2015 Beleidsplan - Fysiocentrum Huta Galung€¦ · Onder het personeelsbeleid vallen de contracten...

1 Fysiocentrum Huta Galung; Beleidsplan 2015

2015

Beleidsplan

1. Inleiding Dit is het beleidsplan van Fysiocentrum Huta Galung te Hillegom. In het beleidsplan staat het

beleid van de praktijk voor 2015-2020 beschreven. Het beleidsplan bestaat uit de beschrijving

van de praktijk, visie, missie, analyse van de praktijk, doelstellingen en een activiteitenlijst voor

de komende 5 jaar. Er wordt gebruikt gemaakt van de PDCA-cyclus, hierdoor vindt er een

continue evaluatie plaats, waardoor de kwaliteit van de praktijk wordt behouden en verbeterd

kan worden.

2. Beschrijving praktijk In dit hoofdstuk wordt de historie, praktijk op dit moment, missie en visie van de praktijk besproken.

2.1 Historie De praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung) heeft in 1993’ Fysiotherapie Westergracht’ opgericht.

Daarnaast heeft hij in 2008 de praktijk ‘Fysioplaza’ opgestart gevestigd aan de Stationsweg 47a te

Hillegom . Vanwege uitbreiding is de praktijk in 2011 verhuist naar de wilsonweg 28 te Hillegom en is

de praktijk ‘Fysiocentrum Huta Galung’ gaan heten. Gezien de uitbreiding van Fysiocentrum Huta

Galung, heeft Marthin besloten om per ingaande van november 2014 te stoppen met Fysiotherapie

Westergracht.

Toen Fysiocentrum Huta Galung in september 2011 werd opgestart waren en 3 therapeuten

werkzaam, waarvan 1 de praktijkhouder. Dit team werd versterkt met 2 baliemedewerksters,

osteopaat, dieëtiste en psycholoog. Later werd het team versterkt met twee extra fysiotherapeuten.

Fysiocentrum Huta Galung werkt samen met onder andere de sportpoli Spaarne Gasthuis Hoofddorp,

SV Hillegom, Hillegomse Tennisclub, Schouderpoli Spaarne Gasthuis Hoofddorp, SMA regio Haarlem,

Voettech, FysioQ, Olympisch Netwerk Noord-Holland, Schoudernetwerk, Steunpunt Talent en

Topsport, Kampioensschappen Lawn Tennis Bond, Koninklijke Nederlandse Genootschap voor

Fysiotherapeuten, Nederlandse Accosiatie Orthopedische Manuele Therapie, Nederlandse vereniging

voor Manuele Therapie en Fysiotopics.

In november 2013 heeft de praktijk de Achmea plus Audit behaald. Een plus status betekend dat een

praktijk aantoonbaar hoge kwalitatieve zorg verleend. De kwaliteit van de zorg gemeten wordt door

middel van meetinstrumenten. De kwaliteit van de behandelaar goed is. Er sprake is van een goede


en adequate scholing onder de werknemers. De praktijk een breed netwerk heeft met diverse

specialistische zorg, maar ook dat de patiënt adequater en effectiever behandeld wordt en daarmee

sneller van zijn klachten af geholpen wordt om tevens recidief te voorkomen. Achmea stelt hoge

eisen aan de zorgaanbieders, daar zij de beste zorg willen inkopen.

Een plus status staat garant voor een aantoonbare kwaliteit voor zowel de cliënt als voor de

zorgverzekeraar. Daarnaast betekent dit voor de cliënt een beter zorg, een groot multidisciplinair

netwerk, ruimere openingstijden, geen wachtlijsten en een hoog patiënt tevredenheid. Voor deze

zorg hoeft de cliënt geen extra vergoeding te bekostigen, men krijgt voor dezelfde vergoeding een

betere zorg aangeboden. Indien men wel op of aanmerkingen heeft, zal de praktijk ervoor zorgen dat

deze zo goed mogelijk verholpen zullen worden.

2.2 Praktijk op dit moment In deze paragraaf worden de algemene zaken, medewerkers, samenwerkingen, therapievormen,

testvormen, producten, organisatie van de zorg, waarneming en patiëntenpopulatie besproken.

2.2.1 Algemene zaken

Onder de algemene zaken vallen de contactgegevens van de praktijk, de openingstijden en

tarievenlijst.

2.2.1.1 Fysiocentrum Huta Galung

Wilsonweg 28

2182 LR Hillegom

0252-5232323

[email protected]

www.fysiocentrumhutagalung.nl

2.2.1.2 Openingstijden

Maandag 08:00-21:00

Dinsdag 08:00-21:00

Woensdag 08:00-18:00

Donderdag 08:00-21:00

Vrijdag 08:00-18:00

Zaterdag* 08:00-12:00

* Alleen indien er doordeweeks geen patiënten meer geplaatst kunnen worden

mailto:[email protected]

http://www.fysiocentrumhutagalung.nl/


2.2.1.3 Tarievenlijst

In bijlage 1 vindt u een tarievenlijst van het jaar 2015.

2.2.2 Medewerkers

In bijlage 2 vindt u een overzicht van de werkzame werknemers van Fysiocentrum Huta Galung.

In bijlage 3 vindt u een organogram waar welke therapeut werkzaam is. Tevens vindt u in bijlage 4

een tabel waar per therapeut de uitgebreide specialismes besproken worden. Alle fysiotherapeuten

zijn BIG geregistreerd, hebben een KNGF relatienummer en sinds dit jaar lid van het Keurmerk i.p.v.

het CKR. Daarnaast werkt iedere fysiotherapeut volgens het beroepsprofiel fysiotherapeut van het

KNGF.

2.2.3 Samenwerkingen

2.2.3.1 Instanties

Het team werkt samen met de volgende instanties:

Sportpoli Spaarne Gasthuis Hoofddorp;

Sport Verenging Hillegom;

Schouderpoli Spaarne Gasthuis Hoofddorp;

Paramedische Schouderkliniek Spaarne Gasthuis Hoofddorp;

Sport Medisch Adviescentrum Regio Haarlem.

2.2.3.2 Netwerk

De netwerken worden onderhouden door middel van het bijwonen van bijeenkomsten, symposia en

het ontwikkelen van protocollen. Er wordt met de volgende instanties genetwerkt:

FysiQ;

Olympisch Netwerk Noord-Holland;

Schoudernetwerk;

Steunpunt Talent en Topsport;

Kampioenschappen van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond;

Koninklijke Nederlandse Genootschap voor Fysiotherapeuten;

Nederlandse Associatie Orthopedische Manuele Therapie;

Nederlandse Vereniging voor Manuele Therapie.

Fysiotopics Daarnaast levert de praktijk diensten aan:

S.V. Hillegom.

De diensten bij S.V. Hillegom houden in aanwezig zijn en het verlenen van fysiotherapeutische zorg bij

de selectietraining en wedstrijden. In de praktijk staat een map waar alle informatie en notules

betreft S.V. Hillegom staan opgeslagen.

