GebruikershandleidingBasware PDF e-Invoice (July 2016)

Inhoudsopgave

1 Overzicht................................................................................................................................... 32 Beginnen................................................................................................................................... 4

2.1 Aanmelden voor Basware Portal en Basware activeren PDF e-Invoice .......................... 42.2 Basware activeren PDF e-Invoice.....................................................................................92.3 Een pdf-factuur maken....................................................................................................10

2.3.1 Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van uw klant voldoet.................... 102.3.2 Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van de service voldoet................. 112.3.3 Zorg ervoor dat de factuur door machines kan worden gelezen............................11

2.4 Uw eerste factuur verzenden.......................................................................................... 122.5 E-mailadressen beheren waarmee u facturen verstuurt................................................. 13

3 Facturen beheren.................................................................................................................... 143.1 Facturen verzenden........................................................................................................ 143.2 Bijlagen toevoegen aan een factuur................................................................................143.3 Factuurstatussen weergeven ......................................................................................... 15

4 Lijst met gratis pdf-tools...........................................................................................................17

Probleemoplossing en veelgestelde vragen...................................................... 18

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

1 Overzicht

Uw klanten verwachten dat u e-invoices verstuurt. Een snelle en eenvoudige manier om aanhun verwachtingen te voldoen, is om u aan te melden voor Basware PDF e-Invoice service.Maak een pdf-factuur aan met uw standaard factureringssoftware en e-mail het naar hetBasware Service-adres van uw klant. Basware PDF e-Invoice leest vervolgens defactuurgegevens van de pdf-factuur, maakt op basis hiervan een elektronische factuur aan enlevert beide documenten aan uw klant.

Basware stelt het conversieproces in wanneer u de eerste factuur naar de service verstuurt. Omde service goed te kunnen laten werken, moeten de facturen die u verstuurt, dezelfde lay-outhebben als uw eerste factuur. Omdat de facturen elektronisch worden gelezen, moet de inhoudvan elke factuur in een door machines leesbare tekstindeling zijn. De facturen kunnen niethandgeschreven of gescand zijn of informatie in afbeeldingen bevatten.

Voor meer informatie over factuurgegevens raadpleegt u Ervoor zorgen dat de factuur aan devereisten van uw klant voldoet

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

3

2 Beginnen

Voordat u e-invoices via Basware PDF e-Invoice naar uw klanten kunt sturen, moet u hetvolgende doen:

• Registreren bij Basware Portal

Indien u al een account hebt bij Basware Network, kunt u BaswareactiverenPDF e-Invoice zonder u eerst te registreren.

• Basware PDF e-Invoice service activeren• Een pdf-factuur aanmaken.

Nadat u de service hebt geactiveerd en een pdf-factuur hebt aangemaakt, kunt u uw eerste pdf-factuur naar de service versturen.

2.1 Aanmelden voor Basware Portal en Basware activeren PDF e-InvoiceBasware PDF e-Invoice maakt deel uit van Basware Portal. Voordat u de Basware PDF e-Invoice-service kunt activeren, moet u zich registreren voor een account in Basware Portal.

Als u deze stappen niet in één sessie kunt uitvoeren, kunt u verdergaan met deprocedure door de servicepagina van Basware PDF e-Invoice: https://portal.basware.com/service/emailLite

1. Open de servicepagina van Basware PDF e-Invoice.

De servicepagina van Basware PDF e-Invoice wordt geopend in Basware Portal.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

4

2. Klik op Registreren.

Het venster Een account maken wordt geopend.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

5

3. Kies een gebruikersnaam voor de service.

De service selecteert het e-mailadres waarnaar uw uitnodiging isverzonden als uw gebruikersnaam. Als u een ander e-mailadres als uwgebruikersnaam wilt gebruiken, klik dan op Bewerken en voer hetnieuwe adres in in het veld E-mail/Gebruikersnaam.

4. Kies een veilig wachtwoord en voer dit in de velden Wachtwoord en Wachtwoordbevestigen in.

5. Klik op Registratie voltooien om een nieuw Basware Portal-account te maken.

Er wordt een bevestigingsbericht verzonden naar uw e-mailadres.

Het kan even duren voordat het bevestigingsbericht wordt bezorgd. Alsu de e-mail niet binnen een uur ontvangt, neemt u contact op met deondersteuning van Basware via https://kb.basware.com/contacting-support/.

