1

Rondleiding

Hoe werkt de Qsuite voor UmahHai?

2

RondleidingInhoud 1. Programma workshops

2. Hoe ziet de werkwijze eruit?

3. Waarmee werken we?4. Wie doet wat?5. Waar in de Qsuite?6. Inloggen7. Klantdossiers8. Medewerkersdossiers9. Klaar voor de start!10.Hoe?

3

Workshop 1Doelstelling: Aan het einde van de workshop is er kennis gemaakt, zijn de rollen, taken vastgesteld en is de proefinrichting op hoofdlijnen beoordeeld. Alle betrokkenen weten waar naslagwerk en informatie te vinden is. Er is per rol een start gemaakt met het uitvoeren van de eerste taken in de Qsuite. Er zijn afspraken gemaakt over de door te voeren verbeteringen en de komende testfase. Programma1. De aftrap: wat is echt belangrijk vanuit Umah-Hai?2. Introductie door Novire3. Rondleiding door de eigen Qsuite4. Wie doet precies wat?5. Accounts uitreiken6. Waar vind ik mijn informatie?7. Praktisch aan de slag vanuit de eigen rol8. Terugkoppeling, vastleggen verbeterpunten en afspraken over testfase

Programma workshopsWorkshop 1 Kennismaking Doelstelling: Aan het einde van de workshop is er kennis gemaakt, zijn de rollen, taken en klantprofielen vastgesteld en is de proef op hoofdlijnen beoordeeld. Allen weten waar naslagwerk en informatie te vinden is. Er is per rol een start gemaakt met het uitvoeren van de eerste taken in de Qsuite. Er zijn afspraken gemaakt over de door te voeren verbeteringen en de komende testfase. Ook is er gesproken over de randvoorwaarden: wat is er nodig voor een goede implementatie?

Programma1. De aftrap: wat is echt belangrijk vanuit Umah-Hai?2. Introductie door Novire3. Rondleiding door de eigen Qsuite4. Wie doet precies wat?5. Accounts uitreiken6. Waar vind ik mijn informatie?7. Praktisch aan de slag vanuit de eigen rol8. Inventariseren documenten8. Terugkoppeling, vastleggen verbeterpunten en afspraken over testfase, implementatie en communicatie

4

Workshop 1Doelstelling: Aan het einde van de workshop is er kennis gemaakt, zijn de rollen, taken vastgesteld en is de proefinrichting op hoofdlijnen beoordeeld. Alle betrokkenen weten waar naslagwerk en informatie te vinden is. Er is per rol een start gemaakt met het uitvoeren van de eerste taken in de Qsuite. Er zijn afspraken gemaakt over de door te voeren verbeteringen en de komende testfase. Programma1. De aftrap: wat is echt belangrijk vanuit Umah-Hai?2. Introductie door Novire3. Rondleiding door de eigen Qsuite4. Wie doet precies wat?5. Accounts uitreiken6. Waar vind ik mijn informatie?7. Praktisch aan de slag vanuit de eigen rol8. Terugkoppeling, vastleggen verbeterpunten en afspraken over testfase

Programma workshopsWorkshop 2 ImplementerenDoelstelling: Verbeteringen zijn doorgevoerd en er is – voorafgaand aan de workshop – verder gewerkt met de Qsuite. Aan het einde van deze workshop zijn er nieuwe taken geoefend, zijn de aanpassingen getest. Er is bepaald hoe de verdere implementatie en uitrol van het klant- en medewerkerdossier plaats zal vinden en is daarvoor een planning opgesteld. Er is gesproken over het kwaliteitssysteem op organisatieniveau en daar zijn de eerste inventarisaties voor gedaan. Taken zijn verdeeld zodat documenten en processen ook gaan aansluiten op de dossiers. Verdere uitrol kan starten.Programma1. Even herhalen: wat spraken we af en wat is er gedaan?2. Testen van de verbeteringen3. De volgende stap in het gebruiken van de dossiers4. Hoe zal de brede uitrol plaatsvinden? Implementatieplanning5. Inventarisatie huidige documenten, toewijzen eigenaren, verdelen taken6. Bespreken processen en verdelen taken voor de beoordeling7. Inventariseren wat er nog nodig is voor succesvolle uitrol8. Terugkoppeling, vastleggen afspraken over laatste workshop waarin de resultaten worden beoordeeld van de implementatie

