The challenge of implementing invoice processing

download The challenge of implementing invoice processing

of 24

  • date post

    23-Jan-2015
  • Category

    Business

  • view

    1.003
  • download

    2

Embed Size (px)

description

TU Delft

Transcript of The challenge of implementing invoice processing

  • 1. Digitaal Factureren zorgt voor optimaliseren van financile processen

2. Digitaal Factureren zorgtvoor optimaliseren van financile processen Marcel van der Steen Welkom 3. Agenda

  • Redenen voor digitale factuurverwerking
  • Plan Do Act Check
  • Ervaringen
  • TU Delft na implementatie
  • Vervolg met Basware PM
  • Vraag en antwoord

4. Accounts payable cijfers

  • 100.000inkomende facturen
  • 30.000declaraties
  • 15.000inkooporders
  • 7.500reisaanvragen
  • 11.000actieve leveranciers
  • 100aanpassingen per week in de leveranciers
          • database

5. Redenen voor digitale factuurverwerking (1) Organisatorische verandering in 2005-2006 van decentrale ondersteuning naarUniversity Corporate Office met Shared Service Centers voor: ICT, HRM, M&C, FM&RE, ESA and F&C 6.

  • Efficiency & kostenbesparing
  • Verminderen (doorloop)tijd om facturen af te handelen
  • Processen zijn eenvoudiger te beheersen en te controleren
  • Effectiever risk management
  • Minder medewerkers nodig

Redenen voor digitale factuurverwerking (2) 7. Standaardisatie/Harmonisatie Uniforme processen (verminderen decentrale autonomie) Redenen voor digitale factuurverwerking (3) 8. Audit trail Voor implementatie had de TU Delft grote moeite de route van de facturen te achterhalen. Groot gebrek aan transparantie. Redenen voor digitale factuurverwerking (4) 9. Verbeteren van autorisaties Correcte autorisatieschemas en juiste scheiding van taken. Redenen voor digitale factuurverwerking (5) 10. De stappen tot de implementatie

  • Bepalen van de scope
  • Opstellen testplan en bepalen van de kaders
  • Implementatieplan
  • Analyseren van het inkoop- en factuurproces op de faculteiten en van de ondersteunende diensten
  • Definiren van deze processen in Basware
  • Alles documenteren; van voorbereiding tot implementatie

11.

  • 2006 Analyseren en identificeren van alle (deel)processen
  • en testen van de software
  • 2007 Implementatie Basware Invoice Processing
  • (digitalisering m.b.v. workflow)
  • 2010 Implementatie Basware Purchase management
  • 2012 Realisatie doelstellingen SSC

PDCA PDCA => Plan 12.

  • Testen, testen , testen!!! (Interfaces tussen Basware en BAAN IV, Scan software Readsoft, Basware workflow mogelijkheden, etc.
  • Informatieve bijeenkomsten (communicatie)
  • Training van key-users
  • Training van medewerkers SSC (23 Master users)
  • Training overige medewerkers in kleine groepen (1.800 Thinclient users)
  • Structuren van de software o.b.v. testresultaten
  • Preparing manuals and FAQs
  • LIVE!

(de implementatie) PDCA PDCA => Do 13.

  • Monitoren van het gebruik van Basware.
  • Wees voorbereid op het beantwoorden van veel vragen.
  • Houd rekening met tegenvallers in het beginstadium. Veel gebruikers maken fouten of vertragen het goedkeuringsproces (per ongeluk of door gebrek aan kennis).
  • Vraag aan verschillende soorten gebruikers of de handleidingen en FAQs bruikbaar en compleet zijn.

PDCA PDCA => Check 14.

  • Houd je kennis op peil op het gebied van nieuwe ontwikkelingen.
  • Geef regelmatig informatie over het gebruik aan je klanten (1.800 gebruikers) en luister naar hun ervaringen met Basware.
  • Regelmatige training voor (nieuwe) medewerkers.
  • Ga op zoek naar nieuwe gewenste functionaliteiten om het Basware-gebruik te verbeteren.

(Houd het Basware systeem up-to-date en behoud de controle) PDCA PDCA => Act 15. Ervaringen TU Delft

  • Logistiek van facturen /decentrale postadressen
  • Gebrek aan kennis bij medewerkers van SSC
  • Commitment van het management
  • Resources (medewerkers, infrastructureel etc.)

