Compliance. Bent u in control? Kennisbijeenkomst NNK, 19 November 2013 Jan Willem de Jager,

www.kwa.nl 19 april 2023 - 1

Compliance.Bent u in control?

Kennisbijeenkomst NNK,19 November 2013

Jan Willem de Jager, KWA Bedrijfsadviseurs

www.kwa.nl

Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen

Nieuwsberichten

19 November 2013

www.kwa.nl


Wat is Compliance?

Wat verstaan we onder Compliance?

Wanneer bent u in Compliance?

Wie vindt/denkt dat zijn/haar organisatie 100% in Compliance is?

www.kwa.nl


Definitie van Compliance

Compliance =

Aantoonbaar voldoen aan/naleven van verplichtingen.

Compliancemanagement =Intern(e) beheersing(systeem) dat een organisatie onder eigen verantwoordelijkheid opzet ter voorkoming van onrechtmatig handelen binnen die organisatieOftewelHet zorgen dat de organisatie gestructureerd alles aantoonbaar onder controle heeft?

www.kwa.nl


Compliance en de kwaliteitsdeskundige

Resultaat online Compliance scan over 50 organisaties.

Commitment tot naleving

Identificeren verplichtingen (o.a. wet- en regelgeving)

Vertalen van eisen uit wet- en regelgev-ing'

Borgen van de uitvoering

Eigen beoordeling van naleving

Interne audits

Beoordeling resultaat door directie

Relatie overige delen managementsys-teem

Cultuur en gedrag (praktijk)

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

www.kwa.nl


KennismakingCarrière en Compliance

19 November 2013

Architecten-bureau JSa

Jan Willem de Jager06 10 92 24 72

[email protected]

www.kwa.nl



19 November 2013

Strukton Civiel


[email protected]

www.kwa.nl



19 November 2013

Coentunnel


[email protected]

www.kwa.nl



19 November 2013

KWA Bedrijfs-adviseurs


[email protected]

www.kwa.nl



19 November 2013


[email protected]

SYSTEEM GERICHT

www.kwa.nl


KennismakingJeugd en Compliance

19 November 2013


[email protected]

Karakter

www.kwa.nl



19 November 2013


[email protected]

Opvoeding

www.kwa.nl



19 November 2013


[email protected]

Omgeving

www.kwa.nl



19 November 2013


[email protected]

BEPAALD HET GEDRAG

www.kwa.nl


Waarom Compliance?Compliancerisico’s

Formele risico’s (hard) Integriteitsrisico’s (zacht)

OrganisatieniveauNaleving van

Discontinuïteit bedrijfReputatieverliesFinancieel verliesMaterieel verlies

Onjuiste normen en waardenOnwenselijke communicatieOnjuist voorbeeldgedrag

Individueel niveauInteger handelen

Discontinuïteit arbeidsrelatieArbeidsrechtelijke sanctiesVerlies van gezondheid

Onwerkbare cultuurOngewenst gedragGeen acceptatie in de groep

www.kwa.nl


Waarom Compliance?Compliance-kansen

Positief imago

Transparantie

Verbeterde relatie met stakeholders

(Concurrentie voorsprong)

Duurzame bedrijfsvoering

www.kwa.nl


Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen

Voorbeelden van verplichtingen: Wet- en Regelgeving (NEN)normen Keurmerken Convenanten Interne regels Productkwaliteit Klantvereisten Afspraken met (externe) stakeholders Beloften Etc.