6. Open het bevestigingsbericht en volg de koppeling in het bericht om uw accountte activeren.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

6

Als er een bericht wordt weergegeven met de melding dat debevestigingskoppeling is verlopen, moet u opnieuw beginnen met hetregistratieproces. Klik hiervoor op de oorspronkelijkeuitnodigingskoppeling en meld u opnieuw aan voor de service.

De aanmeldingspagina wordt geopend en er verschijnt een bevestigingsberichtom aan te geven dat uw account is geactiveerd.

7. Voer uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in en klik op Aanmelden.

U wordt aangemeld bij Basware Portal. U moet nu informatie over uw organisatieinvoeren om de Basware PDF e-Invoice-service te activeren.

8. Voer eerst uw persoonlijke gegevens in de sectie Mijn account in en klik opOpslaan.

9. Voer in de sectie Mijn organisatie de informatie over uw organisatie in en klik opOpslaan.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

7

Voer het btw-nummer, e-mailadres of een gelijke uniekeidentificatiecode in in het veld ID's organisatie. Als u een melding krijgtdat de id van de organisatie al in gebruik is in de service, neemt u voorhulp contact op met de ondersteuning van Basware via https://kb.basware.com/contacting-support/.

10. Voer in de sectie Contactgegevens van organisatie de gegevens in van depersoon met wie uw klanten contact kunnen opnemen als ze vragen hebben enklik op Opslaan.

11. Klik in het gedeelte Ik stuur facturen vanaf op E-mailadres toevoegen om e-mailadressen toe te voegen waarmee u PDF-facturen aan uw klant wiltverzenden.

U kunt maximaal vijf e-mailadressen toevoegen.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

8

Als u later een e-mailadres wilt wijzigen of een nieuw e-mailadres wilttoevoegen, opent u de servicepagina van Basware PDF e-Invoice envoegt u een nieuw adres toe op het tabblad Details weergeven.

12. Schakel het selectievakje Ik accepteer de algemene voorwaarden van Baswarein.

13. Klik op Activeren om de service te activeren.

Wanneer u de service hebt geactiveerd, opent u het tabblad Klanten zoeken en zoekt u naarhet leveranciersinformatiepakket van uw klant. Het leveranciersinformatiepakket bevat alleinformatie die u nodig hebt om PDF-facturen elektronisch naar uw klant te verzenden.

Bij sommige klanten moet u mogelijk bepaalde verplichte velden in de facturen opnemen. Als udeze velden niet in de factuur opneemt, wordt de factuur automatisch afgewezen. Zie Een pdf-factuur maken voor meer informatie.

2.2 Basware activeren PDF e-InvoiceIndien u al een account hebt bij Basware Network, kunt u Basware PDF e-Invoice activerenzonder u eerst bij de service te registreren.

1. Open de Basware PDF e-Invoice service-pagina in een webbrowser: https://portal.basware.com/service/emailLite.

2. Klik op Aan de slag.

3. Voer eerst uw persoonlijke gegevens in de sectie Mijn account in en klik opOpslaan.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

9

2.3 Een pdf-factuur makenU kunt pdf-facturen maken door:

• uw huidige accountingsoftware te gebruiken, indien u hiermee facturen kuntexporteren in een indeling die door machines leesbaar is

• software voor tekstverwerking of spreadsheets te gebruiken, indien u hiermee facturenkunt opslaan in een indeling die door machines leesbaar is.

Indien uw huidige software pdf's kan genereren in een door machines leesbare indeling, kunt udeze software gebruiken om een pdf-factuur aan te maken. Als u met uw huidige software geenpdf's kunt maken, kunt u de factuur met behulp van conversiesoftware omzetten in pdf-formaat.Zie Lijst met gratis pdf-tools voor meer informatie.

Wanneer u pdf-facturen aanmaakt, moet u het volgende doen:

• Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van uw klant voldoet• Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van de service voldoet• Zorg ervoor dat de factuur door machines kan worden gelezen• Zorg ervoor dat u geen gescande afbeelding of foto gebruikt om de pdf-factuur aan te

maken. Pdf-facturen op basis van afbeeldingen zijn niet door machines leesbaar.

