Bijlage B - Instructie Voorbereiding Hulpkaart Versie 1.0

8/7/2019 Bijlage B - Instructie Voorbereiding Hulpkaart Versie 1.0

1/13

Directie GEO

Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief

Instructie

Versie

1.0

Auteur(s)

Jan van Pijpen en Henk Veen


2/13


3/13

Versie Datum Recensent Opmerking

1.0 25 oktober 2006 Opmerkingen Marcel Schram verwerkt

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

2 van 12


4/13

Inhoudsopgave

1 Inleiding ...........................................................................................................................................................4

2 Voorbereiding ..................................................................................................................................................5

3 Uitzonderingen ................................................................................................................................................9

4 Bijlage 1: Statusformulier ............................................................................................................................12

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

3 van 12


5/13

1 Inleiding

Vanaf 2006 zal het hulpkaartarchief worden gedigitaliseerd middels scannen. Om het scanproces zo

ongestoord mogelijk te kunnen laten verlopen is het nodig voorbereidingen te treffen.

Meer nog dan in een analoge omgeving is het in een digitale omgeving belangrijk dat (digitaal) gearchiveerde

documenten ook weer teruggevonden kunnen worden. Het hebben van o.a. een goede index is een

voorwaarde om dit te kunnen. Tevens vereist een digitale omgeving een landelijke uniforme wijze van werken.

Voor de diverse uitzonderingen zal daarom een landelijke uniforme oplossing moeten worden bedacht.

Voordat met het daadwerkelijk scannen van het hulpkaartarchief kan worden begonnen, moeten in devoorbereiding de nodige (opschonings-)activiteiten worden uitgevoerd.

Uit onderzoek is gebleken dat in het archief meerdere typen uitzonderingen voor kunnen komen, zoals

verschillende formaten, lijst 78a en kwetsbaar materiaal.

Daarnaast zal het voorkomen dat perceelnummers, gemeente, sectie op de hulpkaart niet zijn ingevuld.

Een nauwkeurige en juiste voorbereiding en opschoning van het hulpkaartarchief is belangrijk. Fouten en

omissie kunnen later niet of moeilijk hersteld worden. Wanneer bijvoorbeeld een perceelnummer ontbreekt, is

deze later moeilijker, en in het ergste geval zelfs niet meer, nooit meer terug te vinden.

Uitgangspunt voor het digitaliseren van het hulpkaartarchief zijn de huidige werkprocessen, waarbij de

hulpkaart gebruikt wordt bij de filiatie.

De peildatum voor het scannen van de hulpkaarten ligt op 1 januari 2007. Na deze datum worden de

hulpkaarten vanuit het LKI-hoofdbestand aangemaakt. Voor de regio Zuid en Noordwest (gemeente

Amsterdam) wordt een latere peildatum gekozen. De overige vestigingen zullen de hulpkaarten van na 1-1-

2007 moeten afzonderen van de rest.

Deze instructie is een leidraad bij het opschonen van het hulpkaartarchief en bij de verdere voorbereidingen.

Het kan zijn dat u een uitzondering tegenkomt die niet in deze instructie is opgenomen. In dat geval kunt u

contact opnemen per email metHenk Veen ([email protected])

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

4 van 12


6/13

2 Voorbereiding

Deze instructie dient voor de voorbereiding en opschoning van het hulpkaartarchief voordat met scannen

begonnen kan worden. Hieronder wordt het gehele proces schematisch weergegeven.

Figuur 1: proces digitalisering hulpkaarten

Voordat met het scanproces kan worden begonnen, moet u de volgende stappen per gemeente per sectie

voor het gehele hulpkaartarchief doorlopen. Om de voorbereiding en opschoning gestructureerd aan te

pakken dient een statusformulier per map ingevuld en toegevoegd te worden, zie bijlage 1.

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

5 van 12

Voorbereiding en opschoning hulpkaart

Invullen inventarislijst

Scannen hulpkaart

Kwaliteitscontrole scan op beeldscherm

Indexering

Kadaster

Kadaster

externe firma

Controle en implementatie scan en index

Hulpkaarten overbrengen naar Nationaal Archief


7/13

NB: Ook de hulpkaarten van inmiddels vervallen kadastrale gemeenten moeten in dit proces worden

meegenomen. Let hierbij wel op een landelijk unieke gemeentecode. Bij digilegger zijn voor de vervallen

gemeenten codes bepaald. Deze moeten gebruikt worden om landelijk uniform te kunnen blijven

werken. Het is belangrijk hiervoor een landelijke beheerder aan te wijzen!

