Digitalisering valkuilen en adviezen

Het Zuidelijk Informatie Netwerk

DigitaliseringValkuilen en adviezen. Stand van zaken in Zuid Nederland en Vlaanderen

Bijeenkomst ZIN Claraklooster, ‘s-Hertogenbosch, 25-11-2010

Adviezen en valkuilen

Organisatie en techniek

Neem voldoende tijd voor organisatorische voorbereiding

Houdt er rekening mee dat techniek altijd langer duurt dan gepland

Ga stapsgewijs automatiseren Laat in een vroeg stadium de mogelijkheden van

digitaal werken zien Start klein en laat medewerkers meepraten

ZIN. 's-Hertogenbosch, Claraklooster, 25-11-2010


Lopende activiteiten

Neem voldoende tijd om lopende zaken te inventariseren

Neem voldoende tijd om achterstanden weg te werken

Voorkom dat bij de start van digitalisering werkzaamheden ophopen

Zorg voor vertrouwen bij de medewerkers Houd er rekening mee dat medewerkers eerst

lopende zaken willen afronden



Verantwoordelijkheid

Bij elke organisatieverandering (zo ook bij digitalisering) ligt de verantwoordelijkheid bij het management

De projectleider is niet verantwoordelijk, maar heeft wel een faciliterende functie

Wat te doen bij een manager die zelf geen DMS gebruikt?

Een projectleider moet kennis hebben van het systeem, beschikken over contactuele vaardigheden en het (hoger) management tijdig inschakelen



Promotie/Communicatie

Alleen informatie- en promotie-activiteiten zijn NIET voldoende

Betrek eindgebruikers in de testfase Zorg voor een pilot van een bepaald werkproces DMS moet voor iedereen voordeel opleveren Ga niet teveel communiceren ‘TEGEN’ medewerkers

in nieuwsbrieven, folders of op intranet maar praat ‘MET’ de mensen!



Implementatie

Nieuwe en bestaande gebruikers verschillend benaderen Organiseer gerichte informatiebijeenkomsten Voldoende tijd voor voorbereidende fase vereenvoudigt

de implementatie Regel ondersteunende medewerkers na de implementatie De nadruk moet liggen op implementatie van de

applicatie bij gebruikers Voorkom de mogelijkheid om documenten ook buiten het

DMS op te slaan


Adviezen en valkuilen: tips

Beschouw digitalisering niet te veel als technisch implementatieproject, want het is eigenlijk een (organisatie)verandertraject.

Een digitaliseringstraject is geen exclusieve DIV- of ICT-aangelegenheid.

Invoeren van een DMS is een continue veranderproces: verbeteren, nieuwe releases, nieuwe processen erin, nieuwe mogelijkheden erop en eraan.

Zorg dat de verantwoordelijkheid voor de verandering bij het management ligt.

Neem de tijd voor organisatorische voorbereiding. Zorg dat de organisatie klaar staat en op orde is. Ga niet te veel en te snel automatiseren. Een toekomstvisie en een organisatieveranderplan vormen de

basis voor een digitaliseringsproject


Digitalisering Zuid-Nederland Er zijn tussen de provincies

Zeelanden en Limburg aan de ene kant en Noord-Brabant aan de andere kant grote verschillen: in Noord-Brabant wordt op veel grotere schaal gescand dan in de andere provincies

Ruim de helft van de Zuidnederlandse gemeenten digitaliseert in meer of mindere mate documenten

Een ruime meerderheid van de organisaties maakt naast de digitale dossiers ook nog analoge dossiers


Digitalisering Zuid-Nederland

Slechts een klein deel van de gemeenten vervangt de analoge documenten door digitale reproducties en vernietigt daarna de papieren originelen. De rest bewaart alle papieren documenten conform de wettelijke bewaartermijnen

Slechts een klein deel van de ondervraagde organisaties overlegt met andere belanghebbenden over het digitaliseren van documenten



DIGITALISERING ZUID-NEDERLANDHet door en naast elkaar bestaan van originele en niet-

originele digitale documenten en papieren documenten is een bron van verwarring. Dat gaat ten koste van de betrouwbaarheid en het vertrouwen in de overheidsinformatie en maakt het archiefbeheer complex.

Ook zijn nog niet alle voorwaarden in organisatorische, technische en personele zin in die mate vervuld dat er voldoende garantie geboden wordt voor duurzame bewaring.