Het belangrijkste:Cultuur Elke faculteit heeft haar eigen regels 16. Ervaringen Ricoh

  • Betrokkenheid projectleden TU Delft
  • Optimale samenwerking met de IT-afdeling
  • Draagvlak bij beoogde gebruikers
  • Interface met BaaN IV
  • Te laat applicatiebeheerders BaaN betrokken bij het ontwerp
  • Security bij TU Delft

17.

  • Basware Invoice Processing is in gebruik t.b.v. factuurafhandeling.
  • Resultaat:
  • Facturen worden op tijd betaald (binnen 30 dagen).
  • Het aantal medewerkers dat zich bezighoudt met inkomende facturen is van 42 fte teruggebracht naar 32 fte.

TU Delft na implementatie (1) 35 10 25 5 20 Voor Gemiddelde duur in kalenderdagen Na Doorlooptijd afhandeling door geautoriseerde medewerkers 20 Doorlooptijd distributie van de factuur tussen faculteit en Shared Service Center - Finance & Control < 1 seconde Doorlooptijd afhandeling op faculteit totaal 20 Doorlooptijd afhandeling door Shared Service Center - Finance & Control 6 Totale doorlooptijd tussen ontvangst en betaling van de factuur 26 18.

  • TU Delft na implementatie van Basware IP:
  • 1.800 Basware IP gebruikers
  • 100.000 facturen per jaar
  • 90%tevredenheid Basware gebruikers
  • 80% minder kopien (schaduwarchief)
  • 0% verdwenen facturen
  • 10 fte vermindering medewerkers opShared Service
  • Center - Finance & Control

TU Delft na implementatie (2) 19. Vervolg met Basware PM

  • Gebruik vaste leveranciers en hanteren prijsafspraken
  • Gebruiksvriendelijkheid
  • n bestelomgeving
  • Audit-trail
  • Automatische matching
  • Verbetering inkoopcondities
  • Vermindering Maverick buying*

* Maverick buying = de bewuste of onbewuste koop van goederen en diensten buiten bestaande contracten en/of procedures om. 20. Huidig bestelproces Via servicepunt of direct contact interne dienst bestelling plaatsen.

  • Interne bestelling

Vraagt om een haalbon bij SCC.

  • Via haalbon

Gaat naar de website van de leverancier en plaatst een bestelling.

  • Internetbestelling zonder ordernummer

Vraagt om ordernummer bij SCC, Gaat naar de website van de leverancier en plaatst een bestelling.

  • Internetbestelling met ordernummer

Direct contact met de leverancier, geeft indien nodig Baancode door. Standaard aanvraagformulier mailen/faxen.

  • Geen bestelformulier, betreft diensten / inhuur externen

Direct contact met de leverancier (fax, telefoon, e-mail), geeft meestal Baancode door.

  • Geen bestelformulier, betreft artikelen

Vult bestelformulier in. Rechtstreeks naar leverancier of via SSC-F&C met inkooporder BaaN.

  • Via bestelformulier, kleine en grote bestellingen

Huidig bestelproces Soort bestelling 21. Naar een volledige purchase-2-pay oplossing (1) Invoice Automation financieel systeem BAAN IV InterfaceKPI Reporting Tool Procurement KPI Reporting Tool 22. Naar een volledige purchase-2-pay oplossing (2) Invoice matcheswith approvedpurchase order (PO) Invoice does not match with PO (discrepancy) Informative workflow Automation 23. Resultaten na implementatie

  • Besteltransacties en matchingmet facturen verlooptefficienter , dus besparing mogelijk van 30% op 15 per transactie bij 50% van 100.000 transacties is 225.000 besparing(= 5 fte)
  • Standaard, eenvoudig enaudit-proofpurchase-to-pay proces met procuratie-, mandaat- en autorisatiefuncties
  • Verplichting bekend bij goedkeuring order vooraf i.p.v. bij factuur achteraf, dusfocusvan betalingnaar bestelling
  • Identificatie besparingsmogelijkheden (1-2%)door rapportages op besteller-, artikel- en leveranciersniveau op volume van xx miljoenniet-gecontracteerde inkoop
  • Verplaatsing van 3 fte SSC-F&C inkoop naar Procurement: van operationeel bestellen naartactisch contentbeheer !

op basis van businesscase 24. Tenslotte Zijn er nog vragen?