Communicatie naar klanten:diverse media, één verhaal.

2

Wie zijn we?Voor wie werken we?Hoe communiceren we?

Zender Medium OntvangerBoodschap

Aangevinkt = dit of vorig jaar opgestart

In de presentatie behandelen we enkel de kanalen die we inzetten voor communicatie met klanten.

Wie zijn we?

70.000

5 1 2 3 4 5

Digitale mediatheek

1 Algemene dienstOnderwijs- en studentenbeleid Communicatie | ICT

13.0001.000

515

52 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 141 15

5

1 2 43

4

3. Externen, oud-studenten, werkveld,…

2. Studenten en medewerkers associatie UGentCVO…

Wie willen we bereiken?

Niet op Arteveldehogeschool

1. Studenten en medewerkers Ahs

Doelgroep: ruim – divers – moeilijk af te bakenen

Arteveldehogeschool

5

Hoe communiceert de organisatie?Hoe communiceert de mediatheek?

Leeromgeving Website Intranet

Open

Breed

6

De mediatheek communiceert niet meer via de leeromgeving.

De mediatheek zet in op open en brede communicatie via open

platformen.

Intranet: voor informatie die we niet publiek mogen maken (bvb.

logingegevens e-collectie)

Opleiding

Shift happens: the wave of change

Sociale media

Mediatheek

Hogeschool

Doelgroep

Experiment

Informatiesector

7

Maatschappelijke veranderingen: millenniumstudent, anders omgaan met

informatie, sociale media, digitalisering, nieuwe rollen voor mediatheek binnen een organisatie

Veranderingen binnen de organisatie: diensthoofd, veranderingstrajecten, verhuis

opleiding, nieuwe leeromgeving, nieuwe website, nieuw intranet

Veranderings-processen creëren

ruimte om te experimenteren!

Media en communicatiekanalen zijn geen doel op zich,

maar middelen om een doel te bereiken.

8

Wat willen we?

De mediatheek als ‘converserende dienst‘,in dialoog met- organisatie - klanten - professionele netwerk

Beleidsplan 2011-2015Presenteren van een rijk, coherent en doelgroepengericht informatieaanbod op de website en op Dinar/Sharepoint.

9

Klantgerichte communicatie

10

Wat Online publiceren van documenten. Gratis via www.calameo.com

Vervangt Documenten die op website / intranet gepubliceerd werden.

Waarvoor Publicatie van: jaarkalenders – zoekwijzers [spelmateriaal] – brochures met mediatheekinfo

Mogelijkheden Uploaden tot 100 MB/document – onbeperkt aantal documenten – verschillende weergaven: bladeren, scrollen, - in- en uitzoomen – bookmarks in document – statistieken - widget

11

1 medewerker maakt een account aan.

Hoe hebben we het aangepakt?

1 medewerker staat in voor het omzetten naar PDF-formaat en uploaden van de documenten.

Iedereen kan documenten aanleveren. Ze worden bewaard en geactualiseerd op een gemeenschappelijke folder. Updates vervangen het oorspronkelijke document. Links blijven behouden.

Integratie Links op website en op intranet.

Bereik Publiek.7 documenten. 1.366 views.

12

Wat Online notaboek. Gratis via http://evernote.com/

Vervangt -

Waarvoor Delen van links naar online documenten [online lezen, kijken, luisteren]voor professionele informatie: bvb. artikels over tablets) voor publiek gebruik: bvb. artikels voor een bepaald vakgebied

Mogelijkheden Mappen maken per onderwerp – Map publiek maken – Artikel uit map delen / doorsturenZoekfunctie (tags) Synchronisatie (pc – tablet – smartphone) Map delen met personen, met rechten om samen te bewerken

114

1 medewerker maakt een persoonlijk account aan.

Hoe hebben we het aangepakt?

Interessante links worden via Feedly op Evernote geplaatst, in een gedeeld notaboek.

De links naar de notaboeken kunnen via diverse kanalen gepubliceerd of verspreid worden.

Integratie Links op website [Weebly] en communicatie via attenderingsberichten.Mogelijke integratie in leeromgeving.