Hoewel digitale archiefdocumenten bij Zuidnederlandse overheidsorganisaties in de vorm van webpagina’s, E-mailberichten, PTT-presentaties, klantvolgsystemen enz. aanwezig zijn, beschouwen veel bestuurders deze documenten nog te zeer als voorbijgaand en niet archiefwaardig.

Provincie Zeeland Onderzoeksjaarverslag 2009

Het programma e-dienstverlening miste aanvankelijk een integrale visie en leiderschap. Na een quick scan is een integrale visie geformuleerd, die nog niet is geborgd en levend gemaakt in de organisatie.

Aandacht voor verandermanagement was aanvankelijk niet herkenbaar. Later was er wel een communicatieplan. De veranderkundige component van de verschenen visie wordt benoemd in een actieprogramma, maar is nog niet vertaald in concrete acties.

De belangrijkste stappen in het proces van ontwikkeling van e-dienstverlening waren een noodzakelijk gevolg van voorgaande stappen. De aanpak van het hele programma kenmerkte zich door 'learning by doing'.


Provincie Zeeland Onderzoeksjaarverslag 2009

Op basis van opgedane ervaringen was in toenemende mate sprake van het in beeld brengen van risico’s voor deelprojecten. Een integrale risicoanalyse op het niveau van het totale programma ontbreekt nog.

In het traject zijn successievelijk stappen genomen om grip op het proces te houden. Daarbij is een ontwikkeling te zien vanaf verzamelen van initiatieven tot een bewuste afweging van mogelijkheden en te nemen logische stappen. Dat gegeven biedt ruimte om het ambitieniveau in realistische stappen te vertalen.

Informatie is in toenemende mate beschikbaar gekomen, mede gestimuleerd door inbreng van externe expertise.


Digitaliseren strop voor Limburg (Volkskrant, 22 november 2010)

De provincie Limburg heeft een strop geleden van 2,5 miljoen euro, doordat de software voor de digitale archivering niet goed werkt. Het project Aristoteles is gestart in 2005 en voorziet in digitalisering van documenten en ondersteunt de automatisering van werkprocessen. Uit onderzoek van Bureau Berenschot blijkt dat 170.000 stukken niet goed zijn gearchiveerd. Het softwarepakket van een Belgische leverancier blijkt niet te voldoen aan de eisen van de archiefwet. De provincie zal nieuwe software aanschaffen. De leverancier van de software ging dit jaar failliet en de 2,5 miljoen euro wordt als verloren beschouwd. ZIN. 's-Hertogenbosch,

Claraklooster, 25-11-2010

VLAAMSE OVERHEIDStatus en voortgang van

digitalisering rond Europees gemiddelde

In vergelijking met Nederland is de achterstand van de digitalisering groot

Vooral voor tekstmaterialen is de situatie ernstig, zoals bv. voor kranten, die zeer kwetsbaar zijn

Ook voor audiovisueel materiaal ‘dringt de tijd’. ZIN. 's-Hertogenbosch,

Claraklooster, 25-11-2010


Gemeentelijke websites (www.indigov.be)

Vlaanderen/Brusselin %

Nederlandin %

Bevat de website een lijst met veelgestelde vragen? 14 78

Biedt de overheidsorganisatie direct toegankelijk via de homepage snel en eenvoudig alle relevante contactinformatie van de personeelsleden, bezoekadres, postadres, openingstijden, telefoonnummers en mailadressen?

34 79

Biedt de overheidsorganisatie direct toegankelijk via de homepage snel en eenvoudig alle relevante algemene contactinformatie van het bestuur?

75 90

Beschikt de website over een nieuwsrubriek? 81 45

Publiceert de overheidsorganisatie op haar website informatie over calamiteiten en rampenbestrijding (rampenplan)?

6 97

Biedt de website folders en brochures en/of de mogelijkheid om deze online te bestellen?

46 90

Biedt de overheidsorganisatie burgers of verenigingen op haar website de mogelijkheid om online een aankondiging van activiteiten op te geven?

45 31

Biedt de website de mogelijkheid van een gepersonaliseerd digitaal loket aan? 5 19

Kan een bezoeker zich op de website legitimeren met behulp van de digitale handtekening?

31 59

Bevat de website een mogelijkheid om online de status van een product-/dienstaanvraag te volgen?

25 21

Bevat de website van de overheidsorganisatie een expliciete vermelding van de responstijden op e-mails?

