De 8 BI-groeisignalen voor managers – Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 2

Deze blog is onderdeel van de themareeks ‘Management & BI’. De themareeks is bedoeld voor

managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan alleen de essentie in

begrijpelijke taal en zonder alle technische termen en hypes.

Om de hele organisatie te kunnen voorzien van goede managementinformatie heb je inmiddels

een zeer uitgebreide en uiterst professionele BI-omgeving opgezet: het ‘Enterprise Data

Warehouse (EDW)’. Hierin heb je alle BI-omgevingen en hun data warehouses geïntegreerd.

Alles in één enkel data warehouse in één enkele BI-omgeving. Alle bedrijfsdata binnen jouw

organisatie wordt realtime als brondata in jouw EDW geladen. Er is geen enkele verwarring over

terminologie, want het Enterprise Datamodel (EDM) definieert alle begrippen en relateert alle

data aan elkaar. Je kunt makkelijk nieuwe dashboards maken, want alle bedrijfsdata is toch al

beschikbaar gemaakt in het EDW. Wat kan hier nog misgaan?

Schets van de huidige BI-oplossing

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 3

Je hebt één uitgebreide, constant data-verwerkende BI-omgeving gebaseerd op één

bedrijfsbreed datamodel waarin al jouw bedrijfsdata direct na hun ontstaan in de primaire

bedrijfsapplicaties, wordt opgeslagen. Om nieuwe bedrijfsdata direct te kunnen verwerken loopt

er een robuust 24/7-uurs datalogistiek proces. Omdat dit proces volledig automatisch verloopt,

heb je alle maatregelen genomen om die brondata kwalitatief zo goed mogelijk te maken. Je

hebt data stewards rondlopen die de bedrijfsdata inhoudelijk van haver tot gort kennen en met

data profiling tools de stroom brondata constant in de gaten houden. Je hebt service level

managers die door middel van data-SLA’s uitgebreide afspraken hebben gemaakt met de

brondata-leveranciers over de constante stroom van brondata uit hun primaire

bedrijfsapplicaties. Elke wijziging in brondata wordt ruim van tevoren doorgegeven zodat de

dataverwerking binnen jouw EDW gelijktijdig met de verandering in de bedrijfsapplicatie kan

worden aangepast. Je hebt ervaren data-modelers die het enterprise datamodel adequaat

onderhouden. Want het model is de spil van de informatievoorziening voor de organisatie omdat

dit een (near) realtime adequate weergave is van de situatie van het hele bedrijf.

Gebruikers aan de voorkant

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 4

Aan de front-end van jouw BI-omgeving wordt dankbaar gebruik gemaakt van jouw EDW.

Periodieke standaardrapporten en dataleveringen aan informatie-afnemers worden door jouw BI-

ontwikkelaars gebouwd en onderhouden. Je hebt moderne selfservice front-end BI-tools

waarmee complexe dashboards en data-analyses kunnen worden uitgevoerd door kundige

informatiewerkers, maar ook jouw managers kunnen zelfstandig eigen ad-hoc dashboards

maken als zij die voor hun besluitvorming nodig hebben. Om alle afnemers van

managementinformatie te voorzien worden expliciete afspraken met hen gemaakt in de vorm

van informatie-SLA’s door jouw service level managers. Hierin staat wanneer, hoe vaak en met

welke kwaliteit managementinformatie wordt opgeleverd. Terwijl bij realtime dashboards

afspraken zijn vastgelegd over openstellingstijden, beschikbaarheid, uitwijk en data-recovery.

Besluitvorming op basis van jouw BI-omgeving

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 5

Je kunt je met een dergelijke opzet op de schouders kloppen, want je hebt een enorme klus

geklaard. Het EDW is niet alleen technisch complex vanwege de constant lopende stroom van

brondata, maar vooral door de uiterst professionele BI-organisatie die daarvoor nodig is én het

complete vertrouwen en draagvlak van de hele organisatie in jouw BI-omgeving. Deze heeft zich

immers afhankelijk van de BI-omgeving gemaakt voor alle managementinformatie. Je kunt nu

de voordelen plukken van een volledig transparante en van boven tot beneden geheel

consistente besluitvorming.

Het EDW kent echter ook een aantal expliciete signalen waaruit blijkt dat verdere uitbreiding of

juist terugval noodzakelijk is. Laten we daar eens naar kijken.

Waar gaat het mis?

• De signalen die aanduiden dat er iets mis is in jouw Enterprise Data Warehouse, zijn:

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 6

• Ook al kun je nu veel sneller en beter geïnformeerd besluiten nemen, het blijkt dat het

doorvoeren van die besluiten in de organisatie steeds meer tijd inneemt. Met andere

woorden: de veranderbaarheid van de organisatie neemt af.

