Een rondleiding door de Qsuite | De totaaloplossing van Novire

1

Qsuite: de totaaloplossing van Novire

Welkom bij de demo

Wat zijn de mogelijkheden?

2

In de demo ‘hoog over’ zelf zien wat de mogelijkheden zijn

3

1. Welkom bij de demo: een inleiding

Inhoud

2. Stappenplan

3. Op reis door de demo

4. Hulpmiddel bij de implementatie: digitale leeromgeving

4

Welkom bij de demo

Novire is een kenniscentrum en strategisch adviesbureau dat zorgondernemers maximaal ondersteunt in het bieden van klantgerichte zorg. We zijn ruim tien jaar geleden gestart omdat we signaleerden dat het roer om moest in de zorg. In de afgelopen jaren hebben we daarom samen met andere experts en professionals uit het werkveld een nieuwe zorginrichting ontwikkeld. Van systeemgericht naar klantgericht.

Waar veel zorgorganisaties nu nog systeemgericht werken, streven wij naar een Nederland waarin werkelijk klantgerichte zorg geleverd wordt. Dat betekent dat mensen - klanten en medewerkers - centraal staan, en organisatieprocessen volgen. Steeds meer zorginstellingen maken deze overstap met behulp van de strategische totaaloplossing van Novire. Zij krijgen zicht op de klant, greep op de organisatie en ruimte om te ondernemen.

5

Ideeën opdoen

Op reis door de demo

Besluitvorming Inrichtingwerkomgeving

en leeromgeving

Uitrol en monitoringo.a. via leeromgeving

Inrichtings- enimplementatieplan

Opleveren, evt. data overzetten

1 753

2 4 6

Stappenplan

6

Stappenplan toegelicht

http://novire.nl/pdf/mezzo-ovk-dienstverlening-migratie.pdf

http://novire.nl/pdf/mezzo-ovk-software-ASP-diensten.pdf

http://novire.nl/pdf/mezzo-ovk-asp-software-bijlage2-service-level-agreement.pdf

http://novire.nl/pdf/mezzo-brochure-escrowregeling.pdf

http://novire.nl/pdf/mezzo-ovk-asp-software-bijlage1-algemene-voorwaarden.pdf

http://novire.nl/pdf/mezzo-ovk-asp-software-bijlage3-specificatie-browserprogrammatuur.pdf

http://novire.nl/pdf/mezzo-bewerkersovereenkomst-privacy.pdf

http://novire.nl/pdf/mezzo-ovk-esrowregeling-softwareborg.pdf

7


In de Qsuite zitten verschillende rollen. In deze demo houden we daar niet specifiek rekening mee.

In deze demo hebben we de grootste gemene deler genomen om te laten zien. Kiest u zelf wat u nader wilt bekijken. Al deze onderdelen kunnen in uw eigen omgeving – op ieder moment – ‘aan’ of ‘uit’ worden gezet. Of worden aangevuld met uw eigen instrumenten, danwel verder op maat worden toegesneden.

Dit maakt onderdeel uit van de inrichting.

Verschillende rollen, verschillende mogelijkheden

8

Op reis door de demo. Kies wat je wilt gaan zien. Waar ga je beginnen?

9


De Qsuite bestaat uit de volgende modules.Wil je weten wat iedere module inhoudt? Kijk dan in de Rondleiding.

Verschillende modules

10


Er is ook een variant voor de informele zorg, waarbij matching van hulpvragen en vrijwillig hulpaanbod, het ondersteunen van netwerken en mantelzorgers of het faciliteren van activiteiten onderdeel uitmaakt van de Qsuite.De oplossing voor de formele en de informele zorg is volledig met elkaar te integreren.


11


In deze demo zie je een combinatie van beide oplossingen in één omgeving. Zo gemakkelijk werkt het combineren van verschillende oplossing. Zo maken we maatwerk in een standaardomgeving.


12


KeuzemenuInloggen

Dossier aanmaken klant Dossier aanmaken medewerker

Dossier klant toewijzen Dossier medewerker toewijzen

1 2

3Dossier klant inhoudelijk vullen Dossier medewerker inhoudelijk vullen

Hulpvraag en aanbod vastleggen Hulpvraag en aanbod matchen

Activiteiten aanmaken Activiteiten plannen

Inschrijvingen bewaken Relaties en ketenpartners vastleggen

45

13

1517

Rapportages genereren Dashboarding19

6

14

16

18

20

Plan opstellen Indicaties en beschikkingen vastleggen7Klantplanning opstellen

Registreren, rapporteren en factureren Personeelsdossiers faciliteren

(Zelf)roostering faciliteren

8109

11 12

13


Inloggen

1. Ga naar: https://mezzo.qustomer.nl/ in je browser. Zorg ervoor dat je de goede browser gebruikt (IE 10+, maar liefst Chrome, FireFox of Safari) en zorg ervoor dat je beeldscherminstellingen staan op minimaal 1280 x 960.

2. Je ziet het inlogscherm en vul daar de inlognaam en wachtwoord in die je vindt op de starterskit.

3. Log gewoon in op het kernformulier.Rechts bovenin zie je bij je inlognaam een blokje staan. Wanneer je daar op klikt, kan je switchen tussen het kernformulier van Perspektief en de Mezzo-demo-omgeving.

4. Kom je er niet uit? Links zie je een knop . Wanneer je daarop klikt, kan je een bericht zenden naar de servicedesk. Je kunt ook bellen met 033 2 77 99 77.

https://mezzo.qustomer.nl/

14


Uitleg en informatie vinden

1. In dit document vind je de uitleg om je stap voor stap door de demo mee te nemen.

2. In de Qsuite zelf kan je ook meer uitleg vinden.

3. Als je in de Qsuite bent, zie je op heel veel pagina’s rechts in de hoek een ‘video-icoontje’.

4. Klik je daarop dan krijg je één of meerdere handleidingen of instructies. Zogenaamde ‘hoe-tjes’. Hoe doe ik dit? Hoe doe ik dat?

5. Klik je daarop dan krijg je een video (via YouTube) of een presentatie (via SlideShare).

6. Met de knop met pijltje maak je de presentatie groot.

7. Met de knop met de poppetjes ga je naar SlideShare toe. Als je daar iets naar beneden scrolt dan zie je de knop ‘download’. Dan kan je de presentatie downloaden naar je pc. Je kunt hem ook delen en bijvoorbeeld naar jezelf of een ander mailen.

8. Meer info vind je hier.

http://www.slideshare.net/novire/instructie-qsuite-waar-vind-ik-instructies-en-handleidingen-en-hoe-kan-ik-opgeleid-worden

15


Dossier klant openen 1

1. Nu je ingelogd bent, zie je dit scherm.2. Wanneer er

klantdossiers zijn,

en jij hebt de rechten om deze in te zien, dan zul je ze hier op jouw startpagina kunnen zien:3. Is de lijst lang,

typ in het witte vak een deel

van de naam en de lijst wordt gefilterd.

4. Staat jouw klant er niet bij? Misschien heb je hem niet zichtbaar gemaakt op jouw startpagina. Klik op Mijn klanten en de lijst verschijnt. Met het groene vinkje kan je bepalen of het dossier op jouw startpagina komt.

5. Jij kunt de namen in een

volgorde slepen. Die volgorde wordt op je voorblad getoond. Klik wel op opslaan.

6. Dossier gevonden? Klik op de naam of op de grijze knop ‘klantpagina’.

7. Dossier niet gevonden? Dan moet het dossier aangemaakt worden. Doe dat volgens de volgende slide.

16


Dossier klant aanmaken 11. Als een nieuw dossier

moet worden aangemaakt, dan kan dat gedaan worden door degene die daarvoor de rechten heeft en de knop ‘Beheer’ ziet in de grijze balk.

2. Klik op Beheer en op Klanten – Klanten.

3. Je komt in de overzichtslijst van de bestaande klant. Maak een nieuwe klant aan door op de knop ‘nieuwe klant’ te klikken of wijzig klantinstellingen door op het grijze knopje ‘bewerken’ te klikken.

