1

RondleidingSysteem voor informele zorg

Wat zijn de mogelijkheden in vogelvlucht?

2

Inhoud

1. Wat, waarom en waartoe?2. Waar?3. Hoe ongeveer?4. Hoe precies?

5. Onderhoud en ontwikkeling?6. Opleiding?

3

Wat, waarom en waartoe?

• Informele zorg staat de laatste tijd hoog op de maatschappelijke agenda. Mezzo is de belangenvereniging voor de mantelzorg en vrijwilligerszorg en wil deze informele zorg zo goed mogelijk faciliteren, onder andere door het bieden van eigen registratiesoftware. De veranderingen in de zorg vragen echter om meer mogelijkheden dan de huidige registratiesoftware kan bieden. Daarom heeft Mezzo gekozen voor de Qsuite van Novire als opvolger van MezzoRegistratie.

• De basis – van registreren en verantwoorden – blijft natuurlijk het belangrijkst. Wanneer een organisatie kiest voor nieuwe mogelijkheden moet gegarandeerd kunnen worden dat de huidige registratie en verantwoording tijdens de overgang gewoon plaats kunnen vinden. Zonder haperingen en zonder risico’s. Gegevens moeten het liefst zoveel mogelijk hergebruikt kunnen worden. Van oude naar nieuwe systemen, met een periode van testen en schaduw draaien.

4

Wat, waarom en waartoe?• Maar daarbij is het ook

prettig te weten dat er nog meer mogelijkheden zijn binnen de Qsuite. En dat het systeem flexibel is; op ieder moment kan je zaken ‘aan’ en ‘uit’ zetten. Daarom is het zaak om te komen tot ‘maatwerk’. Iedere organisatie is uniek en zo is iedere inrichting uniek. In deze rondleiding laten we de hoofdlijnen zien.

• Deze hoofdlijnen waren ook al beschreven in de folder. We werken ze in deze presentatie iets verder uit.

• Wanneer we voor uw organisatie een eigen omgeving inrichten, dan maken we een rondleiding uiteraard helemaal op maat voor uw specifieke situatie.

5

Waar in de Qsuite?

6

Wat je even moet wetenInformatie onder de knop

Je hebt nu de rondleiding voor je. Dit is een rondleiding – heel hoog over – door de Qsuite voor Mezzo (algemene variant). Aan de hand van de modules in dit schema (zie ook rechtsbovenin), nemen we je mee door de Qsuite heen. We leggen kort uit wat je waar kan doen en hoe dat ongeveer werkt.

Waarschijnlijk wil je meer weten.In de Qsuite zie je rechtsbovenineen video-icoontje. Daaronderzitten meer handleidingen (globaal) en instructies (detail) verborgen.De handleidingen en instructies onderhouden we maar groeien ook aan.

Op de laatste pagina’s van alle handleidingen en instructies zie je altijd de verwijzingen naar alle handleidingen die er zijn. Klik hier om hier meer uitleg over te krijgen.

7

Hoe ongeveer?

1 Dossiers beheren1. Er is onderscheid in dossiers voor

medewerkers, vrijwilligers (beide het zogenaamde medewerkersdossier met een apart label) en mantelzorger, zorgvragers of hulpvragers (klanten). Voor het gemak noemen wij ze nu even ‘medewerker’ en ‘klant’, maar hier kan je dus op maat de goede term voor gaan gebruiken.

2. Dossiers kan je aanmaken via de daarvoor bestemde instructies.

3. In het gastendossier kunnen de gegevens van de gasten worden vastgelegd.

4. In het medewerkersdossiers die van medewerkers en vrijwilligers.

Per dossier kan er onder Beheer worden vastgelegd of een medewerker ‘betaald’ of ‘vrijwillig’ is.5. Per medewerker kan dan ook desgewenst de beschikbaarheid worden vastgelegd. Dit kan weer input zijn voor de planning.

8

Hoe ongeveer?

2 Hulpvragen vastleggen1. In het dossier van

de klant kan een hulpvraag (of meerdere uiteraard) worden vastgelegd.

2. Deze hulpvraag kan een kenmerk mee gegeven worden. Dit kenmerk kan straks helpen bij het genereren van management informatie.