5

Workshop 1Doelstelling: Aan het einde van de workshop is er kennis gemaakt, zijn de rollen, taken vastgesteld en is de proefinrichting op hoofdlijnen beoordeeld. Alle betrokkenen weten waar naslagwerk en informatie te vinden is. Er is per rol een start gemaakt met het uitvoeren van de eerste taken in de Qsuite. Er zijn afspraken gemaakt over de door te voeren verbeteringen en de komende testfase. Programma1. De aftrap: wat is echt belangrijk vanuit Umah-Hai?2. Introductie door Novire3. Rondleiding door de eigen Qsuite4. Wie doet precies wat?5. Accounts uitreiken6. Waar vind ik mijn informatie?7. Praktisch aan de slag vanuit de eigen rol8. Terugkoppeling, vastleggen verbeterpunten en afspraken over testfase

Programma workshopsWorkshop 3 VerbetercyclusDoelstelling: Op basis van de rapportages en dashboards hebben we met elkaar een evaluatie uitgevoerd. Op zo’n manier dat de organisatie dit de volgende keer zelf kan.We hebben dit gedaan op basis van de concrete uitkomsten van de klant-, medewerkerdossiers en het organisatiedossier. Verbeterpunten zijn bepaald en in gang gezet. De verbetercyclus draait op basis van de uitkomsten van het systeem!

Programma1. De balans opmaken: hoe zijn de ervaringen tot nu toe?2. De uitkomsten uit het systeem halen, interpreteren en vastleggen in het systeem3. Verbeteracties bepalen4. Opleveren, overdracht naar de servicedesk en bespreken van de werkwijzen en procedures die daarbij horen5. Evaluatie van het traject

6

Hoe ziet de werkwijze eruit?

7

Waarmee werken we?

8

Wie doet wat? Coördinator zorgCoördinator activiteiten

Coördinator zorgCoördinator activiteitenCoach

Administratief medewerker

DirecteurDirectie-secretarisCommunicatie

CoachActiviteitenbegeleiderCoördinator zorg

P&O medewerker

Directeur

Administratief medewerker

Te bepalen

ActiviteitenbegeleiderCoachCoordinator activiteitenCoordinator zorg

CoachActiviteitenbegeleiderCoördinator zorg

9

Wie doet wat?De coördinator zorgVoert kennismakingsgesprekken Maakt klantdossiers aanVoert intakes uitCoördineert de zorg en overziet de dossiervoeringBewaakt de planning over alle klanten en medewerkersBewaakt de registratie over alle klanten en medewerkersHandelt meldingen af en bewaakt voortgangBeheert documenten op uitvoerend niveauVraagt indicaties en PGB’s aan en voert deze in

De coachMeet de zorgvraag en de zelfstandigheidStelt het plan en de planning met klant opVoert de begeleiding uit conform planLegt gegevens vast over netwerk en signaleringSignaleert, rapporteert en registreertOverlegt met klant en andere professionals Meld klachten en incidentenEvalueert het begeleidingsplan

De administratief medewerkerMaakt klantdossiers aanZorgt voor goede dossiervoering in de klantdossiersLegt ontvangen en verstrekte informatie vastVraagt indicaties en PGB’s aan en voert deze inVoert financiële administraties uit

10

Wie doet wat?

De activiteitenbegeleiderVoert de begeleiding uit conform planSignaleert, rapporteert en registreertOverlegt met klant en andere professionals Meld klachten en incidenten

De P&O medewerkerMaakt medewerkersdossiers aanZorgt voor goede dossiervoering in de medewerker-dossiersVraagt eventueel accounts aan

De coördinator activiteitenBeheert het activiteitenprogrammaBeheert de meldingen over de woonlocaties

De directeur / directie-secretarisBeheert contracten (financieel)Beheert het beleid Beheert documenten op beleidsniveauBeoordeelt de totale werking van het systeem op basis van de uitkomsten

11

Waar in de Qsuite?

12

Inloggen1. Ga naar:

https://umahhai.qustomer.nl/ in je browser. Zorg ervoor dat je de goede browser gebruikt (IE 10+, maar liefst Chrome, FireFox of Safari) en zorg ervoor dat je beeldscherminstellingen staan op minimaal 1280 x 960.

2. Je ziet het inlogscherm en vul daar jouw inlognaam en wachtwoord in. Je hebt deze ontvangen van de servicedesk van Novire.

3. Vervolgens kom je in dit scherm. Links zie je nieuws en rechts een scherm waarin je de code van je token moet ingeven. Stop je de token in je USB poort en wacht 5 minuten. De software wordt geïnstalleerd. Wanneer dat gereed is, leg je je vinger op het knopje en de token zal een serie letters genereren. Door deze dubbele beveiliging zijn de persoonsgegevens goed beveiligd. Wanneer je de Qsuite gebruikt zonder (echte) persoonsgegevens, dan hoef je de token niet te gebruiken en kom je meteen op het startscherm.

4. Kom je er niet uit? Links zie je een knop . Wanneer je daarop klikt, kan je een bericht zenden naar de servicedesk. Je kunt ook bellen met 033 2 77 99 77.

