Seminarie jaarafsluiting onder BBC

Click here to load reader

Embed Size (px)

description

Lokale besturen maken in 2014 voor het eerst de jaarrekening op onder de nieuwe regels van BBC. TriFinance gaf een seminarie met enkele pragmatische tips en adviezen ter ondersteuning van de lokale besturen.

Transcript of Seminarie jaarafsluiting onder BBC

  • GENT, 4 FEBRUARI 2014SIEGFRIED MASSCHAELE, BUSINESS MANAGER LOKALE BESTUREN

    SEMINARIE JAARAFSLUITING

    1

  • Agenda1. Wettelijke kader en doel

    Wat is het doel van de jaarrekening?

    2. StappenplanHoe bereid ik me goed voor op de jaarafsluiting?Hoe maak ik een kwaliteitsvol stappenplan op?Waaraan voldoet een goede jaarrekening - afsluiting?

    3. Dos and dontsVoor welke valkuilen moet ik opletten? Mogelijke knelpunten en tips.

    2

  • Bijlagen3

    Lijst met documenten worden bezorgd:

    1. Voorbeeld inhoudstabel jaarrekening

    2. Voorbeeld stappenplan

    3. Voorbeeld checklist gemeente en ocmw bij de voorbereiding jaarrekening

  • 6 februari 2014

    4

    1. Wettelijk kader

  • Wettelijk kader jaarrekening Basis GD: art 164: Elke gemeente / OCMW voert een voor

    de aard en de omvang van haar activiteiten passende boekhouding, volgens de methode van het dubbel boekhouden.

    Art 172: jaarrekening Basis GD: OCMW: art 166 en 173

    Artikels BBC: Besluit VL. Regering: art. 30 tot art 47 MB: art 5, 11 tot 13

    5

  • 1.1 Beleidsdocumenten6

  • 1.2 Concept BBC7

    7

    Verantwoordelijken

    Strategie

    Beleidsdoel-stellingen

    Output(Resultaat) Effecten

    Omgeving

    Activiteiten(Actieplannen)

    Input(Middelen)

    Financilevertaling

    Algemenefinanciering

    Financieelevenwicht ?

  • 1.2 Concept BBC8

    In cijfers omgezet

    PlannenMeerjaren-

    plan

    BudgetBudget- en

    krediet bewaking

    Regi-streren

    Boekhouding

    RapportEvalueren

    en bijsturen

    BBC is meer dan het financile!

  • 1.3 Beleidscyclus9

    Beleidsplanning Beleids

    uitvoering

    BeleidsEvaluatie

    BeleidsBijsturing

    PLAN DO

    CHECKACT

    Strategische keuzes maken over de toekomst Opstellen van strategische en operationele doelstellingen

    Werkwijze en middelen vastleggen om deze toekomst te realiseren Uitvoeren van de

    doelstellingen

    Vastleggen hoe de realisatie wordt gemeten Opvolgen in welke mate de doelstellingen gerealiseerd zijn

    Vastleggen hoe er bijgestuurd moet worden Acties formuleren om bij te sturen

  • 10

    1.3 Beleidscyclus: toegepast

    Financile Uitvoering

    Boekhouding Tussentijdse

    evaluatie

    Financile Planning

    Meerjarenplan Budget

    Financile Bijsturing

    Bijsturen financieelmeerjarenplan na finale evaluatie

    FinancileEvaluatie

    Budgetcontrole Audit Interne Controle METEN

    Beleidsuitvoering

    Beleids-Evaluatie

    BeleidsBijsturing

    BeleidsPlanning

  • Meten is weten ! Een organisatie heeft nood aan antwoorden op haar vragen en meestal ook snel om te kunnen sturen.

    Meten controleren van individuen.

    Welke processen dienen te worden verbeterd ? Waarom?

    Hoe?

    Wordt het juiste gedrag aangemoedigd ?

    Hebben we vooruitgang geboekt t.o.v. onze strategische doelstellingen

    ?

    Welke activiteiten het meeste impact hebben op uw algemene

    performantie ?Hoe wordt onze dienstverlening

    gepercipieerd door onze klanten ?