Achtereenvolgens moet u de volgende stappen doorlopen:

Stap Activiteit opmerking

0 Stel per gemeente de 'scan'datum vast

1 Afwerken dossiers van betreffende gemeente voor bepaalde datum

Verzamel alle mappen/portefeuilles van betreffende gemeente ook groter formaat (model 65,

planformaat enz).

Resultaat: zo volledig mogelijk archief

2 Loop de mappen met hulpkaarten door herstel vouwen, verwijder

nietjes, paperclips e.d.

Vul bijlage (andere formaten)

aan met arch.nr. hulpkrt gevolgd

door a, b, enz.

Vul gemeente, sectie en perceelnummers in, voor zover invulling

ontbreekt of onvolledig isBeoordeel, voeg toe of verwijder uitzonderingen conform hoofdstuk

3

Uitzondering niet beschreven

neem contact op

Zorg dat de portefeuilles oplopend liggen Laagste archiefnummer

bovenop

Maak portefeuilles van hulpkaarten, bijlage(n) en lijst78a gereed

voor scannen

3 Vul de inventarislijst in gemeente, sectie,

archiefnummer, bijlagen, ander

formaat, ontbreekt

4 Pak de gecontroleerde mappen in t.b.v. scannen en vul het

statusformulier geheel in. Stuur tevens de inventarislijst mee

Vervolgens worden door een externe firma de volgende twee activiteiten uitgevoerd:

5 scannen

6 Kwaliteitscontrole op volledigheid en leesbaarheid. En indexering

met archiefnummer en alle perceelnummers: nieuwe (zwarte)

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

6 van 12


8/13

perceelnummers en niet vernummerde (rode) perceelnummers

Het Kadaster voert daarna een kwaliteitscontrole uit en implementeert de scans en index in het systeem. Tot

slot wordt het papieren archief overgebracht naar het Nationaal archief. Dus:

7 Controleer (geautomatiseerd waar mogelijk 100% en handmatig

steekproefsgewijs) en implementeer sectiegewijs de scans en

index in het systeem

8 Overbrengen hulpkaartarchief naar Nationaal Archief

Toelichting stappen:

Stap 1: * Dring aan op het afwerken van dossiers in de betreffende gemeente vr een te bepalen datum.

Ook deze nieuwe hulpkaarten gaan dan mee in het digitaliseringproces.

Kortom: Zorg voor een compleet archief van die gemeente.

* Verzamel alle mappen en portefeuilles met hulpkaarten en lijst 78a van de betreffende gemeente.

* Verplaats de hulpkaarten naar de ruimte waar de voorbereiding en opschoning plaatsvindt. Vanaf

dit moment is het hulpkaartarchief van deze gemeente (tijdelijk) niet beschikbaar. Eventueel kunnen

voor het gebruik kopien worden gemaakt van de enkele hulpkaarten.

Stap 2: * Loop de secties (mappen met hulpkaarten) 1 voor 1 door.

* Vul gemeente, sectie en perceelnummers in, voor zover invulling ontbreekt of onvolledig is (let

vooral op perceelnummers).

* Haal nietjes en paperclips weg.

* Maak het papier netjes vlak door herstel van vouwen, 'ezelsoren' e.d.

* Herstel scheuren netjes met door Nationaal Archief voorgeschreven methode en plakband

(Document Repair Tape).

* Beoordeel uitzonderingen (zie hoofdstuk 3) en neem beslissing.

* Maak setjes van hulpkaart(en) met bijbehorende bij lage(n) gereed voor scannen.

* Zorg dat de bijlage het archiefnummer (met toevoeging a, b, t/m z daarna aa enz.) krijgt en op het

origineel verwezen worden naar deze bijlage (later weer terug kunnen vinden). Vermeld boven in debijlage tevens de kadastrale gemeente en sectie als deze ontbreken.

* In elke sectie komt een lijst 78a voor. Op deze lijst wordt van minuutpercelen verwezen naar latere

hulpkaarten (en veldwerken). Deze lijsten staan in de laatste map per sectie. De lijst 78a wordt mee

gescand.

* Zorg dat de portefeuilles oplopend (= laagste archiefnummer bovenop) liggen. Wanneer de

hulpkaarten aflopend liggen, dienen deze dus omgelegd te worden.

