16 Verhelderend, Verdiepend, Praktisch

BETAALADMINISTRATIE OP ORDE

Bij provisie vormt de beloning onderdeel van de premie of hypotheek en incasseert de verzekeraar en/of bank de vergoeding rechtstreeks bij de klant.

Bij een provisieverbod moet u zelf de vergoedingen gaan factureren. Het Bgfo kent naast de algemene zorgvuldig-heidsnorm geen specifi eke regels met betrekking tot de facturatie. U bent net als iedere zakelijke dienstverlener wel gehouden aan de fi scale eisen die worden gesteld aan de betaaladministratie. Over de fi scale behandeling en administratie leest u meer in het artikel over fi scaliteit.Het is gebruikelijk om bij het innen van een vergoeding een factuur op te stellen. Voor zakelijke klanten en BTW-belaste diensten geldt een facturatieplicht. Bij het innen van een vergoeding van consumenten is een factuur niet

Een provisieverbod betekent dat u als adviseur zelf een vergoeding in rekening moet brengen en zelf het geld moet gaan innen. Dit artikel licht een aantal belangrijke zaken toe over de betaaladministratie: van het opstellen van een factuur tot het incasseren van betalingen. Inclusief een stappenplan voor het inrichten van een goed debiteurenbeheer. Silvia Janssen

verplicht, wel raadzaam. In de ‘Checklist factuur’ leest u welke gegevens minimaal in de factuur moeten worden opgenomen.

EEN ADMINISTRATIE OPZETTEN

Het is belangrijk een goede administratie op te zetten en bij te houden. Niet alleen omdat u als ondernemer wet-telijk verplicht bent om een goede administratie bij te houden en te bewaren. Het helpt u ook om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt en houdt u overzicht. Uw administratie vormt ook de basis van uw BTW- en assurantiebelastingaangiften en een eventuele controle daarop. Wat legt u onder meer in uw administratie vast? Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen, bankafschriften, correspondentie, agenda’s, opdrachtovereenkomsten en andere afspraken.

INCASSO

Een belangrijk uitgangspunt van het Bgfo-3 is dat de adviseur zelf de betalingen moet innen bij de producten waarvoor een provisieverbod geldt. De beloningsbedragen voor de advies- en bemiddelingsactiviteiten mogen in ie-der geval niet door de bank of verzekeraar worden geïnd. Wel mag de incasso worden uitbesteed aan een derde, niet zijnde een aanbieder van fi nanciële diensten. Bij het innen van verzekeringspremies gelden weer andere regels. Voor verzekeringen kent de Wft het recht van premie-incasso voor de bemiddelaar. Dit betekent dat de bemiddelaar het recht heeft namens de verzekeraar vergoedingen te innen. Overigens is het vervolgens afhankelijk van de afspraken die verzekeraar en bemiddelaar hier zelf over maken. Voor producten met een provisieverbod mogen bemidde-laars de premie en eigen beloning niet in één incassohan-deling gaan incasseren, ook al zouden deze kosten gespeci-fi ceerd worden: dit past niet in de geest van de wet.In de besprekingen over toekomstige aanpassingen van de Wft wordt het recht van premie-incasso ter discussie

SPECIAL DIRECTE BELONINGadministratie

CHECKLIST FACTUUR

Verplichte gegevens op uw factuur:

✔ uw naam, adres en BTW-nummer

✔ uw KvK-nummer (als u bent ingeschreven bij de Kamer van

Koophandel)

✔ een uniek volgnummer

✔ de datum waarop de factuur gemaakt is

✔ de naam en het adres van uw afnemer

✔ de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of

bijvoorbeeld bij abonnementen het tijdvak waarover u factureert

✔ het aantal geleverde goederen of diensten

✔ een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt

geleverd

✔ het BTW-tarief dat u in rekening brengt

✔ het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW

✔ het BTW-bedrag

✔

Facturen bewaart u minimaal zeven jaar. Meer info: www.belastingdienst.nl

vakblad voor financieel adviseurs | 27 NOVEMBER 2012 17

gesteld. Het behoort tot de mogelijkheden dat de zoge-noemde maatschappij-incasso (voor producten waarvoor het provisieverbod geldt) wordt afgeschaft. Houd de ont-wikkelingen dus nauwlettend in de gaten.