• De wachtrij voor het loket van de gecentraliseerde BI-ontwikkeling voor het maken van

nieuwe managementinformatie (MI) of het doorvoeren van aanpassingen aan de MI wordt

steeds langer. Managers voelen zich achtergesteld, gaan klagen en zoeken naar

alternatieven voor hun MI. Je ziet in dit soort situaties ook al heel snel allerlei parallelle

paden ontstaan, waarbij kleinere ‘tijdelijke’ BI-omgevingen veel sneller (maar niet goed

geborgd) MI opleveren.

• Vanuit de organisatie neemt het aantal wensen rond het doorvoeren van data-

synchronisatie over de hele organisatie van bepaalde belangrijke sleuteldata (‘master data’

zoals klant, product, locatie) toe.

Afnemende veranderbaarheid

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 7

Het grote voordeel van een EDW is de eenduidigheid van de voor MI gebruikte data. Maar dat is

gelijk ook het grote nadeel, want het bewaren van die eenduidigheid betekent dat het datamodel

constant onderhouden moet worden. Het model moet een correcte weergave blijven van de

bedrijfsactiviteiten. Als deze activiteiten veranderen, moet het model worden aangepast. Dat

moet gebeuren voordat de verandering wordt doorgevoerd, anders klopt je

managementinformatie niet met de werkelijkheid. Dit fenomeen speelde al bij het centrale data

warehouse, maar doet dat in nog veel sterkere mate in het EDW. Dit komt omdat het EDW - in

tegenstelling tot het centraal dwh - alle bedrijfsdata bevat in plaats van een selectie van de

brondata die nodig is voor de vigerende behoefte aan MI. Door het realtime karakter van het

EDW, moet het EDW uitgaan van opslag van alle bedrijfsdata. Anders leidt elke MI-wijziging tot

een verstoring van de realtime datalogistiek, hetgeen het EDW tot een knarsende stilstand zou

forceren. Bij realtime data warehouses is de loskoppeling van alle processen rond het laden van

het data warehouse en die rond het gebruik van de data in het dwh, binnen

managementinformatie onontbeerlijk.

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 8

Als het je niet lukt om het centrale datamodel en de realtime datastromen snel genoeg met jouw

organisatie mee te laten veranderen, zal jouw organisatie moeten wachten met doorvoeren van

een verandering tot de BI-omgeving ook klaarstaat voor de wijziging. Dat kan in een

beweeglijke markt tot competitieve nadelen leiden die niet acceptabel zijn.

Een stapje terug?

In deze situatie moet je overwegen om een stapje terug te doen en het enterprise datamodel te

splitsen naar disciplines (marketing, finance, operations) waarmee je feitelijk op een – eventueel

realtime - vorm van het ‘consoliderend’ model van BI-omgevingen komt. Dit is geen brevet van

onvermogen! Een BI-omgeving werkt optimaal als hij goed aansluit bij de eisen van de

organisatie, niet als hij technisch vooruitstrevend is. Elk type BI-omgeving kent nu eenmaal

specifieke voor- en nadelen. Kijk goed wat bij jouw organisatie past of laat je adviseren door een

ervaren BI-architect. Gebruik voor een eerste indicatie eens onze BI-IntroScan. Die geeft je

direct een eerste indruk in welke BI-omgeving bij jou past.

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 9

Wachtrijen voor BI-ontwikkeling

Toenemende wachtrijen voor jouw BI-omgeving voor het doorvoeren van vernieuwingen of

aanpassingen, duiden op een te hoge druk op je centrale BI-ontwikkelteam. Meer capaciteit in

parallelle ontwikkelstraten aanbrengen of verhoging van het aantal SCRUM-teams werkt slechts

tot op de zekere hoogte. De centrale BI-omgeving is de bottleneck. Op een bepaald moment

gaan de mensen die eraan willen sleutelen, elkaar daar in de weg lopen. Het wordt dan

onvermijdelijk om de BI-ontwikkeling te decentraliseren. Om dat mogelijk te maken moet het

EDW naar een volgende groeifase gebracht worden, namelijk ‘service oriented BI’. Maar

daarover zodirect meer, want het volgende groeisignaal wijst ook op een eventuele groei naar

service oriëntatie.