2.2.3.3 Interne paramedische disciplines

Fysiocentrum Huta Galung biedt u ook de mogelijkheid om deel uit te maken van een


multidisciplinaire aanpak. Diverse paramedici zijn binnen dit centrum aanwezig, namelijk:

Diëtiste P. Adamse Tel.: 06-41039284 E-mail: [email protected] Website: www.praktijkadamse.nl

Osteopaat D. Martijn Tel.: 06-20675931 E-mail: [email protected] Website: www.procorpus.nl

Sportpsycholoog L. Duvekot Tel.: 06-26838558 E-mail: [email protected] Website: www.lexduvekot.nl

Paulien de Haan Tel: 06-27536990 Email: [email protected] Website: www.023haptonomie.nl

2.2.3.4 Externe paramedische disciplines

Fysiocentrum Huta Galung verwijst indien nodig naar:

Voettech

Podotherapie Praktijk Lisse

Tel.: 0252-423489

2.2.3.5 Beroepsvereniging

KNGF Postbus 248 3800 AE Amersfoort Website: http://www.fysionet.nl/

NAOMT Postbus 1027 2280 CA Rijswijk Website: http://www.naomt.nl/

Myopain Hettenheuvelweg 16 1101 BN Amsterdam Website: http://www.myopain.nl/

NVMT Postbus 248 3800 AE Amersfoort Website: http://www.nvmt.nl/

NVSF Postbus 248 3800 AE Amersfoort Website: http://www.nvfs.nl/

Keurmerk Sportlaan 2 8044 PG Zwolle Website: http://www.keurmerkfysiotherapie.nl/

…

2.2.4 Therapievormen Binnen de praktijk zijn er diverse therapievormen, namelijk:

Orthopedische Manuele therapie;

Fysiotherapie;

Sportfysiotherapie;

Dry Needling;

Cyriax;

Mckenzie Therapie;


http://www.praktijkadamse.nl/


http://www.procorpus.nl/


http://www.lexduvekot.nl/

http://www.fysionet.nl/

http://www.naomt.nl/

http://www.nvmt.nl/

http://www.nvfs.nl/

http://www.keurmerkfysiotherapie.nl/


Medical Taping Concept;

Medische Trainings Therapie;

Mulligan Concept;

Sportspreekuur;

Aanbieden van een afvalprogramma;

Verkoop producten, voor het bevorderen van het herstel v/d patiënt.

2.2.5 Diverse testvormen Naast de standaard testen uit de KNGF-richtlijn, beschikt Fysiocentrum Huta Galung over andere diverse testvormen, namelijk:

Fitmate testen;

Leg press test;

Jump mat;

Functional Movement Screen;

Inclinometer;

Microfet.

2.2.6 Organisatie van de Zorg Een aanmelding voor een consult/behandeling zijn op afspraak. Een afspraak duurt minimaal 20

minuten en maximaal 30 minuten. De behandelingen zijn gebaseerd op klacht en indicatie. Tevens is

medische training mogelijk binnen deze organisatie. Voor het verwerven van verdere voorlichting

kunt u terecht bij een van de medewerkers, welke hierboven genoemd zijn. Daarnaast krijgt iedere

patiënt die voor de eerste keer de praktijk bezoekt een praktijkbrochure aangereikt. De

praktijkbrochure staat in bijlage 5. Er wordt naar gestreefd de patiënt binnen twee werkdagen te

behandelen.

2.2.7 Waarneming

Tijdens afwezigheid van één van de therapeuten in verband met vakanties en dergelijken, zal dit

intern worden opgelost. Uiteraard zal dit in overleg zijn met de patiënt. De praktijk heeft hier een

waarneming protocol voor gemaakt. Dit protocol is opgenomen in bijlage 6.

2.2.8 Patiëntenpopulatie

De doelgroep van Fysiocentrum Huta Galung is breed. Er wordt zorg aangeboden aan sporters op

allerlei niveau's. Ook is Fysiocentrum Huta Galung gespecialiseerd in nek-, rug-, knie-, heup-, enkel-,

schouder- en elleboogproblematiek.

In bijlage 7 vindt u een overzicht van het managementrapportage uit het jaar 2014.


2.2.9 Milieu

De praktijk is bewust bezig met het milieu en streeft er dan ook naar om een positieve bijdrage te

leveren aan het milieu en de duurzaamheid. Wij stimuleren zowel de medewerkers als de patiënten

tot het uitvoeren van milieuvriendelijk gedrag.

Zo wordt papier en karton verzameld en één keer per week naar de papierbak gebracht voor

recycling. Daarnaast wordt er met printen bezuinigd, door dubbelzijdig te printen en meerdere

pagina’s op 1 A4.

De plasticbekers die behoren bij de F-max watercooler in de oefenruimtes, worden in een speciale

bak verzameld, zodat dit samen met al het ander verzamelde plastic in de plasticbak geworpen kan

worden.

Batterijen, lampen en naalden worden verzameld om naar de milieustraat te worden gebracht.

Tot slot wordt eventueel tuinafval in de groenbak verzameld.

2.3 Visie De praktijk is het erover eens, dat alleen behandelen slechts een deel van het te behalen resultaat

levert. Zij zijn van mening dat het herstel niet alleen wordt bewerkstelligd door fysio- of manuele

therapeutische behandelingen, maar dat een combinatie met actieve hersteltraining ook een

belangrijke rol speelt. Dit versnelt het herstel, het lichaam wordt getraind en het werkt gelijk

preventief. Hiermee wordt de kans op nieuwe blessures beperkt.

2.4 Missie De praktijkhouder en de medewerkers hebben als missie om mensen met problemen aan het

bewegingsapparaat zo efficiënt, effectief en kwalitatief mogelijk te helpen herstellen. Dit wordt

bewerkstelligt door te werken volgens het beleidsplan, scholing en continue evaluatie.

3. Analyse van de praktijk In het hoofdstuk analyse van de praktijk wordt besproken welk beleid de praktijk op dit moment

voert qua personeel, kwaliteit, klachten, privacy, hygiëne, veiligheid en bejegening.

3.1 Huidige situatie De huidige situatie is in het organogram vastgelegd, in bijlage 3.

3.1.1 Personeelsbeleid

Onder het personeelsbeleid vallen de contracten van de medewerkers, handboek, werving en

selectie, welzijn en functioneren van de werknemers, deskundigheidsbevordering, stagiaires en

waarneming.


3.1.1.1 Contract en handboek

3.1.1.1.1 Contract

Het arbeidscontract is mede opgesteld door een advocaat ( Jeroen Pijtak) gespecialiseerd in het

arbeidsrecht. Hierdoor is het arbeidscontract onderhevig aan de laatste wijzigingen omtrent het

arbeidsrecht. Er is gekeken naar het laatste CAO fysiotherapeuten van 2003 als richtlijn.