4. Voordat je een nieuwe klant aanmaakt, controleer of deze niet al bestaat. Vul daarom eerst even (een deel van) de naam in in het zoekveld. Toch foutje gemaakt? Stuur een berichtje via de knop ondersteuning naar de servicedesk.5. Vul de klantgegevens in, of

wijzig ze. Doorloop de volgende stappen:

17


Dossier klant aanmaken 11. Vul de naam in.2. Vul in of men evt

toestemming geeft. Het effect van een vinkje hier is dat in toetsingen op klantdossier in het systeem de naam van de klant vermeld wordt. Geen vinkje, dan worden de gegevens anoniem verwerkt.

3. Hoofdverantwoordelijke medewerker: deze is eindverantwoordelijk voor het dossier. De klant hoort via deze medewerker ook bij het team / afdeling waar de medewerker onderdeel van is.

4. Ken het best passende klantprofiel toe. Aan de hand van het profiel wordt het dossiermenu opgebouwd en worden signalen gestuurd.

5. Kies eventueel een klant die aan deze klant verwant is. Je maakt nu een systeemdossier.

6. Vul eventueel nummers in.

7. Klik op opslaan.

7. Ga naar de knop ‘toewijzen medewerker’ en vink de medewerkers aan die recht hebben om dit dossier in te zien.8. Klik daarna nog op ‘Klantpagina’ en je gaat het dossier in.

9. Vul nu nog als laatste de data in zorg in en de startdatum van de planning. Deze planning activeert de acties die in het dossier gedaan moeten worden. Vanaf deze startdatum gerekend zal de Qsuite signalen gaan afgeven voor het invullen van metingen.

18

2Op reis door de demo

Dossier medewerker openen

1. Wil je je eigen medewerkersdossier openen? Klik dan op Mijn Menu in de grijze balk bovenin.

2. Je bent in jouw eigen dossier.

3. Via persoonlijk – Mijn dossiers kan je overigens ook weer naar jouw klantenlijst gaan.

4. Via Mijn Medewerkers kan je – als leidinggevende of personeelsfunctionaris – in dossiers van anderen. Een leidinggevende heeft automatisch toegang tot de dossiers van de eigen medewerkers. Een collega met de rol personeelsfunctionaris moet hiervoor geautoriseerd zijn.

5. Op de startpagina staat een blok ‘mijn medewerkers’. Via dat blok kan je ook in de medewerkersdossiers komen. Er is onderscheid te maken (als een organisatie dat wenst) tussen Betaalde (B) en Vrijwillige krachten (V).

19


Dossier medewerker aanmaken

1. Wil je een nieuwe medewerker aanmaken? Ga naar Beheer – Organisatie. Klik daarop.

2. Klik op de afdeling waar de medewerker onder valt. Klik op de knop ‘Informatie en bewerken’

3. Klik op de knop ‘nieuwe medewerker toevoegen’.

4. Vul de naam in, het geslacht, en de leidinggevende. Doe dat laatste door een deel van de naam van deze persoon in te typen.

5. Ga terug naar Beheer. En kies dan voor Medewerker. Stel de instellingen goed in.

6. De leidinggevende heeft altijd inzicht in het dossier, geef evt inzage aan andere belanghebbenden door te kiezen ‘toewijzen medewerker’ en geef de medewerker evt inzage in klantdossiers door te kiezen voor ‘toewijzen klant’.

7. Zet onder instellingen de permissies en Betaald/Vrijwillig goed. Koppel desgewenst de medewerker aan meerdere afdelingen.

8. Ook een account nodig? Doe dan een aanvraag aan de servicedesk. Er is een aanvraagformulier voor. Geef mailadres en rol door via de knop Ondersteuning.

20


Dossier klant toewijzen

7. Ga naar de knop ‘toewijzen medewerker’ en vink de medewerkers aan die recht hebben om dit dossier in te zien.8. Klik daarna nog op ‘Klantpagina’ en je gaat het dossier in.9. De aangevinkte medewerkers zien nu het dossier onder Mijn Klanten en zij zijn gerechtigd om het dossier in te zien.

1. Wanneer je niet wilt dat iedereen dossiers kan inzien, dan laat je de instelling ‘automatisch toewijzen aan afdeling’ uit.

2. De eerst verantwoordelijke heeft altijd inzicht in het dossier én de leidinggevende. Uiteraard kan ook de beheerder alle dossiers inzien. Maar verder niemand, tenzij er uitdrukkelijk toestemming wordt verleend om een dossier van een medewerker in te zien.

3. Ga terug naar Beheer. En kies dan voor Medewerker. Stel de instellingen goed in.

21


Dossier medewerker toewijzen

1. Alleen een leidinggevende, beheerder én een gebruiker met de autorisatie ‘personeelsmanager’ kunnen respectievelijk de medewerkersdossiers van de eigen medewerkers en van alle medewerkers inzien.

2. Verder niemand, tenzij er uitdrukkelijk toestemming wordt verleend om een dossier van een medewerker in te zien.

3. Wil je die inzage geven? Ga dan naar Beheer. En kies dan voor Medewerker. Stel de instellingen goed in.

4. De leidinggevende heeft altijd inzicht in het dossier, geef evt. inzage aan andere belanghebbenden door te kiezen ‘toewijzen medewerker’ en geef de medewerker evt. inzage in klantdossiers door te kiezen voor ‘toewijzen klant’.

5. Zet onder instellingen de permissies en Betaald/Vrijwillig goed. Koppel desgewenst de medewerker aan meerdere afdelingen / teams.

22


Dossier klant vullen

Het vertrekpunt is de klant.Zijn diens waarden en wensen.En is diens mate van zelfstandigheid en kwaliteit van leven,maar is ook diens zorgvraag, en risico’s.In een klantdossier breng je de huidige situatie in beeld, stel je doelen en meet je samen op gezette tijden de uitkomsten. Effect? Samen het goede gesprek voeren, op tijd alle dingen doen en richting krijgen. Van ieder klantprofiel is een eigen planning in te stellen zodat er herinneringen worden verzonden op de momenten dat er nieuwe metingen gedaan moeten worden.

23


Dossier klant vullen

1. Bij de persoonlijke gegevens kunnen eigen intake- of aanmeldformulierenworden ingebouwd. Er is een nu een voorbeeld opgenomen. De lay out van deze formulieren wordt binnenkort strakkergetrokken, zodat de velden netjes onderelkaar staan. Ook meldings- en meetformulieren

kunnen op maat worden toegevoegd. Nu zijn er voorbeelden opgenomen.

2. Bij meldingen (van een klacht of een uiting van onvrede) kan erworden ingesteld naar wie de melding moet worden doorgestuurd (naar een coördinator bijvoorbeeld) en binnen welke termijn erdan een afhandeling moet zijn. Daar verschijnt dan een remindervan. En als je dat zelf wilt, ook een email.

3. Ook wanneer er een gesprekverslag belangrijk is en evt. gedeeld moetworden met collega’s, kan dat.

4. Van alle deadlines in het systeem maken we momenteel deze herinneringen.

5. Klik hier om meer te lezen over hoe je binnen de

Qsuite met elkaar kunt communiceren en hoe je herinneringen ontvangt.

http://www.slideshare.net/novire/instructie-hoe-kan-ik-communiceren-binnen-de-qsuite

24


Dossier medewerker vullen

1. In het dossier van de medewerker werkt het net zo. Je ziet persoonlijke gegevens, contractgegevens (ingangsdatum en einddatum contract zijn ook de starten einddatum van het dossier), eventueel een zelf toe te voegen functie enzovoorts.

2. Ook hier kan je metingen doen en meldingen.

3. Gespreksverslagen worden aan het medewerkers-dossiers binnenkort toegevoegd.

4. Klik door de blauwe balk en krijg een idee van de mogelijkheden.

5. Alles acties die voor de medewerker bestemd zijn en die niet vergeten mogen worden, verschijnen op de tijdlijn/takenlijst.

6. Ook geplande activiteitenverschijnen op de tijdlijn.

25


Plan opstellen

Metingen leiden tot voorsteldoelen en-acties. Met als basis het

Het plan wordt bij elkaar geklikt, kan geprint wordenen makkelijk geëvalueerd.

26


Indicaties en beschikkingen vastleggen

1. Ga naar het onderdeel Indicatie in het klantdossier. Dit kan een apart item zijn in de blauwe balk, of het kan onder een ander kopje hangen. Dit verschilt sterk per organisatie.

2. Klik op ‘Indicatie’.3. Het scherm met alle

indicaties opent zich. Er zijn twee mogelijkheden: een algemene indicatie voor WLZ en WMO (nieuwe indicatie) en een indicatie voor de wijkverpleging ZVW (nieuwe Omaha-indicatie).

27



1. Klik op de blauwe knop ‘nieuwe indicatie’.

2. Vul de indicatie- of beschikkingsinformatie in.

3. De CIZ-/WLZ-indicatie geeft alle informatie mee. Deze kan hierin worden overgenomen. Zorg voor kloppende starten einddata. Zowel op het niveau van de indicatie als op het niveau van de onderliggende prestaties.

4. Zorg ervoor dat indicaties aansluiten op deze beide niveaus. Vul je afsluitdatum in op het moment dat de indicatie eindigt of een nieuwe indicatie in werking treedt.

5. Kies voor klassen of uren. Reken de WMO-beschikking (vaak in pakketten) om naar je eigen inzet in uren per prestaties, zodat je daar zelf op kan sturen (bij budgetbeheer en –controle).

6. Upload de formele indicatie of beschikking in de bijlage.

28



1. Via de tijdlijn krijg je te zien wanneer een indicatie afloopt. Ook op jouw notificatielijstje komt in beeld wanneer je actie moet ondernemen.

2. 11 weken voor het aflopen van de indicatie ontvang je een herinnering per email.

29



1. Ga naar het onderdeel Indicatie in het klantdossier. Dit kan een apart item zijn in de blauwe balk, of het kan onder een ander kopje hangen. Dit verschilt sterk per organisatie.

2. Klik op ‘Contracten’.3. Voeg nu voor de klant een

contract toe. Je kunt kiezen uit een rij die de beheerder heeft aangemaakt voor de contracten van dit lopende jaar. Kies daarom voor de begindatum in het huidige jaar en eindig het op uiterlijk 31-12 van dit huidige jaar. Volgend jaar gelden immers weer nieuwe contracten met nieuwe tarieven.

4. Nieuw contract halverwege? Zorg ervoor dat het voorgaande contract afgesloten is een dag voordat het nieuwe contract start.

30


Klantplanning opstellen

1. Ga naar het onderdeel Planning in het menu en kies voor het onderdeel ‘basis klantplanning’. Dit item kan in jouw menu ook ‘weekstructuur’ heten.

2. In deze basisplanning leg je de wensmomenten vast of de weekstructuur van de klant. Er zijn drie opties (niet beschikbaar (rood), beschikbaar (groen) en eventueel beschikbaar, maar niet de voorkeur (oranje).

3. De volgende stap is nu om de concept klantplanning vast te leggen. Ga naar Menu – Planning – Klantplanning. Hier plan je over de wensmomenten de contactmomenten heen. Op welk moment doen we wat? Koppel de acties uit je actuele plan aan de contactmomenten. Je ziet in de score of je alle acties hebt gepland. De planning kan je printen naar Word.

31

1. Decentra

al

Drie type planningenEr zijn verschillende soorten planningen te maken binnen de Qsuite. Afhankelijk van het type klantvraag en het product dat een organisatie biedt, is er de mogelijkheid om de planning op eigen wijze in te zetten. We onderscheiden vier varianten:

2. Centraal

3. Activiteit

enEr is vooral één op één

contact tussen een

klant en een begeleider in wat langere

contactmomenten. Klant en

begeleider maken samen

afspraken.

Zorg vindt meer in kortere

contactmomenten plaats.

Verschillende zorgverleners

bedienen klanten en

werken vanuit een route die

voor meerdere

medewerkers en klanten

wordt gepland.

Er worden activiteiten,

zoals cursussen,

inloopochtenden en

spreekuren aangeboden. Deze worden

gepland, zodat deelnemers

en/of medewerkers zich kunnen

inschrijven of zij kunnen

worden ingedeeld.

4. DienstenVoor het deel onplanbare

zorg kan het noodzakelijk

zijn ook diensten,

zoals bereikbaarheidsdiensten, te

plannen.


Toelichting op mogelijkheden planning

32

Ingrediënten voor een goede planningOm een goede planning te kunnen maken, moet er duidelijkheid zijn over de klantvraag (inhoudelijk en qua afspraken rondom beschikbaarheid en wenstijden) en de beschikbaarheid van de medewerker.Klantplanning per

individuele klantBeschikbaarheid

medewerker

Hoe centraler je plant, hoe meer informatie er nodig is over de afspraken met de klant, over de eisen die de klant stelt (benodigde deskundigheid bijvoorbeeld) en de beschikbaarheid en deskundigheid van de medewerker. Voor het plannen van diensten is alleen informatie over de medewerkersbeschikbaarheid noodzakelijk; de klantvraag is daar namelijk alleen op overstijgend niveau relevant. Het deel te verwachten onplanbare zorg kan ik een (bereikbaarheidsdienst) worden opgevangen.

1. Decentra

al

2. Centraal

3. Activiteit

en

4. Diensten



33

Verschil centraal en decentraal plannenHoe centraler de planning, hoe complexer de puzzel. Andersom geldt ook, hoe decentraler je plant, hoe makkelijker een klant en een medewerker zelf tot afspraken komen en zelf de afspraken vastleggen.

Bij een decentrale (activiteiten)planning, zou je zonder de informatie over klantplanning en beschikbaarheid medewerkers kunnen. Het is immers de verantwoordelijkheid van de medewerker en de klant zelf om tot een goede planning te komen. Binnen kaders die daarvoor gelden, welke vaak de contracturen van de medewerker en de geïndiceerde uren van de klant zijn.

Bij een centrale planning ligt de verantwoordelijkheid centraal en zijn deze informatie minimale voorwaarden. Te veel of te weinig plannen leidt tot een onjuiste of niet-efficiënte planning. Mogelijk resultaat: te veel kosten, te weinig klanttevredenheid, veiligheidsrisico’s door de inzet van onjuiste deskundigheden etc..



34

Planning is realisatie: daar zit winst!Zowel voor de centrale als decentrale planning geldt dat het principe van ‘planning is realisatie’ kan worden toegepast. Dat levert veel winst op. Plan je niet, dan moet je achteraf nog de urenverantwoording vastleggen. Om de productie te kunnen declareren of om contracturen van de medewerker te kunnen verantwoorden. Plan je tijd vooraf, dan worden de afspraken uit het plan weggezet in een planning.

Vanaf een tijdlijn kan je aflezen wat er aan afspraken ‘op de rol’ staat. Bij iedere afspraak vind je de belangrijkste informatie uit het plan ‘onder de knop’. En in het geval van de activiteiten: dan zie je ook nog eens welke deelnemers erbij zullen zijn.

Nu rest je alleen nog om te bevestigen (af te vinken) dat je deze activiteiten hebt uitgevoerd, welke bijzonderheden er waren (dat is meteen je rapportage), en of er afwijkingen in de tijd zijn geweest. Is dat er niet, dan heb je nu je tijd al geregistreerd. Het tijd schrijven komt hiermee te vervallen. Jouw planning wordt dan jouw realisatie.



