1

HandleidingAudits en toetsingen

Versie 1.0., juli 2015

Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant?

2

Inhoud1. Wat?

2. Waarom en waartoe?

3. Waar?

4. Wie?

5. Hoe ongeveer?

6. Hoe precies?

7. Het wordt nog mooier!

3

Wat?Doelstellingen van audits en toetsingen

1. Gestructureerd verbeterenAudits en toetsingen gaan over gestructureerd verbeteren. Audits en toetsingen gaan over het met frisse blik kijken naar wat je doet, waarom en wat daarvan de resultaten zijn. Om zo verbeterpunten te signaleren.Deze verbeterpunten leiden vervolgens tot nieuw handelen, waarna je opnieuw kan toetsen en kunt zien of de verbeteringen effect hebben gehad; de zogenaamde PDCA-cyclus.

2. VeiligheidsmanagementAudits en toetsingen zijn ook onderdeel van een veiligheidsmanagementsysteem. In een VMS moeten risico’s worden gemeten (terugkijkend en vooruitkijkend) en risico’s worden beheerst.

4

Wat?3. Conform wet- en regelgevingEen audit, toetsing, of self-assessment uitvoeren, helpt ook om scherp te blijven op de inhoud. Novire is een kenniscentrum en levert via de Qsuite dus instrumenten die gebaseerd zijn op de laatste stand van de wetgeving. De wetgeving zit vervlochten in het totale instrumentarium.Voer je bijvoorbeeld een self-assessment uit, dan toets je jezelf of je niets over het hoofd hebt gezien. Heb je wel alle wet- en regelgeving op je netvlies? Zien jullie niets over het hoofd in de praktijk? Waaraan moet je eigenlijk voldoen? Je kan uiteraard de wetteksten erop nalezen, maar deze vorm van self-assessment maakt de ‘droge wetgeving’ meteen direct en praktisch toepasbaar.

5

Wat?Verschillende vormen van audits en toetsingenIedere vorm zet je op een ander moment, en met een ander doel in. De beschikbare varianten zijn:1. Toetsingen uitkomsten2. Self-assessment processen3. Risicoscreenings4. Prospectieve en retrospectieve

risicoanalyses5. Interne audits | Beoordelingen6. Self-assessment Wizard

Improvement Model7. Externe audits HKZ en ISO8. Externe audits Improvement

Model

Volledig geïntegreerdBinnen de Qsuite zijn verschillende vormen van tetsingen en audits opgenomen. Toetsingen en audits zijn eigenlijk veel meer in de gehele methodiek van de Qsuite geïntegreerd. Ze zitten op allerlei manieren vervlochten in het systeem. De hele methodische en cyclische werkwijze binnen het klantproces, het medewerkersproces en het organisatieproces is gericht op uitkomsten, toetsen, bijsturen en verbeteren. De meest ultieme audit en toetsing is dus altijd het sturen op de uitkomsten die het systeem zelf laat zien. Er zijn echter meer mogelijkheden.

Verschillende niveaus van betrouwbaarheidAl deze varianten van audits hebben wel verschillende niveaus van betrouwbaarheid. Een self-assessment is niet onafhankelijk en objectief getoetst, dus is minder betrouwbaar, minder valide. Het kan echter een heel mooi instrument zijn om zelfinzicht en een leereffect te krijgen. Kies het instrument dat op dit moment het beste past.

6

Wat?

1.

Toets

ing

en

u

itkom

ste

n

2. Self-assessmentKlant Me

d.Org.

Mate

van

betro

uw

baarh

eid

3. Risico-analyse

4. Risicoscreening

5. Interne audit | beoordeling

6. Improvement Wizard

7. Externe audit HKZ/ISO

8. Externe audit Improvement Model

Het

mee

st b

etro

uwba

ar, w

ant d

it ko

mt a

ltijd

uit

de d

ossi

ers

zelf

Beoordeling van jezelf ten aanzien van de dossiervoering, processen of AO/IC

Beoordeling van de organisatie ten aanzien van algemene risico’s

Beoordeling van de organisatie ten aanzien van werkwijzen en wet- en regelgeving.

Nooit je eigen processen auditen!

Wordt voor een deel al gevuld met de uitkomsten uit de dossiers.

Door een externe auditor, echter op basis van processen en niet op basis van uitkomsten.

Door een externe auditor, op basis van de uitkomsten uit de dossiers.

7

Waarom en waartoe?Audits en toetsingen voer je werkendeweg in de Qsuite al uit. In de methodiek van het Improvement Model (dat de basis is voor de Qsuite) worden alle data namelijk al geduid. In scores en kleuren. Zo is informatie nooit zo maar informatie, maar gebruik je het altijd voor de goede richting. Deze richting wordt bepaald door de klant en de maatschappij. De maatschappij wordt concreet in wet- en regelgeving.