Alle werknemers van Fysiocentrum Huta Galung werken onder een arbeidscontract. Zie onderstaand

schema.

Olivia Wulms Contract onbepaalde tijd Anno

Anouk van Ballengooijen Contract onbepaalde tijd Anno

Pim Spaargaren Contract onbepaalde tijd Anno

Talitha Huta Galung Contract onbepaalde tijd Anno

Yvonne Huta Galung praktijkhouder

Marthin Huta Galung Praktijkhouder

3.1.1.1.2 Handboek

Dit arbeidscontract is sinds december 2014 aangevuld met een handboek. In dit handboek worden

meerdere onderwerpen verduidelijkt en uiteengezet. Daar er veel vragen omtrent verscheidene

onderwerpen resten. Nu is er vaste informatie in de vorm van een handboek waar altijd op terug

gevallen kan worden door zowel de praktijkhouder als de werknemers. Tevens is deze informatie

mede opgesteld door een advocaat zich gespecialiseerd in het arbeidsrecht. Het handboek is

daardoor onderhevig aan de laatste wijzigingen omtrent het arbeidsrecht.

De volgende onderwerpen zijn opgenomen in het handboek:

Hoofdstukken:

Arbeidstijd, verlof en opleidingen

Algemene richtlijnen

Dienstverband

Beëindiging en schorsing

Bijlages:

Protocol Fysioroadmap

Beleid verslaglegging

Verzuim reglement/ beleid

Declaratieformulier

Professioneel Statuut Fysiotherapeuten in dienstverband in de vrijgevestigde praktijk


Urenregistratieformulier

Gebruik intramed

Het handboek is de vinden in bijlage 8.

3.1.1.2 Werving en selectie

3.1.1.2.1 Vaststelling behoefte

De praktijkhouders stellen vast of er behoefte is aan nieuwe werknemers. In samenspraak met de

baliemedewerkers wordt er vervolgens een vacature opgesteld met daarin opgenomen een

functieomschrijving na gelang de behoefte in de praktijk. Er is voor zowel een fysiotherapeut als

manueel fysiotherapeut een standaard vacature waarin de minimale vereisten van de praktijk zijn

verwerkt. Vanuit daar kan er naar behoefte aangevuld worden. De standaard vacature staat in bijlage

9 opgenomen.

3.1.1.2.2 Werving

Vervolgens wordt er een vacature op de site van de beroepsgroep KNGF geplaatst. Tevens is het ook

mogelijk dat er potentiële sollicitanten mondeling benaderd worden voor een openstaande vacature

van de praktijk. Alle schriftelijke reacties worden door de baliemedewerkers verzameld en aan de

praktijkhouders voorgedragen. De praktijkhouders selecteren de sollicitanten en de

baliemedewerkers plannen de gesprekken in en voorzien de sollicitant van de benodigde informatie.

De sollicitanten die niet uitgekozen zijn voor een gesprek worden netjes per mail daarvan op de

hoogte gesteld door de baliemedewerkers. Dit wordt in een daarvoor bestemde map bewaard.

3.1.1.2.3 Uitvoeren gesprekken

Beide praktijkhouders zijn aanwezig bij het 1e ofwel 2e solicitatiegesprek en vindt plaats op de locatie

Wilsonweg 28 in Hillegom. Bij twijfel kan er gevraagd worden aan de sollicitant een dag mee te lopen

in de praktijk.

3.1.1.2.4 Selectie

Naar aanleiding van beide gesprekken besluiten de praktijkhouders de sollicitant wel of niet aan te

nemen. Sollicitanten die niet worden aangenomen worden mondeling hiervan op de hoogte gesteld

door één van de praktijkhouders. Wanneer de sollicitant een schriftelijke bevestiging wil, dan wordt

dit verder door de baliemedewerkster verzorgd.

3.1.1.3 Welzijn en functioneren van werknemer

3.1.1.3.1 Functioneringsgesprek

Eenmaal per jaar worden er functioneringsgesprekken ingepland. De praktijkhouders hanteren

daarbij het format functioneringsgesprek, zie bijlage 10. Als het format is ingevuld en ondertekend

door beide partijen zal het worden bewaard in de persoonlijke dossiers. De medewerker ontvangt

een kopie van de notulen binnen twee weken nadat het gesprek heeft plaatsgevonden. De

baliemedewerkster zal hiervoor zorgdragen. De praktijkhouder zal de overeengekomen activiteiten

bijwerken in de jaar agenda. Tevens is hij verantwoordelijk voor het nagaan of deze ook worden


opgevolgd door zijn medewerkers.

3.1.1.3.2 Tevredenheid van de medewerkers

Een gemotiveerd team is de sleutel tot succes. Vandaar dat wij vanaf 2015 1 keer per jaar een intern

tevredenheidsonderzoek willen doen onder de werknemers. De praktijkhouders hebben een

vragenlijst opgesteld waarin de praktijk, de praktijkhouders, de inhoud van het werk, samenwerking

met collega’s allemaal aanbod komen.

De administratieve medewerker verstuurt de vragenlijst op en biedt de werknemers de mogelijkheid

aan deze anoniem in te leveren. De resultaten worden geëvalueerd volgens de PDCA –cyclus en

verwerkt in een verslag door de administratieve medewerker in samenspraak met de praktijkhouders.

Vervolgens wordt er een vergadering ingepland waarin de resultaten worden gepresenteerd. Samen

met de medewerkers wordt er gezocht naar eventuele verbeteringen. De praktijkhouder besluit

uiteindelijk welke verbeteracties worden doorgevoerd. Deze uitkomsten worden opgeslagen in een

map. In bijlage 11 staan de vragen van het tevredenheidsonderzoek onder de werknemers

opgenomen.

3.1.1.3.3 RI&E

Alle aspecten ten aanzien van de veiligheid, gezondheid en het welzijn van de medewerkers komen

tijdens de risico –inventarisatie en evaluatie ( RI&E) aan bod. Zie bijlage 12.

De praktijken hebben een contract ziektekosten Amersfoortse met een arbo-arts / gecertificeerde

Arbodienst 365.

Contactgegevens arbodienst 362:

030-2996444

[email protected]

www.arboned.nl

Tevens vindt u in het handboek (bijlage 8) het verzuim reglement .

3.1.1.3.4 Klachtbehandeling medewerker

De medewerker wendt zich met zijn klacht tot de praktijkhouder en deze besluit in goed overleg over

de vervolgactie. De klacht, de oorzaak en de oplossing wordt geregistreerd op het klachtenformulier

medewerkers.

De fysiotherapeut brengt de praktijkhouder schriftelijk op de hoogte van de klacht als die niet in goed

overleg opgelost kan worden; er wordt een aantekening gemaakt op het klachtenformulier. Het

klachten formulier wordt gearchiveerd door de praktijkhouder. De praktijkhouder bevestigt zo

spoedig mogelijk de ontvangst van de klacht en nodigt de medewerker uit om opnieuw in een

persoonlijk gesprek te proberen tot een oplossing te komen.

