1

HandleidingDocumenten

Versie 1.0., juli 2015

Wat zijn documenten en hoe beheer ik deze voor de klant?

2

Inhoud1. Wat?

2. Waarom en waartoe?

3. Waar?

4. Wie?

5. Hoe ongeveer?

6. Hoe precies?

7. Het wordt nog mooier!

3

Wat?Documenten zijn belangrijkDocumenten heb je nodig. Het is een manier van communiceren. Met behulp van documenten leg je afspraken vast en archiveer je deze, zodat je ze er op kunt naslaan. Documenten heb je nodig om je werk te kunnen doen. Correspondentie, verwijsbrieven, jaarverslagen en jaarrekeningen: documenten zijn er in alle vormen en maten. Steeds meer doen we digitaal in de dossiers zelf, maar er is altijd een deel aan documenten dat ook een plaats moet hebben. Door centraal te archiveren, heb je alles op één plaats.

4

Wat?Verschillende typen documentenWe kennen documenten op de drie verschillende niveaus: in het klantdossier, het medewerkersdossiers en in het organisatiedossier.

Klant Medewerker

1. Archiveren2. Downloaden uit dossier

1. Archiveren2. Downloaden uit dossier

Organisatie

1. Archiveren en delen

2. Archiveren en (selectief)afschermen

3. Downloaden uit dossier

4. Kennis delen en voorbeelden gebruiken

5. Beheren eigen documenten

6. Beheren info van buiten

7. Nieuws en communicatie

5

Wat?1. ArchiverenDocumenten die je krijgt (verwijsbrieven, ondertekende plannen, correspondentie, ingevulde belastingformulieren) wil je uploaden en in het dossier archiveren. Let op, want je kunt alleen archiveren. Direct bewerken kan niet. Je moet daarvoor het document downloaden en weer uploaden. Deze functie is echt bedoeld als centraal archief. Werkdocumenten moeten zoveel mogelijk een plaats krijgen in de Qsuite zelf, zodat de data wordt opgeslagen en kan worden gebruikt.

2. Downloaden uit het dossierGegevens die je hebt vastgelegd in de Qsuite wil je kunnen exporteren (zoals een voorblad van een dossier met de personalia daarop, een samenvatting van een gestelde indicatie of een ingevulde meting). Dit kan, altijd in de eigen unieke huisstijl.

Klant

Medewerker

1. Archiveren2. Downloaden uit dossier

1. Archiveren2. Downloaden uit dossier

6

Wat?1. Archiveren en delenIn het organisatiedossier kan je ook documenten archiveren, zoals verslagen van teamoverleggen. Deze kan je delen, door andere rollen inzage te geven. Dit geldt voor de gehele map en onderliggende submappen.

2. Archiveren en (selectief) afschermenVoor documenten die afgeschermd moeten worden gearchiveerd (en dus maar beperkt gedeeld) is een andere functie beschikbaar.

3. Downloaden uit dossierHet downloaden van ingevulde risicoscreenings bijvoorbeeld is uiteraard ook mogelijk.

Organisatie

1. Archiveren en delen

2. Archiveren en (selectief)afschermen

3. Downloaden uit dossier

4. Kennis delen en voorbeelden gebruiken

5. Beheren eigen documenten

6. Beheren info van buiten

7. Nieuws en communicatie

7

Wat?4. Kennis delen en voorbeelden gebruikenNovire is een kenniscentrum. Met al onze samenwerkingspartners en gebruikers van onze kennis en systemen vormen we een kennisnetwerk. Deze kennis delen we. We hebben een grote kennisbank met talloze voorbeelddocumenten. Protocollen, werkinstructies, beleidsdocumenten die je als organisatie nodig hebt om structuur te geven en aan kwaliteitsnormen te voldoen. Het is het naslagwerk voor de medewerker: zo zijn onze afspraken!De voorbeelden zijn te importeren in je eigen documentenbeheerssysteem en op maat toe te snijden naar jullie organisatie. Zodat je niet met een leeg papier hoeft te beginnen, maar de documenten wel volledig op maat hebt.

5. Beheren van documentenHeb je eenmaal deze documenten, zoals instructies, checklisten, protocollen, formulieren in de Qsuite gezet? Dan moeten deze onderhouden worden. In het documentbeheerssysteem kan je documenteigenaren toewijzen en evaluatiedata toevoegen. Het systeem helpt je alles up-to-date te houden.