Daarom is de wet- en regelgeving ook helemaal vervlochten in de audits en toetsingen: zodat je zeker weet dat je niets over het hoofd ziet en je tijdig verbetermaatregelen kan nemen, mocht het nodig zijn.

Audits en toetsingen kunnen je bevestigen in een beeld dat je al had over hoe het gaat met de organisatie, maar kunnen ook een ander licht werpen op de zaak. Zeker wanneer je meerdere collega’s een self-assessment laat invullen. Een prachtige manier om eens te zien hoe het beleid in de praktijk wordt uitgevoerd.

Tenslotte is een audit ook een verplicht onderdeel in veel kwaliteitsnormen.

8

Waar in de Qsuite?

9

Wie?

Iedere medewerker draagt bij aan het vullen van het systeem, van de verschillende dossiers, en draagt daarmee bij aan het genereren van uitkomsten. Iedere medewerker heeft dus een actieve bijdrage aan de grootste, continue audit en toetsing die het systeem kent.

De organisatie kiest er vervolgens voor om bepaalde medewerkers of groepen medewerkers andere toetsingen of self-assessments te laten vullen. Dat kan structureel of incidenteel. Wij raden aan jaarlijks alle screenings minimaal één keer uit te voeren. Liefst door verschillende mensen voor een evenwichtig beeld.

Interne audits worden uitgevoerd door interne auditoren. Op basis van een interne auditplanning plan je alle audits over het jaar weg. Koppel onderwerpen van audits aan speerpunten in het beleid en aan de bevindingen van voorgaande audits.

Externe auditoren beoordelen onafhankelijk de kwaliteit van de organisatie.

10

Hoe ongeveer?1 Hoe bekijk ik de

uitkomsten uit de processen?

1. De Qsuite houdt continue alle gegevens bij. Niet om te registreren zozeer, maar om er duiding aan te geven. Duiding en richting. Het is je kompas door de transitie met de focus op de klant en de maatschappelijke legitimatie.

2. Ieder onderdeel wordt berekend en geduid.Vanaf dit najaar is ook de eerste versie van het integraledashboard online.Meer hierover onder de modules ‘dashboards en rapportages’ en ‘resultaat verantwoorden’.

11

Hoe ongeveer?2 Hoe voer ik een self-

assessment uit?

1. De self-assessments staan niet standaard toegewezen aan de medewerkersdossiers, maar we hebben per rol, per proces, per thema voorbeelden ‘op voorraad’.

2. Wil je met self-assessments werken? Laat het weten en dan kunnen we ze ter beschikking stellen.

3. We koppelen ze aan een menu of aan de planning zodat de desbetreffende medewerkers op gezette tijden een reminder krijgen.

4. Men kan het assessment invullen door de schuifjes te verplaatsen en een toelichting in te vullen.

5. Met de waarden wordt altijd een score en een kleur berekend. Alle ingevulde data kan worden geëxporteerd en in dashboards en grafieken worden weergegeven.

12

Hoe ongeveer?3 Hoe voer ik een risico-

analyse uit?

1. De risico-analyses staan in het organisatiedossier dat daarvoor geautoriseerde medewerkers kunnen benaderen via Mijn Menu.

2. Ook deze risico-analyses zijn in te plannen en zo aan ‘to-do-lijsten’ van de medewerkers te koppelen.

3. De risico-analyse geeft een algemeen beeld van mogelijke risico’s op het niveau van de organisatie en/of het niveau van de kernprocessen.

4. Vul ze twee keer in: één keer terugkijkend (in retro-spectief: hebben we deze risico’s in het verleden gelopen?) en één keer vooruitkijken (prospectief: kunnen we deze risico’s in de toekomst lopen?).

5. Ingevuld? Neem dan verbetermaatregelen waar nodig.

13

Hoe ongeveer?4 Hoe voer ik een risico-

screening uit?

1. Deze risicoscreenings staan weer een stapje hoger op de ladder van de betrouwbaarheid. Deze screenings geven namelijk niet alleen een algemeen beeld van de risico’s in de organisatie, maar ze zijn heel nadrukkelijk gelinkt aan de wet- en regelgeving.

2. Ze staan in het organisatiedossier dat daarvoor geautoriseerde medewerkers kunnen benaderen via Mijn Menu.

3. Ook deze screenings zijn in te plannen en zo aan ‘to-do-lijsten’ van de medewerkers te koppelen. Interessant is te zien wat de resultaten zijn wanneer meerdere medewerkers de screenings invullen.

4. Ook hier zijn scores en resultaten inzichtelijk te maken.

14

Hoe ongeveer?5 Hoe voer ik een interne

audit of beoordeling uit?

1. Plan interne audits in aan de hand van een auditplan.

2. Plan ook je leveranciersbeoordelingen in en je beoordelingen van de samenwerking met ketenpartners.

3. Via het Mijn Menu – Organisatiedossier zijn ook deze metingen te benaderen. Je kunt ze ook weer wegplannen en toewijzen.