De praktijkhouder schakelt bemiddeling van de KNGF in indien er geen oplossing gevonden kan

worden (zie document Mediation door het KNGF). De praktijkhouder besluit tot een corrigerende

maatregel en geeft dit door aan de medewerker.



De praktijkhouder evalueert drie maanden na invoering van de corrigerende maatregel van een

klacht of de maatregel werkt. De praktijkhouder registreert de evaluatie van de maatregel op het

klachtenformulier.

De medewerker wendt zich met verbetervoorstel tot de praktijkhouder en deze besluit in goed

overleg over de vervolgactie. De praktijkhouder bespreekt een verbetervoorstel, welk betrekking

heeft op de algemene gang van zaken in de praktijk tijdens een werkoverleg met alle medewerkers en

besluit tot corrigerende of preventieve maatregelen. Acties worden geregistreerd in het verslag van

het werkoverleg of als doelstelling in het kwaliteitsbeleid opgenomen. De praktijkhouder evalueert

drie maanden na invoering van een verbetervoorstel of de corrigerende maatregel werkt. De

praktijkhouder registreert de evaluatie van de invoering van de maatregel via de notulen van het

werkoverleg.

Voor klachten onder de medewerkers hebben we een drietal vertrouwenspersonen (dit staat in het

handboek opgenomen) met wie deze kan worden besproken. De vertrouwenspersoon die de klacht

in behandeling neemt werkt volgens de klachtenregeling die wij ook voor patiënten hanteren zie

bijlage 13.

De vertrouwenspersoon is in dit geval dan de klachten coördinator.

3.1.1.3.5 Werkoverleg

1 keer per maand vindt er een werkoverleg plaats op de praktijk. Hier wordt er gewerkt met een

aantal vaste onderwerpen die per maand geëvalueerd worden. Zie format bijlage 14. De

administratieve medewerker is verantwoordelijk voor het notuleren en verspreiden ervan.

Daarnaast is er elke dag de mogelijkheid te overleggen tijdens de lunch met de dan aanwezige

collega’s en 1 op 1 voor of na werktijd.

De praktijkhouder heeft op de woensdagmiddag in zijn agenda geen patiënten. Dan heeft hij de

ruimte om gesprekken met werknemers te voeren of zakelijke afspraken af te handelen.

3.1.1.4 Deskundigheidsbevordering

3.1.1.4.1 Functie vereisten

De praktijkhouder heeft opleidingseisen opgesteld voor alle fysiotherapeuten.

Opleidingseisen fysiotherapeuten:

Afgerond en in het bezit van een diploma van een HBO opleiding fysiotherapie

Beroeps gebonden papieren ( handboek Fysiocentrum Huta Galung hoofdstuk 3.1), waarin

vanaf 2015 de fysiotherapeuten niet meer CKR geregistreerd zijn, maar bij het Keurmerk zijn

geregistreerd;

Werken volgens het beroepsprofiel fysiotherapie van het KNGF.


Aan deze opleidingseisen moet elke werknemer minimaal voldoen en aan blijven voldoen. Daarnaast

wordt er individueel met elke werknemer in 2015 een scholingsplan opgesteld en afgesproken

overeenkomstig met de doelen deskundigheid in het kwaliteitsbeleid. Dit wordt opgeslagen in het

persoonlijke dossier van elke medewerker.

3.1.1.4.2 Scholings/ loopbaanplan

Loopbaanbeleid binnen de praktijken zijn gerelateerd aan deskundigheidsbevordering, vervanging en

capaciteit. Een loopbaan/scholingsplan van een medewerker wordt (waar van toepassing) op basis

van de wens en persoonlijke eigenschappen van de medewerker, behoefte van de organisatie en

marktontwikkelingen, in overleg vastgesteld.

De praktijkhouder stelt jaarlijks een loopbaan/ scholingsplan ( zie bijlage 15) op per werknemer

overeen stemmig met de doelstellingen in het kwaliteitsbeleid. Het loopbaan/ scholingsplan

besproken en vastgezet in het jaarlijkse functionerings gesprek, wordt halfjaarlijks geëvalueerd.

Hierbij wordt gekeken of de werknemer voldoet aan de na- of bijscholing zoals afgesproken en

opgenomen in het scholingsplan.

De werknemer kan beroep doen op een bijdrage aan na- of bijscholing. Dit is opgenomen in het

handboek van Fysiocentrum Huta Galung onder paragraaf 1.10.

Tevens zijn vereisten en regels omtrent de vergoeding van na- en bijscholing opgenomen in dit

handboek.

Alle werknemers die hun opleiding/ cursus/ training hebben afgerond wordt gevraagd een korte

presentatie te geven tijdens een werkoverleg.

De werknemers leveren na het afronden van hun functie/ beroeps gerelateerde en goedgekeurde

opleiding hun diploma’s, bewijzen van inschrijving etc. aan de administratief medewerker. Deze

worden in de personeelsdossiers bewaard. Tevens heeft elke werknemer bij de beroepsgroep het

keurmerk zijn na- en bijscholing toonbaar gemaakt in zijn/ haar toekomst plannen.

3.1.1.4.3 Inwerken nieuwe werknemers

In de week voorafgaand aan de eerste werkdag van de nieuwe werknemer wordt deze gevraagd een

week mee te draaien.

Aandachtspunten in deze week zijn:

Kennismaking met de collega’s;

Handboek doorlezen;

Praktijkbrochure doorlezen;

Beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag doorlezen;


Arbeidsvoorwaarden en regelingen, arbeidsomstandigheden en overige regels;

Diagnosecodelijst ontvangen;

Informatie betreft declaratie naar verzekeraars.

De nieuwe medewerker wordt de eerste twee maanden ingewerkt/ ondersteund door de

praktijkhouder en collega’s. In deze twee maanden kan de nieuwe werknemer altijd terecht bij de

collega’s en de praktijkhouder voor vragen en begeleiding. Na die inwerkperiode van 2 maanden

wordt geacht dat de werknemer zelfstandig zijn patiënten kan behandelen. Er zal na deze 2 maanden

nog wel een evaluatie gesprek plaatsvinden tussen werknemer en praktijkhouder. In dit gesprek

komen de volgende onderwerpen aan boord;

Ervaringen van beide partijen tot nu toe;

Werkdoelen voor de komende tijd vaststellen;

Afspraak voor vervolggesprek( ken);

Afspraak voor eventuele vervolg activiteiten als begeleiding of opleiding.

Tevens wordt er binnen een jaar een functioneringsgesprek gepland met de praktijkhouders. De

notulen van deze gesprekken worden bewaard in de persoonlijke dossiers. De praktijkhouder is

verantwoordelijk voor de opvolging van de actiepunten opgenomen in de notulen.