3. De kenmerken zijn te beheren onder Beheer – Activiteiten.

4. Ieder kenmerk dat je daar toevoegt, verschijnt in het scherm waarin je een hulpvraag kan toevoegen of bewerken.

5. Hulpvragen worden in het dossier van de klant opgeslagen en worden zichtbaar op de matchingspagina.

9

Hoe ongeveer?

3 Hulpaanbod vastleggen

1. In het dossier van de medewerker (vrijwilliger) werkt dit hetzelfde.

2. De hulpvraag is nu echter het hulpaanbod.

3. Aan dit hulpaanbod kunnen dezelfde kenmerken worden toegevoegd.

10

Hoe ongeveer?4 Matchen!1. Hulpvragen en hulpaanbod moeten met elkaar gematched

worden: dan is er sprake van een inzet.

2. Het matchen van de hulpvraag en het hulpaanbod vindt plaats vanuit één centrale pagina.

3. Je ziet filters zodat je de juiste hulpvraag bij het juiste hulpaanbod kunt zoeken.

4. In het medewerkersdossier staat onder ‘Taken’ de knop ‘Matching’. Hier zie je links alle hulpvragen en rechts al het hulpaanbod. De witte blokken hebben nog geen inzet: de groene wel. Door een hulpvraag naar een hulpaanbod te schuiven en vice versa koppel je deze aan elkaar.

5. Heb je er twee gevonden die een match zijn?Schuif ze dan naar elkaar toe.

6. Heb je dat gedaan, dan verschijnt er een scherm waarin je de matching vastlegt.

7. De gekoppelde inzet wordt in de dossiers van de klant en de vrijwilliger getoond.

8. Daar kunnen ook submatches worden gemaakt, bijvoorbeeld wanneer binnende match het aantal uren wijzigt.

11

Hoe ongeveer?

5 Activiteiten plannen

1. Een belangrijke taak van organisaties in de informele zorg is het aanbieden van cursussen en bijeenkomsten. We noemen deze in de Qsuite ‘activiteiten’.

2. Onder Beheer maakt de beheerder kenmerken aan. Dit zijn ‘categorieën’ die je als organisatie zelf kunt bepalen. De beheerder maakt de activiteiten aan. Iedere activiteit krijgt een start- en einddatum en bepaalde kenmerken.

3. Vervolgens kan de planning worden aangemaakt.

4. Er zijn twee manieren van plannen: je kunt op basis van vooraf opgegeven beschikbaarheid al vast medewerkers koppelen aan activiteiten en gasten laten inschrijven. Of je kunt medewerkers en gasten laten inschrijven.

5. Geplande activiteiten kan je naar Word exporteren (selectiedata volgen nog) en binnenkort ook naar Excel.

12

Hoe ongeveer?

3 Activiteiten publiceren en inschrijven

1. Er is de mogelijkheid om de pagina aan de eigen website te koppelen.

2. Via de grijze menubalk en de knop ‘activiteiten’ kan deze pagina worden geopend.

3. Voor deelnemers is deze publiek toegankelijk.

4. Voor medewerkers volgt een afgeschermde versie, waarbij eerst moet worden ingelogd.

5. Via deze site kunnen deelnemers zich inschrijven.

13

Hoe ongeveer?

4 Inhoudelijk zaken meten

1. Nu we de dossiers hebben, kunnen we eventueel ook dingen gaan meten.

2. Het kan interessant zijn om bijvoorbeeld de kwaliteit van de diensten te meten bij de mantelzorgers, hulpvragers en bij de medewerkers en vrijwilligers.

3. Er zijn diverse oplossingen voor. Ook kan bijvoorbeeld de mate van belasting van een mantelzorger interessant zijn.

4. Metingen kunnen vooraf worden ingesteld en worden geagendeerd op de tijdlijn en agenda’s.

5. Metingen kunnen ook incidenteel worden gedaan.

14

Hoe ongeveer?

5 Relatiemanagement

1. Met behulp van relatiemanagement houden we overzicht over alle relaties die we in en rondom het inloophuis hebben. De gasten en medewerkers/vrijwilligers liggen al vast. Ook het netwerk van de gasten kan eventueel worden vastgelegd onder sociale relaties.

2. Maar ook de relaties van het inloophuis zelf kunnen worden vastgelegd, zoals financiers, leveranciers, ketenpartners etc..

3. Dit gebeurt onder ‘ketenpartners’ onder Beheer. Ook werkafspraken kunnen worden vastgelegd, contactpersonen bij de ketenpartner en contactpersonen binnen het inloophuis zelf.

