1 Instructie Navision - Crediteuren

Invoeren stamgegevens crediteuren:

Selecteer “Crediteuren”

Selecteer wederom “Crediteuren”

Je komt dan in de crediteurenkaarten.

Via de werkbalk bovenin ga je naar de laatste crediteurenkaart en vervolgens ga je naar de volgende.

Je krijgt dan een nieuwe blanco crediteurenkaart.

Laatste crediteurenkaart

Nieuwe crediteurenkaart

2 Instructie Navision - Crediteuren

Begin met de invoer van Naam crediteur. Let op: het systeem geeft op dat moment direct een nieuw

crediteurennummer. Niet zelf handmatig hier een nummer proberen in te vullen.

Vul vervolgens Adres en Postcode. Postcode bestaat uit vier cijfers, een spatie en 2 hoofdletters. Op

basis van de postcode vult Navision zelf de Plaats in. Indien gewenst kunnen ook de andere gegevens

worden aangevuld.

Het systeem vult zelf de zoeknaam in, doch deze kan naar wens worden overschreven.

Het veld geblokkeerd kan als volgt worden ingevuld:

3 Instructie Navision - Crediteuren

Indien betalingen worden geblokkeerd, worden openstaande posten van deze crediteur niet

meegenomen in een betalingsvoorstel. Echter kunnen dan ook geen betalingen op de betreffende

crediteur worden geboekt. Het blokkeren van een betaling via een betalingsvoorstel kan dan ook

beter op een andere manier worden geregeld, iets wat verderop nog nader wordt toegelicht.

Om een crediteur via een betalingsvoorstel vanuit Navision te kunnen betalen, is het nodig om in de

stamgegevens van de crediteuren ook het tweede tabblad deels in te vullen.

Klik op betaling en dan verschijnt het navolgende scherm:

Het veld “Betalen aan” dient leeg te blijven. Dit dient enkel gebruikt te worden indien aan een

andere crediteur zou moeten worden betaald. Dit komt in onze praktijk niet voor.

Het veld “Betalingscondities” dient wel te worden ingevoerd. Dit wordt gebruikt voor het vastleggen

van hoeveel dagen na de factuurdatum de betreffende crediteur dient te worden betaald. Er is keuze

uit de volgende standaard betaaltermijnen:

4 Instructie Navision - Crediteuren

Het veld “BTW-bedrijfsboekingsgroep” kan worden overgeslagen op het moment dat BTW binnen uw

parochie niet speelt (wat in de meeste gevallen van toepassing zal zijn).

Het veld “Ons rekeningnummer” betreft het klantnummer wat de parochie heeft bij de betreffende

leverancier. Dit gegeven wordt standaard meegegeven met een betalingsvoorstel. In principe is dit

ook een vast nummer, vandaar de vastlegging in de stamkaart van de betreffende crediteur.

In het geval van een fusieparochie wil het nogal eens voorkomen dat er door een leverancier

meerdere klantnummers worden gebruikt, namelijk de nummers van de oude parochies die in de

nieuwe parochie zijn opgegaan. In Navision kan echter slechts één klantnummer worden vastgelegd.

Een alternatief zou dan kunnen zijn om in dit veld de naam van de nieuwe parochie te vermelden,

welk gegeven dan standaard met de betaling wordt meegenomen. Het specifieke klantnummer op

de betreffende factuur zou dan kunnen worden meegenomen in het veld factuurnummer bij het

boeken van de factuur, maar daarover iets verderop in deze beschrijving meer.

Het veld “Code transactiemodus” dient standaard te worden gevuld met BET2. Wel dient BET2 te

worden gekoppeld aan uw standaard betaalrekening. Deze koppeling kunt u niet zelf aanbrengen.

Hiervoor kunt u contact opnemen met Wil van de Molengraft, adjunct-econoom van het Bisdom Den

Bosch, of met de helpdesk van GAC te Oirschot. Met deze code wordt aan het systeem kenbaar

gemaakt van welke eigen rekening u de factuur wilt gaan betalen.

Tot slot moet in het veld “Code bankrekening” worden vastgelegd naar welke bankrekening dient te

worden betaald. Dit gebeurt in twee stappen. Eerst dient de betreffende bankrekening bij de

betreffende crediteur te worden aangemaakt. Dit geschiedt via de knop crediteur (rechtsonder in het

scherm, met vervolgens de keuze voor “Bankrekeningen”

5 Instructie Navision - Crediteuren

Vervolgens verschijnt het navolgende beeld:

Bij code kan een zelfgekozen code voor de betreffende bankrekening worden ingevuld, bijvoorbeeld

RAB283 (een Rabobankrekening die eindigt op 283), maar ook kan er voor worden gekozen hier

gewoon het volledige bankrekeningnummer in te vullen. Navision vult zelf op dat moment de NAW

gegevens in dit scherm aan. Vervolgens vul je bij “Bankrekeningnummer” (nogmaals) het volledige

banknummer in. “Naam” en “Telefoon” mag leeg blijven. Dit betreffen gegevens van de betreffende

bank zelf.

