BBC: stérke inzet op decentraal werken - Cevi/Logins€¦ · Nuttige tools - totalen Per...

11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017

Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]

1

14 maart 2017

BBC: stérke inzet op decentraal

werken

Gaute Vannuten en Liesbeth Janssens

BBC sterke inzet op decentraal werken

14 maart 2017

BBC is geen zaak meer van boekhouden alleen

De Cyclus van Beleid en Beheer heeft impact op uw volledige

organisatie

Meer betrokkenheid bij het beleid

Grotere informatiebehoefte, financieel én inhoudelijk

Input en actie vanuit diensten vereist

Moet beheersbaar en controleerbaar blijven




2

14 maart 2017

BBC boekhouding = maximaal decentraal

Op een rijtje:

1. Garandeert een veilige toegang

2. Betrekt uw diensten bij de voorbereiding budget en mjp

3. Automatiseert uw bestelproces

4. Digitaliseert uw inkomende facturenflow

5. Voorziet een eenvoudige invoer van ontvangstenfacturen

6. Laat het beleid opvolgen via indicatoren en metingen

In een volledig geïntegreerde omgeving


14 maart 2017

BBC boekhouding = maximaal decentraal

Op een rijtje:

1. Module toegangs- en databeveiliging

2. Module decentraal budget

3. Module bestelbonadministratie

4. Module digitaal documentenbeheer

5. Module uitgaande facturatie

6. Module indicatoren en metingen

In een volledig geïntegreerde omgeving




3

14 maart 2017

1. Garandeer een veilige toegang


14 maart 2017

Menubeveiliging – tot welke functies toegang?




4

14 maart 2017

Databeveiliging – tot welke inhoud toegang?

Wie mag welke soort gegevens

Raadplegen

Invoeren

Wijzigen

Beheren

Elke onderdeel van de boekhouding vereist zijn eigen type

beveiliging


14 maart 2017

2. Module voor ingave

budgetvoorstellen




5

14 maart 2017

Situering module in BBC boekhouding


14 maart 2017

Veilige toegang - functiescheiding

Ofwel is een gebruiker = beheerder

Ofwel is een gebruiker = bevoegd tot ingave budgetvoorstellen

voor 1 of meerdere diensten




6

14 maart 2017

Veilige toegang - toewijzen budgetsleutels

Een budgetsleutel kan maar behoren tot 1 dienst


Gebruiker 1

Budgetdienst SPORT

Budgetsleutel 1

Budgetsleutel 2

Budgetdienst JEUGD

Budgetsleutel 3

Gebruiker 2

Budgetdienst ICT

Budgetsleutel 4

Budgetsleutel 5

Budgetsleutel ...

14 maart 2017

Veilige toegang - toewijzen budgetsleutels




7

14 maart 2017

Keuzes bij klaarzetten gegevens


14 maart 2017

Ingavescherm budgetvoorstellen


Bedrag

voorstel

Zinvolle

omschrijving



8

14 maart 2017

Nuttige tools - totalen

Per budgetsleutel historische cijfers

Per dienst vergelijking met totaal uit meerjarenplan


14 maart 2017

Nuttige tools – detaillering per budgetsleutel

Een budgetsleutel kan gedetailleerd worden

En deze detaillering komt niet tot uiting in het goedgekeurd

budget

Detaillering is herbruikbaar voor opmaak budgetvoorstellen

volgend jaar




9

14 maart 2017

Nuttige tools – verantwoording voorstel

Via koppelen digitale bijlage

Via tekstvak verantwoording


14 maart 2017

Proces van validatie en devalidatie

“dienst”

Ingavevoorstellen

“dienst”

Valideren voorstellen

“beheerder”

Voorstellen nakijken en/of

bijsturen

“beheerder”

Aanmaak simulatie meerjarenplan


Of devalideren



10

14 maart 2017

Andere voordelen module decentraal budget

Ook voor bedragen meerjarenplan kan een budgetvoorstel

worden ingegeven

Module ook mogelijk voor opmaak budgetherzieningen


14 maart 2017

3. Integreer uw bestelproces




11

14 maart 2017



14 maart 2017

Definieer uw diensten in BBC




12

14 maart 2017

Per dienst één dynamisch

goedkeuringsschema


Niveau 1 of

Diensten

Niveau 2 en

Niveau 3 als…

14 maart 2017

Het goedkeuringsproces opgesteld in BBC




13

14 maart 2017

Drie fasen van een bestelling


Bestel-aanvraag

Goedkeuring Bestelbon

14 maart 2017

Bestelaanvraag opmaken

Fase = KREATIE

Aanvrager (voor wie de bestelbon is)

Opsteller (wie de bestelbon opmaakt)




14

14 maart 2017

Detaillijnen manueel ingeven

Rechtstreeks individuele BBC-elementen ingeven: keuzelijsten

met aangepaste selectie mogelijkheden per gebruiker

Onrechtstreeks de volledige budgetsleutel selecteren: via een

functietoets voor consultatiescherm “Detail budget”

Een volledige of gedeeltelijke detaillijn ingeven via een

productcode uit de productcataloog


14 maart 2017

Detaillijnen via productcataloog ingeven

Oplaadprotocol voor een snelle opstart

Beheers- en gebruiksrechten zijn nauwkeurig in te stellen

Beheer cataloog: centraal of decentraal?