Wanneer uw pdf-factuur aan de bovenstaande vereisten voldoet, kunt u Uw eerste factuurverzenden.

2.3.1 Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van uw klant voldoet

Uw klant vereist dat de facturen die u naar de Basware PDF e-Invoice service verstuurt, devooraf gedefinieerde factuurvelden bevat. Als een van deze velden ontbreekt op de factuur, zalBasware de factuur niet naar uw klant sturen.

Naast de vooraf gedefinieerde velden kan uw klant ook vragen om aanvullende gegevens op defactuur. Ze kunnen bijvoorbeeld eisen dat u uw leveranciersnummer en een PO-nummervermeldt. U moet alle informatie die de klant vraagt, op de factuur vermelden.

De vereisten van de klant bekijken:

1. Open de Basware PDF e-Invoice service-pagina in uw webbrowser:

https://portal.basware.com/service/emailLite.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

10

2. Klik op Klanten zoeken om het tabblad Klanten zoeken te openen.

Figuur 1: Klanten zoeken tabblad

3. Gebruik de zoekfunctie om uw klant te vinden.

4. Download de kit met leveranciersinformatie van uw klant om hunfactureringsvereisten te bekijken.

2.3.2 Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van de service voldoet

Elke pdf-factuur die u naar Basware PDF e-Invoice verstuurt, moet:

• gebruikmaken van pdf-versie 1.4 of nieuwer• machineleesbaar en doorzoekbaar zijn.• alle factuurgegevens vereist door Basware en uw klant bevatten. Zie Ervoor zorgen

dat de factuur aan de vereisten van uw klant voldoet voor meer informatie.• zijn geschreven in een ondersteunde taal. Basware PDF e-Invoice ondersteunt

momenteel de volgende talen: Deens, Nederlands, Engels, Ests, Fins, Frans, Duits,Hongaars, Italiaans, Pools, Portugees, Spaans, Zweeds en Noors.

2.3.3 Zorg ervoor dat de factuur door machines kan worden gelezen

Basware leest de naar de service verzonden facturen elektronisch. Daarom mag de pdf-factuurgeen factuurgegevens in beeldformaat bevatten.

1. Open de factuur die u hebt aangemaakt.

2. Selecteer met de muis een of meer regels met factuurgegevens.

3. Kopieer de factuurgegevens naar het klembord.

4. Kopieer de factuurgegevens in een tekstverwerker, bijvoorbeeld Notepad,TextEdit of WordPad.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

11

2.4 Uw eerste factuur verzendenWanneer u uw eerste pdf-factuur verstuurt, zet Basware de factuurgegevens die u op de factuurhebt gezet, om in de gegevensindeling die Basware Network gebruikt. Dit kan tot tweewerkdagen duren. Nadat dit proces is voltooid, is uw factuur pas zichtbaar in Basware Networken wordt de factuur naar uw klant verstuurd.

De facturen die u hierna naar de services stuurt, moeten:

• dezelfde lay-out gebruiken• in dezelfde taal zijn opgesteld.

U kunt de lay-out en de taal in een later stadium wijzigen, maar dit kan extra servicekosten metzich meebrengen en leiden tot vertragingen in de levering van uw facturen.

Neem voordat u uw eerste factuur verzendt contact op met uw klant en laat de klantweten dat u binnenkort via de Basware PDF e-Invoice-service facturen gaatverzenden.

1. Open de Basware PDF e-Invoice service-pagina in een webbrowser: https://portal.basware.com/service/emailLite.

2. Klik op Klanten zoeken om het tabblad Klanten zoeken te openen.

Figuur 2: Klanten zoeken tabblad

3. Gebruik de zoekfunctie om uw klant te vinden.

De e-mailadressen van de klant waar u pdf-facturen naar kunt versturen, staanvermeld in de kolom PDF-factuuradres van bedrijf.

4. Schrijf het adres van uw klant voor pdf-facturen op.

5. Maak een factuur aan met uw factureringssoftware en sla het op als een pdf-bestand.

Zie Een pdf-factuur maken voor instructies.

6. Gebruik uw standaard e-mailprogramma om een nieuw e-mailbericht aan temaken.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

12

Tekst in de onderwerpregel wordt niet verzonden aan uw klant. Tekst inde hoofdtekst van het bericht wordt als bijlage aan uw klant verzonden.

