DigitaliseringHR-documenten

Huidige werkwijze

Documenten bij leidinggevende en/of HRM Scannen dit naar eigen e-mailbox of scan naar folder Vanuit e-mailbox handmatig documenten in HR-systeem “hangen”

Nadeel:– Handmatig werken – fout gevoelig– Geen uniform proces– Geen directe controle door afdeling HRM

Wat wilt u bereiken?– Verkorte zoek- en verwerkingstijd– Kostenreductie– Document autenticiteit– Beveiliging van documenten– Gemak

Welke functionaliteiten hebt u daarvoor nodig?– Input (op welke manier komen documenten binnen en op welke manier voeg ik die

toe aan een digitaal dossier)– Proces (welke bewerkingen zijn er benodigd op een binnengekomen document en

hoe manage ik dat proces)– Output (wat is de bestemming van het document en op welke manier kan ik het

document presenteren)

Optimalisatie van het proces

Control & Compliance

Kosten besparing

Organizational Efficiency

Geen controle op uniforme werkwijze

Geen “audit trail” beschikbaar voor

documenten

Veel verschillende wetgevingen en

vertrouwelijkheid classificaties

Hoge kosten van Document Beheer

en Archivering

Veel arbeidsintensieve

handelingen op dossiervorming

Risico bij onvolledige of niet tijdige informatie

Centraal archief vs decentrale organisatie

Documenten zoekniet bij de hand

niet beveiligd

Schaduwarchievenverschillen tov centrale archief

Uitdagingen

De HR informatie is alleen analoog en vanuit het hoofdkantoor toegankelijk en beschikbaar

De opslag van HR informatie is niet altijd even efficiënt; meervoudige opslag: Dezelfde informatie meerdere keren gearchiveerd (zoekbaarheid) én op meerdere plekken (afdelingshoofden)

Het verzamelen van HR informatie kost veel tijd, omdat deze informatie op verschillende manieren en op verschillende locaties is opgeslagen

De historische gegevens zijn niet elektronisch beschikbaar Er is geen controle op de volledigheid van de

personeelsdossiers Er is een tekort aan ruimte; de archivering van analoge

documenten vraagt veel opslagruimte

Herkent u deze situatie?

Wat is uw situatie?

Hoeveel tijd bent u kwijt aan administratie rondom dossiervorming?

Wat zijn de gevolgen van onjuiste of incomplete dossiers? Hoeveel tijd kost het u om een dossier te raadplegen? Hoeveel tijd kost het u om iemand anders een dossier te laten

raadplegen? Hoe is het gesteld met de veiligheid rondom uw dossiers? Houdt u zich aan de bewaartermijnen?

naar gestructureerdvan ongestructureerd

WORKFLOW

PORTAAL

PRIMAIR PROCES

ONDERSTEUNENDE PROCESSEN(Financiën, HRM, etc.)

MANAGEMENTINFORMATIE / STURING

OUTPUTPROCESINPUT

DOCUMENTEN

IPO-model

Capture & Indexeren

Datagedreven Documentgedreven

Ontsluiting via web

Statisch archief

Klachten Medewerkers …

Dynamischarchief

HRM

CRM

Finance

KHB

Etc.

Schematisch overzicht

Knelpunten Elektronische Personeelsdossiers

Diversiteit

Wet en regelgeving Autorisatie

Complexiteit

Bron van Personeelsdossiers

Intern

Centraal Decentraal

Extern

Bronnen en knelpunten

Snelle, makkelijke en logische manier van scannen

Documenten direct opgeslagen en vindbaar in het HR-systeem

Foutkans is nihil dankzij volledig digitaal werken

Uitgebreide, flexibele en schaalbare oplossing

Een digitaal personeelsdossier

Opschonen ja / nee ? Indexering & rubricering Vertaling fysieke indeling naar digitaal HR dossier Rekening houden met de toekomst

Vraag: In één keer of bij mutatie Wie scant het bestaande dossier?

Digitaliseren huidige dossiers

Oplossingsrichtingen

Het decentraal digitaliseren van documenten

Medewerker: Pieter de Jong

Document Type: Arbo verslag

Referentienummer: Personeelsnummer 3214

Datum verwerking: 8 april 2016

„Welke bestandsnaam zou u kiezen en waar stuurt u het bestand naar toe?“

Hoe ga je slim digitaliseren?

E-Mail

Folder

Desktop

Shared Folder

Plan A: traditioneel

E-Mail

Folder

Desktop

Shared Folder

C:\mijndocumenten\arboverslag3214.pdf

pjansen@bedrijf.nl attachment: 3214.tiffmezelf@bedrijf.nl attachment: Pieter_2015.pdf

H:\HRdocumenten\medewerkers\Myscan365432.tiffH:\arboverslagen\new\medewerker3214.jpgH:\files\dejong\3214.pdf

Plan A: traditioneel

Medewerker?

E-Mail

HR-systeem

DocumentManagementSysteem

Plan B: slim scannen

• Naam: Pieter de Jong• Geboortedatum: 9 juni 1970• Personeelsnummer: 3214

E-Mail

HR-systeem

DocumentManagementSysteem

Plan B: slim scannen

E-Mail

HR-systeem

DocumentManagementSysteem

Plan B: slim scannen

E-Mail

161_3214_08042016.pdf

161_3214_08042016.pdf

pieter.de.jong@bedrijf.nl bevat hyperlink naar 161_3214_08042016.pdf in HR-systeem en/of DMS

HR-systeem

DocumentManagementSysteem

Plan B: slim scannen

Scannen vanaf de MFP

Het centraal digitaliseren van documenten

Input

Sorteer

ExtraheerControleer

Connecteer

Overzicht van de oplossing

Alle documenten worden automatisch gesorteerd en

data wordt uitgelezen

ControleInformatie beschikbaar

Documenten met barcode

Payroll

Loonbelasting verkl.

ID Bewijzen

Documenten van derden(bijv. UWV)

Systeemoutput

Dossiers Contracten

DatumpersoneelsnummerdocumenttypeEtc..

*

HR-systeem

Oplossing voorautomatische

documentverwerking

Overzicht van de oplossing

Email

Papier Bestaand digitaal archief

Decentraal gescand

Alle documenten worden automatisch gesorteerd en

data wordt uitgelezen

ControleInformatie beschikbaar

DatumpersoneelsnummerdocumenttypeEtc..

*

HR-systeem

Oplossing voorautomatische

documentverwerking

Overzicht van de oplossing

Documenten (bijvoorbeeld)• Loonbelastingverklaring• Arbeidsovereenkomst• Curriculum vitae• ID bewijs

De fysieke documenten worden gescand1

De gescande documenten worden door de software herkend. Medewerker-nr (evt. via voorblad) wordt herkend, alsmede het soort document

2

Na controle komen de documenten automatisch beschikbaar in HR-systeem / DMS3

Overzicht van de oplossing

GRIP

Kosten-besparing Snelheid

Structuur en uniformiteit

Lagereadministratiev

e last

Eenvoud

Zoeken =

vinden

Veiligheid

Dit levert het u op

Hoge toename productiviteit medewerkers P&O afdeling Personeelsdossiers digitaal centraal opgeslagen Razendsnelle doorstroom van personeelsdocumenten Dossiers altijd actueel Dossiers zonder zoektijd toegankelijk Schaduwdossiers overbodig Uniformiteit in opslag Sneller reageren op vragen van managers en derden Besparing archiefkosten en -ruimte Verlaging afdruk en vervoerskosten Milieuvriendelijker verloop documentprocessen

Conclusies na digitaliseringBij een grote supermarktketen