3.1.1.4.4 Ontslag en exitgesprekken

Indien de praktijken en medewerkers al dan niet gedwongen besluiten de arbeidsrelatie te

beëindigen zal, indien mogelijk, deze relatie geëvalueerd worden tijdens een exitgesprek. Dit met als

doel dat zowel de medewerker als praktijk voordeel kunnen behalen uit de feedback die aan elkaar

gegeven wordt en eventuele niet uitgesproken gevoelens naar elkaar uit te spreken. Voor de ontslag

en exitgesprekken is een format opgesteld. Deze is te vinden in bijlage 16. Daarnaast dient de

medewerker waarbij de arbeidsrelatie is beëindigd de sleutel en kleding in te leveren. Bij het in dienst

treden heeft de medewerker een sleutelverklaring getekend. Deze wordt in de daarvoor betreffende

map bewaard.

3.1.1.5 Stagiaires en waarneming

3.1.1.5.1 Waarneming

De desbetreffend behandelend fysiotherapeut bepaalt in eventueel samenspraak met de

praktijkhouder welke patiënten overgedragen dienen te worden en draagt dit over aan collega's

tijdens lunchoverleg of ander vrij moment. Behandelend fysiotherapeut vraagt de patiënt

toestemming voor waarnemend fysiotherapeut voordat er een afspraak wordt ingepland. De

behandelend fysiotherapeut zorgt tevens voor een schriftelijke overdracht van de informatie via het

patiënten dossier en bij de MTT-overdracht als notitie in de agenda. Zie voor verdere informatie

bijlage 6.


3.1.1.5.2 Stage beleid

Fysiocentrum Huta Galung werkt alleen samen met de Hoge school van Amsterdam. 3e en 4ejaars

studenten mogen hun stage EFLP 2 of EFLP 3 lopen op de praktijk Fysiocentrum Huta Galung. De

criteria eisen die Fysiocentrum Huta Galung heeft zijn:

De stagiaire moet 3e of 4ejaars student zijn;

De stage moet een EFLP 2 of een EFLP 3 zijn;

De stagiaire heeft eerst een kennismakingsgesprek met zijn of haar stagebegeleider;

De stagebegeleider bepaalt wanneer hij of zij wil kan beëindigen;

De stagiaire loopt minimaal 28 uur per week stage voor de praktijk;

Duur van stage is minimaal 20 weken;

De stagiaire draagt werkkleding van Fysiocentrum Huta Galung;

De stagiaire veschijnt altijd verzorgd op de praktijk (geschoren, haar vast, gewassen, geen

zichtbare piercings of sieraden om);

De stagiaire dient 10 minuten voor aanvang aanwezig te zijn op de praktijk;

De stagiaire dient zich aan de regels van het handboek van Fysiocentrum Huta Galung te

houden;

De stagiaire krijgt geen stagevergoeding of reiskostenvergoeding.

Binnen Fysiocentrum Huta Galung zijn 2 fysiotherapeuten die stagiaires begeleiden.

Dat zijn Pim Spaargaren (algemeen fysiotherapeut) en Anouk van Ballegooijen (algemeen

fysiotherapeut). Wanneer er bij ziekte of vakanties beide therapeuten de stagiaire niet kunnen

begeleiden, zijn Olivia Wulms (master manueel therapeut) en Marthin Huta Galung (praktijk

eigenaar) back-up voor het begeleiden van de stagiaire. Contact tussen de Hoge school van

Amsterdam en Fysiocentrum Huta Galung wordt door de 2 stagebegeleiders (Pim Spaargaren, Anouk

van Ballegooijen) zelf onderhouden.

De stagiaire wordt tijdens de stage begeleid om onder supervisie, in voldoende tempo matig

complexe en complexe patiënten te onderzoeken, behandelen en te begeleiden. Hierbij mag de

stagiaire onder supervisie van de stagebegeleider de behandeling uitvoeren. De patiënt moet altijd

eerst toestemming geven of de stagiaire in de kamer aanwezig mag zijn. De stagebegeleider is altijd

eindverantwoordelijk voor het handelen van de stagiaire.

In de eerste week van de stage loopt de stagiaire mee met de stagebegeleider om behandelingen

mee te kijken. De stagiaire hoeft dan nog geen behandelingen uit te voeren, maar mag wel. In de

eerste week maakt de stagiaire een Plan Van Aanpak (PVA) waarin realistische doelen (SMART) te

stellen passend bij de stage-instelling worden gemaakt.

Tijdens de stage heeft de stagiaire recht op één uur per week overleg met zijn of haar


stagebegeleider. Beoordeling van de stagiaire wordt door middel van eigen observatie van de

stagebegeleider gedaan en conform stage studiehandleiding van de Hoge School van Amsterdam

gedaan.

Vakanties en vrije dagen moet de stagiaire altijd in overleg doen met de stagebegeleider.

De stagiaire heeft recht op het aantal vakanties dagen conform de stage studiehandleiding.

Halverwege de stage en aan het einde van de stage zal let leerproces en de SMART doelen van de

stagiaire geëvalueerd worden met de stagebegeleider conform stage studie handleiding. De stagiaire

dient na zijn stage een stageverslag in te leveren, wat beoordeeld zal worden door de

stagebegeleider. De stagebegeleider beschikt over het stage handboek, die wordt opgeslagen in de

daarvoor bestemde map.

3.1.2 Kwaliteitsbeleid De praktijk werkt volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelingovereenkomst (WGBO), de Wet

Bescherming Persoonsgegevens (WBP), Arbeidsomstandighedenwet, Wet op Beroepen in de

Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG), Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ), Kwaliteitswet

Zorginstellingen, Wet Algemene Bepalingen Burgerservicenummer (WABB), Beroepsethiek en

gedragsregels voor de fysiotherapeut van de KNGF en volgens de algemene kwaliteitscriteria van de

NPCF. Dit staat ook aangegeven in de praktijkbrochure.

Om de kwaliteit van de praktijk qua organisatie, medewerkers en behandeling van patiënten te

behouden en te verbeteren zijn er een aantal eisen opgesteld waar elk personeelslid van

Fysiocentrum Huta Galung zich aan moet houden. Deze eisen houden in patiënten mee laten doen

met de CQ-index, denken aan het behandelgemiddelde, benchmark evalueren, patiënten laten

meedoen met het interne tevredenheidsonderzoek, regelmatige scholing van de werkzame

fysiotherapeuten, werken volgens het verslagleggingsprotocol, interne audit, externe audit,

werkwijze, tevredenheidsonderzoek voor ketenpartners en casussen bespreken.

De praktijkhouder heeft de eindverantwoordelijkheid voor alles wat er binnen de praktijk gebeurt,

zowel op patiënten-, fascilitair en financieel gebied.

3.1.2.1 CQ-index

De CQ-index is een gestandaardiseerde methodiek om klantervaringen in de zorg te meten, te

analyseren en te rapporteren. De CQ-index meet de ervaringen van patiënten met de zorg en het

belang dat zij aan bepaalde kwaliteitsaspecten hechten.

