1

HandleidingDashboards en rapportages

Versie 1.0., juli 2015

Wat zijn dashboards en rapportages en hoe gebruik ik die voor de klant?

2

Inhoud1. Wat?

2. Waarom en waartoe?

3. Waar?

4. Wie?

5. Hoe ongeveer?

6. Hoe precies?

7. Het wordt nog mooier!

3

Wat?Rapporteren is het maken van een contactverslag. Het is het vastleggen van wat er is besproken, van wat er is gebeurd of hoe het contact is gegaan.

Rapporteren doe je zo snel mogelijk nadat het contact is geweest, want dan is de informatie vers.

Een rapportage koppel je aan het moment – datum – dat het contact heeft plaatsgevonden.

Rapportages vormen zo achteraf een weergave van wat er aan contact is geweest.

Rapportages mogen kort en bondig zijn. Het gaat om de hoofdlijnen. Het gaat om de kern.

Rapportages kunnen goed dienen als middel voor vroegsignalering. Rapporteren om te rapporteren is niet heel zinvol. Wanneer je de informatie kunt gebruiken om signalen uit af te leiden of goed te kunnen evalueren, dan draagt het veel meer bij aan een methodisch sterk zorg- of dienstverleningsproces.

4

Waarom en waartoe?

We gebruiken rapportages – of contactverslagen – om verslag te leggen van een contact dat er is geweest tussen jou, als zorg- of dienstverlener, en de klant. Dit kan uitgebreid, maar ook heel beknopt.

Het verslag leggen helpt in de eerste plaats methodisch bij de zorg of dienstverlening: je legt vast wat er is gebeurd en staat daar opnieuw even bij stil en je denkt na over hoe je zaken formuleert en wat dit contact betekent voor het vervolgtraject.

Rapportage of verslaglegging dient ook ter verantwoording, dossiervoering en als naslagwerk.

Tenslotte dient als overdracht van belangrijke informatie aan collega’s.

5

Waar in de Qsuite?

6

Wie?

De zorg- of dienstverlener die het contact met de klant heeft, die rapporteert.

De collega’s die ook zorg of diensten verlenen aan de klant gebruiken de rapportages om hun werkzaamheden op af te stemmen. Je gaat nooit ‘blind’ naar een klant, maar je bent op de hoogte van wat er speelt door de rapportages te gebruiken.

Collega’s die een overdrachtsrapportage ontvangen, gebruiken die informatie om goed en tijdig in te spelen op de ontstane situatie bij de klant.

Degene die het plan evalueert, zoals de Persoonlijk Begeleider, de Mentor, de Wijkverpleegkundige of de Eerst Verantwoordelijk Verzorgende, gebruikt de rapportages om informatie te verzamelen en te bundelen.

De controller in de organisatie of de externe accountant kan de rapportages gebruiken om vast te stellen dat eventueel gedeclareerde diensten ook daadwerkelijk hebben plaatsgevonden.

7

Hoe ongeveer?1 Hoe voeg ik een rapportage toe?

Dit kan op twee manieren. Ga eerst in het desbetreffende klantdossier.

1. Manier 1: Ga naar de knop ‘Rapporteren’ in het blauwe menu en kies daaronder voor de optie ‘rapporteren’.

en klik daarna op ‘nieuwe rapportage toevoegen’.

2. Manier 2:Klik op de knop ‘Nieuwe rapportage toevoegen’ op het voorblad van het klantdossier.

8

Hoe ongeveer?2 Hoe bekijk ik een rapportage?

Dit kan op drie manieren.

1. Manier 1: Vanuit de lijst met rapportages.

2. Manier 2:Vanuit de grafiek op het voorblad van het klantdossier. Ga met je muis over de blokjes en klik erop om de rapportage te openen.

3. Manier 3: Doordat je in je mailbox een overdrachtsberichtje ontvangt en op je afdelingspagina een gedeelde rapportage bekijkt.

9

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben instructies en video’s voor je gemaakt, waarin je kunt terugvinden hoe het werkt.Op de desbetreffende pagina in de Qsuite vind je ook deze instructies en video’s weer terug.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie [Instructie] [Video]

1. Hoe voeg ik een rapportage of contactverslag toe? Klik hier Volgt nog

2. Hoe bekijk ik een rapportage of contactverslag? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik rapporteren op doelen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik rapporteren op gedragskenmerken en gebruik ik vroegsignalering? Klik hier Volgt nog

5. Hoe maak ik een verslag van een multi-disciplinair overleg? Klik hier Volgt nog

6. Hoe rapporteer ik in één keer voor een groep? Klik hier Volgt nog

7. Hoe deel ik een belangrijke rapportage met mijn collega's? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig of verwijder ik een rapportage? Klik hier Volgt nog

9. Hoe kan ik de rapportages of contactverslagen printen? Klik hier Volgt nog

Ook hebben we een ‘veelgestelde vragen-database’. Je vind deze onder de knop aan de linkerkant van je scherm. Zoek daar naar jouw vraag en vind het antwoord.

10

Het wordt nóg mooier

Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite.

Wil je weten wat we gaan doen?In instructies vind je – waar van toepassing – een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten.

Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

11