1 32


E-democratie (www.indigov.be)

Vlaanderen/Brusselin %

Nederlandin %

Publiceert de overheidsorganisatie op haar website de namen, de portefeuilleverdeling en contactgegevens van haar bestuurders?

96 90

Publiceert de overheidsorganisatie op haar website één of meerdere beleidsprogramma’s of -dossiers

62 62

Publiceert de overheidsorganisatie op haar website de begroting van het lopende jaar?

18 76

Ontsluit de website de verslagen van de gemeenteraad in beeld en/of geluid? 1 71Biedt de overheidsorganisatie op haar website informatie over de wijze waarop burgers een onderwerp op de agenda van de gemeenteraad kunnen zetten (burgerinitiatief)?

11 50

Geeft de overheidsorganisatie op de website aan op welke wijze een burger een verzoek inzake de Wet openbaarheid van bestuur moet of kan indienen, bijvoorbeeld om inzage in bestuursdocumenten te verkrijgen?

15 22

Publiceert de overheidsorganisatie op haar website informatie over de klachtenprocedure of de ombudsdienst?

19 98

Biedt de overheidsorganisatie op haar website de mogelijkheid om te discussiëren over bestuurlijke of beleidsrelevante thema’s?

3 19

Heeft de overheidsorganisatie een online burgerpanel én biedt ze daar informatie over aan?

0 16


Gent digitaliseert alle 76.000 grafplaatsen (Belga, 10 november 2010)

De stad Gent digitaliseert alle 76.000 graven op haar achttien begraafplaatsen. Het project moet niet alleen het beheer eenvoudiger maken maar ook burgers en toeristen sneller en correct informeren via een Geo-loket online en op infozuilen."Aan de hand van een luchtfoto of ingescande plannen worden de kaarten ingetekend," aldus schepen van Catharina Segers. "Daarna worden aan elke graf persoonsgegevens gekoppeld met een foto van het graf of monument." Het uiteindelijke doel is dat burgers via de website van de stad en op infokiosken de informatie kunnen raadplegen. Volgens de schepen wordt door de automatisatie en centralisatie het beheer van de concessies en het toekennen van graven efficiënter. "Bovendien kan een gedetailleerd overzicht ook interessant zijn voor toerisme en monumentenzorg en kan de burger sneller en correcter geïnformeerd worden." Voor acht begraafplaatsen is het project al afgewerkt, zes begraafplaatsen zijn getekend maar de foto's moeten nog gekoppeld worden en voor zes begraafplaatsen moet de digitalisering van de graven nog starten. Tegen eind 2012 moeten alle begraafplaaten gedigitaliseerd zijn.


Oost-Vlaanderen start pilootproject rond digitaliseren van jachtplannen(Belga, 28 oktober 2010)

Om discussies rond overlappingen van jachtgebieden beter aan te pakken en een correcter beeld van de jachtsector te krijgen, worden in Oost-Vlaanderen alle kaarten van jachtgebieden gedigitaliseerd en samengebracht met kadastergegevens. Het digitale publiek-private samenweringsverband tussen Hubertus Vereniging Vlaanderen (HVV), het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) en het Arrondissementscommissariaat (AC) werd donderdag in Gent voorgesteld. Mogelijks volgt een uitbreiding naar andere provincies."We willen een correcter en globaal overzicht krijgen van de jachtgebieden en de jachtrechthouders in Oost-Vlaanderen," zegt arrondissementscommissaris Didier Detollenaere. "Op die manier kunnen we jachtconflicten rond overlappingen tot een minimum beperken. Dat zorgt voor een propere jacht en betere samenwerking tussen jagers, burgers, natuurliefhebbers en overheid" In een digitaal bestand worden zowel jachtplannen, die aangeduid zijn op topografische kaarten, als kadasterplannen verenigd. "Zo kunnen we op perceelsniveau nagaan wie jachtrechten bezit en wie de eigenaar is van het perceel waarop gejaagd wordt." Voorheen en in de andere provincies zijn die gegevens op papieren kaarten beschikbaar, wat niet altijd accuraat en efficiënt werken is. In Oost-Vlaanderen digitaliseert de Hubertus Vereniging Vlaanderen de kaarten van de jachtgebieden terwijl het Arrondissementscommissariaat de kadasterplannen aanlevert.

Digitalisering valkuilen en adviezen

Documents

Transcript of Digitalisering valkuilen en adviezen