7. Voeg de pdf-factuur, die u hebt opgeslagen op uw computer, als bijlage toe aanhet e-mailbericht.

U kunt meerdere pdf-facturen aan één e-mailbericht toevoegen, indiende facturen aan dezelfde klant worden verstuurd. De namen van de pdf-facturen mogen niet hetzelfde zijn, en mogen niet de woordenattachment, anlage, adjunto, annex of liite bevatten.

8. Als u factuurbijlagen naar uw klant wilt sturen, voegt u ze toe aan de e-mail.

Zie Bijlagen toevoegen aan een factuur voor instructies.

9. Typ het factuuradres van uw klant in het veld Naar.

Bijvoorbeeld acme.buyer@email.basware.com.

10. Verstuur de e-mail.

Basware levert zowel een e-invoice als de pdf-factuur aan uw klant.

Basware zal u ook op de hoogte stellen indien de factuur niet kan worden afgeleverd.

De verwachte gemiddelde levertijd voor de eerste factuur is één werkdag. Verstuur dezelfdefactuur niet nogmaals naar de service.

2.5 E-mailadressen beheren waarmee u facturen verstuurtBasware Network verwerkt alleen facturen die verstuurd zijn vanaf e-mailadressen die ugeregistreerd hebt bij de service. Facturen verzonden vanaf andere adressen wordenautomatisch geweigerd.

U kunt op de PDF e-Invoice service-pagina de e-mailadressen beheren waarmee u facturenverstuurt.

1. Open de Basware PDF e-Invoice service-pagina in uw webbrowser:

https://portal.basware.com/service/emailLite.

2. Klik op Details weergeven.

3. Klik op .

4. Voer de gewenste wijzigingen door in uw e-mailinstellingen.

• Klik op E-mailadres toevoegen om een e-mailadres toe te voegen.

• Klik op naast een e-mailadres om deze te verwijderen.

5. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

13

3 Facturen beheren

In dit gedeelte wordt beschreven hoe u facturen kunt versturen, bijlagen bij facturen kunttoevoegen en de status van de verzonden facturen kunt bekijken.

3.1 Facturen verzenden

Neem voordat u uw eerste factuur verzendt contact op met uw klant en laat de klantweten dat u binnenkort via de Basware PDF e-Invoice-service facturen gaatverzenden.

1. Gebruik uw standaard e-mailprogramma om een nieuw e-mailbericht aan temaken.

2. Voeg de pdf-factuur, die u hebt opgeslagen op uw computer, als bijlage toe aanhet e-mailbericht.

U kunt slechts één PDF-factuur verzenden in elke e-mail ls u meerderefacturen wilt verzenden, moet u een afzonderlijke e-mail maken voorelke factuur.

Tekst in de onderwerpregel wordt niet verzonden aan uw klant. Tekst inde hoofdtekst van het bericht wordt als bijlage aan uw klant verzonden.

3. Als u factuurbijlagen naar uw klant wilt sturen, voegt u ze toe aan de e-mail.

Zie Bijlagen toevoegen aan een factuur voor instructies.

4. Typ het factuuradres van uw klant in het veld Naar.

Bijvoorbeeld acme.buyer@email.basware.com.

U kunt de contactgegevens van de klant raadplegen op het tabblad Klantenzoeken op de Basware PDF e-Invoice service-pagina in Basware Portal.

5. Verstuur de e-mail.

Basware levert zowel een e-invoice als de pdf-factuur aan uw klant.

3.2 Bijlagen toevoegen aan een factuurMet Basware PDF e-Invoice kunt u aanvullende pdf-bestanden toevoegen aan e-mails metfacturen. Basware PDF e-Invoice stuurt deze bestanden samen met de originele pdf-factuurnaar uw klant.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

14

1. Wijzig de naam van de bijlage zodat deze een van de volgende woorden bevat:attachment, anlage, adjunto, annex, of liite.

Bijvoorbeeld attachment_112233.pdf of 123anlage.pdf.

Als de bijlagenaam niet het woord attachment, anlage, adjunto, annex,of liite bevat, wordt de e-mail niet verwerkt. In een dergelijk geval wordtvanuit de service een melding verzonden met de mededeling dat uwbericht is afgewezen.

