Pagina 1 van 2

Augustus 2012

Fiscale kennisbank : vinden, delen en samenwerken In de voorgaande nieuwsbrief is in hoofdlijnen stil gestaan bij de visie en mogelijkheden van

de Fiscale Kennisbank (hierna: Kennisbank). In het kort vindt u in de Kennisbank niet alleen

actuele fiscale informatie, maar kunt u daarnaast ook alle informatie en fiscale processen

specifiek voor uw gemeente terugvinden. Deze informatie kunt u zelf aanvullen, delen met

gebruikers of inzetten in werkprocessen. In dit artikel gaan wij dieper in op twee specifieke

mogelijkheden van de Kennisbank: de ondersteuning bij het labelen en het gebruik van ‘pro-

actie mappen’.

Labelling De Kennisbank biedt op verschillende manieren ondersteuning bij het inrichten en onderhouden van de labellijst. Als eerste kan op basis van de filosofie ‘btw is compensabel, tenzij’ middels een database van onderwerpen en toelichtingen afwegingen worden gemaakt hoe een situatie te duiden. Voor klanten die de Fiscale Verkenning Gemeenten hebben ontvangen, het blauwe boek, is dit een herkenbaar verhaal. Via de Kennisbank is deze kennis nog eens sneller en eenvoudiger digitaal te raadplegen. Als tweede kan de gemeentelijke labellijst worden opgeslagen binnen een afgeschermd deel, het gemeente specifieke gedeelte, van de Kennisbank. Binnen dit gedeelte kan versiebeheer plaatsvinden, een beoordelingsproces worden opgestart of de labellijst worden bekeken. Dit deel van het proces kan aansluiten op het ‘Tax Control Framework’ van de gemeente in het kader van Horizontaal Toezicht. Als derde is de fiscale kennis beschikbaar op basis van de functionele indeling van de BBV. Per functie is een indicatie opgenomen of deze tot de categorie ‘compensabel’, ‘ondernemerschap’ of ‘kostprijsverhogend’ of wellicht tot twee of drie onderdelen behoort. Omdat de situatie per gemeente kan verschillen, is een uitgebreide toelichting opgenomen hoe de diverse situaties kunnen worden geduid. Onderstaand een voorbeeld van de functionele indeling inclusief categorieën en verwijzingen naar de

toelichting.

Pagina 2 van 2

Pro-actie mappen Deze - enigszins ongebruikelijke - term staat voor een documenten map, zoals bij Microsoft, met extra mogelijkheden om de samenwerking tussen mensen te stroomlijnen en te bewaken. Hierdoor zijn de documenten, ook in de toekomst als er veel mappen en documenten zijn, terug te vinden. Een drietal gebruiksvoorbeelden. 1. Traceerbaarheid Als voor één of meerdere documenten een verplichte accordering door meerdere personen noodzakelijk is en de verschillende gemuteerde versies van het document inzichtelijk dient te blijven, kan dit binnen de kennisbank worden ingesteld. De kans dat gebruikers een verkeerde versie gebruiken is dan nagenoeg uitgesloten en mutaties zijn inzichtelijk voor de audit trail. 2. Document alert Een gebruiker kan vooraf een waarschuwing activeren als in een specifieke map een document wordt geplaatst, al dan niet voorzien van een toewijzing van een taak. Dit kan een gebruiker binnen of buiten de organisatie zijn. Zo kan de fiscalist automatisch een kennisgeving krijgen (plus eventueel de actie om een second opinion te geven) bij wijzigen op de labellijst. 3. Zoekfunctie Een pro-actie map kan in of buiten gesloten worden bij het zoeken naar informatie. De Kennisbank zoekt met een ‘Google-achtige’ functie naar informatie, zowel op naam van documenten als in het documenten zelf en doet dit zowel binnen het generieke als binnen het gemeente specifieke gedeelte. Bij het zoeken naar bijvoorbeeld ‘Multifunctionele Accommodatie’ vindt de Kennisbank de aanwezige gerechtelijke uitspraken, de items in de nieuwsbrieven en het onderdeel in de Fiscale Verkenning (generieke deel). In het gemeente specifieke deel worden de adviezen aan de gemeente over dit onderwerp zichtbaar. Per map of zelfs per document kan aangegeven worden of deze mee dient te lopen in de zoekresultaten. Natuurlijk kunnen gebruikers van buiten de gemeente nooit in het gemeente specifieke deel zoeken, tenzij de gemeente daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Dit zou de situatie kunnen zijn bij een gemeentelijk fusietraject waarbij specifieke mappen worden gedeeld. De voorgaande voorbeelden geven een indicatie van de mogelijkheden die binnen de Kennisbank met pro-actie mappen en de ondersteuning bij de labelling kunnen worden geregeld. Primaire doelstelling is niet alleen veilig en overzichtelijk kennis op te slaan, maar vooral deze effectief in te zetten binnen het gemeentelijke fiscale proces. Kortom: kennis vinden, delen en samenwerken. Tot slot Wilt u meer willen weten over de werking van de Kennisbank of wat deze voor uw gemeente kan betekenen, bel met EFK Belastingadviseurs of stuur een e-mail naar info@efkbelastingadviseurs.nl. EFK Belastingadviseurs

Salomonstraat 52

1812 PA Alkmaar

072 – 535 05 25

info@efkbelastingadviseurs.nl