Digitale personeelsdossiers?

Informatiebeheer 2014

1. Waar staan we vandaag?2. Opties IN diensten3. Opties UIT diensten4. Beslissingen

1. Vandaag?

3

• Enerzijds modern HR beleid

1. Vandaag?

4

• Anderzijds ouderwets HR dossierbeheer

1. Vandaag?

5

1. Vandaag?

6

• We staan voor de keuze: willen we wel of geen modern HR dossierbeheer?

- opties IN diensten?

- opties UIT diensten?

2. In diensten

7

• Huidige situatie

– +/- 3.700 dossiers in papieren klassement in garage– dagelijks nieuwe inkomende stukken, waaronder

prints van digitale stukken (e-mail, e-formulieren, …) – dagelijks fysieke klassering door Jean-Luc– dagelijks fysieke opvragingen via Jean-Luc

2. In diensten

8

• Huidige situatie

2. In diensten

9

• Opties

1. Huidige situatie behouden

2. Alles zelf intern scannen (bestaande dossiers en nieuwe stukken)

3. Externe firma scant bestaande dossiers in bulk – PA medewerkers

scannen nieuwe inkomende stukken

2. In diensten

10

• Optie 1: Huidige situatie behouden

= nadelen behouden

– slechte bewaaromstandigheden – opslagruimte fysiek beperkt– tijdrovend: dagelijks klasseren, zoeken, uithalen, …– slecht raadpleegbaar door HR medewerker– paradoxaal: meer en meer info komt digitaal binnen;

absurd om te printen en in papier op te slaan…

elektronisch werken is veraf !

2. In diensten

11

• Optie 2: Alles zelf intern scannen (vgl. HR Stad)

– bestaande papieren dossiers systematisch scannen op PA met bulkscanner

• aankoop bulkscanner en implementatie software (Cosmo)• personeelsinzet van 1 à 2 VTE• vorming• voorbereiden en schonen dossiers• naamgeving en opslaan

– nieuwe documenten worden gescand door HR dossierbeheerder en toegevoegd aan digitaal dossier

• gebruik van scanfunctie printers op werkvloer• naamgeving en opslaan in digitaal dossier

2. In diensten

12

2. In diensten

13

• Optie 3: Externe firma scant bestaande dossiers in bulk – Bijkomende documenten worden intern bij PA gescand (vgl. HR Digipolis)

– externe firma scant wat nu op papier bestaat• geen eigen personeelsinzet• kostprijs• aangeleverde bestanden inladen in Cosmo

– bijkomende documenten worden gescand door HR dossierbeheerder en toegevoegd aan digitaal dossier

• gebruik van scanfunctie printers op werkvloer• naamgeving en opslaan in digitaal dossier

2. In diensten

14

2. In diensten

15

• Kosten en inzet

2. In diensten

16

• Voordelen digitaliseren (opties 2 & 3)

– veilige bewaring (back-up)– ruimte geen probleem– gemakkelijk & direct digitaal toegankelijk voor alle HR

medewerkers– eenmalige inspanning voor nieuwe werkwijze– juridisch goedgekeurde procedure (vgl. Stad)

Elektronisch werken !

3. Uit diensten

17

• Huidige situatie

– 1.750 dossiers (vanaf 2009) in archiefkelder Ballaarstraat

– jaarlijkse aangroei van +/- 350 dossiers– maandelijks fysieke inventarisatie door Jean-Luc en

Informatiebeheer– fysieke opvragingen via Jean-Luc

3. Uit diensten

18

• Huidige situatie

3. Uit diensten

19

• Nadelen

– jaarlijkse aangroei– uitwijken naar externe opslagplaats onvermijdelijk– kostprijs opslag, opvragingen & transport– raadpleging nog omslachtiger– blijvende fysieke inventarisatie

3. Uit diensten

20

• Opties

1. Huidige situatie behouden

2. Volume uit diensten bevriezen door digitalisering in diensten

3. Externe firma scant alle uit diensten

4. Uit diensten zelf scannen

3. Uit diensten

21

• Optie 1: Huidige situatie behouden

= nadelen behouden & toenemende kosten!

– Blijvende jaarlijkse aangroei– uitwijken naar externe opslagplaats onvermijdelijk– kostprijs opslag, opvragingen & transport– raadpleging nog omslachtiger– blijvende fysieke inventarisatie

3. Uit diensten

22

• Optie 2: Verdere aangroei uit diensten bevriezen door in diensten te digitaliseren – door in diensten te digitaliseren, is er geen verdere

papieren aangroei van uit diensten – 1.750 uit diensten blijven in kelder staan– opvragingen via inventaris & Jean-Luc– geen extra kosten voor uit diensten

Goedkoop, maar voorwaarde dat in diensten digitaal worden !

3. Uit diensten

23

• Optie 3: Externe firma scant alle uit diensten – externe firma doet alles– geen extra personeelsinzet– geen haast: kan op later tijdstip gebeuren – groot kostenplaatje

Weinig eigen personeelsinzet, maar kostprijs en voorwaarde dat in diensten digitaal worden !

3. Uit diensten

24

• Optie 4: Uit diensten zelf scannen – enkel nuttig als ook in diensten digitaal worden – benodigde bulkscanner en software al aanwezig

(cfr. in diensten)– eigen personeelsinzet– geen haast: kan op later tijdstip gebeuren

Geen kosten voor externe firma, maar grote eigen personeelsinzet en voorwaarde dat in diensten digitaal worden!

3. Uit diensten

25

• Kosten en inzet

4. Beslissingen

26

IN diensten ………..………..………..

UIT diensten ………..………..………..