Tijdens de intake dient elke fysiotherapeut aan de patiënt mondeling toestemming te vragen of deze

wil deelnemen aan de CQ-index. Zodra de patiënt wel of niet wil deelnemen wordt dit in intramed en

Fysioroadmap aangevinkt. Wanneer de behandeling van de patiënt is beëindigd wordt het dossier in

Intramed en Fysioroadmap afgesloten, volgens het verslagleggingsprotocol (handboek; bijlage 1;

hoofdstuk 10). Wanneer dit niet gebeurd, kan de CQ-index niet worden verzonden naar de patiënt.


De verzending van de CQ-index gebeurd automatisch.

Elk kwartaal komt de uitslag van de CQ-index binnen. Dit kan worden gezien door naar de site:

www.mediquest.nl/cerium te gaan.

De praktijk heeft afgesproken dat elke half jaar de CQ-index wordt geëvalueerd en vergeleken met het

voorgaande halfjaar. Deze evaluatie vindt plaats volgens de PDCA-cyclus. De nieuwe

activiteiten/doelen worden door de praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung) beoordeeld op goedkeuring.

De nieuwe activiteiten worden vervolgens per mail aan de collega's doorgestuurd en tijdens het

werkoverleg besproken. De evaluatie van de CQ-index wordt gedaan door T.E. Huta Galung met hulp

van A.E.J. Van Ballegoooijen. De evaluatie is te vinden in de daarvoor bestemde mappen en wordt

aan de patiënten in de wachtkamer kenbaar gemaakt.

3.1.2.2 Behandelgemiddelde

Elk kwartaal krijgt de praktijk van Achmea, Menzis, CZ en Zorg en Zekerheid een overzicht van het

behandelgemiddelde. Voor Achmea, Menzis en CZ gelden dat het behandelgemiddelde voor

pluspraktijken 90 of lager moet zijn. Ligt het behandelgemiddelde tussen de 90 en 115 dan dienen er

resultaten afspraken gemaakt te worden. Ligt het behandelgemiddelde tussen de 115 en 150 dan

wordt het pluscontract teruggebracht naar het basiscontract. Ligt het behandelgemiddelde hoger dan

150 dan biedt de zorgverzekeraar de praktijk geen contract meer aan.

Wanneer de praktijk het behandelgemiddelde binnenkrijgt evalueert A.E.J. van Ballegooijen de

uitkomst, via de PDCA-cyclus. Om het behandelgemiddelde goed te evalueren print T.E. Huta Galung

een lijst met de patiënten en diagnosecodes uit van de betreffende verzekeraar. Op deze manier kan

A.E.J. van Ballegooijen zien om welke patiënten het gaat, die 'te' veel behandeld zijn en dit evalueren

volgens de PDCA-cyclus.

Vorig jaar was ons behandelgemiddelde te hoog en dit heeft tot verschillende acties/doelen geleid.

Namelijk wanneer er niet of nauwelijks verbetering optreedt na 5 behandelingen wordt er een

collega bijgeroepen voor advies of de patiënt wordt doorgestuurd. In het verleden werden chronische

patiënten (bv. MS, COPD) het hele jaar door behandeld. De praktijk heeft de afspraak gemaakt dat er

tijdens de intake een duidelijk hoofddoel wordt vastgelegd. Dit hoofddoel dient binnen 3 maanden,

zonder complicaties, realiseerbaar te zijn, waarbij deze patiënten 2x in de week mogen komen.

Wanneer het hoofddoel is behaald, wordt de behandeling beëindigd. Onderhoudt wordt door de

verzekeraars namelijk niet gezien als fysiotherapie.

A.E.J. van Ballegooijen heeft met behulp van de KNGF beweeginterventies, beweegprogramma's

geschreven voor artrose heup/knie, COPD, Coronaire hartziekten, DMII, Oncologie en Osteoporose.

Daarnaast zijn er nog KNGF-beweeginterventies voor chronische pijn en overgewicht/obesitas bij

kinderen. Echter zijn er voor deze twee beweeginterventies nog geen programma's voor onze praktijk

geschreven. A.E.J. Van Ballegooijen heeft via het NPI de cursus standaard beweegprogramma deel 1

en beweegprogramma deel 2: moduul 'COPD' gedaan. In eerste instantie had de praktijkhouder

besloten nog niet te starten met de beweegprogramma's, maar gezien bovenstaande ontwikkelingen,

is er nu toch besloten om in 2015 te starten met de beweegprogramma's. Op deze manier leren

chronische patiënten hoe ze met hun aandoening om moeten gaan en leren zelfstandig bewegen.

http://www.mediquest.nl/cerium


Hierdoor wordt de kans op verergering van de aandoening en co-morbiditeit verminderd. Dit zal

tengoede komen aan het behandelgemiddelde van de praktijk en kosten vermindering in de zorg. De

praktijk wil starten met twee beweegprogramma's Oncologie en artrose heup/knie. Verder dient dit

in 2015 verder opgestart te worden.

Daarnaast zijn de protocollen waar de fysiotherapeuten mee werken aangepast en up to date

gemaakt. Dit wordt onder andere gedaan door J. van Straten. Met de fysiotherapeuten is afgesproken

dat er volgens de protocollen moet worden gewerkt, om te voorkomen dat het behandelgemiddelde

te hoog wordt. Onder deze protocollen vallen onder andere de KNGF-richtlijnen en zorgplannen van

Fysiotopics. Deze staan in Fysioroadmap opgenomen. Verdere uitleg over deze protocollen is te

vinden in de daarvoor bestemde mappen.

De nieuwe opgestelde acties/doelen worden voorgelegd aan de praktijkhouder. Wanneer deze ze

heeft goedgekeurd zullen de nieuwe acties/doelen aan de medewerkers worden gemaild en tijdens

het werkoverleg worden besproken. De evaluatie is te vinden in de daarvoor bestemde mappen.

3.1.2.3 Benchmark

De praktijk neemt deel aan ParaBench. Het doel van ParaBench is om gegevens binnen de

paramedische beroespgroepen vergelijkbaar te maken en te komen tot objectieve gegevens op

diverse aspecten binnen de paramedische zorg.

J. van Straten evalueert elk kwartaal deze gegevens volgens de PDCA-cyclus. De acties/doelen worden

aan de praktijkhouder voorgelegd. Wanneer deze ze heeft goedgekeurd worden de acties/doelen per

mail naar de overige collega's verstuurd en tijdens het werkoverleg besproken. De evaluatie is te

vinden in de daarvoor bestemde mappen.

3.1.2.4 Interne tevredenheidsonderzoek

Elk jaar rond mei start de praktijk 6 maanden met het interne tevredenheidsonderzoek. Na afloop

worden de gegevens door T.E. Huta Galung met hulp van A.E.J. Van Ballegooijen geëvalueerd volgens

de PDCA-cyclus. De acties/doelen die hieruit voortkomen worden aan de praktijkhouder voorgelegd.