DEBITEURENBEHEER

Nu de adviseur de betalingen zelf moet innen, kan hij te maken krijgen met klanten die hun rekening niet op tijd betalen. Een goed debiteurenbeheer helpt bij het verklei-nen van dit debiteurenrisico. Richt vooraf een goed pro-ces in om te volgen en borgen dat klanten hun rekening op tijd betalen. Het debiteurenbeheer begint bij het op-stellen van een factuur en eindigt in het slechtste geval bij een beslaglegging. Maak een stappenplan, administreer de ondernomen stappen in een administratie en volg de stappen goed op. Het ‘Stappenplan Debiteurenbeheer’ helpt u bij het inrichten van een debiteurenbeheer.

KLANTRELATIE

Het is niet altijd prettig om klanten aan te moeten spreken op hun betalingsgedrag. U wilt uw klantrelatie graag goed houden. Ervaring leert dat een slecht betalende klant u steeds langer kan laten wachten op uw geld. Als u klanten vriendelijk doch beslist herinnert dat er nog een factuur openstaat, is dat een teken dat u uw organisatie strak in de hand heeft: het is een kwaliteitswaarmerk voor uw organi-satie. En het vermindert het risico op niet betaling.

INCASSOKOSTEN

Bij het incasseren van vorderingen geldt een aantal regels met betrekking tot het in rekening brengen van incassokosten. Deze regels zijn vastgelegd in de Wet normering incassokosten en gelden vanaf 1 juli 2012. Met deze wet wordt beoogd consumenten en bedrijven te beschermen tegen onredelijk hoge incassokosten. Wat betekent dat voor u? Er wordt een maximum gesteld aan incassokosten, volgens een staffel. Voordat u incassokos-ten in rekening brengt, bent u verplicht een aanmaning (de zogenoemde 14-dagen brief) te versturen. Dit doet u na het vervallen van de oorspronkelijke betaaltermijn. In deze brief moet u expliciet de gevolgen van niet-betaling vermelden, waaronder de hoogte van de incas-sokosten.

MAXIMUM INCASSOKOSTEN

Hoofdsom Incassokosten: % van het bedrag van de hoofdsom> 2.500 – < 5.000 euro 10%> 5.000 – < 10.000 euro 5%> 10.000 – < 200.000 euro 1%> 200.000 euro 0,5% (max. 6.775 euro)

FACTORING

U kunt ervoor kiezen om de incassering volledig uit te laten voeren door een ander bedrijf. Het overdragen van de debiteurenadministratie heet factoring. In de financi-ele adviesmarkt zijn meerdere factoringbedrijven actief. Een aantal van deze bedrijven biedt ook aan het risico van wanbetaling over te nemen.Factoring heeft voor- en nadelen. Een voordeel van zelf doen is dat u zelf direct contact blijft houden met uw klanten over de incassering van uw nota’s en zelf direct invloed hebt op de klantbeleving. Een voordeel van uitbesteden is dat het administratie, energie en ergernis bespaart. In de praktijk is factoring pas interessant bij bedragen vanaf 250.000 euro inclusief BTW, aldus de Kamer van Koophandel.

ZELF BETALINGEN INNEN

Het provisieverbod brengt met zich mee dat u zelf beta-lingen moet gaan innen. Iedere onderneming loopt het risico dat rekeningen niet (tijdig) worden voldaan. Het vergt een goede inrichting van de administratie. Met een zorgvuldig debiteurenbeheer vermindert u het risico op oninbare facturen.

MANAGEN VAN KLANTVERWACHTINGEN

De beste remedie tegen oninbare facturen is het mana-gen van klantverwachtingen. Zorg dat uw klant vooraf weet wat u gaat leveren en wat hij daarvoor betaalt. Een tevreden klant is het mooiste wat er is en goed voor uw bedrijf! ««

STAPPENPLAN DEBITEURENBEHEER

1. Informatie. Opstellen van opdrachtovereenkomst en

voorwaarden waarin de betalingscondities duidelijk zijn vermeld.

2. Facturatie. Een stellige en duidelijke factuur. Verstuur deze

op tijd en snel. Hoe later de factuur wordt gestuurd, hoe later

betaald.

3. Herinnering en aanmaning. Als de betalingstermijn is verlopen,

stuur dan een herinnering. Tussendoor telefonisch navragen

kan helpen om te achterhalen waarom een rekening niet wordt

betaald.

4. Sommatie. Is de betaling nog niet voldaan, stuurt u dan

een sommatie met ingebrekestelling. Overweeg een

betalingsregeling als uw klant krap bij kas is.

5. Incassobureau inschakelen. Hebben deze stappen geen

succes? Overweeg de zaak ter incasso uit handen te geven.