Wanneer uw e-mailbericht meer dan één factuur bevat, kunt u de bijlagen aan debijbehorende factuur koppelen door de bestandsnaam van de pdf-factuur in debestandsnaam van de bijlage op te nemen:

Tabel 1: Bestandsnamen

Bestandsnamen Uitleg

• invoice-1.pdf• invoice-20160707.pdf• attachment_invoice-1.pdf• attachment-for-

invoice-201600707.pdf

In dit voorbeeld worden dedocumenten invoice-1.pdf eninvoice-20160707.pdf gezien alsfacturen. Bestandenattachment_invoice-1.pdf enattachment-for-invoice-20160707.pdf wordengezien als bijlagen bij de facturen.attachment_invoice-1.pdf wordtgekoppeld aan invoice-1.pdf enattachment-for-invoice-20160707.pdf aaninvoice-20160707.pdf.

2. Voeg de bijlagen voor de factuur toe aan de e-mail waarin de te verzendenfactuur staat.

3. Verzend de e-mail naar Basware PDF e-Invoice service.

Zie Facturen verzenden voor instructies.

3.3 Factuurstatussen weergevenWanneer u zich aanmeldt bij Basware Portal, ziet u een lijst met facturen die u hebt verzondennaar uw klanten. In deze weergave kunt u de status van elke factuur controleren. Als u eenspecifieke factuur zoekt, kunt u de resultaten beperken met een zoekopdracht.

Als u zich aanmeldt bij Basware Portal, krijgt u een overzicht te zien van dedocumenten die u gedurende de voorgaande 30 dagen hebt verzonden en ontvangen.Als u al uw documenten wilt bekijken, sluit u het deelvenster Datumbereik boven aande tabel Zoekresultaten.

1. Open de Documenten-pagina in Basware Portal

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

15

De URL van de pagina is https://portal.basware.com.

2. Voer in het veld Zoeken het factuurnummer in.

3. Klik op Zoeken.

De factuuren die overeenkomen met uw query, worden weergegeven in de tabelZoekresultaten.

Figuur 3: Tabel Zoekresultaten

4. Als u de resultaten wilt sorteren, klikt u op de labels Gesorteerd op:

Figuur 4: Labels Sorteren op

5. Als u een factuur wilt weergeven, klikt u op de titel van de factuur in de tabelZoekresultaten table and the Pagina Bedrijfsdocument opens.

De service laat het u doorgaans binnen 7 tot 14 dagen weten als u bentvergeten een factuur te openen die u van uw zakelijke partner hebtontvangen.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

16

4 Lijst met gratis pdf-tools

De volgende lijst met tools wordt enkel als voorbeeld gegeven en dient uitsluitend voorinformatieve doeleinden. Het is geen aanbeveling van de producten die de betreffendebedrijven aanbieden. Basware Corporation heeft geen controle over de ontwikkeling ofdistributie van de vermelde softwareproducten. Daarom accepteert BaswareCorporation geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor enige incidentele ofgevolgschade veroorzaakt door uw installatie of gebruik van de vermeldesoftwareproducten.

Waarschijnlijk kunt u door machines leesbare pdf-facturen aanmaken met uw huidige software.Indien u echter geen pdf-facturen kunt aanmaken, zijn er diverse gratis pdf-tools onlineverkrijgbaar waarmee dit wel mogelijk is:

CutePDF™ WriterOntwikkelaar Acro SoftwareBesturingssysteem Microsoft®1 WindowsWebsite www.cutepdf.com

doPDFOntwikkelaar SoftlandBesturingssysteem Microsoft WindowsWebsite www.dopdf.com

Microsoft Office-invoegtoepassing:Microsoft Opslaan als PDFOntwikkelaar MicrosoftBesturingssysteem Microsoft WindowsWebsite www.microsoft.com

PDFConverter DesktopOntwikkelaar Baltsoft SoftwareBesturingssysteem Microsoft WindowsWebsite www.freepdfconvert.com

1 Microsoft® is een gedeponeerd handelsmerk van Microsoft Corporation in de VerenigdeStaten en/of andere landen.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

17

Probleemoplossing en veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Bekijk de FAQ in Basware Knowledge Base.

Waar vind ik meer informatie over de service?

U vindt aanvullende informatie over de service in Basware Knowledge Base.

Basware PDF e-Invoice (July 2016)

18