Workshop

Tijd- en Plaatsonafhankelijk Werken

Gemakkelijker gezegd dan gedaan

Ruud.Janssen@novay.nl

aanleiding voor deze workshop

• project: Het Nieuwe Werken bij de Rijksoverheid: Ervaringen uit de Praktijk

(januari 2010 – februari 2011)

• opdrachtgever: Dorinda Hovestadt

(lid Directieteam Organisatie- en Personeelsbeleid Rijk)

• wat kunnen we leren van de initiatieven en pilots met HNW bij de Rijksoverheid?

• wat werkt wel en wat werkt niet om de Rijksoverheid “slimmer” te laten werken?

aanleiding voor deze workshop

• fase 1: “landkaart” van HNW-pilots

• fase 2: verdiepend onderzoek

• Yammer

• tijd- en plaatsonafhankelijk werken

• leidinggeven door middenmanagement

• BZK zal nader communiceren over de specifieke projectresultaten

de uitdagingen van

tijd- en plaatsonafhankelijk werken

het is gemakkelijker gezegd dan gedaan:

• welke vaardigheden moeten mensen ontwikkelen om

thuis, onderweg, of in een flexkantoor effectief te kunnen

werken?

• hoe maak je tijd- en plaatsonafhankelijk werken binnen

een afdeling uitvoerbaar? wat moet er dan anders, en

hoe?

• hoe kun je als individu en als afdeling daadwerkelijk de

vruchten plukken van deze manier van werken?

een groeipad voor tijd- en

plaatsonafhankelijk werken

fase 4: professionalisering van secundaire processen

→ aandacht voor samenwerken (activiteitsgebaseerde werkplekken op kantoor, virtuele samenwerkruimtes)

→ aandacht voor kennisdelen en teamcohesie (informele kennissessies, inzet van sociale media)

fase 3: professionalisering van het primaire proces

→ aandacht voor digitale vaardigheden en persoonlijke effectiviteit

→ resultaatsturing (declarabele uren, klanttevredenheid, bijdrage aan teamdoelstellingen)

fase 2: opschalen

→ er wordt op grotere schaal mobiel en thuis gewerkt

→ invoering van flexplekken, vaak vanwege kostenbesparing

→ invoering van terugkomdagen voor betere interne afstemming

fase 1: mogelijk maken

→ thuis-pc of laptop, mobieltje, toegang op afstand

→ individuele afspraken over thuiswerken en aanwezigheid

→ manier van werken en aansturen verandert niet wezenlijk

combineren

werk en privé

geconcentreerder

werken

tevredener

werknemers

kostenbesparing

productiever

klantgerichter

slagvaardiger

innovatiever

deskundiger

toekomstgerichter

flexibeler

welke middelen zijn belangrijk voor

tijd- en plaatsonafhankelijk werken?

fysieke werkomgeving

flexplekken

aanlandplekken

activiteitgebaseerd werkeninformele ruimtes

goed gastheerschap

ICT en applicaties

sociale media

toegang op afstand

laptop abonnementen

instant messaging

smartphone

samenwerkruimtesorganisatie

thuiswerkafspraken

sturen op afstand

manier van werken

kennisdeelsessies

terugkomdagen

bereikbare collega’s en leidinggevenden

telefonisch vergaderen

training persoonlijke effectiviteit

eerste interactief deel:

het afdelingsperspectief

bespreek onderling in groepjes:

• waar staat jouw afdeling in het groeipad?

• welke middelen worden er in jouw afdeling ingezet?

• waar wil je naartoe (welke vruchten wil je plukken)?

• zijn doelen en middelen in balans?

uitdagingen voor de ambtenaar

van de toekomst

in sync

hoe blijf je op de hoogte van wat er speelt in de afdeling?

hoe weet je waar je collega’s mee bezig zijn?

→ overlegmomenten zijn schaarser, ad hoc gedeelde kennis en informatie wordt gemist

in touch

hoe bouw je een band op met je collega’s?

hoe voel je je verbonden met de afdeling?

→ face-to-face contact is schaarser en contact via email en telefoon is zakelijker

in control

hoe organiseer je je werk autonoom en effectief?

hoe benut je de voordelen van nieuwe middelen en media?

→ communicatie verloopt asynchroner en informatie is meer gefragmenteerd

→ er wordt een groot beroep gedaan op digitale vaardigheden en persoonlijke effectiviteit

in flow

hoe creëer je de juiste omstandigheden voor werk dat concentratie of inspiratie vereist?

→ de mobiele werkplek is vaak verre van optimaal

→ er moet weerstand worden geboden aan de druk om altijd bereikbaar te zijn

tweede interactief deel:

het persoonlijke perspectief

bespreek onderling in groepjes:

• herken je de uitdagingen? hoe ga je ermee om?

• welke vaardigheden heb je nodig? kun je ze aanleren? hoe?

• map de middelen in jouw afdeling op de uitdagingen; zijn er blinde vlekken?

• kijk waar (in welke stadium) de medewerker zich bevindt

• ieder stadium heeft zijn eigen passende maatregelen om iemand aan te moedigen

(of juist te ontmoedigen!) om door te groeien naar het volgende

tot slot

unaware aware curious envision tryout use sustain

aanmoedigen

ontmoedigen

gebaseerd op:

Dormant (1997). Planning change: past, present, future.

In: Kaufman, Thiagarajan, en MacGillis, The Guidebook for Performance Improvement

San Francisco: Pfeiffer.