4. Ook kunnen we een evaluatiedatum meegeven. Hier volgt dan later een automatische herinnering op.

15

Hoe ongeveer?

6 Rapporteren en registeren

1. Wanneer activiteiten gepland zijn, dan verschijnen deze activiteiten op de juiste dag bij de medewerker die de activiteit uitvoert of begeleidt op de tijdlijn.

2. Vanuit die tijdlijn kunnen deelnemers worden aan- en afgemeld.

3. Ook kan er worden geregistreerd of een deelnemer heeft betaald.

4. Deze aanwezigheidsregistratie is de basisvoor de rapportages die te genereren zijn (zeer binnenkort).

16

Hoe ongeveer?

7 Contract-, product- en budgetbeheer

1. Hier gaat het om het vastleggen welke contracten er zijn. Welke afspraken er met welke financier gelden.

2. Onder Beheer leggen we de contractafspraak per financier vast.

3. Per gast kunnen we deze koppelen.

4. We werken momenteel aan een automatische koppeling op basis van postcode / gemeentecode, maar deze is nog niet gereed.

5. Door de contracten vast te leggen op beide niveaus kunnen gerealiseerde activiteiten, diensten of uren binnen de kaders van de afgesproken budgetten worden gemonitord (zie ook de laatste sheets).

17

Hoe ongeveer?

8 Meldingen doen ten behoeve vankwaliteit

1. Een uiting van onvrede is een mooi voorbeeld van een melding. Wanneer we deze indienen, kan deze via een vaste route worden afgewikkeld en geregistreerd.

2. Ook kan prachtig de verbinding naar een protocol of beleidsdocument worden gelegd.

3. Uiteraard kunnen rapportages gemaakt worden en kan de afwikkeling van de meldingen gevolgd worden.

18

Hoe ongeveer?

9 Documentenbeheer1. Slim kennis delen,

levert veel winst op. Een klachtenprocedure bijvoorbeeld kan vanuit IPSO als voorbeelddocument ter beschikking worden gesteld.

2. Ieder inloophuis kan deze in de eigen omgeving importeren en het documentenbeheer doet zijn werk.

3. Kunnen printen in eigen stijl, herinneringen voor evaluaties etc..

19

Hoe ongeveer?

10 Rapportages1. En alle gegevens zijn in te zien en te

gebruiken.2. In tabellen die flexibel zijn. 3. In grafieken die flexibel kunnen

worden ingezet.4. Instellingen die kunnen worden

opgeslagen.5. Alles is naar Excel te exporteren met

een druk op de knop.6. Van zowel de dossiergegevens, de

activiteitengegevens als de meldingen en metingen.

7. Per onderdeel is alles inzichtelijk. De metingen die er nu nog niet zijn, worden binnenkorttoegevoegd.

20

Hoe ongeveer?

11 Uitkomsten verantwoorden

We werken aan de laatste stap: alle data bundelen en combineren én terugkoppelen op alle relevante onderdelen: Bedrijfsvoering, Uitkomsten, Klanten, Medewerkers, Kwaliteit en Middelen. Er worden veel indicatoren ontwikkeld die naar eigen inzicht aan- en uit te zetten zijn. En als ‘widget’ aan een startpagina van een medewerker zijn toe te voegen.

21

12 Maatschappelijk resultaatDe beste resultaten voor de beste prijs Alle data inzichtelijk, over tijd

heen, in te zoomen naar afdeling, medewerker en klant. Met duiding, kleur en sturing.Als een kompas.En de mogelijkheid om heel snel verbeteringen door te voeren. Scores lopen op en de maatschappelijke resultaten worden beter en beter!

Hoe ongeveer?

22

Met de Qsuite zoals deze nu is ontwikkeld hebben we een prachtige basis en kunnen we aan de slag. Een paar punten zetten we in de komende weken tijdens de pilot nog op de i. Dat zijn:1. Anoniem deelnemen aan activiteiten;2. Het kunnen toevoegen van deelnemers aan een registratie

die zich niet van tevoren hebben ingeschreven;3. Bij het printen van een Word export van geplande

activiteiten kunnen aangeven vanaf en tot welke datum de activiteiten geprint moeten worden;

4. Het signaleren op beschikbaarheid bij het opmaken van de planning en het toewijzen van medewerkers;

5. Mogelijkheid tot inschrijven van medewerkers via de mobiele pagina met geplande activiteiten (maar dan moeten ze eerst inloggen op deze site);