Wanneer deze ze heeft goedgekeurd worden de acties/doelen aan de overige collega's gemaild en

tijdens het werkoverleg besproken.

Uit de evaluatie van het interne tevredenheidsonderzoek kunnen nieuwe vragen komen, die beter

aan de wensen en verwachtingen van de patiënt voldoen. Het tevredenheidsonderzoek wordt dan

aangepast, zodat deze beter past bij de wensen en verwachtingen van de patiënten. De evaluatie is te

vinden in de daarvoor bestemde mappen. De uitslagen van het interne tevredenheidsonderzoek

worden in de wachtkamer opgehangen.

3.1.2.5 Scholing

De werkzame fysiotherapeuten dienen elk jaar verplichte scholing (deskundigheid personeel) te

volgen om deskundig en op de hoogte van de nieuwst ontwikkelingen te blijven. Dit dient in


samenspraak te gaan met de praktijkhouder. De scholing dient namelijk wel aan te sluiten bij de

missie, visie en dus de doelen van de praktijk. Op deze manier kan de kwaliteit van de medewerkers

en werk behouden en verbeterd worden. Hoe de scholingseisen zijn vastgelegd in de praktijk, staat

vastgelegd in paragraaf 3.1.1.4 deskundigheidsbevordering van dit document en het handboek

(hoofdstuk 1; paragraaf 1.10).

Wanneer collega’s een cursus/opleiding hebben gevolgd dienen zij hier een presentatie over te

geven. Op deze manier worden andere collega’s ook geïnformeerd over nieuwe

inzichten/behandelmethodes. Uit deze presentaties kunnen nieuwe doelen/acties naar voren komen.

Dit wordt schriftelijk genoteerd en bewaard in de daarvoor bestemde mappen.

3.1.2.6 Verslaglegging

Fysiocentrum Huta Galung heeft een intern kwaliteitssysteem ontwikkeld. Qua verslaglegging is er

een document voor Fysioroadmap en Intramed opgesteld, waarin staat aangegeven waar de

verslaglegging aan moet voldoen volgens de auditeisen van Health Care Auditing en de richtlijn-

verslaglegging van het KNGF. Daarnaast heeft de praktijk een document waar alle eisen van de

verzekeraars instaan, waaraan voldaan moet worden. Dit houdt in aantal behandelingen bij DTF,

machtigingen, diagnosecodes etc. Alle collega's hebben deze documenten ontvangen en hebben deze

door moeten lezen. Elk jaar controleert A.E.J. Van Ballegooijen of de eisen veranderd zijn en deze

worden zondig aangepast in bovenstaande documenten.

Het verslagleggingdocument voor Fysioroadmap en intramed en het verslagleggingsbeleid staan als

bijlage 1,2,7 opgenomen in het handboek, die elke collega heeft ontvangen.

Verder wordt er elk jaar een kwaliteitsjaarverslag en beleidsplan gemaakt. Dit wordt gedaan door

Talitha Huta Galung en Anouk van Ballegooijen. Na goedkeuring van de praktijkhouder wordt deze

documenten per mail naar de overige collega's verstuurd. De patiënt heeft ook de mogelijkheid om

deze stukken in te zien. Op de website; www.fysiocentrumhutagalung.nl kan de patient het

kwaliteitsjaarverslag en beleidsplan van dat jaar inzien.

Uitwerkingen van het behandelgemiddelde, CQ-index, parabench, interne tevredenheidsonderzoek

worden uitgeprint en in een map opgeslagen.

Daarnaast worden er documenten in mappen bewaard betreft score formulieren en informatie/uitleg

voor Fitmate testen, Functional Movement Screen, overige testen, huiswerkoefeningen, informatieve

powerpointpresentaties etc., leg press test en jump mat.

3.1.2.7 Interne Audit

Er is een kwaliteitsmanager aangesteld, J. van Straten. Deze controleert 3 dossiers, per week, per

medewerker of deze aan bovenstaande eisen voldoet. Ook controleert deze elke maand alle

patiënten die die maand door de medewerker zijn behandeld op bepaalde punten. Deze staan in

bijlage 17 opgenomen. Er is een beleid opgesteld, wanneer de gemaakte fouten, niet op tijd

verbeterd worden. Dit beleid staat opgenomen in het handboek, beleid verslaglegging (bijlage 8).

Wanneer de kwaliteitsmanager de dossier heeft gecontroleerd wordt dit per mail naar de collega’s

verstuurd. Ook als de dossier juist of onjuist zijn verbeterd laat de kwaliteitsmanager dit per mail



weten. Deze mails worden bewaard in de daarvoor bestemde map.

3.1.2.8 Externe Audit

De externe audit hebben we elke 2 jaar. De laatste keer was 26 november 2013. Dit jaar hebben we

26 november 2015 audit.

De audit in 2013 heeft de praktijk ruim behaald. De praktijk heeft een audit rapport gekregen, waarin

verbeterpunten stonden opgenomen. Deze verbeterpunten zijn geëvalueerd volgens de PDCA-cyclus.

De doelen/acties die hieruit zijn gekomen, zijn goedgekeurd door de praktijkhouder. Hierna zijn de

doelen/acties per mail naar de overige collega's verstuurt en tijdens het werkoverleg besproken. Er

zijn vervolgens aanpassingen gemaakt in het verslagleggingprotocol.

3.1.2.9 Werkwijze

De patiënt komt de praktijk binnen (al dan niet verwezen) via de baliemedewerkers. Aan de hand van

de klachten wordt de patiënt geplaatst, binnen 2 werkdagen, bij een therapeut die de intake van de

patiënt verzorgd. Hiervoor is een urgentiesysteem gemaakt, zie bijlage18. Deze therapeut blijft de

coördinator gedurende het gehele zorgproces binnen de praktijk. Afhankelijk van het klachtenbeeld

van de patiënt besluit de therapeut of hij/zij deze patiënt zelf zal behandelen of dat er nog nader

onderzoek en/of behandeling nodig is door een andere discipline of dat een andere discipline

geïndiceerd is. De coördinerende therapeut vraagt eventueel consult aan bij zijn/haar collega’s. Er is

van deze patiënt één dossier en alle therapeuten die zorg geven aan deze patiënt dienen hun

bevindingen en journaal in betreffend dossier weer te geven. Alle afsluitprocedures als verslaggeving

naar arts, afsluiten van het dossier en administratieve verwerking behoren tot de functie van de

coördinator. Verder is er in de praktijk de afspraak dat bij onvoldoende inzicht in de problematiek; bij

het niet bezitten van de juiste competentie er (bij instemming van de patiënt) voor onderzoek of

behandeling onmiddellijk een collega (intern of extern) wordt ingeschakeld ter optimale behandeling

van de betreffende patiënt.

Indien een ingestelde behandeling niet tot het gewenste/verwachtte resultaat heeft geleid mag de

therapeut deze behandeling niet zonder meer voortzetten, doch is hij bij uiterlijk de vijfde

behandeling verplicht een collega te raadplegen. Voor verdere informatie wordt verwezen naar

bijlage 1 van het handboek.