Bereik Publiek.12 mappen. 109 links.

14

Wat Gemeenschappelijke Facebookgroep. Gratis via http://nl-nl.facebook.com/

Vervangt Bestaande Facebookpagina van één mediatheek.

Waarvoor Directe communicatie van de mediatheek: nieuws, actualiteit, evenementen, …

Mogelijkheden Liken – Berichten sturen - Statistieken - …

15

1 medewerker maakt een gemeenschappelijk account voor de mediatheken (bedrijfsaccount). Studenten worden hierbij betrokken (stageopdracht)

Hoe hebben we het aangepakt?

Een ploegje van drie medewerkers beheert de Facebookpagina. Alle medewerkers kunnen berichten aanleveren.

Centraal berichtenbeheer. Berichten kunnen gerecycleerd worden voor: aankondigingen op intranet, tweets, berichten in nieuwsbrieven, enz.

Integratie Links op website en intranet. Widget op website.Link via e-mail handtekening, nieuwsbrieven, …

Bereik Publiek via Facebook.226 likes.

Beheer via Hootsuite [gratis via www.hootsuite.com ]

16

Wat Versturen van korte berichten. Gratis via http://twitter.com/

Vervangt -

Waarvoor Aanvullend communicatiekanaal voor mediatheekberichten.

Mogelijkheden Liken – Retweeten

23

We maken geen eigen Twitteraccount aan, maar we sluiten ons aan bij het Twitteraccount van de hogeschool.

Hoe hebben we het aangepakt?

Suggesties voor berichten worden, via het communicatieteam van de mediatheek, naar de Twitterbeheerder gestuurd.

Studenten van IBW helpen hieraan mee.

Berichten van de mediatheek krijgen een specifieke hashtag.

Integratie Widget op website.

Bereik Publiek via Twitter. 2.462 tweets. 3.312 volgers.

Beheer via Hootsuite [gratis via www.hootsuite.com ]

24

Wat Delen van afbeeldingen + links. Gratis via http://www.pinterest.com/

Vervangt Diverse aanwinstenlijsten van de mediatheken.

Waarvoor Attendering van aanwinsten van de mediatheek.Attendering van onderwijsactualiteit.

Mogelijkheden Liken – Repinnen - Doorsturen

17

1 medewerker maakt een gemeenschappelijk account voor alle mediatheken. Gemeenschappelijke lay-out en tekst.

Hoe hebben we het aangepakt?

Korte instructie voor alle medewerkers.

Elke mediatheek maakt eigen borden. Alle medewerkers kunnen pinnen.

In Bidoc wordt een typebestand gemaakt voor export naar Pinterest.

Actualiteit: 1 medewerker pint door links te delen via Feedly.

Integratie Links op website en intranet. Widgets op website.Link via e-mail handtekening, nieuwsbrieven, …

Bereik Publiek, via Pinterest.115 borden. 2.642 pins. 358 volgers.

18

Wat Online publiceren van filmpjes. Gratis via http://vimeo.com/

Vervangt -

Waarvoor Promotie- en instructiefilmpjes van de mediatheek.

Mogelijkheden Liken – delen

19

1 medewerker maakt een gemeenschappelijk account voor alle mediatheken.

Hoe hebben we het aangepakt?

Op 1 vestigingsplaats is een laptop beschikbaar met de nodige software (Camtasia)

Iedereen kan filmpjes maken / laten maken.

Integratie Links op website. Integratie in de cursus ‘Informatievaardigheden’.[gemaakt in Captivate, i.s.m. HoGent, Ugent, HoWest en Erasmus]Mogelijkheid tot integratie in leeromgeving.

Bereik Publiek via Vimeo. 8 filmpjes. 1.384 views.

20

Wat Online websites maken. Gratis via http://www.weebly.com/

Vervangt -

Waarvoor Opleidings- en vakgroepgerichte informatie voor opleidingen dieop hun campus geen mediatheek meer hebben.

Mogelijkheden Blog – statistieken – gedeeld beheer

21

1 medewerker maakt een gemeenschappelijk account voor alle betrokken opleidingen.