Het thans nog in te vullen rekeningnummer is het normale rekeningnummer. Binnen enkele

maanden zal een centrale conversie plaatsvinden naar IBAN-nummers.

Nadat aldus de bankrekening van de betreffende crediteur is aangemaakt, gaan we terug naar het

crediteurenblad onder betaling.

6 Instructie Navision - Crediteuren

Klikken we nu op het pijltje van “Code bankrekening”, dan krijg je het navolgende beeld:

In de blauwe circel staat de code van de aangemaakte bankrekening. Selecteer deze en klaar is de

crediteurenkaart.

Als voorbeeld wordt onderstaand uit een willekeurige administratie de kaart van de crediteur Bisdom

Den Bosch weergegeven:

(Tabblad Algemeen)

7 Instructie Navision - Crediteuren

(Tabblad betaling)

Boeken inkoopfactuur

Kies voor het boeken van een inkoopfactuur “Crediteuren”.

En vervolgens voor “Inkoopfacturen”.

Alsdan komen we in het navolgende invoerveld voor de inkoopfactuur:

8 Instructie Navision - Crediteuren

Blijf af van het veld “Nummer”. Het inkoopfactuurnummer wordt door Navision toegekend. Dit

nummer verschijnt automatisch op het moment dat je een crediteur selecteert.

Voer het crediteurennummer in of selecteer deze via het aanklikken van het pijltje uit de

onderliggende crediteurenlijst. Vervolgens worden NAW gegevens van de crediteur automatisch

aangepast.

Vervolgens moeten in het bovenste gedeelte van het scherm nog een aantal belangrijke gegevens

worden meegegeven.

Op de eerste plaats moet de “Boekingsdatum” (rechtsboven) te worden ingevuld. Deze datum

bepaalt in welke boekjaar/periode de betreffende factuur door Navision wordt verwerkt. Vul je de

boekingsdatum in, dan zal Navision de “Documentdatum” automatisch hieraan gelijk maken. De

documentdatum is de datum die door het systeem wordt gebruikt voor de bepaling van de datum

waarop de factuur moet worden betaald . De documentdatum moet dus altijd de datum van de

inkoopfactuur zijn!

Standaard zal als boekingsdatum de factuurdatum worden ingevuld, waarna de documentdatum

meteen goed staat. Rondom de jaarafsluiting kan het zijn dat je een factuur in januari ontvangt, die

nog betrekking heeft op het oude jaar. Je kunt dan besluiten als boekingsdatum 31-12 van het oude

jaar te gebruiken (waardoor de factuur automatisch in het oude jaar wordt meegenomen) en de

documentdatum (die door het systeem aanvankelijk automatisch ook op 31-12 van het oude jaar zal

worden gezet) te overschrijven met de juiste factuurdatum.

Op de tweede plaats zal het veld “Factuurnummer leverancier” dienen te worden gevuld. Dit

gegeven wordt bij het aanmaken van een betalingsadvies met de betaling meegegeven. Op basis van

het klantnummer (vanuit de stamgegevens) en het factuurnummer kan de leverancier de ontvangst

9 Instructie Navision - Crediteuren

van de betaling alsdan op de juiste debiteur wegboeken. Het “Factuurnummer leverancier” is een

uniek nummer; het is dan ook niet mogelijk om in dit veld bij eenzelfde crediteur meerdere malen

hetzelfde nummer te gebruiken.

Indien we in de stamkaart ervoor hebben gekozen om aldaar als klantnummer de naam van de

parochie te vermelden, omdat we bij de betreffende leverancier als nieuwe parochie meerdere

klantnummers hebben, is het een optie om bij de boeking van de factuur hier als factuurnummer van

de leverancier te vermelden de combinatie “klantnummer/factuurnummer” zodat de leverancier met

de betaling alsnog de volledige gegevens krijgt meegezonden. Is de ruimte hiervoor onvoldoende (bij

hele lange klant- en/of factuurnummers, bijvoorbeeld bij Essent), volsta dan met het factuurnummer.

Op de derde plaats dient het veld “Omschrijving” te worden gebruikt voor de omschrijving van de

betreffende factuur.

Het juiste gebruik van dit veld is bijzonder belangrijk! Standaard vermeldt Navision hier het zelf

toegekende inkoopfactuurnummer. Dit is echter de omschrijving die je te zien krijgt bij het inzien van

het grootboek! Pas je hier niets aan, dan zie je straks in het grootboek enkel inkoopfactuurnummers

staan waardoor het grootboek wel ernstig lastig leesbaar wordt.