Master Data Management

Eigenlijk vormt jouw EDW een goede weergave van de werkelijkheid, omdat alle bedrijfsdata

erin is samengebracht. De data zijn onderling consistent in verband gebracht, waarbij

inconsistenties tussen data uit meerdere primaire bedrijfsapplicaties zijn opgelost. Het kan

voorkomen dat het EDW de enige plek is met volledig consistente data. Je kunt dan al snel

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 10

verwachten dat jouw managers gaan vragen of het EDW die consistent gemaakte data niet kan

terugvoeren in de bedrijfsapplicaties. Zo kunnen onderlinge verschillen tussen data in de

primaire bedrijfssystemen worden recht getrokken. De grootste pijnpunten liggen meestal in

veelgebruikte data zoals klanten, producten en locaties. Deze data wordt daarom vaak ‘Master

Data’ genoemd en het consistent maken van die data ‘Master Data Management (MDM)’. Om dit

goed te kunnen doen, moet het EDW een constante stroom van berichten rond consistentie-

correcties gaan publiceren. Ook hierbij komt service oriëntatie om de hoek kijken.

Next Steps

Als laatste stap in de groei van BI-omgevingen naar de meest uitgebreide vorm gaan we het

EDW geschikt maken voor service oriëntatie. We noemen een dergelijke aanpak ‘service oriented

BI’. Hierbij gaan we ‘services’ definiëren voor zowel de centrale data (data-services) als delen

van de managementinformatie (informatie-services). Deze services worden middels ‘service

calls’ via een message-infrastructuur (een ‘Enterprise Service Bus’ of ‘ESB’) ter beschikking

gesteld aan de rest van de organisatie.

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 11

Ontlasten van de wachtrijen

Dat betekent dat de ontwikkeling van dashboards en rapportages gedecentraliseerd kan worden

naar de gebruikersafdelingen met hun managers. De gebuikersafdelingen kennen een eigen BI-

team van ontwikkelaars (informatiewerkers) die met hun selfservice BI-tools de information-

services gebruiken om dashboards samen te stellen. Hiermee wordt het ontwikkelteam van het

centrale EDW sterk ontlast, hetgeen de ontstane wachtrijen ontlast.

Altijd up-to-date informatie

Tevens kunnen de data-services gebruikt worden om de laatste status van objecten als klant,

product of locatie door te geven aan alle primaire gebruikersapplicaties. De data-services hebben

dan meestal een publish & subscribe karakter. Het EDW publiceert de laatste versie van een

object als ‘klant’ en alle bedrijfsapplicaties die ook een versie van het klant-object hebben

kunnen hierop worden geabonneerd. Zo kunnen zij hun registratie updaten naar de laatste

versie, ongeacht waar in de organisatie die update is ontstaan. Hiermee heb je een goede

aanpak voor je MDM-probleem beschikbaar.

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 12

Ruwe data

De data-services kunnen daarnaast gebruikt worden voor analisten die liever met de ruwe data

werken, dan met afgeleide managementinformatie.

Service Oriented Business Intelligence

Service Oriented BI is de meest uitgebreide opzet voor een BI-omgeving. Naast de forse eisen

die een EDW kent, moet je nu ook services definiëren en onderhouden, je moet een goede

messaging infrastructuur (ESB) maken en je moet de bedrijfsapplicaties geschikt maken om met

die services te kunnen werken. Nieuwe taken, rollen en verantwoordelijkheden, procedures,

werkafspraken en tools zijn hierbij nodig.

De BI-IntroScan

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 13

We zijn toegekomen aan de achtste en laatste blog in deze reeks. In de reeks hebben we allerlei

BI-situaties geschetst en aangegeven wat de signalen binnen een dergelijke situatie zijn, waaruit

je kunt afleiden dat je actie moet ondernemen. Dat kan een groei-actie zijn door jouw BI-

oplossing uit te breiden, maar kan ook duiden op een overweging om een minder complexe BI-

oplossing na te streven.

Uiteindelijk kent elk kopje een schoteltje. Er is geen beste BI-oplossing voor alle organisaties.

Een BI-oplossing is optimaal als hij goed aansluit bij jouw eisen en wensen (en dus ook niet

onnodig complex is) en past bij jouw type organisatie en cultuur.

Welke BI-oplossing bij jouw situatie en organisatie past, kan een van onze ervaren architecten

voor je uitzoeken. Wil je alvast een indicatie, lees dan de User Guide voor onze BI-IntroScan.

Daarin lees je wat onze BI-IntroScan voor je kan betekenen, welke resultaten je kunt

verwachten en een toelichting op het gebruik van de resultaten. Voer daarna eens geheel

vrijblijvend onze gratis BI-IntroScan uit. Deze is direct online te gebruiken en genereert direct

een rapport over welke BI-omgeving het best bij jou past.

De 8 BI-groeisignalen voor managers - Situatie 8: Enterprise Dwh (EDW)

Pg, 14

Wil je meer informatie? Neem dan een kijkje op ons blog.