E-mail en e-mailetiquette 1 E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE.

E-mail en e-mailetiquette

1E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE

Groetjes van onze Kenny ….

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 2

Competentiegerichte doelstellingen

•De student kan op een foutloze, vlotte en bedrijfsgerichte manier mondeling en schriftelijk/elektronisch communiceren in het Nederlands.

•De student kan op een communicatief goede manier werken met MS Word en MS PowerPoint en courante mailprogramma's.

Overzicht 1. Inleiding

2. Tien tips

3. Voor- en nadelen e-mail

4. Kenmerken mail

5. Schrijfprincipes

6. “Aan” “CC” en “BCC”

7. Onderwerp

8. Bijlagen

9. Structuur

10. Spelling en taalgebruik

11. Opmaak

Zakelijke e-mails schrijven

Oefenen - verbeteropdrachten


1 InleidingUHasselt geeft eerstejaars een cursus

etiquette •Het Nieuwsblad

•14 september 2012


HASSELT - Eerstejaarsstudenten van de Universiteit Hasselt krijgen bij de start van het academiejaar een cursus etiquette. Etiquette bij het mailverkeer welteverstaan.

'Tijdens de introductiedagen, van 17 tot 20 september, maken we telkens een half uur vrij voor e-mail etiquette, netiquette dus', zegt Melanie Hoeyberghs, één van de experts.

Weten dat je een professor in een e-mail beter niet aanspreekt met ‘yo’ is namelijk net zo belangrijk als weten waar je college moet volgen, vindt de universiteit.


In dertig minuten tijd krijgen de eerstejaarsstudenten de do’s en don’ts van e-mailen met professoren en stafleden voorgeschoteld.

'Docenten blijken zich nogal te ergeren aan de mails van jonge studenten. Vooral het sms- of chattaaltje dat daarin gebruikt wordt, werkt vaak op de zenuwen', zegt Melanie Hoeyberghs, stafmedewerker onderwijskunde.

De cursus probeert studenten aan de hand van voorbeelden en tips duidelijk te maken wat kan en niet kan. 'Een professor aanspreken met ‘yo’ of een e-mailtje aan een docent afsluiten met ‘de ballen’ is bijvoorbeeld geen goed idee. Dat lijkt een heel vanzelfsprekend iets, maar dat is het dus niet. Achttienjarigen passen hun communicatie vaak niet aan hun publiek aan.'

De Hasseltse universiteit biedt de cursus aan tijdens de introductiedagen, wanneer de nieuwe studenten mekaar en hun docenten leren kennen. Verplicht is de cursus niet, maar het is natuurlijk wel beleefder om aanwezig te zijn..


DUS…•Schriftelijke (en mondelinge)communicatie

◦ DoelgroepAanspreking

◦ Structuur◦ Lay-out en typografie


2 Tien tips1. Kies een betekenisvol onderwerp voor elke e-

mail

2. Personaliseer je e-mails

3. Besteed aandacht aan de toon van de e-mail

4. Controleer de spelling en grammatica van e-mails

5. Hou de e-mail beknopt en bondig


6. Forward geen e-mails zonder toestemming

7. Onderteken je e-mails

8. Verwacht geen onmiddellijk antwoord

9. Eindig met het e-mailadres van de ontvanger

10. Denk niet dat niemand anders je e-mails leest


3 Voor- en nadelen e-mail• Makkelijk

• Snel

• Betrouwbaar

• Goedkoop

• Bedenktijd

• Te gemakkelijk

• Te emotioneel

• Vrij asociaal

• Geen privacygarantie

• Geen ondertekening


4 Kenmerken mail• volledige mail = 1 beeldscherm = 23 regels

• 1 tekstblok is (maximum) 1/3 van beeldscherm

• tussen elke paragraaf 2 of 3 witregels

• alinea = maximum 5 regels

• tussen elke alinea 1 witregel

• 1 zin is max. 2 regels = 20 tot 25 woorden

• 1 regel = 75 karakters (spaties inbegrepen)


Denk eraan -mails die niet worden geopend• Het onderwerp ontbreekt of is te vaag

ontvanger selecteert steeds vaker op onderwerp

• De afzender is [email protected] [email protected]@skynet.be


mailto:[email protected]



