Project Orde in Zaken

Informatieplattegrond

Alie SmitLianne van der Laan

AFM – Facilitair Bedrijf – Team DIV

Heterdaadsessie Papieren Tijger Netwerk

5 juni 2012

Doel Project Orde in Zaken

Het bevorderen en faciliteren van een zodanige dossiervorming binnen de AFM dat het de effectiviteit, efficiëntie en de transparantie van het handelen van de AFM garandeert.

Het doel is het verbeteren van het werken met documenten en informatie, het terugvinden en het beheer van documenten en informatie door het op orde brengen van de structuur, rechten en metadata, de inzet van een nieuwe Documentgenerator, een Records Management Applicatie (RMA) en een meer gebruikersvriendelijk Document Management Systeem (DMS).

2 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

Historie Informatieplattegrond

3

• Proceshuis

• Selectielijst

• Documentair Structuur Plan

• Zaak Typen Catalogus

Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

De informatieplattegrond

• Informatieblauwdruk: vooraf informatie organiseren– Structuur– Toegankelijkheid– Integriteit– Behandeling– Verwerking

• Toekomstvast

• Bron voor AFM-brede toepassing metadata

4 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

6

Inrichting Informatieplattegrond

Domeinen

Taken

Processen

Zaken (zaaktypen)

Documenten (documenttypen)

Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

7

Domeinen zijn overgenomen uit documentair structuurplan

Beleid

Uitvoering

Bedrijfsvoering

Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

8

Taken: samenvoeging taken documentair structuurplan en zaaktypencatalogus

Taken domein beleid: algemeen / beleidsontwikkeling / beleidsuitvoering / (inter)nationaal overleg / rechtsbescherming algemeen / regelgeving

Taken domein uitvoering: advisering / algemeen / monitoren en signaleren / rechtsbescherming / risicoanalyse en capaciteitsplanning / toezicht algemeen / toezicht op: accountantsorganisaties – beleggingsinstellingen – beleggingsondernemingen – clearinginstellingen – deponeren van financiële verslaggeving – effectenmarkten – emissies enz.

Taken domein bedrijfsvoering: algemeen / audits / bedrijfshulpverlening / communicatie / documentaire informatievoorziening / facilitaire zaken / informatisering / organisatie enz.

Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

9

Processen en subprocessen

Zaaktypen

Documenttypen

Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

12

Structuurgegevens, o.a.:DomeinTaakProcesZaaktypeDocumenttype

Kolommen (gegevens) in informatieplattegrond

Workflow gegevensStatustypeFasen procesSamenhang met andere documentenResultaattype

Behandel en beheergegevens, o.a.: AfdelingSelectiegrondslag/waardering/ingang afvoertermijn zaaktypeClassificatie vertrouwelijkheid (rechten)Classificatie formeel/informeelMediumOrdeningskeuze

Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

De informatieplattegrond• Informatieblauwdruk: vooraf informatie organiseren

– Structuur– Toegankelijkheid– Integriteit– Behandeling– Verwerking

• Toekomstvast

• Bron voor AFM-brede toepassing metadata

13 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

14

Toepassing Informatieplattegrond

Hoe?• Documenttypen worden in context gezet en voorgedefinieerde informatie

(metadata) worden meegegeven

Waarom?• Ondersteuning zaakgericht werken

• Automatische metadatering via gekoppelde applicaties, w.o. Documentgenerator en Indexeertool• Ondersteuning beheer en selectie

• Bestandsoverzicht• Verbetering Enterprise Search • Instellen views in SharePoint

Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

15 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

Vragen ?

16 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond