1

ActiviteitenHoe plan ik activiteiten via het planbord?

Instructie

2

1. Wat?2. Instructie

Inhoud

3

Verschillende vormen van plannen: activiteiten In de Qsuite kennen we verschillen vormen van ‘plannen’. We kunnen individuele contactmomenten plannen, één op één of in een route (door de wijk). Daarnaast kunnen we ook activiteiten (trainingen, groepsbijeenkomsten), interne overleggen én diensten plannen. In deze instructie gaan we in op het beheren van de activiteiten. Sommige activiteiten kunnen met elkaar een proces vormen. Het proces kan vervolgens bewaakt worden op een planbord. Hier gaat het in dit onderdeel over. In deze slides leggen we uit hoe je van activiteiten en kenmerken processen maakt.

Wat

4

ProcessenWe kunnen in een organisatie allemaal verschillende processen ontwaren. Processen zijn activiteiten die we in een bepaalde volgorde uitvoeren. De uitvoering en opvolging van deze stappen kan je bewaken door ze als activiteiten te plannen én de activiteiten na elkaar in een logische volgorde te plaatsen.

WatKennismaking

Offerte

Overeenkomst

Workshop 1

Inrichten

Testen

Opleveren

Kennismaking

Intake

Overeenkomst

Dossier aanmaken

Training

Sollicitatie

Overeenkomst

Inwerken

Training

Evaluatie

Einde proeftijd

Functionerings-gesprek

MedewerkersprocesVrijwilligersprocesInrichting Qsuite

5

PlanbordIeder proces – dat weer bestaat uit een aantal processtappen – vorm zo zijn eigen planbord.Iedere processtap kan één of meerdere activiteiten bevatten. Die activiteiten kunnen onder de processtap worden gepland en het planbord bewaakt of de activiteit is gepland en/of uitgevoerd.

Wat

Kennismaking Offerte Overeenkomst

Op dit moment is het invullen van de planning volledig vrij. Iedere activiteit plan je zelf in. We onderzoeken de wens om in de toekomst tussen de stappen ook vaste termijnen te hangen, zodat de activiteiten per processtap ook automatisch gepland kunnen gaan worden.

6

Wat Hulp nodig?Het instellen van de processen vraagt even goed nadenken over het hoe en waarom. Je moet activiteiten en kenmerken aanmaken en deze kunnen weer samenhangen met al bestaande kenmerken en activiteiten én rapportages die je wilt genereren. Heb je advies nodig? Bel ons dan gerust even op. We denken graag met je mee.

7

1 Bewaak of al je klanten het juiste klanttype hebben1. In deze slides kan je zien hoe

je je planbord inricht. Heb je je planbord ingericht? Dan kan je het planbord gaan gebruiken om met behulp daarvan je processen van je klant- (en straks ook medewerkers- en vrijwilligers)dossiers te bewaken.

2. Belangrijk is wel om dan geen klant, vrijwilliger of medewerker over het hoofd te zien. Dan zou er namelijk nog iets mis kunnen gaan zonder dat je er erg in hebt.

3. Daarom altijd stap 1 – bewaak of alle klanten een klantprofiel het juiste klantprofiel. Zonder klantprofiel wordt het dossier standaard aan het eerste planbord toegevoegd. Maar dat hoeft niet het juiste te zijn.

4. Ga naar Mijn Menu. Veeg hierover met je muis en klik op Registratie.

Instructie

5. Draai de klantenlijst en bekijk of de profielen juist zijn. Zo niet, pas het profiel aan. Dat kan in het dossier zelf, maar binnenkort ook in een bulk op deze Registratie-pagina.

8

2 Open je planbord

1. Ga naar Mijn Menu en zoek de knop met de link naar het planbord. Afhankelijk van de inrichting in jouw organisatie staat het planbord op een bepaalde plaats in Mijn Menu. Het kan ook op je startpagina staan.

2. Open het planbord en kies het juiste proces met behulp van de selectieknop.

3. Klik in een kolom van een kenmerk om te zien welke activiteiten erbij horen of om aan te geven dat deze processtap bij deze klant niet van toepassing is.

Instructie

9

3 Plan een activiteit

1. Vervolgens kan je de desbetreffende activiteit nu plannen.

2. Je doet dat door op de knop Plannen te klikken. Je komt dan in de activiteitenplanning.

3. We maken het binnenkort nog zo dat je op een activiteit kunt klikken en dan rechtstreeks voor die activiteit in de planning komt.

4. Ook gaan we op het planbord tonen op welk moment de eerstkomende activiteit binnen de kolom gepland staat, danwel geregistreerd is, zodat je meteen ziet waar er nog gaten zijn.

Instructie

Deze functionaliteit is dus nog niet geheel af. We zijn er momenteel nog druk mee bezig.Meer erover volgt binnenkort.

10

4 Maak evt een nieuwe klant aan

1. Volgt binnenkort

Instructie

11

5 Bewaak eventuele ‘gaten’

Instructie

1. Volgt binnenkort

12

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog

10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

Hoe precies

13

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de informele zorg

Hoe precies

14

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog

3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog

4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de formele zorg

Hoe precies

15

Heb je meer vragen? Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde vragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.