In verplichtingen worden vereisten op een ‘gestructureerde’ wijze opgesomd.

www.kwa.nl


Eisen: Processen Product Activiteit Grondstoffen Leveranciers Gebouwen/infrastructuur Installaties


Eis = behoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is.

www.kwa.nl


Aantonen = verificatie (zie ISO 9000)Bevestiging dat aan gespecificeerde eisen is voldaan door het verschaffen van gegevens die het bestaan of de waarheid van iets onderbouwen. Soorten, bijvoorbeeld:

‒ Keuring

‒ Observatie

‒ Meting

‒ Monitoring

‒ Inspectie

‒ Beproeving

‒ Beoordeling

‒ Auditen


Kijken welke verificatiemethode passend is bij het aantonen van de soort vereiste.

www.kwa.nl


Fase:

‒ Ontwerp

‒ Bouw

‒ Ingebruikname

‒ Gebruik

‒ Onderhoud

‒ Sloop

Frequentie, op basis van:

‒ Statische technieken

‒ Klasse

‒ Risico’s voor bedrijf/omgeving

‒ Analyse/evaluatie resultaten


www.kwa.nl


Beheer van: Documenten Registraties Configuratie

Is de informatie: Betrouwbaar Traceerbaar Identificeerbaar Houdbaar Toegankelijk


www.kwa.nl


Omgaan met afwijkingen (voldoet niet aan de eis): Correctie → actie om de afwijking weg te nemen:

‒ Herbewerking → voldoet alsnog aan eis.

‒ Herclassificatie → voldoet aan een lagere eis.

‒ Reparatie → voldoet opnieuw aan de eis.

‒ Concessie → eis aanpassen, waardoor het wel voldoet.

‒ Tot afval bestempelen → voldoet niet aan de eis.

Wijzigingen (de eis of scope verandert) Verbetering (de werkwijze verandert) Maatregelen (actie die genomen moet worden om te voldoen)


www.kwa.nl


Maa

treg

elen

www.kwa.nl


Validatie = nagaan of het gerealiseerde product voldoet aan de behoeften van de klant. Soorten:

‒ Demonstratie

‒ Test

‒ Simulatie

‒ Prototype

‒ Eindoplevering met klant

‒ Certificatie Kwaliteit Klanttevredenheid


Verwacht

tevreden

GeleverdbetrouwbaarAfspraak

duid

elijk

Kwali-teit is

www.kwa.nl



Risico’s Formeel (systeemkant) Integriteit (gedragskant)

OrganisatieniveauNaleving van



Individueel niveauInteger handelen



www.kwa.nl


19 November 2013

ComplianceTheorie over naleving

Nal

evin

g ve

rplic

htig

nen

-

+

Macht uitoefeningdoor autoriteit Vertrouwen

laten groeien in autoriteit

Geen naleving

- -

Gedwongennaleving

Vrijwilligenaleving

Bron: Kirchler’s model: Determinanten van

compliance afhankelijk van ‘macht van autoriteit’ en ‘vertrouwen in autoriteit’

Principieel verantwoor

-delijken

Calcu-leerders

Context gevoeligen

www.kwa.nl


19 November 2013

Bron: Muel Kaptein, KPMG Risk Consulting

ComplianceTheorie over regelgeving

Aan

tal i

ncid

ente

n

+-

-

+

Aantal regels

Het nut van gedragsregels

1. Helderheid2. Consistentie3. Efficiency4. Handhaving5. Drukken belang uit6. Geven ruimte

www.kwa.nl


19 November 2013

ComplianceTheorie over beïnvloeding organisatie

Aan

tal i

ncid

ente

n

1ste generatie kwaliteitszorg

-

+

Systeembenadering

Cultuurbedrijf

Resultaat =

Techniek +

Systeem +

Gedrag

- -

Technieken standaarden

2de generatie kwaliteitszorg

3de generatie kwaliteitszorg

www.kwa.nl


19 November 2013

ComplianceBeïnvloeding organisatie

Aan

tal i

ncid

ente

n

Patho-logisch

-

+

Systeembenadering

Gedrags-beïnvloeding

Reac-tief

Calcu-latief

Pro- actief

Gene-ratief

Resultaat = Techniek + Systeem + Gedrag

- - - - -

+

Naleving verplichtingen

www.kwa.nl


Complianceen de kwaliteitsdeskundige?

