FEDCOM PILOOT PROJECT
Fedcom e invoice
Patrick Asselberghspresentatie studiedag e-invoicing 29 september
FEDCOM
Printdatum:Date d’impression :
overzicht
Scope project e invoiceScope project e invoice
ProcesflowProcesflow
Omschrijving project e invoiceOmschrijving project e invoice
Nieuwe functionaliteitenNieuwe functionaliteiten
UitdagingenUitdagingen
ConclusiesConclusies
2
VragenVragen
FEDCOM
Printdatum:Date d’imprime:
Omschrijving e invoice federale overheid
Algemeen kader: – Gerealiseerd binnen het “FEDCOM” systeem
• De FEDCOM applicatie is gebaseerd op SAP• FEDCOM is in gebruik bij de FOD’s
– Platform voor ontvangst e facturen:• Mercurius platform• Mercurius = BE implementatie van het “Europese” E prior platform
Definitie elektronische facturatie (Fedcom): – Het langs elektronische weg ontvangen en verwerken van facturen waarbij de
authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud worden gewaarborgd en waarmee de medecontractant heeft ingestemd. (Ref= presentatie DAV “Forum For The Future” Thurn & Taxis, Brussel1 december 2010)
• => de factuur wordt via geautomatiseerde procedure in Fedcom opgeladen• ≠ een PDF Doc• = een xml (ubl) file (ubl = universal business language)
– Definitie van toepassing voor Fedcom ≠ wettelijke definities
3
FEDCOM
Printdatum:Date d’imprime:
Omschrijving e invoice
Doelstellingen project:– efficiëntere behandeling van de facturen en eventuele geschillen
– de verkleining van de papierberg
– de makkelijkere opvolging van de facturen
– Verkorten doorlooptijd: van ontvangst tot boeken van de factuur
– Verbeteren standaardisatie, harmonisatie, transparantie en “traceability”
Platform voor verwerking = Fedcom
Formaat e invoice = UBL
4
FEDCOM
Printdatum:Date d’imprime:
scope Pilootfase:
– Opzetten van het algemeen platform voor ontvangst facturen (=e prior/Mercurius)
– Opslag en verwerking van de facturen in Fedcom voor de pilootfods
– Opzetten van een algemene helpdesk “e invoice” gerelateerd, voor leveranciers en FODs
– Opmaak van “interchange agreement”: voor opname in bestekken
– Opmaak van “onboarding procedures”: voor leveranciers
– Pilootfods = Kanselarij, fod B&B, FEDICT
– Leveranciers = Belgacom, Electrabel
– “E Scan (Fod Fin)” verwerking van gescande papieren doc + PDF facturen
Roll out:
Uitbreiding naar andere FOD’s (gefaseerd)
– Uitbreiding van aantal leveranciers
– Toegang via “Portal” (voor “kleine” leveranciers)
5
FEDCOM
Printdatum:Date d’imprime:
Scope Proj Groep
– DAV, FEDICT, FOD B&B + FOD Fin
– “Piloot” leveranciers:
– “Piloot” FOD’s
Actuele stand
– E scan: live
– E invoice:• Live (pilootFods + electrabel + provider Basware) • on boarding: Belgacom
– Volgende fazen• “Governance” (piloot DAV)• On boarding nieuwe leveranciers• Uitrollen naar anderde FOD’s
6
FEDCOM
Printdatum:Date d’imprime:
E invoice algemene proces flow
7
Send invoice
• By supplier• Supplier is “on
boarded”• UBL + PDF
attachments
Receive invoice
• Mercurius platform
• consistency check
• ACK to supplier
Transmit invoice
• From Mercurius
• To Fedcom• UBL +
attachments
Process invoice
• In Fedcom• UBL -> Parked
doc• Human
readable view• Approval flow• Manual
processing
Post invoice
• In Fedcom• Payment after
due date• Store in DMS
UBL + Attachments
• Application Response to supplier
FEDCOM
Printdatum:Date d’imprime:
E invoice: proces flow supplier “on boarding”
8
Send request
• By supplier• To FEDICT
implement
• Receive “supplier bundle”
• From FEDICT• Implement bundle
requirements• By supplier
testing
• Conformance testing
• With FEDICT• E2E• With Fedcom
Go Live
• Send e invoices• To Mercurius
FEDCOM
Printdatum:Date d’imprime:
Nieuwe functionaliteiten DMS (Doc Mgt Syst)
– Opslaan e invoice
– Opslaan bijlagen (PDF files)
Visualisatie factuur– Visualisatie van de UBL
Workflow facturen– Voor goedkeuring facturen
– Facturen zonder goederenontvangst
Master data leveranciers:– Veld GLN Nr (GLN = global location number = uniek leveranciersnummer)
– om LifNr af te leiden
9
FEDCOM
Printdatum:Date d’imprime:
Uitdagingen Standaardisatie/harmonisatie
– Harmoniseren werkwijze over de FOD’s heen
– Uitwerken procedures
– Coördinatie met andere bestuursniveaus
Boarding procedures– Steeds combinatie 1 leverancier 1 FOD
– Tijdrovend => Optimalisatie nodig
Roll out strategie– Naar Fods toe
– Boarding leveranciers
– Boarding providers
10
Reglementeringen/verplichtingen – Verplichten van bestelbonnummer (PO Nr)
– Weigering factuur indien geen PO
UBL mapping– “one map fits all”
– Juiste mapping vinden
Governance/helpdesk– Nog uit te werken
Betrokken partijen– Federaal
• FODs, FEDICT, DAV
– Vlaams Overheid
– Waalse Overheid
– Brussel
– Leveranciers/providers
FEDCOM
Printdatum:Date d’imprime:
conclusies
Grote uitdagingen
Veel betrokken partijen
11
Samenwerking
Synergiën vinden
FEDCOM
Printdatum:Date d’imprime:
12
Top Related