Deze omschrijving moet dus worden aangepast. Het is belangrijk om over deze omschrijving een

goede afspraak te maken. Een goede optie is: code geloofsgemeenschap/naam leverancier/betreft…

Vervolgens wordt in het tweede blok van het scherm de daadwerkelijke factuur geboekt. Kies bij

“Soort” voor grootboekrekening:

10 Instructie Navision - Crediteuren

Vervolgens wordt bij “Nummer” het betreffende grootboekrekeningnummer ingegeven. Indien aan

deze grootboekrekening verplichte dimensies zijn gekoppeld, zal de regel rood worden en

verschijnen in het onderste blok van het scherm de gevraagde verplichte dimensies. Zodra deze

dimensiecodes zijn ingevuld, wordt de regel weer zwart.

Vul bij “Aantal” standaard 1 in. Als directe kostprijs het te boeken bedrag op de desbetreffende

grootboekrekening, waarna Navision zelf het regelbedrag invult.

Als de inkoopfactuur uit meerdere factuurregels bestaat, is het op dit moment nog lastig dat op het

scherm geen totaalbedrag van de factuur staat vermeld, zodat je op het scherm kun controleren of je

de gehele factuur correct hebt geboekt. Voor deze controle kun je alsdan het beste even via

(rechtsonder) de knop “Boeken” de controlelijst oproepen.

Vraag dan vervolgens om het voorbeeld (rechtsonder) :

11 Instructie Navision - Crediteuren

Het controleverslag verschijnt alsdan op het scherm en hierop wordt wel een totaal van de geboekte

factuurregels vermeld.

Indien de betreffende factuur niet mag meelopen in het automatisch via Navision betalen,

bijvoorbeeld omdat de betreffende factuur automatisch wordt geïncasseerd, kies dan voor het

tabblad “Facturering”:

In dit tabblad staan onder andere de gegevens ter zake van de betaling vermeld. Maak hier het veldje

“Code transactiemodus” (waar BET2 zal staan) leeg. Alsdan kan de factuur niet meer door het

systeem in een betalingsvoorstel worden meegenomen.

Als alle facturen van een crediteur automatisch worden geïncasseerd, verwijder BET2 dan uit de

stamkaart van de betreffende crediteur. Alsdan worden alle facturen van de betreffende crediteur

niet meer in een betalingsvoorstel meegenomen.

12 Instructie Navision - Crediteuren

Als de factuur zodoende correct in het systeem zit, kan deze via de knop “Boeken” worden verwerkt.

Aanmaken betalingsvoorstel

Kies voor Boekhouding – Telebankieren – Telebankieren bankoverzicht.

Vervolgens in het volgende scherm kies je de centrale betaalrekening (in het voorbeeld RAB232) en

kies je rechts onderin Telebankieren – Voorstel.

13 Instructie Navision - Crediteuren

Vervolgens krijg je een blanco voorstel. Klik rechtsonder op “Voorstel” en vervolgens posten ophalen.

Vervolgens verschijnt het volgende menu:

14 Instructie Navision - Crediteuren

In de verschillende tabbladen kunnen filters worden aangegeven welke posten moeten worden

geselecteerd. Vul verder niets in en klik op OK, dan zullen alle posten waarvan de betalingstermijn is

vervallen en die nog openstaan, in het betalingsvoorstel worden meegenomen. Via Leverancierspost

kan een specifieke leverancier worden geselecteerd. Via opties kan de datum waarop wordt

geselecteerd worden aangepast.

De in het voorstel alsdan meegenomen factuurregels kunnen alsnog per regel worden verwijderd,

indien gewenst.

Een makkelijke manier van controle van het betalingsvoorstel is gebruik maken van de uitdraai van

het betalingsvoorstel, die gevonden kan worden onder de knop afdrukken (rechtsonder), waar kan

worden gekozen voor een overzicht op het scherm of via de printer.

Na controle van het betalingsvoorstel en het eventueel verwijderen van foutieve regels, verdient het

aanbeveling alsnog een uitdraai te maken van het betalingsvoorstel ten behoeve van de

penningmeester, zodat deze kan zien welke posten in het betalingsvoorstel worden meegenomen.

Als de betaalbatch kan worden aangemaakt, druk dan rechtsonder op “Voorstel” – “Verwerken”.

15 Instructie Navision - Crediteuren

Door het systeem wordt alsdan een CLIOP bestand aangemaakt wat wordt weggeschreven op

c:/telebankieren. Dit bestand kan vervolgens bij de bank worden ingelezen en door de

penningmeester betaalbaar worden gesteld.

Indien het saldo van de bankrekening volgens Navision onvoldoende is om de voorgestelde facturen

te betalen zal dit door het systeem worden aangegeven en kan geen betaalbatch worden

aangemaakt. Dit kan worden omzeild door in het bankenoverzicht bij de betreffende bank een

kredietlimiet op te nemen c.q. te verhogen.

Kies vervolgens voor de bankkaart…

16 Instructie Navision - Crediteuren

en pas daar de kredietlimiet aan…

Wil van de Molengraft

Versie 4 april 2013