5 Schrijfprincipes• Schrijf duidelijk

◦ snel leesbaar◦ kort en helder◦ techniek w-vragen

• Spreek je lezer aan: u of jij-vorm

• Schrijf correct


6 ‘Aan’, ‘cc’, ‘bcc’• Aan

vul hier het e-mailadres van je lezer in of dubbelklik ‘aan’ om het adresboek te openen

• CCstaat voor ‘carbon copy’deze lezers ontvangen een kopie

• BCCstaat voor ‘blind carbon copy’deze lezers krijgen een ‘geheime’ kopie


7 Onderwerp• Duidelijk

Dus niet: “Verslag”, maar: “Verslag teamvergadering 25 oktober”.

• Vermeld ‘dringend’ indien nodig

• Geen uitroeptekens (spamfilters)

• Vlag moet lading dekken


8 Bijlagen• Niet naar te veel ontvangers tegelijk

overbelasting serversverwijs liever naar bvb. website, intranet

• Gebruik standaardextensies.doc of .docx .ppt of .pptx.xls of .xlsx .pdf

• Vermijd grote bijlagenlange wachttijd = irritatie


9 Structuur• Aanleiding

kort (bvb. antwoord op vorige mail)

• Kernkom onmiddellijk ter zake

• Toelichtingindien nodig extra uitleg bij kern

• Afsluitingkort, geen klassieke eindformules


10 Spelling en taalgebruik•Correct spellen, geen afkortingen

•Geen emoticons of smileys

•Niet zo formeel als zakelijke briefaanspreking: goedemorgen mevrouw Xslotformule: met vriendelijke groeten, tot kijk

•Verschillende registerspersoonlijk > vrienden > kennissenzakelijk > collega’s > klanten


11 Opmaak• Hou het sober!

• Vermijd storende achtergrondkleuren

• Vet en onderlijnd kan welCursief leest niet zo prettig

• Niet elk mailprogramma ondersteunthtml-techniek(jouw opmaak vs. opmaak lezer !!!)


Zakelijke e-mails schrijven


Richtlijnen (1)• Arteveldemailadres versus privéadres

• onderwerp/subject

• witregel

• identificeer (vermeld opleiding/jaar + groep!)

• alinea’s

• Afsluiter // aanspreking

• emoticons

• hoofdletters en leestekens, spelling

• u versus je/jij

• afkortingen (asap, ajb) en fonetisch spellen (ff)

• als bijlage zonder tekst (onbeleefd/lui)


Richtlijnen (2)• lezersgericht

◦ ga niet uit van wat JIJ wil vertellen, maar wat de lezer wil weten

• U hebt vast vragen. In de informatiemap vindt u de antwoorden.

• schrijversgericht (wij)

• positief schrijven

• opties

• negatieve woorden

• negaties


Aanspreking• Beste/geachte + mevrouw/heer + fam.naam (persoonlijk)

◦ Vb. Beste/Geachte mevrouw Rosiers

• Als je de familienaam of het geslacht niet kent◦ Geachte heer of mevrouw◦ Geachte heer, geachte mevrouw◦ Geachte heer, mevrouw◦ Geachte collega◦ Geachte lezer

• Geen komma


Moderne schrijfstijl - verbeter• Met betrekking tot uw schrijven van 20 maart 2010 heb

ik het genoegen u te kunnen mededelen dat wij instemming verlenen aan uw bouwaanvraag◦ Het gemeentebestuur heeft uw bouwaanvraag

goedgekeurd

• Hopende u hiermede van dienst te kunnen zijn (…)◦ We hopen dat u met deze oplossing geholpen bent


Slotgroet• Met vriendelijke groeten

• Hoogachtend (heel formeel)

• NIET:◦ Mvg◦ Groeten◦ Groetjes


Positief formuleren• Zou u de vraag kunnen toelichten?

• Zou u de verklaring kunnen controleren?

• U kunt de taak van economie in de bijlage vinden.

• Indien u niet reageert voor …, zijn we genoodzaakt uw dossier over te maken aan onze juridische dienst.

• Je zal waarschijnlijk stage moeten volgen in het 2de semester.

• U hebt goed gehandeld.


E-mail en e-mailetiquette 1 E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE.

Documents

Transcript of E-mail en e-mailetiquette 1 E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE.