WEEKBLAD FACILITAIRNR 265 - 201130

Sector

In de meeste nieuwe werken concepten

staat de ontmoeting centraal. De coffeecor-

ner speelt daarin de belangrijke hoofdrol.

De bureauwerkplekken zijn steeds vaker

groepswerkplekken, een enkele concentra-

tieruimte daar gelaten. Daarnaast wordt de

fysieke omgeving vaak aantrekkelijk inge-

richt, met veel aandacht voor kleur, kunst

en planten. Gek eigenlijk dat digitale wer-

komgevingen daarentegen niet aantrekke-

lijk zijn. Daar staat duidelijk de informa-

tieverwerking centraal. Waar is de digitale

equivalent van de coffeecorner? Hoe kan

in de digitale werkomgeving ontmoetingen

worden gefaciliteerd?

De ontmoeting staat in de fysieke omge-

ving niet voor niets centraal. De gedachte

is dat hiermee de kennisdeling wordt gesti-

muleerd. Dat informatie informeel uitge-

wisseld wordt zodat nieuwe dwarsverban-

den kunnen worden gelegd. Overigens is

wel degelijk een digitale coffeecorner in ge-

bruik. De mailvoorziening vervult nu deze

rol. De e-mail wordt daardoor bevuild met

niet ter zake doende informatie en mede-

werkers ervaren een informatieovervloed.

In het afschaffen van de email ligt volgens

ons niet de oplossing. Ons inziens is dit

een kans voor social media.

Social mediaSocial media zijn hot. Je struikelt op het

internet over alle verschillende tools die

ogenschijnlijk hetzelfde doen: mensen

verbinden rond een bepaald thema of rond

een bepaalde informatiedrager (Youtube

voor video’s, Flickr voor foto’s, Diigo voor

favoriete websites). Sommige van deze

functionaliteiten zijn zeer nuttig in een

digitale werkomgeving. Twee voorbeel-

den met Yammer1 zijn uitgewerkt. Social

media biedt met name een uitkomst voor

informele afstemming. Interactie die je

bij voorkeur niet in de grote boze buiten-

wereld pleegt, maar juist binnen het eigen

vertrouwde en beveiligde domein ('binnen

deze 4 muren'). Intern dus. Voordat je als

organisatie social media introduceert, is

het wel zaak om te kijken naar de mate

waarin medewerkers digitaal vaardig zijn.

Digitaal (informeel) samenwerken blijkt

voor veel mensen lastig te zijn. Het meren-

deel van de medewerkers ervaart een drem-

pel met deze nieuwe manier van werken.

Social media wordt gezien als een extra be-

lasting op de werkdruk. Zij moeten bewust

gemaakt worden van de mogelijkheden die

geboden worden en hoe dat hen helpt om

hun huidige werkdruk te verminderen.

Voorbeeld: Yammer als coffeecornerEind 2008, na jaren van testen op indivi-

dueel niveau, hebben wij als organisatie

besloten om social media structureel in te

zetten. Als groep hebben we die tools ge-

kozen die het beste passen bij onze werk-

zaamheden en de doelen die we willen be-

reiken. Overigens worden tot op de dag van

vandaag deze tools -zelfs bij ons- niet door

iedereen optimaal ingezet.

Ongeveer twee maanden na deze afspraak

kwam opeens Yammer binnen. In nog

Steeds meer organisaties voe-

ren het nieuwe werken in. Het

nieuwe werken bespaart immers

veel geld. Dure vierkante meters

worden afgestoten en de overge-

bleven vierkante meters worden

flexibel ingericht. Ook in de di-

gitale werkomgeving wordt ge-

werkt aan de mogelijkheid tot

plaats- en tijdonafhankelijk wer-

ken. Zo zijn organisaties goed

op weg met het digitaliseren van

formele processen. Daarmee ont-

staat ruimte om flexibeler te wer-

ken. Tegelijkertijd merken we dat

daarbij onvoldoende aandacht is

voor de ondersteuning van infor-

mele processen.

Fysiek en digitaal, de ontmoeting centraal

Sector

31NR 265 - 2011WEEKBLAD FACILITAIR

Tom Verhoeve

is vanuit Proven Partners bezig met de digitale

aspecten van het nieuwe werken.

geen drie dagen was iedereen op dit plat-

form actief. Maar iedereen vanuit een an-

dere invalshoek waardoor de spelregels niet

meer helder waren. Wat kon je nu verwach-

ten van je collega’s als je deze tool gebruikt?

Daarop hebben we met elkaar afgesproken

dat Yammer onze vervanging is van het kof-

fieapparaat. Met ons kantoorloze bestaan

een ontzettend nuttige toevoeging. Dat be-

tekent dat het niet verplicht is om te gebrui-

ken. Niemand hoeft acties op te pakken die

daar worden geplaatst. Alles mag geplaatst

worden, zin en onzin. Direct nadat we die

afspraak hadden gemaakt, haakten drie col-

lega’s af. Zij vonden die vrijblijvendheid

maar niets. Inmiddels zijn ook zij weer

aangehaakt. Ze kregen het idee informatie

te missen. Blijkbaar heeft die informele in-

teractie ook toegevoegde waarde.

Voorbeeld: Yammer als versnellerBij de herhuisvesting van een semi-over-

heidsorganisatie zijn in de ontmoetings-

zones op alle etages lcd-schermen opge-

hangen. Deze schermen kunnen voor

meerdere doeleinden gebruikt worden.

Zo wordt op Prinsjesdag de troonrede ge-

toond, waardoor direct de effecten voor hun

klanten worden besproken binnen de ken-

nisafdelingen die op die etage gehuisvest

zijn. Zij kunnen daardoor sneller een ge-

wogen reactie formuleren op de kabinets-

voorstellen.

Deze organisatie bedient met ongeveer 350

medewerkers een nog grotere groep klan-

ten op een veelvoud aan onderwerpen. Me-

dewerkers werken steeds vaker op locatie

bij de klant, of zijn aanwezig op een con-

gres. Regelmatig signaleren zij zaken bij

de klant of op het congres die relevant zijn

voor collega’s. Of hen wordt specifieke vra-

gen gesteld die zij niet één-twee-drie kun-

nen beantwoorden. Met andere woorden,

de medewerkers hebben elkaar nodig bij

het ondersteunen van hun klanten.

Wij hebben geadviseerd om op de aanwezi-

ge lcd-schermen ook de activity stream van

Yammer te tonen. Een medewerker plaatst

de vraag die hij niet direct kan beantwoor-

den op Yammer. Deze wordt daardoor ook

direct geprojecteerd op de lcd-schermen

op kantoor. Doordat de schermen hangen

in de ontmoetingszone houden ze de col-

lega’s niet van het werk. Tegelijkertijd is

er een grote kans dat een collega de vraag

wel ziet. Deze collega beantwoordt ofwel

direct deze vraag ofwel schiet iemand aan

die het antwoord wel heeft. In feite wordt in

deze situatie the wisdom of the crowd aan-

gesproken, waarbij de crowd zich in deze

situatie beperkt tot collega’s.

Een extra voordeel is (bijvoorbeeld als op

kantoor niemand de vraag kan beantwoor-

den) dat deze vragen ook op andere loca-

ties kunnen worden gelezen. Je bent dus

niet afhankelijk van de schermen, alhoewel

ze de toevalligheid vergroten dat iemand de

vraag ziet. Het stimuleert het gebruik van

Yammer.

Kortom, door het inzetten van Yammer:

1. krijgt de organisatie meer inzicht in de

vragen die leven bij de klant,

2. verbetert de snelheid van antwoorden

naar de klant, en

3. voelen medewerkers zich meer verbon-

den met elkaar en de organisatie.

Overigens hebben de lcd-schermen hierin

een cruciale rol. Deze schermen vergroten

de toevalligheid dat een collega de vraag

ziet.

Voorbeeld: Sociale digitale vaardighedenBij de introductie van een nieuw intranet

is de cursus sociale digitale vaardigheden

verzorgd. Het doel was om de medewer-

kers digitaal vaardiger te maken, zodat ze

de nieuwe functionaliteiten in het intranet

optimaal wisten te gebruiken. De cursus

was niet verplicht. Desondanks heeft onge-

veer de helft van de organisatie de cursus

gevolgd. In groepen van tien mensen werd

gedurende zes weken negen competenties

in de praktijk gebracht. Drie keer kwam de

groep fysiek bij elkaar, voor de rest werden

ze op afstand ondersteund en hielpen ze

elkaar. De competenties waaraan gewerkt

werd waren :

- open houding (inleven, luisteren, flexi-

bel);

- organiseren (prioriteren, zelfstandig wer-

ken, gegevens analyseren);

- samenwerken (collegiaal handelen, ken-

nis delen, klantgericht opstellen).

Mede dankzij deze cursus is niet alleen de

implementatie van het vernieuwde intranet

soepel verlopen, maar weet men veel beter

de weg in het digitale landschap. Medewer-

kers ervaren dat ze het werk in minder tijd

en op een leukere manier gedaan krijgen.

1 Yammer is vergelijkbaar met Twitter of Facebook,

maar is alleen toegankelijk voor mensen met een e-

mailadres binnen hetzelfde e-maildomein. Dus ieder-

een met een *@provenpartners.nl adres heeft toegang

tot de Proven Partners Yammer.

Fysiek en digitaal, de ontmoeting centraal

Minister-president Rutte geniet tussen de in-terviews door van een kopje koffie.

Foto

: Cre

ativ

e co

mm

ons

licen

tie: m

inis

ter p

resi

dent