35

Planbare en niet planbare zorgNiet alle zorg is helemaal planbaar. Een planning is altijd een inschatting. De werkelijkheid zal in heel veel gevallen anders zijn. Een planning geeft duidelijkheid aan de voorkant, maar de werkelijke realisatie zal anders zijn. Er moet ruimte zijn om hierin te kunnen blijven schakelen. Een planning – zeker decentraal – moet geen keurslijf zijn.Centraal komt dat nauwer. In een route heeft het uitlopen van een afspraak effect op de afspraak met de volgende klant.Het feit dat er altijd een stukje onplanbare zorg is, is juist reden om het stuk planbare zorg op te zoeken. Juist de duidelijkheid en rust die een deel geplande zorg geeft, maakt ook dat ongeplande zorgmomenten minder worden. Ons advies: zoek de grens op tussen het deel planbare en onplanbare zorgdeel. Laat een stukje van je klantopdracht ‘vrij’ voor ongeplande zorg, maar plan het grootste deel wel weg in duidelijke afspraken (80/20 of 90/10?). Vragen tussendoor in de praktijk zijn dan ook terug te verwijzen naar de geplande contactmomenten. Zo gaat dat immers normaal ook: niet iedereen heeft altijd meteen tijd voor mij. Zou kan meteen een mogelijk leerdoel worden behaald.De 80% plan je weg. Verschuiven tijdstippen of momenten? Prima, geen probleem. Komt er wat bij of gaat er wat af? Ook geen probleem, maar de grote lijn is uitgezet. De ongeplande momenten (de 10% of 20%) plan je niet, maar die lever je gewoon als het nodig is. De uren boek je bij en het totaal blijft keurig binnen de overeengekomen uren. Geen verrassingen achteraf!



36

Activiteitenplanning De activiteitenplanning geeft orde en structuur aan het activiteitenaanbod van een organisatie. Welke activiteit staat wanneer op het programma? Wat is de inhoud van het programma? Aan welke voorwaarden moet het programma voldoen? Wat zijn de kwaliteitseisen? Hoeveel deelnemers kunnen of moeten er minimaal of maximaal aan deelnemen? Een activiteit is snel genoeg in de agenda gezet, maar deze hele kwaliteitsbewaking en de communicatie rondom de activiteit wordt ook gestroomlijnd.

Activiteitenplanning kan op veel verschillende manieren worden ingezetEen activiteitenplanning wordt ingezet door organisaties die daarin gespecialiseerd zijn en alleen activiteiten aanbieden. Activiteiten kunnen ook goed ingepland worden door organisaties die groepsgewijze activiteiten (dagactiviteiten) aanbieden naast bijvoorbeeld individuele begeleiding of zorg. Dit kan binnen alle vormen van zorg en dienstverlening voorkomen. Juist de inzet van cursussen en groepsgewijze trainingen kan in een individueel zorg- of begeleidingstraject zeer effectief zijn.



37

(Bereikbaarheids)diensten inplannenHet kan noodzakelijk zijn om (bereikbaarheids)diensten in te plannen. Dit kan aan de orde zijn in de volgende situaties:1. Bij een centrale planning: alle contactmomenten worden

weggepland, maar buiten de geplande routes om moet er iemand bereikbaar zijn voor noodsituaties (bereikbaarheidsdienst).

2. Bij een decentrale planning: tussen de klant en begeleider worden alle individuele momenten weggepland, maar de zorgvraag is dusdanig complex dat er een dienstdoende medewerker noodzakelijk is om een deel van de zorg te leveren, bijvoorbeeld te begeleiden in de dagstructuur (dit vaak bij zwaardere zorgvragen in combinatie met verblijf. De mentor plant en voert de gesprekken, maar de mentor is niet altijd aanwezig om te begeleiden bij opstaan en de maaltijden. Hiervoor wordt een dienst ‘op de groep’ gedraaid. Deze dienstdoende medewerker voert alle dagroutine-zorg voor alle klanten op de groep uit.

3. Ook voor bijvoorbeeld nachtzorg (slaap-waakdiensten) moeten diensten kunnen worden ingepland.

Belangrijk is dat juist ook bij de planning van deze diensten de individuele zorgvraag van de klant in beeld blijft. Vaak is de dienst draaien het doel, maar zijn de individuele afspraken met de klant niet meer inzichtelijk. Zo kunnen bijvoorbeeld alweer nieuwe afspraken met de klant zijn gemaakt, of een nieuwe weekstructuur van toepassing zijn, maar de groepsbegeleider weet dit niet en werkt nog op basis van oude afspraken. Wenselijk is dat je in het klantdossier de nieuwe afspraken vastlegt en dat iedereen – ook de groepsleider of nachtwacht – daarvan op de hoogte is.



38

Plannen directe tijd en indirecte tijd: stel een normHet plannen van contacten met de klant is het plannen van directe (klantgebonden) tijd.Het werken in een team bestaat uit meer activiteiten: scholing en deskundigheidbevordering, teamoverleg, cliëntenbespreking zijn indirecte activiteiten. In organisaties kunnen ook facilitaire of ondersteunende taken aan een team of aan een medewerker zijn toebedeeld. Deze zijn indirect ondersteunend aan het klantproces, maar dus niet direct. Tenslotte komen ook verzuim en verlof voor. Alle deze onderdelen hebben effect op de inzetbaarheid van de medewerker en daarmee op de planning.Bepaal vooraf – voor je met het plannen begint – wat de normen zijn. Welke doelstelling is er ten aanzien van de productiviteit? Hoeveel tijd van het contract moeten en kunnen medewerkers (per rol!) declarabel zijn.Een voorbeeldberekening:Contractenuren op jaarbasis 1872Verlof 192Gemiddeld verzuim (4%) 67Teamoverleg, maandelijks 2 uur 24Training 30Facilitaire taken, wekelijks 4 uur 192Totale beschikbare klanttijd 1367Productiviteit: 1367 / 1872 = 73%

Omdat de taken per rol verschillen, verschillen ook de productiviteitscijfers per rol. Maak de berekening per rol en bekijk dan voor je de planning gaat maken of een planning overall (totalen van de klantvraag en de totalen van de beschikbare directe uren) überhaupt klopt. Zijn er niet te veel of te weinig uren beschikbare directe uren?



39



1. Ga in het medewerkersdossier naar het onderdeel Beschikbaarheid. Je vindt dit onderdeel waarschijnlijk onder het kopje ‘persoonlijk’.

2. Als je het onderdeel opent, zie je een agenda. In deze agenda kan je tijdsblokken invoeren. Bij een blok kan je aangeven of je beschikbaar bent (groen), niet beschikbaar (rood) of alleen beschikbaar indien het niet anders kan (oranje).

Optie: Beschikbaarheid vastleggen

40



Optie: Decentraal plannen en roosteren

1. Wanneer alle klantplanningen zijn gevuld, kan je starten om de routes te plannen.

2. Ga naar jouw afdelingspagina. Klik hiervoor op Mijn Menu, dan Menu en dan de naam van de afdeling. Klik op ‘planning’ in het blauw menu.

3. Maak een planningsgroep aan op naam van jouw klant. Koppel de naam van jou als eerst verantwoordelijke hieraan en evt. ook een schaduw-mentor.

4. Sla op en selecteer deze planningsgroep. Kies nu een dag en kies een tijdstip waarop je het contactmoment plant.

5. Plan het contactmoment in (dat wordt dus gekoppeld aan een activiteit uit het begeleidingsplan).

6. Herhaal dit moment desgewenst en sla op. Doe dit net zo lang tot alle afspraken gepland zijn.

7. Jij ziet jouw eigen planning in de tijdlijn. De planning wordt ook opgeslagen in de agenda van de klant en de medewerker. En de planning is te printen naar Word voor zowel de klant als de medewerker.

41



Optie: Centraal plannen en roosteren

1. Wanneer je met jouw klant een begeleidingsplan hebt opgesteld en de weekstructuur hebt ingevoerd, kan je de planning aanmaken.

2. Ga naar jouw afdelingspagina. Klik hiervoor op Mijn Menu, dan Menu en dan de naam van de afdeling. Klik op ‘planning’ in het blauw menu.

3. Maak een planningsgroep aan. Klik hierbij de klanten en medewerkers die in deze planningsgroep (route) horen.

4. Kies of er reistijd of niet gepland moet worden.

5. Sla op en selecteer deze planningsgroep. Kies nu een dag en kies een tijdstip en de daarbij behorende klanten en contactmomenten.