    Waarom is meten belangrijk? Een organisatie wenst antwoorden

    Bereikt men de beoogde effecten

    met het gevoerde beleid ?

  • Vroeger: louter financieel Vermogensverantwoording

    Bezittingen Schulden

    Resultaatbepaling Kosten Opbrengsten

    Beleidsinstrument Ratios

    Budgettair resultaat Budgettaire boekhouding en

    algemene boekhouding Kredietcontrole

    Nu: Meer omvattend financile toestand

    analyse Beleidsevaluatie

    Doelstellingen Efficintie/ effectiviteit Balanced scorecard Indicatoren

    evaluatie autorisatie Kredietcontrole

    beheers- en controlefunctie Analyse / BH

    statistische functie hogere overheden

    12

    1.4 Doel jaarrekening

  • vroeger: NGB Geen voorzieningen Kredieten op vorige jaren Geen automatische

    herwaarderingen meer Ratioanalyse nuttig? Verschillende financile

    resultaten T-formulier

    1.5 Verschillen voor gemeentennu: BBC

    Voorzieningen Doelstellingen Basis voor kostprijsanalyse Correctere werkelijke

    toestand Bestemde gelden n gecumuleerd resultaat

    13

  • vroeger: NOB Financieel Activiteitencentra

    nu: BBC Doelstellingen Meer dan financieel Kostenplaatsen Bestemde gelden n gecumuleerd

    resultaat

    6 februari 2014

    14

    1.5 Verschillen voor OCMW

  • 1. 6 Samenstelling jaarrekening Organieke decreten

    beleidsnota financile nota samenvatting algemene rekeningen

    De beleidsnota omvat: De doelstellingenrealisatie De doelstellingenrekening De financile toestand Inhoudstabel: te tonen rapporten\inhoudstabel.xls Link jaarrekening: te tonen rapporten\jaarrekening 2012.pdf

    15

    Voorbeeld jaar-

    rekening

  • 6 februari 2014

    16

  • 17

    2. Stappen-plan

  • 2.1 Context Vroeger

    Financieel: financile dienst Nu

    Evaluatie doelstellingen: hele organisatie Evaluatie budgethouders (toekomst) Financile evaluatie

    Processen: Wie? Wat? Wanneer? Voorbeeld stappenplan: link:te tonen rapporten\Planning opmaak

    jaarrekening.docx

    18

  • 2.2 Stappenplan

    STAP 1: Planning jaarovergang

    STAP 2: Nagaan volledigheid van de boekhouding

    STAP 3: Opstellen jaarrekeningLink: te tonen rapporten\Checklist voorbereidingen afsluiten gemeente.docxLink: te tonen rapporten\Checklist voorbereidingen afsluiten OCMW.docx

    6 februari 2014

    19

  • STAP 1: Planning jaarovergang20

    Zijn alle facturen opgevraagd en uitgaande facturen opgemaakt? Transactiemoment goederenontvangst

    Openstaande bestelbonnen en verbintenissen bekijkenIs er actie nodig? Aanrekeningen,

    Afspraken weddebetalingen

    Afspraken afsluiten kassen

    Voorlopige proef en saldi balans maken en nakijken Standopgave

  • STAP 2: Volledigheid van boekhouding Checklist

    Ontvangsten Uitgaven Correctieboekingen Wachtrekeningen aanzuiveren

    Balansrubrieken Patrimonium - inventaris Werken in uitvoering Subsidies (oninbaar, allemaal geboekt) Controle van de leningen

    21

  • STAP 2: Volledigheid van boekhouding Aandachtspunten

    Verkeerde saldi Openstaande vorderingen Totaal van de vorderingen Debiteurenbeheer Patrimonium Fouten in consistentie annuteit Matching principe: K en O aan juiste jaar toewijzen

    22

  • STAP 3: Opstellen jaarrekening23

    Technische opmaak Balans, staat van opbrengsten en kosten,

    Evaluatie doelstellingen / gevoerde beleid / toetsing bereikte resultaten en effecten Via 3 kernvragen

  • Drie kernvragen24

    Wat hebben we bereikt? In welke mate werden de doelstellingen gerealiseerd

    Wat hebben we hiervoor gedaan? In welke mate werden de actieplannen gerealiseerd?

