verwachten jullie van mijn rol en wat verwacht ik van jullie?
Tip: Geef aan beide stromen aandacht tijdens zo`n eerste
sessie met je projectteam
Aftastend, wie is wie uitwisselen beleefdheden, ieder met zichzelf bezig, maar ook met de taak
Kribbig, kritiek, spanning, subgroepen, haantjes
Gedragsregels, feedbackTolerantie, acceptatie, wij gevoel
Effectief, geen ruis, spontane feedback, onafhankelijk, flow, inhoud voorop
Fasen van groepsontwikkeling
Forming
Storming
Norming
Performing
Stakeholder analyse en - management
Hoe ziet mijn krachtenveld eruit?
Bepalen & managen van stakeholders
Een stakeholder (of belanghebbende) is iedereen die betrokken is bij het project zelf of beïnvloed wordt door het eindresultaat van het project
– Hoeveel belang of interesse hebben zij?– Hoeveel macht of invloed hebben zij?
Bepalen & managen van stakeholders
Mac
ht o
f inv
loed
Belang of interesse
veel
weinig
weinig veel
Een andere doorsnede
– Hoeveel macht of invloed hebben zij?– Wat is hun houding ten opzichte van het project?
Bepalen & beheersen van stakeholders
Mac
ht o
f inv
loed
Houding t.o.v. het projectweinig
veel
negatief positief
> Zet op de flipchart het schema macht versus houding
> Schrijf alle stakeholders op een post-it ( zie brief van meneer Karel)
> Plot alle stakeholders in het schema a.h.v. de tekst in de brief.
> Duur 20`
Ook de stakeholders analyse doen we a.h.v. de case
– Hoeveel macht of invloed hebben zij?– Wat is hun houding ten opzichte van het project?
Bepalen & beheersen van stakeholders
VriendenVijanden
AmbassadeursTegenstandersMac
ht o
f inv
loed
Houding t.o.v. het projectweinig
veel
negatief positief
Koude communicatie Warme communicatie
Regel vooral met je vrienden regelmatig eenpersoonlijk contact:• Even binnenlopen• Samen lunchen• Even aanschieten• Op de koffie gaan• Betrekken in workshops
Bijpraten Om raad vragen Wat vind je van…
En:
Gebruik je vrienden om je vijanden te beïnvloeden
Wil jij eens met …..praten?
Nieuwsbrieven E-mails Vergaderingen Intranet
Vooral doen, maar zijn slechts hygiëne maatregelen
project
Bepalen & beheersen van stakeholders
weerstand
Waar komt weerstand vandaan en hoe ermee om te gaan?
Even een klein proefje
Je bent bezig met een fietstocht, je bent alleen.
Je bent nog ongeveer 13 km van je eindbestemming verwijderd
Je staat op een kruispunt en kan kiezen tussen rechtsaf of rechtdoor
Je kent de weg heel goed als je rechtdoor gaat, zodat je precies weet hoe laat je aankomt.
Iemand heeft jou verteld dat als je rechtsaf gaat, je ongeveer 5 km afsnijdt en je dus eerder aankomt op je bestemming
Maar die route is jou volstrekt onbekend, hoewel het wel aantrekkelijk is om eerder aan te komen want je bent doodmoe. Het kan dus gebeuren dat je halverwege de weg kwijtraakt .
Welke route neem je?
Even een klein proefje Je bent bezig met een fietstocht, je bent alleen.
Je bent nog ongeveer 13 km van je eindbestemming verwijderd
Je staat op een kruispunt en kan kiezen tussen rechtsaf of rechtdoor
Je kent de weg heel goed als je rechtdoor gaat, zodat je precies weet hoe laat je aankomt. Maar de laatste tijd is het er behoorlijk onveilig geworden vanwege berovingen en verkrachtingen
Iemand heeft jou verteld dat als je rechtsaf gaat, je ongeveer 5 km afsnijdt en je dus eerder aankomt op je bestemming
Maar die route is jou volstrekt onbekend, hoewel het wel aantrekkelijk is om eerder aan te komen want je bent doodmoe. Het kan dus zo maar gebeuren dat je halverwege de weg kwijtraakt .
Welke route neem je?
Ook nu beginnen we weer met een oefening a.h.v. de case
Als je een foto zou kunnen maken van
een verandering met heftige
weerstanden, hoe zou die er dan
uitzien?
Hoe ontstaat weerstand
• Door welke bril kijk je naar de geplande verandering? ( perceptie)
• In hoeverre schaadt het jouw belangen? ( politiek)
• Vind je het misschien een onverstandig plan? ( rationeel)
• Heb je een bloedhekel aan degene die het plan heeft gelanceerd? ( relationeel)
• In hoeverre maakt het je onzeker en/of angstig? ( mentaal)
Een wandeling door een machine fabriek
• Een vakbondsbestuurder FNV
• Een bedrijfsarts van een ander bedrijf
• De plaatselijke brandweer commandant
• Een bedrijfsleider uit een andere fabriek
Vraag dan eens wat ze gezien hebben
Wat is dit voor dier?
Het is zeer de moeite waard om te snappen
hoe verschillende mensen op precies dezelfde situatie
(de feitelijke verandering)
verschillend reageren en acteren
Resultaat
Actie
Conclusie
Interpretatie
Persoonlijke selectie
Alle beschikbare date
Vooronderstellingen,ErvaringenOpvattingen,Belangen
The ladder of inference
Conclusie Conclusiediscussie
? ?
Discussie vs. dialoog
Conclusie Conclusie
? ?dialoog
Discussie vs. dialoog
Tijdens het gesprek met de ander krijgt ieder de gelegenheid zijn/haar
verhaal te vertellen Waarbij men elkaar bevraagt op
onderliggende vooronderstellingen, aannames, eerdere
ervaringen etc.
In de vorm van een “dialoog” gezamenlijk elkaars ladder op- en
aflopen
Discussie vs. dialoogDiscussie • Elkaar overtuigen eigen mening• Poneren, stelling nemen • Luisteren naar eigen argumentering• Beinvloeden van de ander• Dynamisch, druk• Intellectueel elkaar bestrijden• Conclusie/ besluit
Dialoog• Zoeken naar wat de ander vindt en waarom• Doorvragen om de ander beter te begrijpen• Begrijpen van de argumentering v/d ander• Respect tonen naar de ander• Rustgevend, stiltes• Begrip tonen voor de ander• Mentale beweging
2010 won hij de European Excellence Award Change Communication
“de mooiste vangst van een dialoog is dat tijdens het gesprek en het met wederzijds begrip en respect goed doorvragen aan elkaar naar achterliggende motieven en belangen er gaandeweg iets verschuift in de bereidwilligheid van de deelnemers. Ze voelen zich gehoord, gerespecteerd en begrepen. En daarmee vallen de individuele bronnen van weerstand als het ware droog. Wat overblijft zijn vaak collega`s die verder kunnen en verder willen met elkaar.
“
Uit “change the script” van Theo Hendriks
Top Related