6. Kies een medewerker.7. Herhaal dit moment desgewenst en sla

op.8. Medewerkers zien hun eigen planning in

de tijdlijn. De planning wordt ook opgeslagen in de agenda van de klant en de medewerker. En de planning is te printen naar Word voor zowel de klant als de medewerker.

42



Optie: Diensten plannen en roosteren (centraal gecoördineerd)1. Wanneer je zeker wilt weten dat de diensten

worden uitgevoerd volgens de (actuele) afspraken in het begeleidingsplan en de (actuele) dagstructuur van de klant begin dan in het klantdossier. Leg dus eerst de weekstructuur van de klant vast. En leg de concept klantplanning vast. Leg dus ook de benodigde zorg ‘s nachts bijvoorbeeld vast (voor een slaap/waakdienst). Of de begeleiding bij het ontbijt.

2. Ga dan naar de planning van jouw team of afdeling in je afdelingsmenu. Maak daar een planningsgroep aan voor een dienst. Bijvoorbeeld een nachtdienst.

3. Koppel aan deze dienst de activiteiten uit de concept planningen van de klanten die in deze dienst vallen. Kan dus ook bijvoorbeeld zijn: ‘waakzaam zijn’ of ‘ondersteunen in noodgevallen’.

4. Herhaal deze dienst en koppel deze aan een medewerker. Moeten het later andere medewerkers zijn, dan kan je deze vervangen.

5. Ook bij wijzigingen in de afspraken met de klant, dan voer je deze in deze planning door. Alle acties komen op de tijdlijn van de dienstdoende medewerker.

43



Optie: Diensten plannen en roosteren (zelfroostering en zelf inschrijven)

1. Doordat je op een verschillende manier kan omgaan met de planning, kan je als organisatie kiezen op welke manier je de planning wilt gebruiken:- Er is de mogelijkheid om vooraf al helemaal te roosteren en alles centraal in te voeren. - Er is de mogelijkheid om de planning in te voeren, te printen en te hangen op een prikbord om in te tekenen en dan later als coördinator de aanwezigen toe te voegen.- Of er is de mogelijkheid om de activiteiten te publiceren, zodat men zichzelf kan inschrijven. We maken nog een bewakingsoverzicht hierbij zodat je als coördinator snel kunt zien of er voldoende inschrijvingen zijn (van zowel deelnemers). In de dashboarding is ook te zien of de medewerkers aan de contracturen komen, danwel geen overuren maken.

44



Optie: Indirecte activiteiten plannen zoals werkoverleggen

1. Dit is binnenkort mogelijk. Maak een nieuw tijdsblok aan in de planning en geef deze het kenmerk ‘indirect’.

2. Kies nu een indirecte categorie, zoals overleg en koppel hieraan de medewerkers die deelnemen aan deze indirecte activiteit.

3. Omdat het indirect is, koppel je geen klanten aan deze activiteit.

4. Plan deze in op de momenten dat het van toepassing is.

45


Registreren, rapporteren, factureren

1. Ga naar Beheer.2. Ga naar financieringsstromen en voeg daar

een financieringsstroom toe.Staat de kloppende stroom niet in de rij? Neem dan contact op met Novire.

3. Voeg de onderliggende gegevens toetotdat je ook de uren en tarievenhebt ingevuld. Calculeer een contractom naar uren en tarieven.Is een ander contract van toepassing?Bijvoorbeeld het aantal ingezettevrijwilligers of aantal uitgevoerde activiteiten? Neem dan contact op, zodat we de inrichting goed kunnen zetten.

Contracten en financieringen vastleggen

46



1. Ook particuliere diensten kunnenhier in beheerd worden.

2. Er kunnen verschillende categorieën worden aangemaakt metverschillende prijsklassen.

3. Deze private diensten wordenaan het dossier van de klant toegevoegd.

Particuliere diensten vastleggen

47



1. We werken momenteel aan geavanceerde dashboarding waarbij je continue overzicht hebt van de verhoudingen van de planning en de realisatie ten opzichte van de (verschillende budgetten). Beschikbaar vanaf het najaar van 2015.

48



1. Wanneer je werkt vanuit de planning, dan zie je in tijdlijn voor het voorblad van jouw eigen menu een actie staan. Deze actie is gepland op de dag die je ziet.

2. Klik op het bolletje naast deze actie.

3. Er opent zich een scherm, waarmee je kan aangeven of de actie is uitgevoerd.

4. Deze acties komen voort uit het plan en zijn door de planning aan een tijd en medewerker gekoppeld.

Gemakkelijk registreren met een druk op de knop

49



1. Maak je geen gebruik van de tijdlijn, maar wil je je uren op het werkbriefje boeken? Ga dan met je muis over de grijze knop Mijn Menu bovenin. Klik op de module Registratie.

2. Je ziet jouw werkbriefje.3. Heb je de autorisatie van

de controller? Dan kan je hier een medewerker kiezen en diens werkbriefjes inzien.

4. Registraties via de planning worden automatisch ook op het werkbriefje geplaatst.

5. Werkbriefjes kan je per dag weergeven, maar ook in week- en maandweergave plaatsen.

6. Kies de tijd, klant (of indirecte categorie), het product en sla op.

Uren registreren op een werkbriefje

50



1. Wanneer er activiteiten gepland zijn, dan worden deze ook zichtbaar op de tijdlijn bij de medewerker die deze activiteit verzorgt.

2. Deze medewerker ziet – door op het blauwe bolletje te klikken – de ingeschreven deelnemers en kan deze aanmelden of afmelden.

3. Ook kunnen niet – niet ingeschreven deelnemers – worden toegevoegd.

Activiteiten en deelnemers registreren

51



1. Wanneer je een contactverslag wilt toevoegen aan een dossier en verder geen gebruik maakt van de planning of de werkbriefjes, dan wordt het binnenkort ook mogelijk om vanuit de rapportage toe te voegen hoeveel tijd je met dit contact bezig bent geweest.

2. Ook met deze registratie vult zich dan het werkbriefje.

Rapportages toevoegen aan registraties

52


Toelichting op registratie en facturatie

Declareren kan op zeer uiteenlopende manieren.

Juistheid, volledigheid en tijdigheidVoor alle vormen van declareren geldt, dat de basis waarop gedeclareerd wordt eerst kloppend moet zijn. Of het nu gaat over het declareren van deelname aan een activiteit aan de deelnemer zelf, of het declareren van de geleverde wijkverpleging aan de verzekeraar.Wat je declareert moet volledig zijn, want je kunt geen ‘productie laten liggen’. De registraties moeten volledig zijn.Wat je declareert, moet overeenkomen met de werkelijkheid. De registraties moeten juist zijn.En wat je declareert moet ook tijdig zijn. Je hebt op tijd juiste cijfers nodig om ook op tijd aan de eisen van de financier of subsidieverstrekker te kunnen voldoen.

1. Volledig

heid2. Juistheid

3. Tijdighei

d

53



TransparantieOm deze volledigheid, juistheid en tijdigheid te realiseren, is de Qsuite helemaal gericht op ‘transparant’ zijn. Op het ontsluiten van gegevens, zodat gegevens ook goed gecontroleerd kunnen worden. En rapportages en interpretaties ‘teruggeven’, zodat afwijkingen en verbetermogelijkheden snel opgespoord kunnen worden.

4 stappenOm te komen tot een goede declaratie moeten er vier stappen worden doorlopen: registreren, controleren, accorderen en declareren.

DeclarerenDeclareren kan door geregistreerde regels samen te voegen tot een factuur. Via verschillende standaarden en oplossingen kunnen facturen worden gegenereerd. Dit kan van een eigen factuur in een eigen factuurformat tot het uitwisselen van facturen en gegevens middels het landelijke berichtenverkeer.

1. Registre

ren

2. Controle

ren

3. Accorder

en

4. Declarer

en



54

1. Registre

ren

2. Controle

ren

3. Accorder

en

4. Declarer

enAccorderenDe medewerker met de autorisatie van de controller kan alle uren zien en deze accorderen. Dat kan per individuele regel of voor een set aan regels. Is een regel geaccordeerd? Dan gaat deze ‘op slot’ en kan deze niet meer door de medewerker bewerkt worden.