1

13

Klantdossiers openen1. Nu je ingelogd bent, zie je dit scherm.2. Wanneer er

klantdossiers zijn,

en jij hebt de rechten om deze in te zien, dan zul je ze hier op jouw startpagina kunnen zien:3. Is de lijst lang,

typ in het witte vak een deel

van de naam en de lijst wordt gefilterd.

4. Staat jouw klant er niet bij? Misschien heb je hem niet zichtbaar gemaakt op jouw startpagina. Klik op Mijn klanten en de lijst verschijnt. Met het groene vinkje kan je bepalen of het dossier op jouw startpagina komt.

5. Jij kunt de namen in een

volgorde slepen. Die volgorde wordt op je voorblad getoond. Klik wel op opslaan.

6. Dossier gevonden? Klik op de naam of op de grijze knop ‘klantpagina’.

7. Dossier niet gevonden? Neem contact op met de beheerder. Of het dossier is niet aan jou toegewezen, of het moet nog aangemaakt worden.

14

Aanmaken en toewijzen1. Als een nieuw dossier

moet worden aangemaakt, dan kan dat gedaan worden door degene die daarvoor de rechten heeft en de knop ‘Beheer’ ziet in de grijze balk.

2. Klik op Beheer en op Klanten – Klanten.

3. Je komt in de overzichtslijst van de bestaande klant. Maak een nieuwe klant aan door op de knop ‘nieuwe klant’ te klikken of wijzig klantinstellingen door op het grijze knopje ‘bewerken’ te klikken.

4. Voordat je een nieuwe klant aanmaakt, controleer of deze niet al bestaat. Vul daarom eerst even (een deel van) de naam in in het zoekveld. Toch foutje gemaakt? Stuur een berichtje via de knop ondersteuning naar de servicedesk.5. Vul de klantgegevens in, of

wijzig ze. Doorloop de volgende stappen:

15

Aanmaken en toewijzen1. Vul de naam in.2. Vul in of men evt

toestemming geeft. Het effect van een vinkje hier is dat in toetsingen op klantdossier in het systeem de naam van de klant vermeld wordt. Geen vinkje, dan worden de gegevens anoniem verwerkt.

3. Hoofdverantwoordelijke medewerker: deze is eindverantwoordelijk voor het dossier. De klant hoort via deze medewerker ook bij het team / afdeling waar de medewerker onderdeel van is.

4. Ken het best passende klantprofiel toe. Aan de hand van het profiel wordt het dossiermenu opgebouwd en worden signalen gestuurd.

5. Kies eventueel een klant die aan deze klant verwant is. Je maakt nu een systeemdossier.

6. Vul eventueel nummers in.

7. Klik op opslaan.

7. Ga naar de knop ‘toewijzen medewerker’ en vink de medewerkers aan die recht hebben om dit dossier in te zien.8. Klik daarna nog op ‘Klantpagina’ en je gaat het dossier in.

9. Vul nu nog als laatste de data in zorg in en de startdatum van de planning. Deze planning activeert de acties die in het dossier gedaan moeten worden. Vanaf deze startdatum gerekend zal de Qsuite signalen gaan afgeven voor het invullen van metingen.

16

Medewerkersdossiers openen1. Wil je je eigen

medewerkersdossier openen? Klik dan op Mijn Menu in de grijze balk bovenin.

2. Je bent in jouw eigen dossier

3. Via persoonlijk – Mijn dossiers kan je overigens ook weer naar jouw klantenlijst gaan.

4. Via Mijn Medewerkers kan je – als leidinggevende of personeelsfunctionaris – in dossiers van anderen. Een leidinggevende heeft automatisch toegang tot de dossiers van de eigen medewerkers. Een collega met de rol personeelsfunctionaris moet hiervoor geautoriseerd zijn.

5. Op de startpagina staat een blok ‘mijn medewerkers’. Via dat blok kan je ook in de medewerkersdossiers komen. Er is onderscheid te maken (als een organisatie dat wenst) tussen Betaalde (B) en Vrijwillige krachten (V).

17

Aanmaken en toewijzen1. Wil je een nieuwe medewerker

aanmaken? Ga naar Beheer – Organisatie. Klik daarop.

2. Klik op de afdeling waar de medewerker onder valt. Klik op de knop ‘Informatie en bewerken’

3. Klik op de knop ‘nieuwe medewerker toevoegen’.

4. Vul de naam in, het geslacht, en de leidinggevende. Doe dat laatste door een deel van de naam van deze persoon in te typen.

5. Ga terug naar Beheer. En kies dan voor Medewerker. Stel de instellingen goed in.

6. De leidinggevende heeft altijd inzicht in het dossier, geef evt inzage aan andere belanghebbenden door te kiezen ‘toewijzen medewerker’ en geef de medewerker evt inzage in klantdossiers door te kiezen voor ‘toewijzen klant’.

