Klantendag MFG/PROBreda, 23 maart 2010

E-InvoiceHerbert van Til

Presales Consultant StreamServe Benelux

StreamServe

Bedrijf / Missie

Oplossingen

Waarom e-factureren

Verschillen

E-Invoice Center

Overzicht oplossing

Korte demo

Klant voorbeelden

Vraag en Antwoord

Agenda

Oprichting

Opgericht in 1997

Prive eigendom, sterk vermogend

Licentie omzet groei ~20%

Klanten >5,000

>93% ratio vernieuwing onderhoud

Technologie patent

Hoofdkantoor in Boston, MA USA

Focus

Erkend categorie leider(Enterprise Document Presentment/Dynamic Publishing)

Wereldwijd bereik – 14 kantoren met klanten in 130 landen

Strategische relaties met Adobe, IBM, SAP, Lawson en Infor

Momentum

Internationale uitbreiding

Winstgevend 2008, record omzet

StreamServe

Missie

Effectieve zakelijke communicatie

Stroomlijnen zakelijke processen

Besparen geld

Sparen milieu

Duurzaamheid

StreamServe

Vóór Na

Besparing factuurkosten

Optimaliseren factuurproces

Duurzaamheid

Compliance / Risk management (veiliger)

Wet- en regelgeving

Snellere betaling

Voldoen aan vraag / relatiebinding

....

Waarom e-factureren

In- en uitgaand:

IN: elektronische factuurverwerking

UIT: elektronisch factureren

Van > naar

Zakelijk > zakelijk

Zakelijk > consument

Zakelijk > overheid

E-factureren verschillen

Lokaal

FR > FR

NL > NL

E-factureren verschillen

Kanalen

Email

X.400

Http(s)

Ftp(s)

…

Formaten

Pdf

XML

EDI

Flat files

…

Internationaal

CH > NL

SE > DE

Vanuit EU BTW-perspectief is het toegestaan om papieren facturen te vervangen door elektronische facturen, mits er aan bepaalde vereisten wordt voldaan. Deze vereisten worden beschreven in de Europese richtlijn 2001/115/EC, die als doel heeft de regels rond elektronische facturatie te vereenvoudigen en te harmoniseren.

Vanaf 1 januari 2004 zorgt de richtlijn voor een zekere harmonisatie tussen de EU-lidstaten met betrekking tot het factureringsproces, de inhoud van de factuur, elektronisch factureren en (elektronische) archivering van facturen.

Europese regelgeving

Internationaal gezien bestaan er verschillen in de juridische waarde van een elektronische factuur. De EU-richtlijn werd immers niet door alle lidstaten op dezelfde manier in nationaal recht omgezet en dus bestaan er internationaal verschillen in de juridische waarde van een elektronische factuur.

Vanuit “VAT” perspectief mogen facturen in principe overal bewaard worden, in elk land en op elk medium. Echter bedrijven moeten in staat zijn om de facturen aan de belastingdienst te kunnen verstrekken binnen een redelijke termijn en de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de data kunnen garanderen.

Nationale wetgeving(en)

Voor elektronische facturen zijn er twee soorten digitale handtekeningen die binnen de EU lidstaten (en daarbuiten) worden toegepast:

geavanceerde digitale handtekening

gekwalificeerde digitale handtekening

Een digitale handtekening is een handtekening die onlosmakelijk verbonden is aan de ondertekenaar en aan de inhoud van het document dat getekend wordt. Een gescande handtekening is geen digitale handtekening.

Gekwalificeerde handtekeningen zijn is juridisch “zwaarder en technisch nog veiliger”. Enkele landen in de EU, waaronder Duitsland en Oostenrijk eisen het gebruik van deze digitale handtekening.

Digitale handtekening

E-Invoice Center

Verzorgt het automatisch

genereren van

digitaal ondertekende facturen

(over grenzen heen)

die voldoen aan de “VAT”

regelgevingen

Uw bedrijf , 2011…

(Hello I am your tax

inspector. I have

come to see your

invoices from

between 1 February

and 24 August 2007.

Show me the binders

please?)

Errr we stopped

paper invoices in

2006, so these

are electronic

originals…

What he wants to see:

1. Human-readable

invoice

2. Proof that the invoice

is real and has not

been changed

3. Explanatory

documentation from

three years ago

What you have

?2007-2011

Overzicht oplossing (high level flow)

18

Data ofdocument

Pdf

Xml….

Archief

Email

Sign Validate

BillingApplicatie

Electronisch

Print

E-Invoice Center

Signing and validation

Seller service

Buyer service

Audit tools

For tax authorities,

financial dept., ...

Verify past validity

Tax documentation

Compliance MapTM

Belangrijke componenten

20

45+ landen

21

Spain Portugal

Italy

Germany

Romania

Bulgaria

Poland

Czech Republic

Slovak Republic

Greece

Sw itzerland

Serbia

Montenegro

Slovenia

Mexico

Brazil

Pakistan Tunisia

Austria

Belgium

France

Denmark

Lithuania

Latvia

Luxembourg

Cyprus

Australia

New Zealand

South Africa

Morocco Israel

Ireland

Norw ay

Canada

Singapore Hong Kong

Netherlands

Finland

Sw eden

United Kingdom

Estonia

USA United Arab Emirates

Prescriptive (focus on form)

Functional (focus on result)

Data-level measures :

usually electronic

signatures

Non-compliance high risk

Basic audit trails

required

E-signatures or discrete

originals w ithout signature if

”Proper EDI”.

Non-compliance high to medium risk.

Any functional requirements

taken seriously

Extensive audit trails for non -signed processes

Freedom of evidence for

demonstrating proper VAT

treatment of transactions:

signatures, EDI but any other business processes

including “internal control”-

only are also accepted

Extensive audit trails for

non-signed processes

Country categories

Compliance options

Signing & Validation Process

23Seller archive Buyer archive

Seller Buyer

E-Invoice Center

PDF

PDF Signature

RosettaNet

S/MIME

signature

XML

XML

Signature

IDOC

PKCS#7

signature

Trusted 3rd

parties

(CAs and TSAs)

Korte demo

Korte demo

Korte demo

Korte demo

Demo Flow: Data > Documents

Data

Output (Pdf, XML)

Enkele E-Invoice Center klanten

Vraag en Antwoord

Thank You