RegistrerenRegistreren gebeurt in het proces zelf. Het kan gaan om uren of activiteiten. De manier waarop er kan worden geregistreerd, wordt in de handleiding die daarover gaat nader uitgelegd. Het resultaat is een database vol registratieregels, die kunnen worden uitgedraaid om daarmee controles te kunnen uitvoeren.

DeclarerenDeclareren kan door geregistreerde regels samen te voegen tot een factuur. Je maakt facturen via verschillende standaarden. Dit kan van een eigen factuur in een eigen factuurformat tot het uitwisselen van facturen en gegevens middels het landelijke berichtenverkeer.Ook het verzenden van de uren van de medewerker naar de salarisadministratie valt hieronder.

ControlerenControleren kan op verschillende niveaus. Een medewerker controleert zichzelf en leidinggevende het team. De controller het totaal. Je kan controleren op individuele regels, maar effectiever zijn controles op dwarsdoorsnedes. Afwijkingen kunnen dan sneller opgespoord worden.Maak ze in Excel en Novire werkt aan steeds meer ondersteunende dashboards.

55



1. Als medewerker kan je je eigen urenbriefjes bekijken onder de knop Registratie. Dat kan je in een dag-, week- of maandoverzicht doen. Heb je alles goed geboekt?

2. Als de autorisatie als controller hebt, kan je hier alle werkbriefjes van alle medewerkers zien. Selecteer een naam rechtsboven en je ziet wat de medewerker heeft geboekt.

3. Novire voegt binnenkort rapportages toe aan de Qsuite, waarmee je als medewerker en leidinggevende in één oogopslag ziet hoeveel productie er geregistreerd is en of dat voldoende is.

4. Als controller kan je alle uren op een rij zien. Ga naar ‘tijd en facturatie’ en laadt de desbetreffende maand in. Maak je eigen lijst en exporteer naar Excel. Daar kan je met draaitabellen en selecties snel het overall beeld krijgen.

Uren bekijken of te controleren

56



1. Door in Excel te controleren of doordat te doen in de werkbriefjes zelf, kan het zijn dat je onjuistheden ziet.

2. Ga in het desbetreffende werkbriefje en maak je correctie. Zolang de registratie niet geaccordeerd is (en het slotje nog niet gesloten) kan dit.

3. Je kunt als controller ook altijd weer een geaccordeerde regel ‘van het slot halen’.

4. Registraties kunnen oranje of groen zijn. Is deze oranje dan is er iets mee, zoals het ontbreken van een passende indicatie.

5. Klik je op de registratie, dan kan je zien wat er is. Alle wijzigingen worden ook bij de registratie opgeslagen zodat altijd navolgbaar is wat er is gebeurd.

Controleren en corrigeren

57



1. Controleren kan je doen op basis van losse regels, maar dan zie je geen verband.

2. Verbanden kan je al meer zien in draaitabellen.

3. Maar wij gaan je nog meer faciliteren met het leggen van verbanden. We gaan die samenhangende uitkomsten ook duiden in scores en percentages. Zodat je in één oogopslag ziet waar het beter kan.

4. In deze maand, maar ook in verhouding tot de afgelopen maanden.

5. Te verwachten in najaar / winter 2015.

Steeds makkelijker controleren

58



1. Door in Excel te controleren of doordat te doen in de werkbriefjes zelf, kan het zijn dat je onjuistheden ziet. Ook straks, wanneer de dashboards gereed zijn, kan je daarin benodigde correcties zien.

2. Ga in het desbetreffende werkbriefje en maak je correctie. Zolang de registratie niet geaccordeerd is (en het slotje nog niet gesloten) kan dit.

3. Je kunt als controller ook altijd weer een geaccordeerde regel ‘van het slot halen’.

4. Registraties kunnen oranje of groen zijn. Is deze oranje dan is er iets mee, zoals het ontbreken van een passende indicatie.

5. Klik je op de registratie, dan kan je zien wat er is. Alle wijzigingen worden ook bij de registratie opgeslagen zodat altijd navolgbaar is wat er is gebeurd.

Accorderen van geregistreerde uren

59



Genereer nu je factuur handmatig door de te declareren regels in Excel als verantwoording bij een op te maken factuur toe te voegen.Bij een meer geautomatiseerde versie van de facturatie kan je dadelijk een aantal regels – per maand, per klant, per week, per medewerker o.i.d. – selecteren en er een factuur van maken, of een declaratiebestand in een bepaald exportformaat (te bepalen per contract). Indien er voor uw omgeving een koppeling is gemaakt met Collabris voor het landelijke berichtenverkeer kunnen de facturen ook via dit landelijke berichtenverkeer worden verzonden.Voor de totale factuur of de afzonderlijke regels kunt u na betaling aangeven of de betaling is voldaan of dat er regels zijn uitgevallen waar nu (nog) geen betaling tegenover staat.

Genereren facturen

60



1. Door een export van tijd en facturatie te maken van de betreffende maand;

2. Door een export te maken van verzuimuren;3. Door een export te maken van verlofuren;4. Door een export te maken van kilometers;5. Verwijder in de export van tijd en facturatie de

klantnamen en prestaties;6. Maak per export een draaitabel;7. Maak in de export van tijd en facturatie een

draaitabel op basis van medewerker ORT categorie en duur;

8. Herhaal het realiseren van een draaitabel voor verzuim, verlof en kilometers;

9. Stuur de draaitabellen zonder klantnamen door naar de salarisadministratie, zodat op basis van deze gegevens de salarissen opgemaakt kunnen worden.

10.Kan ook gekoppeld worden personeelsinformatie- en/of salarissystemen.

Verwerking van de geregistreerde gegevens t.b.v. de salarisadministratie

61


Personeelsmanagement faciliteren

Verzuim en verlof registreren

1. Als medewerker – of als leidinggevende of personeelsfunctionaris – kan je verzuim melden via je voorblad. Scroll naar het desbetreffende blok.

2. Ga naar de startpagina van het medewerkersdossier.

3. Ook verlof kan je aanvragen via het voorblad. De leidinggevende en de personeelsfunctionaris ontvangen een mail en kunnen de aanvraag goedkeuren of afkeuren.

4. Ook verzuim kan zo gemeld worden. De medewerker meldt het verzuim zelf, of de leidinggevende namens de medewerker. De leidinggevende en de personeelsfunctionaris (de persoon met deze autorisatie) ontvangen mails wanneer de volgende stappen volgens de Wet Poortwachter moeten worden doorlopen. Zo wordt er geen stap vergeten.

62



ORT instellingen vastleggen

1. Eenmaal per jaar kan de personeelsfunctionaris de ORT categorieën aanmaken.

2. Het percentage van de ORT wordt ingesteld op tussen tijdstippen en evt. bijzondere dagen op basis van de geldende afspraken of cao.

3. Bij de uren registratie staan de ORT categorieën automatisch vermeld waardoor eenvoudig een draaitabel kan worden gemaakt voor de uren per medewerker.

4. Deze uren kunnen doorgegeven worden aan de salaris administratie.

Het automatisch laten berekenen van de ORT uren door Qsuite scheelt enorm veel tijd.

63



Contracten vastleggen

1. Na de Personalia (Basisgegevens) kunnen nu verdere gegevens ingevuld worden. Ook dit is weer afhankelijk per organisatie, klanttype.

2. Kijk naar wat je invult, bijvoorbeeld wie de contactpersoon is van de medewerker in geval van nood.

3. Leg nu in ieder geval ook het contract van de medewerker vast. Per wanneer gaat / ging het contract (arbeidsovereenkomst of inhuurovereenkomst) in? Wat is de einddatum? Wat is het type contract? Wanneer medewerkers vrijwillig werken, vul dan de loonkosten in op 0,-. Je kunt vrijwilligersdossiers een apart kenmerk

meegeven. Dat kan de beheerder. Klik hier om te zien hoe dat werkt.

http://www.slideshare.net/novire/instructie-qsuite-hoe-kan-ik-een-medewerkersdossier-aanmaken-en-toewijzen

64



Deskundigheden en opleidingen vastleggen

1. Onder Beheer kan de beheerder de verschillende deskundigheidsniveaus of functies beheren.

2. Per medewerker kan je in het medewerkersdossier onder het kopje ‘deskundigheid’ een functie of deskundigheid aan de medewerker toewijzen. Deze functie heeft een starten een einddatum, dus kan door de tijd heen veranderen. Ook dubbele functies / deskundigheden zijn mogelijk. Deze deskundigheden zijn gekoppeld aan de tabellen in de Qsuite rondom de declaratie en de facturatie.