Relevantie: Steeds vaker geïntegreerde functie (QESH-breed) Steeds meer geïntegreerde management systemen (QESH) Maatschappelijke ontwikkeling - MVO/regelmaatschappij

Rol kwaliteitsdeskundige: Stakeholder manager/relatiebeheerder (goeroe) Interne controleur voor alle verplichtingen (politieagent) Lesgeven/instrueren/continu verbeteraar (vader) Waardevolle ondersteuner/interne adviseur (vakman)

COMPLEX?! GEEN TIJD!?HOE ORGANISEREN WE DIT

www.kwa.nl


Complianceen de rol van de kwaliteitsdeskundige?

Formele risico’s (hard) Integriteitsrisico’s (zacht)

Systeem-OrganisatieniveauNaleving



Individueel-team niveauInteger handelen



vakman

politieagent vader

goeroe

www.kwa.nl


Rol kwaliteitsmanagerAls goeroe

Waarom Compliance?

Verplichting (wettelijk, interne organisatie)

Continuïteit/imago/ winstverwachting

Continue verbetering ‘Morele plicht’ Innerlijke drang

Gevolg…

Demotiverend

Eigenbelang

Calculerend

Motiverend

Passie

dood

leven

Motivatie van binnen uit

www.kwa.nl


Rol kwaliteitsdeskundigeAls politieagent

19 November 2013

Gerechtvaardigd vertrouwen

www.kwa.nl


19 November 2013

19 april 2023 - 38

Randvoorwaarden scheppen Compliance van verplichtingen Organiseren borging Procedures en werkinstructies Adequate hulpmiddelen Afspraken met derden Inzicht in QESH aspecten Analyses, studies , trendanalyse en

meldingen Management of Change (MOC) Statistische procescontrol Sig Sigma / 5S / etc. Controle naleving

Rol kwaliteitsmanagerAls vakman

www.kwa.nl


19 November 2013

Team Bewustzijn team Communicatie,

collegiale betrokkenheid

Waarden systeem Collegiaal

aanspreken op Empowerment Training Organiseren

feedback

Individu Communicatie met

direct leidinggevende

Mindfull practices Vertrouwen,

leidinggevende, collega

Werkdruk Job-tevredenheid Nakomen van

regels Participatie Empowerment

Rol kwaliteitsmanagerAls ‘vader’

Organisatie Veiligheidsklimaat Management

commitment Management prioriteit Organisatie

communicatie Organisatie

participatie Organisatie support Managementklimaat Golden rules Definiëren KPI’s op

alle niveaus

www.kwa.nl


ComplianceOpdracht

19 November 2013

www.kwa.nl


CompliancemanagementHoe organiseer je het?

19 November 2013

Hulpmiddelen: Richtlijn Compliance (ISO 18386) -

in ontwikkeling Richtlijn Risicomanagement (ISO

31000) Verbeteren gedrag (NTA 8544) Model systeemgericht toezicht

(uitgave LAT) ISO 15288:2008 Systems and

software engineering - System life cycle processes

www.kwa.nl


CompliancemanagementWerkwijze KWA

Voorwaarden: Eenduidige visie en wijze van structureren. Eerst organiseren, dan automatiseren. Stapsgewijs verbeteren: ‘geen revolutie, maar evolutie’. Voldoen aan de scope. Passend bij de organisatie. Pilot. Actueel. Communicatie (intern en extern). Effectief ingericht. Resultaat: aantoonbaarheid.

www.kwa.nl


CompliancemanagementVisie KWA

19 November 2013

1.Vision

2.Plan

3.Do

4.Check

5.Analyse

6.Act

www.kwa.nl


CompliancemanagementVoorbeelden van borging

19 November 2013

BeleidManagementplanRisicoanalyseDoelstelling

PlanningTemplateWerkinstructieOverleg

Jaarplan/-ningProcedureFunctieprofielInformatie

MeldingRegistratieRapportVerslag

MetingRondgangVragenlijstInterview

DossierPortfolioAnalyseRapportage1.