* Maak setjes van de mappen per sectie van hulpkaart(en) met bijbehorende bijlage(n) gereed voor

scannen.

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

7 van 12


9/13

Stap 3: * Vul de inventarislijst per sectie in met gemeente, sectie en archiefnummer van hulpkaarten en

bijlagen. Indien een hulpkaart ontbreekt, geef dit ook aan. Signaleer tevens afwijkende formaten.

Bij hulpkaarten met relevante informatie op de achterkant aangeven dat deze dubbelzijdig gescand

moeten worden Het invullen van de inventarislijst zal in een aparte instructie verwoord worden.

Opmerkingen:

a. Deze stap 3 wordt vaak gelijktijtijdig en in combinatie met stap 2 uitgevoerd.

b. Ongenummerde percelen worden niet in de index meegenomen.

c. Gaten in archief- en perceelnummering worden ongewijzigd meegenomen.d. Eventuele dubbele archiefnummers worden ongewijzigd meegenomen.

Stap 4: * Pak de hulpkaarten in dozen in t.b.v. scanning volgens verpakinstructies. Vul het statusformulier

geheel in, zie bijlage, en voeg de inventarislijst toe. Voor het inpakken wordt een aparte instructie

gemaakt.

Stap 5: * Scannen. Hulpkaarten worden enkelzijdig gescand tenzij in de inventarislijst is aangegeven dat

er dubbelzijdig gescand moet worden.

Stap 6: * Kwaliteitscontrole op volledigheid en leesbaarheid.

* Indexering met archiefnummer en alle perceelnummers: nieuwe perceelnummers en niet

vernummerde perceelnummers.

Stap 7: * Controleer de geleverde scans en indexen: geautomatiseerd 100% en handmatig via steek

proeven. En implementeer sectiegewijs de scans en indexen in het systeem. Voer een aantal

technische controles uit of alle scans digitaal correct gemplementeerd zijn.

Stap 8: * Draag het gescande en gecontroleerde deel van het papieren archief over aan het Nationaal

Archief.

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

8 van 12


10/13

3 Uitzonderingen

Om tijdens de opschoning uniform te kunnen besluiten hoe met de uitzonderingen om te gaan, treft u hierna

instructies aan hoe te handelen. Er zijn voorbeelden opgenomen van hulpkaarten met uitzonderingen met

vermelding van wat u moet doen in dat geval. Getracht is alle uitzonderingen te beschrijven. Desondanks kan

het gebeuren dat u een niet beschreven uitzondering tegenkomt. In dat geval neemt u contact op per email

met Henk Veen ([email protected])

De hoofdregel is:

Een document is pas een hulpkaart als het genummerd is in de reeks

van het hulpkaartarchief (inclusief bijlagen)

Documenten die hieraan niet voldoen, zijn dus GEEN hulpkaart en worden NIET in het scannen van het

hulpkaartarchief betrokken!

De volgende uitzonderingen zijn we tegengekomen:

Uitzondering Handelingen komt voor in vestiging *)

A. Zelfstandige kaartering niet

genummerd in de reeks van

het hulpkaartarchief

niet meenemen in voorbereiding Alkmaar

B. Lijst 78a scannen alle

C. Hulpkaarten A2, A1, A0,

model 65

* nummer in hulpkaartarchief meenemen voor scannen alle

* eigen arch.nr met

verwijzing in

hulpkaartarchief

meenemen voor scannen alle

* eigen arch.nr en geen

verwijzing in

hulpkaartarchief

niet meenemen in voorbereiding alle

D. Kop onvolledig ingevuld Vul aan met ontbrekende

gegevens

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

9 van 12


11/13

E. Rijkswaterstaat kaarten niet

genummerd in de reeks van

het hulpkaartarchief

niet meenemen met scannen Breda

F. Bijbladen niet meenemen met scannen Breda

G. Groot formaat hulpkaarten

hebben een aparte

nummering

Nummeren in reeks

hulpkaartarchief. Groot formaat

hulpkaarten krijgen hetzelfde

nummer als de A3 + een A, ook de

verwijzing aanpassen

Zwolle, Leeuwarden

H. Hulpkaarten met zelfstandige

kaartering op de achterzijde

Achterkant niet scannen alle

*) uitzondering is tenminste geconstateerd in de genoemde vestiging. Dit betekent dat in andere vestigingen

deze uitzondering ook voor kan komen.