3. Onderbouw de deskundigheid door de gevolgde of lopende opleidingen te registreren. Geef starten einddatum in en upload het bijbehorende diploma of getuigschrift.

65


Hulpvraag vastleggen

1. Hulpvragen zijn een basis voor het maken van een match met een vrijwilliger

2. In het dossier van de klant kan een hulpvraag (of meerdere uiteraard) worden vastgelegd.

3. Deze hulpvraag kan een kenmerk mee gegeven worden. Dit kenmerk kan straks helpen bij het genereren van management informatie.

4. De kenmerken zijn te beheren onder Beheer – Activiteiten.

5. Ieder kenmerk dat je daar toevoegt, verschijnt in het scherm waarin je een hulpvraag kan toevoegen of bewerken.

6. Hulpvragen worden in het dossier van de klant opgeslagen en worden zichtbaar op de matchingspagina.

66


Hulpaanbod vastleggen

1. In het dossier van de medewerker (vrijwilliger) werkt dit hetzelfde.

2. De hulpvraag is nu echter het hulpaanbod.

3. Aan dit hulpaanbod kunnen dezelfde kenmerken worden toegevoegd.

67


Hulpvraag en -aanbod matchen

1. Hulpvragen en hulpaanbod moeten met elkaar gematched worden: dan is er sprake van een inzet.

2. Het matchen van de hulpvraag en het hulpaanbod vindt plaats vanuit één centrale pagina.

3. Deze is op dit moment nog niet helemaal gereed. De pop-up met de zorginzet-gegevens is nog niet op deze demo omgeving gezet en er komen nog een aantal filters, zodat ook grote volumes aan zorgvraag en zorgaanbod makkelijk toegankelijk blijven.

4. In het medewerkersdossier staat onder ‘Taken’ de knop ‘Matching’. Hier zie je links alle hulpvragen en rechts al het hulpaanbod. De witte blokken hebben nog geen inzet: de groene wel. Door een hulpvraag naar een hulpaanbod te schuiven en vice versa koppel je deze aan elkaar.

5. Heb je dat gedaan, dan verschijnt er een scherm waarin je de matching vastlegt.

6. De gekoppelde inzet wordt in de dossiers van de klant en de vrijwilliger getoond.

7. Daar kunnen ook submatches worden gemaakt, bijvoorbeeld wanneer binnende match het aantal uren wijzigt.

68


Activiteiten aanmaken

1. Een belangrijke taak van organisaties in de informele zorg is het aanbieden van cursussen en bijeenkomsten. We noemen deze in de Qsuite ‘activiteiten’.

2. Onder Beheer maakt de beheerder kenmerken aan. Dit zijn ‘categorieën’ die je als organisatie zelf kunt bepalen. De beheerder maakt de activiteiten aan. Iedere activiteit krijgt een starten einddatum en bepaalde kenmerken.

3. Voeg een nieuwe activiteit toe.4. Vul zoveel mogelijk gegevens in. De

rode velden zijn verplicht om in te vullen. Geef een starten een einddatum aan de activiteit.

5. Omschrijf de doelstelling. Die tekst wordt meegenomen in aankondigingen enzovoorts.

6. Wanneer de activiteit alleen beschikbaar is in een regio, kies dan de gemeente. Wanneer deze alleen door één afdeling wordt geboden, kies dan de afdeling.

7. Vul prijzen in: de kostprijs en de te vragen prijs per deelnemer. Later kan geregistreerd worden of de betaling heeft plaatsgevonden.

8. Is dit niet van toepassing vul dan 0,- in.

69


Activiteiten plannen

1. Nu de activiteiten zijn aangemaakt, kunnen we ze inplannen.

2. Ga weer naar Beheer – Activiteitinstellingen – Activiteitenplanning.

3. Je ziet een agenda.4. Kies aan de rechterkant een

activiteit, een datum en een begin- en een eindtijd.

5. Je kunt medewerkers en klanten al meteen koppelen, maar dat hoeft niet. Je kunt ook alleen de activiteit inplannen zonder dat je al weet wie daarbij aanwezig zullen zijn.

6. Wil je de medewerkers en klanten hier zien, dan moeten ze een openstaand dossier hebben (datum in zorg en startdatum contract moeten gevuld zijn en niet na vandaag liggen)

7. Je kunt ook de herhaalfunctie gebruiken. Kies de dag waarop je plant. De minimale frequentie is wekelijks. Heb je een dagelijkse activiteit voer die nu dan iedere dag in en herhaal deze.

70



1. Doordat je op een verschillende manier kan omgaan met de planning, kan je als organisatie kiezen op welke manier je de planning wilt gebruiken:- Er is de mogelijkheid om vooraf al helemaal te roosteren en alles centraal in te voeren. - Er is de mogelijkheid om de planning in te voeren, te printen en te hangen op een prikbord om in te tekenen en dan later als coördinator de aanwezigen toe te voegen.- Of er is de mogelijkheid om de activiteiten te publiceren, zodat men zichzelf kan inschrijven. We maken nog een bewakingsoverzicht hierbij zodat je als coördinator snel kunt zien of er voldoende inschrijvingen zijn (van zowel deelnemers als medewerkers).

71



Ook hier zijn verschillende mogelijkheden voor.1. Allereest kan je in de agenda zelf als beheerder zien wat je hebt gepland. Je kunt switchen tussen een dag en weekweergave. Klik op activiteit en je ziet de details;2. Je kunt de geplande activiteiten ook in Word downloaden (een mogelijkheid tot datumselectie volgt nog).3. Je kunt de geplande activiteiten ook naar Excel exporteren (via Registratie in de grijze balk).4. Je kunt de activiteiten publiceren en zo deelnemers (en medewerkers) laten inschrijven.5. En uiteraard: de medewerker die de activiteit uitvoert, ziet de activiteit op de tijdlijn. Vanuit daar kan er geregistreerd worden.

72



1. Ingeplande activiteiten kan je publiceren.

2. Dit werkt via de mobiele website van de Qsuite. Hier geldt een andere URL voor. Deze URL kan gekoppeld worden aan de eigen website. Je plaatst dan een verwijzing naar deze link op de website. Ook het integreren binnen de eigen website is mogelijk; hier zijn verschillende oplossingen voor, maar dit is wel maatwerk.

3. We kunnen de URL plaatsen in de balk bovenin de Qsuite, maar de link is overal te gebruiken. Het is een mobiele site, dus op mobiele apparaten als een telefoon of tablet werkt deze oplossing uitstekend!

4. Wordt de planning binnen de Qsuite aangepast, dan wordt deze pagina ook aangepast.

5. Wil je zien hoe het werkt, klik dan op de grijze knop Activiteiten bovenaan in je grijze balk.

73



1. Via de gepubliceerde pagina kunnen deelnemers zich inschrijven.

2. Klik op de groenknop ‘inschrijven’ (alleen bij activiteiten die in de toekomst liggen).

3. Vul het inschrijfscherm in. 4. Een inschrijving wordt

gematcht op het emailadres (nu nog; dat wordt straks een combi van NAW en geboortedatum). Is er een nieuw emailadres dan wordt er een nieuw klantdossier aangemaakt.

5. Door deze inschrijvingen worden deelnemers vooraf ingeschreven (niet geanonimiseerd).

74



1. Deelnemers kunnen ook deelnemen aan activiteiten zonder dat er een persoonlijk dossier van hen wordt aangelegd.

2. Het werkt dan zo: de medewerker die de activiteit uitvoert, ziet de activiteit op haar tijdlijn (planning). Hij of zij opent de activiteit en ziet de inschrijvingen. Met een vinkje geeft hij of zij aan welke deelnemers er zijn. Hier kan men ook een deelnemer toevoegen.