6. Inzicht en overzicht voor de coördinator waarbij je in één keer ziet of er al voldoende inschrijvingen zijn (van zowel deelnemers als medewerkers) bij de activiteiten;

7. Weergave op de inschrijfpagina dat een activiteit ‘vol’ is of al is ingevuld, wanneer het aantal deelnemers of medewerkers het maximum overschrijdt;

8. Meer Excel rapportages, waarin ook te zien is hoeveel deelnemers er per activiteit zijn, maar ook hoeveel activiteiten er per medewerker zijn etc.;

9. Rapportages in het medewerkers/vrijwilligersdossier vastleggen.

Het kan nog mooier

23

10.Er worden verschillende data aan het dossier toegevoegd, zodat je een dossier kan openen, maar ook kan aangeven dat het dossier nog inactief is.

11.De activiteiten-plan-pagina kan worden getoond in het menu van de medewerker (Mijn Menu)

12.Deze medewerker kan hier de activiteiten open klikken en de deelnemers registreren

13.Vanuit deze pagina kan de medewerker ook een nieuw klantdossier aanmaken. Op basis van mailadres wordt gecontroleerd of het dossier al bestaat. Zo ja, dan wordt dat dossier aangeboden en kan deze ook bij de aanwezigen worden geregistreerd.

14.Dit nieuwe dossier wordt aangemaakt in een aparte pagina, waarbij je op de naam van de klant kunt klikken en dan in tabjes alle benodigde informatie direct vanuit één scherm kunt vastleggen. Hierin is opgenomen: - de eerst verantwoordelijke medewerker + is subklant van + start/einddata dossier + toelichtingsveld (nog maken) + de persoonlijke en medische gegevens + een vast veld met de naam van de medewerker, waarin kan worden vastgelegd: ‘met wie heeft de klant het eerste contact gehad?’.

15.In de labels is vast te leggen of er bij dat label ook bulkregistraties mogen plaatsvinden (alleen bij inloop en lezingen).

16.Wanneer een medewerker vanuit de activiteitenplanning of de tijdlijn deze activiteit wil registreren, dan kan er bij deze activiteiten op deelnemer worden geregistreerd, maar aanvullend kunnen er ook een aantal (anonieme) /(bulk) aanwezigen worden ingegeven, zonder dat daar dossiers aan worden gehangen.

Het kan nog mooier

24

17. Een geplande activiteit kan gewijzigd worden (andere deelnemers, andere vrijwilligers)18. In de agenda worden activiteiten die geregistreerd zijn groen. Activiteiten die niet door zijn gegaan worden rood. De rest blijft blauw.19. Bij de activiteiten is het kenmerk een verplicht veld20.In de planning kan je bij de activiteit een locatie toevoegen

(kamer, ruimte, adres). Dit kan niet op activiteitniveau omdat de locatie per moment kan verschillen.

21.Het uitbreiden van alle mogelijkheden rondom het matchen van een hulpvraag en een hulpaanbod.

21.In het klantdossier worden de activiteiten waar een klant aan heeft meegedaan getoond.

22.In de dossiers van klanten en medewerkers worden de gegevens van de matching getoond.

23.Het mantelzorgcompliment, wanneer de eerste organisatie daarom verzoekt.

Het kan nog mooier

25

Daarnaast hebben we ook al een aantal voorbereidingen getroffen van onderdelen die daarna in de komende tijd nog gerealiseerd gaan worden.

Wat nog op de planning staat voor dit najaar / begin volgend jaar:1. Het automatisch kunnen

inplannen van te doorlopen stappen in een medewerkersdossier (herinnering als een evaluatiegesprek moet plaatsvinden etc..);

2. En heel aantal notificaties en herinneringen die we gaan instellen, zodat niet één datum meer wordt vergeten;

3. De integratie met MailChimp, zodat emailnieuwsbrieven verzonden kunnen worden;

4. De ontwikkeling van het Improvement Dashboard (zie de twee sheets met nummer 11 en 12).

En nog veel meer…Houd voor de ontwikkelingen onze website in de gaten.

Het kan nog mooier

26

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog

10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

Hoe precies?

27

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de formele zorg

Hoe precies?

28

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog

3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog

4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de informele zorg

Hoe precies?

29

Heb je meer vragen? Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde vragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.