Gebruik cataloog: verplicht of facultatief gebruik, vaste prijzen?




15

14 maart 2017

Goedkeuringsschema starten


Dringende validatie: goedkeurders krijgen email

Verwittigen aanvrager bij laatste validatie

14 maart 2017

Bestelaanvraag goedkeuren

Waarschuwing via e-mail of via popup bij opstart BBC

Goedkeuringsscherm met alle bestelaanvragen per gebruiker:

Toestand budget per detaillijn

Commentaar veld voor interne communicatie

Gekoppelde digitale documenten meteen binnen handbereik




16

14 maart 2017BBC sterke inzet op decentraal werken

14 maart 2017

Waarschuwing via e-mail (optioneel)

Popup bij openen van het menupunt Creatie bestelaanvragen

Bestelaanvraag recycleren




17

14 maart 2017

Bijkomende functionaliteiten

E-mailnotificatie voor de aanvrager bij goedkeuring

Opvolgingsscherm om de bestellingen in de diverse

goedkeuringsschema’s in kaart te brengen

Historiekscherm om het wie en wanneer voor elke stap van het

bestelproces na te kunnen kijken

Bestellingen kunnen ook aan leveringsnota’s gekoppeld worden


14 maart 2017

Integreer uw bestelproces

Er is een goedkeuringsschema om bestelaanvragen decentraal

en/of centraal goed te keuren

Er is voorzien dat medewerkers van decentrale diensten

bestelaanvragen eenvoudig en veilig kunnen opmaken.

Er zijn diverse communicatiefuncties om de doorstroming van

bestellingen te optimaliseren




18

14 maart 2017

4. Digitaliseer uw inkomende

facturenflow


14 maart 2017

Registraties in BBC verrijken met

bijkomende info




19

14 maart 2017

Situering module in BBC Boekhouding


Menu 1: Strategisch kader en dossiers

Menu 2: Inventarisfiches

Menu 3: Budgetten

Menu 4: Aankopen

Menu 5: Verkopen

Menu 7: Financiële verrichtingen

Menu 8: Diverse verrichtingen

Menu 10: Consultaties

14 maart 2017

Digitale documenten archief map


Hoofddocument openen, of alle digitale

documenten raadplegen

Beheer en overzicht van alle digitale documenten



20

14 maart 2017

Overzicht en beheer digitale documenten


14 maart 2017

Paperless goedkeuring inkomende facturen

in BBC De factuur kan als digitaal document worden geraadpleegd




21

14 maart 2017

Goedkeuringsschema in BBC

Dienst van de bestelling kan gebruikt worden om een dynamisch

pad te definiëren


14 maart 2017BBC sterke inzet op decentraal werken

Diensten

Gebruikers

10: Registratie 40: Validatie20: Diensten



22

14 maart 2017

Goedkeuringsscherm inkomende facturen


10: Registratie 40: Validatie20: Diensten

30: Weigering

14 maart 2017

Goedkeuringsscherm inkomende facturen




23

14 maart 2017

Optimalisatie doorstroming

goedkeuringsflow E-mail per factuur in te stellen voor dringende validatie

Popup bij opstart van BBC boekhouding


14 maart 2017

Digitaliseer uw inkomende facturenflow

Verrijk registraties in BBC met digitale documenten om ze te

verduidelijken en toegankelijker te maken

Door het digitaliseren van uw documenten kunnen inkomende

facturen, zonder reizende papieren, worden nagekeken en

goedgekeurd




24

14 maart 2017

5. Eenvoudige invoer van

ontvangstenfacturen door diensten


14 maart 2017





25

14 maart 2017

Waarom eenvoudig?

Boekhoudkundige kennis is niet noodzakelijk

3 componenten volstaan om een factuur te kunnen maken

Debiteur

Factuurcode

1 of meerdere rubrieken

Extra functies zorgen voor verdere automatisering

Factuurmodellen

Repetitieve facturen / factuurruns kopiëren

Opladen vanuit Excel

Controlemogelijkheden vóór doorboeking


14 maart 2017

6. Opvolging beleid via indicatoren en

metingen




26

14 maart 2017



14 maart 2017

Beleid – indicatoren – metingen - planning

Herwerkte module

Duidelijke functiescheiding

“master”: globale beheerder: definieert de indicatoren

per indicator: verantwoordelijke en opvolger: kan metingen ingeven

Koppeling indicator aan beleid kan via meerdere “koppelpunten”

(beleidsdomein, doelstelling, actieplan, actie …)

Ingave metingen én planningen per indicator

Werken met globale of specifieke statussen

Digitale bijlage koppelen




27

14 maart 2017

Reik uw diensten maximale info aan

Vertrekkend vanuit doelstellingenboom financiële informatie


14 maart 2017

Reik uw diensten schermen aan voor de

inhoudelijke opvolging van het beleid




28

14 maart 2017

Beleid – budget – indicator – meting in

rapportvorm


14 maart 2017

Tot slot …


Bedankt voor uw aandacht …

BBC: stérke inzet op decentraal werken - Cevi/Logins€¦ · Nuttige tools - totalen Per...

Documents

Transcript of BBC: stérke inzet op decentraal werken - Cevi/Logins€¦ · Nuttige tools - totalen Per...