    Kloppen de rekeningen? Wat zijn de ontvangsten en uitgaven van het betrokken actieplan gedurende het financile boekjaar?

  • Hoe beoordelen? Data verzamelen: permanent proces Resultaat opvragen Resultaten synthetiseren

    Via proces / softwarepakketten

    Voorbeeld Jaarverslag stad Antwerpen 2012 http://www.antwerpen.be/docs/Stad/Bedrijven/Financien/Jaarrekening_

    2012.pdf

    25

  • Beleidsdomein Wegen en MobiliteitStrategische doelstellingOperationele doelstelling Bevorderen van de fietsvaardigheid en behendigheid van de schoolgaande jeugd door het organiseren van een specifiek educatief aanbodNaam leidinggevendeNaam Interne projecttrekkerVersie

    Feedback/aanvullingen/verfijningenGeen info

    Specifiekok zeer duidelijk, schoolgaande jeugd

    fietsvaardigheid en behendigheid

    Aanvaard

    Meetbaarja, bijvoorbeeld korte test alvorens bv. cursus gevolgd wordt

    Realistisch ok

    de provincie kan hier gerichte acties ondernemen, valt binnen haar bevoegdheid

    Tijdsgebonden richt zich op n budgetjaar, acties

    De operationele doelstelling straalt voldoende ambitie uitHet resultaat dat de operationele doelstelling beoogt is realistisch en de risicos verbonden aan de doelstelling zijn tevens beheersbaarDe provincie heeft een impact en is bevoegd voor het vooropgestelde doel

    De operationele doelstelling richt zich op korte tot middellange termijn.(indien de termijn niet expliciet vermeld wordt, wordt uitgegaan van n jaar)

    Fietsverkeer verbeteren in de provincie op vlak van woonwerkverkeer, woonschoolverkeer en andere dagelijkse verplaatsingen

    Score

    De richting in de doelstelling is duidelijk aangegevenEr kan een meetbare indicator aan de OD gekoppeld worden

    Het doel en beoogd resultaat is concreet, volledig, nauwkeurig aangegevenEr kunnen activiteiten aan de doelstelling gekoppeld worden die aangeven HOE het resultaat moet bereikt worden

    De doelstelling is makkelijk leesbaar (geen vakjargon, overbodige informatie, onduidelijke/dubbelzinnige termen)De doelstelling is in overeenstemming met de politieke visie in het bestuursakkoord/beleidsprogramma of er is overleg geweest met de gedeputeerde

    De operationele doelstelling is intern gereviseerd en besproken met de betrokkenen binnen De operationele doelstelling is gedragen door alle betrokken leidinggevenden van andere

    De doelgroep is voldoende duidelijk aangegevenDe operationele doelstelling is in lijn met de strategische doelstelling

    Criterium

    Doelstelling is toegespitst op het beleidsdomein

    Score-instrument Kwaliteitscontrole van operationele doelstellingen: voorbeeld

  • 1.1 Naam KPI1.2 Beleidsdomein

    (+ afkorting)1.3 Dienst(+ afkorting)1.4 Link SD

    1.5 Link OD

    1.6 Perspectief (Fin.) Resultaat

    Klant x Lerende organisatie

    1.10 Relevante dimensies1.11 Motivatie

    Per locatie

    Behouden van de klantentevredenheid is belangrijk voor de uitleendienst. Het bewaken van de kwaliteit is essentieel

    1.12 Beperkingen

    Gemiddelde score op een standaard evaluatieformulier (schaal van 10 punten

    A= toegekende scoresB = maximum scores

    Meeteenheida/bx100= % %

    1.9 Beschrijving van de formule

    1.8 Formule

    1.7 Beschrijving KPI

    Interne processen

    Ter versterking van het educatief- en vormingswerk in de non-profitsector en het vrijwilligerswerk willen we voldoende, betaalbare en kwalitatieve infrastructuur en materiaal ter beschikking stellen op een aantal gedecentraliseerde locaties.

