FEDCOM PILOOT PROJECT

Fedcom e invoice

Patrick Asselberghspresentatie studiedag e-invoicing 29 september

FEDCOM

Printdatum:Date d’impression :

overzicht

Scope project e invoiceScope project e invoice

ProcesflowProcesflow

Omschrijving project e invoiceOmschrijving project e invoice

Nieuwe functionaliteitenNieuwe functionaliteiten

UitdagingenUitdagingen

ConclusiesConclusies

2

VragenVragen

FEDCOM

Printdatum:Date d’imprime:

Omschrijving e invoice federale overheid

Algemeen kader: – Gerealiseerd binnen het “FEDCOM” systeem

• De FEDCOM applicatie is gebaseerd op SAP• FEDCOM is in gebruik bij de FOD’s

– Platform voor ontvangst e facturen:• Mercurius platform• Mercurius = BE implementatie van het “Europese” E prior platform

Definitie elektronische facturatie (Fedcom): – Het langs elektronische weg ontvangen en verwerken van facturen waarbij de

authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud worden gewaarborgd en waarmee de medecontractant heeft ingestemd. (Ref= presentatie DAV “Forum For The Future” Thurn & Taxis, Brussel1 december 2010)

• => de factuur wordt via geautomatiseerde procedure in Fedcom opgeladen• ≠ een PDF Doc• = een xml (ubl) file (ubl = universal business language)

– Definitie van toepassing voor Fedcom ≠ wettelijke definities

3

FEDCOM

Printdatum:Date d’imprime:

Omschrijving e invoice

Doelstellingen project:– efficiëntere behandeling van de facturen en eventuele geschillen

– de verkleining van de papierberg

– de makkelijkere opvolging van de facturen

– Verkorten doorlooptijd: van ontvangst tot boeken van de factuur

– Verbeteren standaardisatie, harmonisatie, transparantie en “traceability”

Platform voor verwerking = Fedcom

Formaat e invoice = UBL

4

FEDCOM

Printdatum:Date d’imprime:

scope Pilootfase:

– Opzetten van het algemeen platform voor ontvangst facturen (=e prior/Mercurius)

– Opslag en verwerking van de facturen in Fedcom voor de pilootfods

– Opzetten van een algemene helpdesk “e invoice” gerelateerd, voor leveranciers en FODs

– Opmaak van “interchange agreement”: voor opname in bestekken

– Opmaak van “onboarding procedures”: voor leveranciers

– Pilootfods = Kanselarij, fod B&B, FEDICT

– Leveranciers = Belgacom, Electrabel

– “E Scan (Fod Fin)” verwerking van gescande papieren doc + PDF facturen

Roll out:

Uitbreiding naar andere FOD’s (gefaseerd)

– Uitbreiding van aantal leveranciers

– Toegang via “Portal” (voor “kleine” leveranciers)

5

FEDCOM

Printdatum:Date d’imprime:

Scope Proj Groep

– DAV, FEDICT, FOD B&B + FOD Fin

– “Piloot” leveranciers:

– “Piloot” FOD’s

Actuele stand

– E scan: live

– E invoice:• Live (pilootFods + electrabel + provider Basware) • on boarding: Belgacom

– Volgende fazen• “Governance” (piloot DAV)• On boarding nieuwe leveranciers• Uitrollen naar anderde FOD’s

6

FEDCOM

Printdatum:Date d’imprime:

E invoice algemene proces flow

7

Send invoice

• By supplier• Supplier is “on

boarded”• UBL + PDF

attachments

Receive invoice

• Mercurius platform

• consistency check

• ACK to supplier

Transmit invoice

• From Mercurius

• To Fedcom• UBL +

attachments

Process invoice

• In Fedcom• UBL -> Parked

doc• Human

readable view• Approval flow• Manual

processing

Post invoice

• In Fedcom• Payment after

due date• Store in DMS

UBL + Attachments

• Application Response to supplier

FEDCOM

Printdatum:Date d’imprime:

E invoice: proces flow supplier “on boarding”

8

Send request

• By supplier• To FEDICT

implement

• Receive “supplier bundle”

• From FEDICT• Implement bundle

requirements• By supplier

testing

• Conformance testing

• With FEDICT• E2E• With Fedcom

Go Live

• Send e invoices• To Mercurius

FEDCOM

Printdatum:Date d’imprime:

Nieuwe functionaliteiten DMS (Doc Mgt Syst)

– Opslaan e invoice

– Opslaan bijlagen (PDF files)

Visualisatie factuur– Visualisatie van de UBL

Workflow facturen– Voor goedkeuring facturen

– Facturen zonder goederenontvangst

Master data leveranciers:– Veld GLN Nr (GLN = global location number = uniek leveranciersnummer)

– om LifNr af te leiden

9

FEDCOM

Printdatum:Date d’imprime:

Uitdagingen Standaardisatie/harmonisatie

– Harmoniseren werkwijze over de FOD’s heen

– Uitwerken procedures

– Coördinatie met andere bestuursniveaus

Boarding procedures– Steeds combinatie 1 leverancier 1 FOD

– Tijdrovend => Optimalisatie nodig

Roll out strategie– Naar Fods toe

– Boarding leveranciers

– Boarding providers

10

Reglementeringen/verplichtingen – Verplichten van bestelbonnummer (PO Nr)

– Weigering factuur indien geen PO

UBL mapping– “one map fits all”

– Juiste mapping vinden

Governance/helpdesk– Nog uit te werken

Betrokken partijen– Federaal

• FODs, FEDICT, DAV

– Vlaams Overheid

– Waalse Overheid

– Brussel

– Leveranciers/providers

FEDCOM

Printdatum:Date d’imprime:

conclusies

Grote uitdagingen

Veel betrokken partijen

11

Samenwerking

Synergiën vinden

FEDCOM

Printdatum:Date d’imprime:

12