Organisatie

1. Archiveren en delen

2. Archiveren en (selectief)afschermen

3. Downloaden uit dossier

4. Kennis delen en voorbeelden gebruiken

5. Beheren eigen documenten

6. Beheren info van buiten

7. Nieuws en communicatie

8

Wat?6. Beheren informatie van buitenNovire voorziet in de kennisservice ‘van buiten’. We houden voor u dagelijkse de ontwikkelingen bij en posten de belangrijkste berichten uit de media onder ‘nieuws’. We houden kennisartikelen bij zodat u in de kennisbank kennis achter de hand heeft. Al onze kennis gebruiken we ook in onze e-learningsmodules.

7. Nieuws en communicatie intern gebruikenU kunt voor uw eigen organisatie ook uw eigen nieuws communiceren binnen de beveiligde omgeving. U kunt onderscheid maken in uw eigen nieuws en het landelijke nieuws.

Uiteraard kunt u voor alle onderdelen kiezen of u dit wilt gebruiken of niet in uw eigen omgeving. Alles kan en niets moet.

Organisatie

1. Archiveren en delen

2. Archiveren en (selectief)afschermen

3. Downloaden uit dossier

4. Kennis delen en voorbeelden gebruiken

5. Beheren eigen documenten

6. Beheren info van buiten

7. Nieuws en communicatie

9

Waarom en waartoe?

Documenten maken onderdeel uit van de werkprocessen.Documenten heb je nodig en het is goed deze op een centrale plaats – in het dossier waar het hoort – te archiveren. Zodat alles netjes bij elkaar staat.

Omdat op documenten vaak ook vertrouwelijke persoonlijke informatie staat, is het opslaan in de Qsuite ook noodzakelijk, omdat daarmee de veiligheid gewaarborgd is.Let dus op met gedownloade documenten waar persoonsgegevens op staan. Laat deze niet slingeren, maar ga er zorgvuldig mee om.

10

Waar in de Qsuite?

11

Wie?

De zorg- of dienstverlener die het contact met de klant heeft, die rapporteert.

De collega’s die ook zorg of diensten verlenen aan de klant gebruiken de rapportages om hun werkzaamheden op af te stemmen. Je gaat nooit ‘blind’ naar een klant, maar je bent op de hoogte van wat er speelt door de rapportages te gebruiken.

Collega’s die een overdrachtsrapportage ontvangen, gebruiken die informatie om goed en tijdig in te spelen op de ontstane situatie bij de klant.

Degene die het plan evalueert, zoals de Persoonlijk Begeleider, de Mentor, de Wijkverpleegkundige of de Eerst Verantwoordelijk Verzorgende, gebruikt de rapportages om informatie te verzamelen en te bundelen.

De controller in de organisatie of de externe accountant kan de rapportages gebruiken om vast te stellen dat eventueel gedeclareerde diensten ook daadwerkelijk hebben plaatsgevonden.

12

Hoe ongeveer?1 Hoe werk ik met

documenten in het klant- en medewerkersdossier met het archief?

1. Ga naar het klantdossier, of het medewerkersdossier en kies voor documenten en kies voor Archief.

2. Zoek de juiste map en upload hier het document.

3. De beheerder kan de mappenstructuur bepalen. Deze structuur geldt dan voor alle klantdossiers hetzelfde. Zoek naar een goede en duidelijke indeling, zodat alle dossiers hetzelfde opgebouwd worden en documenten gemakkelijk terug te vinden zijn.

13

Hoe ongeveer?2 Hoe werk ik met

documenten in het klant- en medewerkersdossier met downloads?1. Ga naar het klantdossier, of het

medewerkersdossier en kies voor documenten en kies voor Downloads. Kies het juiste document en klik erop.

2. Het document verschijnt in je eigen huisstijl, met de ingevulde waarden

3. Het document kan alleen nog gegevens onder elkaar tonen, nog niet in tabellen. Dat proberen we op een later moment nog te realiseren, zodat de documenten ook compacter kunnen worden geprint. Met PDF bestanden is dat gemakkelijker dan met Word bestanden. We hebben voor Word gekozen omdat je dan zelf nog verbeteringen aan kan brengen, als je dat wilt.

14

Hoe ongeveer?3 Hoe werk ik met

documenten in het organisatiedossier met het (meer open) archief?

1. Ga naar het organisatiedossier – als je er de rechten voor hebt – en klik op documenten. Per rol kan deze map wel of niet toegankelijk worden gemaakt.

2. Is de map zichtbaar? Dan kan je bij alle documenten die hierin zitten. Daarom is het een meer open archief.

3. De mappenstructuur is onder Beheer ook zelfin te stellen.

15

Hoe ongeveer?4 Hoe werk ik met

documenten in het organisatiedossier met het (besloten) archief?

1. Onder Rapporten zit een archief dat per map per rol en per persoon kan worden opengezet of kan worden vergrendeld. Dit is een uitstekende plaats om meer beschermde informatie te archiveren, zoals bijvoorbeeld het jaarwerk van de accountant.