A. Zelfstandige kaartering niet genummerd in de reeks van het hulpkaartarchief

In een kast hangen zelfstandige kaarteringen die in een aparte nummer reeks zijn genummerd. Dezenummering is niet te relateren naar de nummering van het hulpkaartarchief.

B Lijst 78a

In elke sectie komt een lijst 78a voor. Op deze lijst worden minuutpercelen verwezen naar latere hulpkaarten

en veldwerken. Deze lijsten staan in de laatste map per sectie. De lijsten 78a worden gescand en

gendexeerd om een controle te kunnen uitvoeren of alle perceelnummers op de latere hulpkaarten en

veldwerken voorkomen. De lijsten 78A worden per gemeente en per sectie voorzien van een archiefnummer,

beginnend met 1 en vervolgens oplopend. De nummering is per pagina ( voorzijde 1 achterzijde 2 enz.)

C. Hulpkaarten op A2-, A1 en A0-formaat, of model 65

In veel gevallen hebben deze hulpkaarten een archiefnummer in de reeks van hulpkaartnummers, maar zijn

de hulpkaarten op deze formaten opgeborgen in aparte mappen. In het hulpkaartarchief wordt verwezen naar

het betreffende archiefnummer en/of naar de portefeuille.

Deze groot formaat documenten zijn hulpkaarten die horen in het hulpkaartarchief.

D. Gegevens in kop hulpkaart ontbreken

Het komt voor dat de gemeente en/of sectieletter niet is ingevuld. Deze moet dan ingevuld worden bij de

opschoning. Het komt ook voor dat perceelnummers ontbreken. De hulpkaart aanvullen met de ontbrekende

gegevens.

E. Rijkswaterstaat kaarten niet genummerd in de reeks van het hulpkaartarchief

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

10 van 12


12/13

In de vestiging Breda hangen rijkswaterstaat kaarten in de kast. Deze rijkswaterstaat kaarten zijn niet

genummerd in de nummering van het hulpkaartarchief.

F. Bijbladen

In de vestiging Breda hangen nog bijbladen in de kast. Deze bijbladen worden gebruikt voor het terug zoeken

in ruilverkavelinggebieden. Voor filiatie naar de situatie voor de ruilverkaveling worden deze bijbladen een

aantal keren per jaar geraadpleegd.

G. Groot formaat hulpkaarten hebben een aparte nummering

Groot formaat hulpkaarten (model 65 en planformaat) hebben een eigen nummering gekregen die niet

aansluit bij de reeks van het hulpkaartarchief. Op de A3 hulpkaart is een verwijzing gemaakt naar het eigen

nummer van het groot formaat hulpkaart.

Het eigen nummer verwijderen op het groot formaat hulpkaart en op de A3 bij de verwijzing. De eigen

nummering vervangen door het nummer van de A3 met als toevoeging een A.

H. Hulpkaarten met zelfstandige kaartering op de achterzijde

Bij een aantal hulpkaarten per vestiging staat een zelfstandige kaartering op de achterkant van de hulpkaart.

Deze zelfstandige kaarteringen zijn gebruikt voor het inpassen in de kaart of voor het berekenen van de juiste

oppervlakte. Deze zelfstandige kaarteringen hebben geen functie meer voor het inpassen en de oppervlakte

berekening.

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

11 van 12


13/13

4 Bijlage 1: Statusformulier

Code kad.

gemeente

Kadastrale

gemeente

Sectieletter eerste arch.nr. laatste arch.nr. vastgestelde

scandatum

Zodra een activiteit uitgevoerd is, kunt u hieronder dit afvinken.

Alle originelen in gebruik ingeleverd

Alle mappen/portefeuilles gemeente/sectie verzameld

Mappen van sectie doorgelopen (nietjes e.d. verwijderd, bijlagen aangevuld met archiefnummer +a,

b enz.)

Lijst 78a komt voor in de laatste map van de sectie

Aanvullen met laatste vervaardigde hulpkaarten

Inventarislijst bijgevoegd

Gecontroleerde mappen ingepakt

Laatste meegezonden hulpkaart (archiefnummer) genoteerd (hierboven)

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

12 van 12

Bijlage B - Instructie Voorbereiding Hulpkaart Versie 1.0

Documents

Transcript of Bijlage B - Instructie Voorbereiding Hulpkaart Versie 1.0