4. Via ingevulde screenings en beoordelingen zijn ingevulde metingen te bekijken.

5. Alle gegevens zijn te exporteren en weer te geven in grafieken.

15

Hoe ongeveer?6 Hoe vul ik de Improvement

Wizard?

1. Het Improvement Model is het nieuwste kwaliteitsmodel in de zorg. En ook het meest vernieuwende model. Vanwege de scope en reikwijdte en vanwege de manier van toetsen. Het gaat puur over uitkomsten.

2. In een wizard toetst de organisatie haar dossier en haarzelf.

3. Een score en een kleur zijn het resultaat? Voldoende (meer dan 50%), dan is extern laten toetsen mogelijk.

4. Vanaf het najaar 2015 zal het dashboard uit de Qsuite gekoppeld gaan worden aan deze Improvement Wizard, zodat beetje bij beetje de toetsingswizard gevuld gaat worden met de resultaten uit het gewone proces. Dan is de cirkel echt helemaal gesloten.

16

Hoe ongeveer?7 Hoe voeren we een externe

audit ISO of HKZ uit?

1. Toetsen voor ISO of HKZ kan nog handig zijn. Soms vraagt een financier erom. Het helpt om structuur en duidelijkheid aan te brengen in processen en werkwijzen.

2. HKZ en ISO beheren het schema en een onafhankelijke Certificerende Instelling, zoals TUV Nederland, komt toetsen.

3. Houd rekening met de kosten van deze certificeerder.

4. Het verschil met het Improvement Model is dat deze certificeringen gaan over de werking van het verbeterproces op organisatieniveau (procescertificering); niet over de uitkomsten en resultaten van het zorgproces (productcertificering).

17

Hoe ongeveer?8 Hoe voeren we een externe

audit Improvement Model uit?

1. Ook een externe toetsing voor het Improvement Model is mogelijk.

2. Ook die wordt uitgevoerd door Certificerende Instellingen.

3. Ons advies: vraag de certificeerder te komen wanneer uit de dossiers blijkt dat u een mooie score in de toetsingswizard heeft.

4. Een mooie score vanuit de dossiers is een mooie score in de toetsingswizard, want zowel de dossiers als het toetsingsmodel zijn op hetzelfde gedachtegoed gebaseerd. Gaat u gewoon in de dossiers aan de gang? Dan komt u vanzelf uit op een toetsbaar resultaat!

5. Het model is fonkelnieuw en al tien jaar beproefd: ontstaan uit de werkpraktijk, voor de werkpraktijk.

6. Ook te gebruiken door organisaties met eigen systemen: het is aan elkaar te koppelen zodat resultaten uit eigen klantdossiers ook zichtbaar worden in de dashboards en de resultaten van het Improvement Model.

18

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

Ook hebben we een ‘veelgestelde vragen-database’. Je vind deze onder de knop aan de linkerkant van je scherm. Zoek daar naar jouw vraag en vind het antwoord.

19

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar

20

Hoe precies?

Naam instructie [Instructie] [Video]

1. Hoe ken ik een self-assessment toe aan een medewerker? Volgt nog Volgt nog

2. Hoe plan ik een self-assessment in? Volgt nog Volgt nog

3. Hoe voer ik een self-assessment uit? Volgt nog Volgt nog

4. Hoe ken ik een risicoanalyse of risicoscreening toe aan een medewerker? Volgt nog Volgt nog

5. Hoe plan ik een risicoanalyse of risicoscreening in? Volgt nog Volgt nog

6. Hoe voer ik een risicoanalyse of risicoscreening uit? Volgt nog Volgt nog

7. Hoe maak ik een auditplan? Volgt nog Volgt nog

8. Hoe plan ik interne audits in? Volgt nog Volgt nog

9. Hoe plan ik evaluaties en beoordelingen in? Volgt nog Volgt nog

10. Hoe voer ik een interne audit uit? Volgt nog Volgt nog

11. Hoe voer ik een evaluatie of beoordeling uit? Volgt nog Volgt nog

12. Hoe bekijk ik de uitkomsten van een assessment, screening, audit of beoordeling? Volgt nog Volgt nog

13. Hoe vul ik de Improvement Wizard? Volgt nog Volgt nog

14. Hoe voer ik een externe audit ISO/HKZ uit? Volgt nog Volgt nog

15. Hoe voer ik een externe audit Improvement Model uit? Volgt nog Volgt nog

Voor de volgende andere meer gedetailleerde handelingen rondom indicaties zijn devolgende instructies beschikbaar, of komen binnenkort beschikbaar

21

Het wordt nóg mooier

Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite.

Wil je weten wat we gaan doen?In instructies vind je – waar van toepassing – een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten.

Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

22