Hoe hebben we het aangepakt?

Drie medewerkers hebben rechten om informatie toe te voegen.

Integratie Links op website en intranet. Link via e-mail handtekening, nieuwsbrieven, attenderingsberichten, …

Bereik Publiek. 11.516 views.

22

31

Overzicht 1: wat willen we

Attendering

Sociaal

Bundelen

Publiceren

Informatie delen op netwerken waar onze gebruikers actief zijn.

Attenderen: aanwinsten, onderwijsactualiteit

Informatie bundelen in functie van een specifieke opleiding.

Informatie publiceren als online folder / brochure.

32

Overzicht 2: hoe organiseren we het?

Attendering

Sociaal Communicatieteam

Bundelen BPS-team / Opleiding

PublicerenGemeenschappelijke

folder

Informatiestroom wordt door een beperkt team opgevolgd en gestuurd.

Tools inzetten om sociale media efficiënt te beheren.

Gegevens exporteren uit de catalogus.

Gegevens rechtstreeks delen vanuit een persoonlijke RSS-tool.

Algemeenstreven naar maximaal resultaat met minimum inspanning.- centraliseren waar nuttig- verbreden: meerdere medewerkers betrekken waar mogelijk- automatiseren: beheerstools inzetten waar mogelijk

33

Overzicht 3: welke kanalen?

Attendering

Sociaal Communicatieteam

Bundelen BPS-team / Opleiding

PublicerenGemeenschappelijke

folder

Voor alle kanalen geldt: de functie primeert op het medium. Voor elke functie zijn verschillende alternatieven mogelijk. Kies in functie van je doelen.

Voordeel van ‘open’ kanalen:

- Binnen de gebruikersgroep van sociale media krijgt je informatie een eigen dynamiek: liken, repinnen, retweeten, reageren, doorsturen, delen, …

- Input kan zowel vanuit de organisatie komen (mediatheek) als van persoonlijke netwerken van medewerkers

- Directe zichtbaarheid en permanente update. Je hoeft enkel de link naar het platform te communiceren.

- Interactief netwerkmodel vervangt het oude, rechtlijnige, vaak hiërarchish opgebouwde en sterk gestuurde communicatiemodel.

34

Overzicht 4: 2 basisplatformen

Attendering

Widget Link

Website Dinar

Sociaal Communicatieteam

WidgetLink /

Bericht

Bundelen BPS-team / Opleiding Link Link

[Widget] Link

[Link] [Link]

PublicerenGemeenschappelijke

folder

Belangrijk:

Alle informatie die je aanbiedt moet zichtbaar / aanklikbaar zijn op de basisplatformen van de organisatie: website en intranet, d.m.v.link of widget (=dynamisch, permanente update)

35

Overzicht 5: versterken +++Zet alle beschikbare communicatiekanalen in om je boodschap te versterken, te herhalen, te verspreiden, …

Links in e-mail handtekening

Informatie opnemen in cursus ‘Informatievaardigheden’ (o.a. Vimeo-filmpjes)

Aankondigingen op intranet.

Attenderingsberichten (via mail, naar studenten en werkveld)

Links in elektronische leeromgeving (via cursus van docenten, bvb. Naar cursus informatievaardigheden, aanwinsten, enz.

Berichten op elektronische valven.

Nieuwsbrieven van de organisatie of van opleidingen

Mediatheekapp, o.a. met integratie sociale media.

Onvervangbaar: rechtstreeks contact!

36

Overzicht

Attendering

Widget Link

Website Dinar +++

Sociaal Communicatieteam

WidgetLink /

Bericht

Bundelen BPS-team / Opleiding Link Link

[Widget] Link

[Link] [Link]

PublicerenGemeenschappelijke

folder

37

coherentdynamischgediversifieerdrelevantinteressantaantrekkelijkbetrouwbaarinteractief

Communicatie: één verhaal

Dank!

Wij kunnen het wel willen, maar uiteindelijk is het de gebruiker die bepaaltof hij het communicatieaanbod

vindt…

38

www.arteveldehogeschool.be