7. Zet onder instellingen de permissies en Betaald/Vrijwillig goed. Koppel desgewenst de medewerker aan meerdere afdelingen.

8. Ook een account nodig? Doe dan een aanvraag aan de servicedesk. Er is een aanvraagformulier voor. Geef mailadres en rol door via de knop Ondersteuning.

Klaar voor de start!

19

Hoe?1 Basisgegevens

klantdossiervullen

Je opent een dossier en je doorloopt de stappen in het menu.

Begin bij het begin!

20

Hoe?1 Starten met meten

Je krijgt een signaal vanuit het systeem wanneer er een meting aan de beurt is.

21

Hoe ongeveer?2 Plan opstellen

Op basis van suggesties uit de meting

Metingen leiden tot voorsteldoelen en-acties. Met als basis het

Het plan wordt bij elkaar geklikt, kan geprint wordenen makkelijk geëvalueerd.

22

Hoe ongeveer?3 Indicaties vastleggen

Op basis van ontvangen beschikkingen van gemeente of CIZ

23

Hoe ongeveer?4 Weekstructuur

Van decentrale individuele begeleiding, centrale routes in de wijk en/of activiteiten; allemaal met de klantwens als vertrekpunt

Je kunt de weekstructuur vastleggen als basis voor een eventuele planning, waarmee de agenda’s vervolgens weer gevuld worden.

24

Hoe ongeveer?5 Vullen dossiers

medewerkers

In het medewerkerdossier worden contract- en deskundigheidsgegevens vastgelegd. En alle andere informatie die nodig is om een goed klantproces te waarborgen. Geldt voor zowel betaalde krachten als vrijwilligers.

25

Hoe ongeveer?6 Rapporteren,

registreren en declarerenVoortgang monitoren om goed te evalueren

Registreren kan vanuit de planning (en tijdlijn), of via een urenbriefje.

Registraties worden geaccordeerd en gedeclareerd.

Rapporteren en verslagen worden in de grafiek getoond voor goede signalering.

26

Hoe ongeveer?7 Budgetbeheer

en -controleBlijven we binnen de kaders?

Op organisatieniveau kunnen contracten worden beheerd. Tarieven, vormen van financiering, looptijden, prestaties enzovoorts…

27

Hoe ongeveer?8 Audits en toetsing

Komen we rondom workshop 2 nader over te spreken.

28

Hoe ongeveer?9 Documentenbeheer

Alle relevante informatie op één plek

Documenten kunnen in het klantdossier worden gearchiveerd (upload),maar kunnen ook worden gedownload.

Zodat je een fysiek dossier ookuit het klantdossier kunt halen.

Uiteraard altijd in de eigen huisstijl. Bovendien is er een

compleet documentbeheerssysteem aanwezig, waarmee protocollen kunnen worden gepubliceerd en onderhouden. Beheerders krijgen een herinnering.

29

Hoe ongeveer?10 Start met melden

van incidenten en klachten

Meldingen van incidenten of klachten worden in het klantdossier gedaan.Meldingen worden automatisch doorgezonden naar verantwoordelijken. Data kan altijd ontsloten worden en gebruikt voor verbetering.

Meldingen zijn zichtbaar in het klantdossier.

Processen zijn hulpmiddelen, geven orde en structuur. Deze vullen we in rondom workshop 2.

30

Hoe ongeveer?11 Dashboards en

rapportagesInzicht, duiding en sturing

Alle data wordt ontsloten. Op allerlei wijzen, net wat het beste bij je past.

Gaan we mee aan de slag in workshop 3.

31

Hoe ongeveer?12 Maatschappelijk

resultaatDe beste zorg voor de beste prijs We werken aan de laatste

stap: alle data bundelen en terugkoppelen op alle relevante onderdelen: Bedrijfsvoering, Uitkomsten, Klanten, Medewerkers, Kwaliteit en Middelen.

32

Hoe ongeveer?12 Maatschappelijk

resultaatDe beste zorg voor de beste prijs Alle data inzichtelijk, over tijd

heen, in te zoomen naar afdeling, medewerker en klant. Met duiding, kleur en sturing.

Als een kompas.En de mogelijkheid om heel snel verbeteringen door te voeren. Scores lopen op en de maatschappelijke resultaten worden beter en beter!

33

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

34

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

35

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Ook hebben we een ‘veelgestelde vragen-database’. Je vind deze onder de knop aan de linkerkant van je scherm. Zoek daar naar jouw vraag en vind het antwoord.

36

Het wordt nóg mooier

Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite.

Wil je weten wat we gaan doen?In instructies vind je – waar van toepassing – een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten.

Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

37

in samenwerking met