Vision

2.Plan

3.Do

4.Check

5.Analyse

6.Act

www.kwa.nl


Compliance in 6 stappenVisie KWA - Detail

19 November 2013

1.Vision

2.Plan

3.Do

4.Check

5.Analys

e

6.Act

www.kwa.nl


Compliance in 6 stappenVisie KWA - Globaal

www.kwa.nl


Praktijkvoorbeelden

www.kwa.nl


Praktijkvoorbeelden

Aspectenregister

Register verplichtingen

Risico Analyse

Plan van AanpakFiltering

www.kwa.nl


Praktijkvoorbeelden

Processen

- Autorisator- Actienemer- Archiveren

- Controleur- Producent

- Autorisator- Actienemer- Archiveren

- Controleur- Producent

Informatiedrager

Bevoegdheden:

Minimale inhoud:

Vereisten:Prestatie indicatoren:

Informatiedrager

Bevoegdheden:

Minimale inhoud:

Vereisten:Prestatie indicatoren:

Specificatieinformatie

TemplatesProcedures

Borgingsmatrix

Beheerstaken per functie/persoon, en/of

Keuring, inspectie, meting/monitoren, en/of

Technische voorzieningen, en/of

(Preventief) onderhoud (OMS), en/of

Controlelijsten, en/of

Procedures / instructies, en/of

Observatierondes, en/of

Competenties, en/of

Uitbesteding (contractormanagement), en/of

Rapportage (controle achteraf)

Overig

Borgingsmatrix

Werkinstructies Functieprofiel

Takenlijst per persoon / functie

www.kwa.nl


Praktijkvoorbeelden

www.kwa.nl


Praktijkvoorbeelden

Interview / controle /inspecties / rapportages

> 1mnd < 15 dagen< 3 dagen

nr datumaudit-team geaud.

norm/ proc. bevinding maatregel door voor

akkoord d.d. C N

CVP co

rrec

corm

apr

ev

06-18 3-11 studs IHAKAM/ AO-IC

Reparaties aan de wagen worden niet allemaal geregistreerd. Wat wel wordt geregistreerd, komt op 1 formulier voor alle wagens. Servicerapporten van de wagens worden ook niet altijd afgegeven.

Formulier is weer in gebruik. Registratieprogramma wordt uitgezocht

MV 1-04-07

07-15 9-12MO/ MS

GvdG IHAEr zijn afspraken over de werkwijze bij pech of aanrijdingen met voertuigen in de route. Dit ontbreekt in de procedure

Zit nu in automap in geplastificeerde versie en deels in arbeidsreglement. Naast elkaar leggen ter vergelijking en opnemen in GRIP

MV 1-07-07 1-1

soort maat-regel4 juni 2012

soort bevin-ding

Audits Self-assessments

www.kwa.nl


Praktijkvoorbeelden

Analyses / PI’sKwartaal/jaarverslag,

rapportagesReview

www.kwa.nl


Eindresultaat

Concreet, praktisch, efficiënt, effectiefen taakgericht managementsysteem,

met de verplichtingen en nalevingstaken neergelegd ‘in de lijn’.

www.kwa.nl


ComplianceKWA diensten en producten

19 November 2013

MakeClear abonnement

Maatregelmatrix

Interpreteren en labelen vereisten

Automatisering met MakeOnline

Aspectenanalyse

MakeProof Bedrijfsscan op normen en W&R

Verplichtingen

www.kwa.nl


Vragen?

19 November 2013

Link naar zelfevaluatie Compliancemanagement (online scan):https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dFItdEZlUjJWLUVsTHVZbWhzcW5fY2c6MA

Jan Willem de Jagersenior adviseur

KWA bedrijfsadviseurs06 – 109 22 [email protected]

https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dFItdEZlUjJWLUVsTHVZbWhzcW5fY2c6MA

https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dFItdEZlUjJWLUVsTHVZbWhzcW5fY2c6MA

mailto:[email protected]

Compliance. Bent u in control? Kennisbijeenkomst NNK, 19 November 2013 Jan Willem de Jager,

Documents

Transcript of Compliance. Bent u in control? Kennisbijeenkomst NNK, 19 November 2013 Jan Willem de Jager,