    SD Nr. 1

    Behoud van de klantentevredenheid bij de gebruikers van de Provinciale Uitleendienst door het gericht investeren in audiovisueel en didactisch materiaal en het op optimale wijze,beschikbaar stellen van dit materiaal aan de onderwijsinstellingen, openbare instellingen en verenigingen in de non-profitsector gevestigd in de provincie.

    OD Nr. 1

    CUL B-Nr.

    Uitleendienst cultuur

    1. DEFINITIEGemiddelde score evaluatieformulier ivm Klantentevredenheid

  • 3.2 Betrouwbaarheid van de gegevens3.3 Haalbaarheid

    4.4 Project opstarten gegevens-verzameling3.5 Technisch verantwoordelijke3.6 Data-verantwoordelijke

    Excell-tabelExcell-tabel

    (naam medewerker)

    (naam medewerker)

    (naam medewerker)

    Kwartaal 3: 80%Kwartaal 4: 80%

    3. BRON VAN DE GEGEVENS

    Motivatie:

    Hoog Medium Laag (schrap wat niet past).

    Hoog Medium Laag (schrap wat niet past).

    3.1 Bron SysteemDatabankTabelCordinaten

    2.2 Beslissingschema

    Rood : 70%Oranje : >70 en

  • Waaraan voldoet een goede jaarrekening - afsluiting

    1. Goede voorbereiding2. Samen met de diensten3. Getrouw en waar beeld4. Duidelijk voor de stakeholders5. Tijdigheid

    6 februari 2014

    29

  • 30

    3. Dos anddonts

  • 3.1 Doelstellingen31

    Mentaliteitverandering: hoe om te gaan met doelstellingen? Hoe meten, evalueren?Knelpunt

    Alle/geen doelstellingen meten Wel/ geen indicatoren bepalenValkuil

    Betrokkenheid van iedere dienst aanmoedigen bij jaarverslag/doelstellingen opleiding?

    Basis wordt gelegd bij de opmaak van het MJP Groeiproces!

    Advies

  • 3.2 Beleidsmensen32

    Niet vertrouwd met nieuwe manier van werken. BBCKnelpunt

    Geen interesse, te laat in actie komenValkuil

    Infosessie, duidelijke nota, vorming, participatie!

    Permanent proces!Advies

  • 3.3 Financile dienst

    6 februari 2014

    33

    BBC is meer dan financin alleenKnelpunt

    De financile dienst doet het volledige proces (weer) alleenValkuil

    Begin tijdig aan de voorbereiding van de jaarrekening (deadline, processen, management team,)

    Betrokkenheid vergrotenAdvies

  • 3.4 Financile uitvoering

    6 februari 2014

    34

    Sturing komt op moment dat van het transactiemoment (factuur/ prestatie/ dienst) ontvangst (TOF)

    Transactiekredieten: plannen, continu evalueren / permanent evaluatieproces

    Knelpunt

    Alles kan opgelost worden met budgetwijzigingen, interne kredietaanpassingen, verschuivingen,

    Ruimere kredietcontrole Scheeftrekking tot het oorspronkelijk budget

    Valkuil

    Goede basis meerjarenplanning en budget is nodig Goede afspraken tussen de diensten MAT cordineert Duidelijke kredietbewaking

    Advies

  • 3.5 Rapportering

    6 februari 2014

    35

    Goede rapporten, managementrapporten Probleem met benchmarking (diversiteit besturen )Knelpunt

    Geen afstemming op de stakeholdersValkuil

    Duidelijke rapportage behoeften bepalen Goede architectuur: domeinen, velden, journalen,

    indeling activa, kostenplaatsten Toetsen met de beleidsmensen, MAT

    Advies

  • 6 februari 2014

    36

    Vragen?

  • Siegfried MasschaeleBusiness Manager Lokale [email protected] 20 66 75

    37

    Slides en bijlagen worden beschikbaar gesteld via Slideshare en worden u morgen toegestuurd

    Expertteam Lokale Besturen