3. Dit kan al een bestaand dossier zijn, of een nieuw dossier wordt aangemaakt.

4. Bij deze laatste optie verschijnt dan ook de keuze dat het dossier anoniem is. Er kan dan een aantal aanwezigen worden ingevoerd, zodat dat daar dossiers aan worden gehangen.

75



1. Medewerkers kunnen zich ook inschrijven op activiteiten.

2. Dit werkt op dezelfde manier via de mobiele inschrijfpagina;

3. Echter, medewerkers moeten eerst inloggen. Deelnemers kunnen via de publieke site; medewerkers via de beschermde site. Dan weten we namelijk wie welke medewerker is, kunnen we garanderen dat onbekenden of gasten zich niet per ongeluk als medewerker inschrijven én kunnen we meer informatie laten zien (bijvoorbeeld het % inschrijvingen ten opzichten van het minimum en het maximum).

76


Inschrijvingen bewaken

Als coördinator wil je overzicht houden over de inschrijvingen.Dat kan op verschillende manieren:1. In de activiteitenplanning kan

je op een activiteit klikken, en dan zie je wie er ingeschreven zijn;

2. In de Word export zie je hoeveel inschrijvingen er minimaal en maximaal kunnen zijn en wie zich ingeschreven hebben;

3. In de Excel export (bijna gereed) kan je al deze gegevens ook exporteren;

4. Op de gepubliceerde mobiele pagina met activiteiten komt binnenkort voor de coördinator meer informatie te staan, zodat je in één oogopslag ziet of inschrijvingen op schema te liggen, te laag of te hoog zijn.

77


Relaties vastleggen

1. Met behulp van relatiemanagement houden we overzicht over alle relaties die we in en rondom het inloophuis hebben. De gasten en medewerkers/vrijwilligers liggen al vast. Ook het netwerk van de gasten kan eventueel worden vastgelegd onder sociale relaties.

2. Maar ook de relaties van de organisatie zelf kunnen worden vastgelegd, zoals financiers, leveranciers, ketenpartners etc..

3. Dit gebeurt onder ‘ketenpartners’ onder Beheer. Ook werkafspraken kunnen worden vastgelegd, contactpersonen bij de ketenpartner en contactpersonen binnen het inloophuis zelf.

4. Ook kunnen we een evaluatiedatum meegeven. Hier volgt dan later een automatische herinnering op.

5. We breiden deze functie binnenkort uit met het vastleggen van contactpersonen, werkafspraken etc.

78


Rapportages uitdraaien

1. Dat kan je doen onder Registratie (onder de grijze knop Mijn Menu). In verschillende categorieën (klanten, medewerkers en organisatie) kan je hier alle geregistreerde data vinden. Zo zie je onder Organisatie: Activiteiten alle aangemaakte activiteiten.

2. Veel rapporten worden binnenkort toegevoegd, maar een deel is nu ook al in te zien.

3. En alle gegevens zijn in te zien en te gebruiken.

4. In tabellen die flexibel zijn. 5. In grafieken die flexibel kunnen

worden ingezet.6. Instellingen die kunnen worden

opgeslagen.7. Alles is naar Excel te exporteren met

een druk op de knop.8. Van zowel de dossiergegevens, de

activiteitengegevens als de meldingen en metingen.

9. Binnenkort verschijnen hier ook selectiedata zodat je een starten een einddatum kan invoeren en de gegevens binnen die periode kunt selecteren.

10.Ook verschijnen er binnenkort meer opties in de selectievakken, zodat je ook en / of mogelijkheden kunt toevoegen.

11.Meer over deze manier van gegevens ontsluiten, lees je hier.

http://www.slideshare.net/novire/handleiding-qsuite-wat-zijn-dashboards-en-rapportages-en-hoe-gebruik-ik-die-voor-de-klant

79


Rapportages uitdraaien

1. De rapportages die je kunt verwachten, laten in ieder geval de volgende gegevens zien:

- Wat is er aan activiteiten gepland, wie hebben zich ingeschreven en wie zijn er daadwerkelijk geweest, bezien vanuit klanten;

- Wat is er aan activiteiten gepland, wie hebben zich ingeschreven en wie zijn er daadwerkelijk geweest, bezien vanuit medewerkers;

- Wat is er aan activiteiten gepland, wie hebben zich ingeschreven en wie zijn er daadwerkelijk geweest, bezien vanuit activiteiten;

- Wat zijn de geleverde activiteiten zijn per medewerker;

- De hulpvragen per klant en de eventuele inzet daarbij;

- Het hulpaanbod per medewerker en de eventuele inzet daarbij.

Hierbij zijn alle aanwezige datavelden toegevoegd, die naar eigen wens kunnen worden uitgeschakeld en verborgen. Op deze manier kan je maatwerk-rapportages maken.

80


Rapportages metingen uitdraaien

1. Alle data wordt ontsloten. Op allerlei wijzen, net wat het beste bij je past.

2. Onder de knop Registratie zijn alle verschillende rapportages opgenomen. Zoek onder Registratie de juiste rapportage.

3. Kies in dit geval voor Klant – Meten – Meting Ervaren druk Informele zorg.

4. De rapportages zijn opgedeeld in Klant, Medewerker en Organisatie.

5. Mis je een rapportage, neem dan contact met ons op, want kunnen wij hem aan jouw menu toevoegen.

6. Alle gegevens van alle meldingen worden in tabellen getoond.

7. In de tabel kies je je eigen instellingen.

8. Per kolom kan je de gegevens verbergen, sorteren of instellen als groep of y-as (t.b.v. de grafiek).

9. In het implementatietrajecthelpen we bij het instellen vande juiste rapportages.

81


Dashboarding

Alle data wordt ontsloten. Op allerlei wijzen, net wat het beste bij je past.

82


DashboardingAlle data inzichtelijk, over tijd heen, in te zoomen naar afdeling, medewerker en klant. Met duiding, kleur en sturing.Als een kompas.En de mogelijkheid om heel snel verbeteringen door te voeren. Scores lopen op en de maatschappelijke resultaten worden beter en beter!

Met de mogelijkheid voor de organisatie om zelf indicatoren aan en uit te zetten én de mogelijkheid om indicatoren als widgets aan medewerkers en klanten toe te wijzen.

83


Dashboarding

We werken aan de laatste stap: alle data bundelen en terugkoppelen op alle relevante onderdelen: Bedrijfsvoering, Uitkomsten, Klanten, Medewerkers, Kwaliteit en Middelen.

84

Hulpmiddel bij de implementatie: leeromgeving

De leeromgeving In de leeromgeving vind je de hele module.Hier begin je, vind je de inhoud, uitleg en opdrachten.

Met de werkomgeving heb je een compleet elektronisch dossier ter beschikking. Wat we leren, gaan we hier toepassen.

De werkomgeving

85

1. In het kader van deze demo staan alle te doorlopen stappen op een rij.

2. Dit is mooi voor deze demo, en te gebruiken bij de implementatie, maar niet echt duurzaam.

3. Beter zou zijn er digitale, continue leeromgeving van te maken. Dat kan met behulp van de Improvement Academy.

4. Handig, want alle opdrachtjes staan duidelijk op een rij. Leuk aangekleed met plaatjes en filmpjes etc. Novire levert bij de Qsuite, indien gewenst, een standaard training. Deze is eventueel op maat in te richten. Per rol natuurlijk.

5. Ideaal als onderdeel bij de introductiecursus. Of als opfriscursus bij bestaande collega’s.

6. Wordt mee in beheer en onderhoudgenomen, net als de Qsuite zelf.

Hulpmiddel bij de implementatie: leeromgeving

86

Dank je wel voor je aandacht en moeite om deze demo te bekijken

Een rondleiding door de Qsuite | De totaaloplossing van Novire

Healthcare

Transcript of Een rondleiding door de Qsuite | De totaaloplossing van Novire