2. Ook hier is de mappenstructuur zelf in te delen.

16

Hoe ongeveer?5 Hoe kan ik downloaden

vanuit het organisatie-dossier?

1. Ingevulde screenings en beoordelingen uit het organisatiedossier kunnen worden geprint naar Word en Excel en in PDF worden afgedrukt. In PDF worden de (berekende) resultaten en scores weergegeven. In Word en Excel worden de ingevulde (niet berekende) waarden getoond.

17

Hoe ongeveer?6 Hoe werk ik met

documenten en voorbeelden vanuit de kennisbank?

1. We hebben talloze voorbeelden in de kennisbank. Niet als een losse vergaarbak, maar met structuur. We helpen je graag op weg. Vooral wanneer je op wilt gaan voor een certificering HKZ of ISO heb je bepaalde documenten echt nodig.

2. Je kunt voorbeelden zoeken en importeren of downloaden.

3. Uiteraard maak je het helemaal op maat.

4. Printen gaat ook weer in je eigen huisstijl.

18

Hoe ongeveer?7 Hoe beheer ik al mijn

documenten?

1. Ieder document dat je vanuit de voorbeelddocumenten importeert, of zelf toevoegt, wordt in het documentbeheerssysteem opgenomen.

2. Ken een eigenaar toe, en koppel er een evaluatiedatum aan en de eigenaar krijgt een email wanneer het document geëvalueerd moet worden.

3. Je kunt medewerkers laten abonneren op één of meerdere documenten. Iedere keer wanneer de beheerder of eigenaar een update doet en uitlegt wat er gewijzigd is, ontvangen de abonnementhouders een mail met de toelichting op de wijzigingen. Zo is iedereen geïnformeerd over de belangrijkste wijzigingen. En iedereen heeft altijd de meest actuele documenten en informatie ‘onder de knop’.

19

Hoe ongeveer?8 Hoe beheer ik informatie

‘van buiten’?

1. We publiceren kennisbankartikelen en nieuwsartikelen. U heeft een schat van informatie binnen handbereik. Hierdoor heeft een vaste toevoer van algemene informatie. U kiest zelf wat u wel en niet binnen uw eigen systeem wilt laten zien of wilt toepassen. U kunt eventueel ook artikelen kopiëren en zelf aanpassen.

20

Hoe ongeveer?9 Hoe communiceer ik zelf en

gebruik ik nieuws intern?

1. U kunt ook uw eigen nieuws communiceren. U kunt zelf uw eigen artikelen en nieuwsartikelen aanmaken. Zo heeft u uw eigen kennisbeheerssysteem ook in huis.

21

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

Ook hebben we een ‘veelgestelde vragen-database’. Je vind deze onder de knop aan de linkerkant van je scherm. Zoek daar naar jouw vraag en vind het antwoord.

22

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar

23

Hoe precies?

Naam instructie [Instructie] [Video]

1. Hoe beheer ik de indeling van het documentenarchief? Volgt nog Volgt nog

2. Hoe upload ik documenten in het archief? Volgt nog Volgt nog

3. Hoe verplaats ik documenten in het archief? Volgt nog Volgt nog

4. Hoe verwijder ik documenten uit het archief? Volgt nog Volgt nog

5. Hoe download ik een bestand uit het klantdossier? Volgt nog Volgt nog

6. Hoe download ik een bestand uit het medewerkersdossiers? Volgt nog Volgt nog

7. Hoe download ik een bestand uit het organisatiedossier? Volgt nog Volgt nog

8. Hoe beheer ik het gesloten documentenarchief onder rapporten? Volgt nog Volgt nog

9. Hoe gebruik ik een voorbeelddocument? Volgt nog Volgt nog

10. Hoe voeg ik een eigen document toe? Volgt nog Volgt nog

11. Hoe evalueer ik een document? Volgt nog Volgt nog

12. Hoe verwijder ik een document? Volgt nog Volgt nog

13. Hoe gebruik ik kennisbankartikelen die vanuit Novire komen? Volgt nog Volgt nog

14. Hoe gebruik ik eigen kennisbankartikelen? Volgt nog Volgt nog

15. Hoe gebruik ik nieuws dat van Novire komt? Volgt nog Volgt nog

16. Hoe maak ik eigen nieuws aan? Volgt nog Volgt nog

Voor de volgende andere meer gedetailleerde handelingen rondom indicaties zijn devolgende instructies beschikbaar, of komen binnenkort beschikbaar

24

Het wordt nóg mooier

Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite.

Wil je weten wat we gaan doen?In instructies vind je – waar van toepassing – een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten.

Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

25