Tijdens de behandeling van de patiënten vindt er continu evaluatie plaats. Tijdens de intake worden er doelen gesteld. Er wordt gebruik gemaakt van klinimetrie en evaluatie van de gevonden grootheden in het onderzoek. Tijdens elke behandeling vindt het vooraf een kort onderzoek plaats waar de problemen (nog) liggen. Dan vindt de behandeling plaatst en na de behandeling wordt er opnieuw getest of er verbetering heeft plaatsgevonden. Over het gehele behandeltraject vindt evaluatie plaatst via klinimetrie en de CQ-index. Via de

klinimetrie kan er bepaald worden of er voortgang zit in de behandelingen. Via de CQ-index kan er

worden bekeken of de patiënten tevreden over ons zijn en aan welke punten we moeten werken.

Daarnaast doet de praktijk mee aan onderzoek, hiervoor worden de gegevens van de klinimetrie en

CQ-index gebruikt. De patiënt worden mondeling via toestemming gevraagd. Daarnaast staat dit op

de website en in de wachtkamer aangegeven.


Er wordt gewerkt met behulp volgens de Adviesbrochure ‘Zorgvuldig handelen bij bijzondere voorbehouden handelingen’, indien hier sprake van is.

3.1.2.10 Tevredenheidsonderzoek ketenpartners

Het is belangrijk om een goed contact met de verwijzers te hebben en hun meningen te peilen betreft

Fysiocentrum Huta Galung. Dit heeft de praktijk nog niet gedaan. In het jaar 2015 wil de praktijk een

tevredenheidsonderzoek/enquete maken, die aan de verwijzers wordt verstuurd. Op deze manier

wordt het de praktijk duidelijk waar de verwijzers tevreden en minder tevreden over zijn en kunnen

wij dit als praktijk verbeteren. Talitha Huta Galung gaat deze enquête maken. Deze dient in het

tweede kwartaal naar de ketenpartners verstuurd te worden, waarna de enquête in he t 3e kwartaal

geëvalueerd kan worden volgens de PDCA-cyclus. Wanneer de uitkomsten zijn geanalyseerd, dient

de praktijkhouder de nieuwe acties/doelen goed te keuren, voordat de overige medewerkers hierover

worden geïnformeerd via de mail en tijdens het werk overleg.

3.1.2.11 Casus bespreken/nieuwe behandeltechnieken

Om de kwaliteit van het behandelen op een kwalitatief hoog niveau te houden is het van belang dat

er regelmatig patiëntencasussen worden besproken en/of het handelen wordt geëvalueerd. Op dit

moment gebeurd dat onvoldoende. Binnen de praktijk is de afspraak mocht de fysiotherapeut binnen

5 behandelingen er niet uitkomen dat hij overleg pleegt met een collega. Dit overleg kan plaatsvinden

voor werktijd, tijdens de lunchpauze of worden ingepland in de agenda.

Wanneer een collega een cursus heeft gehad wordt dit altijd besproken in het werkoverleg of er

wordt een presentatie over gegeven. Dit geldt ook voor het implementeren van nieuwe protocollen,

zoals het protocol lage rugpijn of nekpijn. Hiervoor wordt tijd geblokt in de agenda, zodat er uitleg

kan plaatsvinden over het nieuwe protocol. Uit deze uitleg kunnen nieuwe doelen/acties naar voren

komen. Dit wordt schriftelijk genoteerd en bewaard in de daarvoor bestemde mappen. In deze

mappen zijn ook de presentatie en uitleg van het betreffende onderwerp te vinden.

Er is geen vastmoment in de maand waarop de praktijk patiëntencasussen of behandeltechnieken

bespreekt. Het is de bedoeling dat de praktijk dit in 2015 wel gaat doen in de vorm van een Peer

Review. De praktijkhouder in samenwerking met Olivia Wulms nemen contact op met omliggende

praktijken om te inventariseren wie hier interesse voor heeft. Zij zijn dan ook contactpersoon voor

onze praktijk voor het Peer Review. Vervolgens wordt er een groep gevormd. Vier keer per jaar dient

het Peer Review plaats te vinden. In de praktijk bevindt zich een map bestemd voor uitleg en overige

documenten van het Peer Review. In het jaar 2015 wil de praktijk tenminste 1 peer review

bijeenkomst bijwonen.

3.1.2.12 Administratie

De financiële administratie en planning van patiënten gebeurt door de baliemedewerksters.

Voor de ICT ondersteuning maken de alle medewerkers van de praktijk gebruik van Intramed en

Fysioroadmap. Het handelen staat onder directe supervisie van de praktijkhouder.


Voor declaratie aan de zorgverzekeraars wordt gebruik gemaakt van Intramed.

De directe patiëntenadministratie gebeurt door de therapeuten zelf, die wordt gedaan via protocollen

van Fysioroadmap, Intramed (bijlage 1 en 7 van het handboek) en de diagnosecodelijst (bijlage 19).

De patiëntendossiers zijn geborgen op vertrouwelijkheid door de afgesloten server en zijn slechts

toegankelijk voor medewerkers van de praktijk. De dossiers worden 15 jaar bewaard (volgens huidige

voorschriften). Dossiers die ouder zijn van 15 jaar worden vernietigd.

3.1.3 Samenwerkingsbeleid extern

Fysiocentrum Huta Galung heeft verschillende samenwerkingsverbanden met diverse instanties,

netwerken, interne- en externe paramedische disciplines. Dit draagt bij aan een zo adequaat

mogelijke overlegstructuur omtrent de patiënten. Deze samenwerking gebeurd op diverse manieren,

patiënten worden geadviseerd naar deze instanties te gaan of gebruik te maken van de interne- en

exteren paramedische diensten. Tevens worden regelmatig (orthopedische)patiënten uit het Spaarne

Gasthuis Hoofddorp naar de praktijk verwezen.

De therapeuten adviseren, indien nodig, patiënten naar de podotherapeut Voettech te gaan indien zij

profijt hebben van inlays betreffende de blessure of aandoening.

Extern wordt er regelmatig overlegd over de kwaliteit van de zorg. Dit gebeurt onder andere met

orthopeden van het Spaarne Gasthuis te Hoofddorp. Dit gebeurt telefonisch of op de poli, waarin

M.S.F. Huta Galung als tussenpersoon (tussen de therapeuten en de artsen) fungeert. Daarnaast

overleggen de therapeuten telefonisch of persoonlijk met diverse verwijzers, zoals een huisarts maar

ook met de podotherapeut. Met de huisartsen zijn er concrete afspraken gemaakt omtrent de directe

toegankelijkheid fysiotherapie. Er zullen in het eerste kwartaal van 2015 brieven naar de huisartsen

worden verstuurd over DTF procedure en informatie over de praktijk. Via patiënten bleek dat een

aantal huisartsen niet op de hoogte waren van de behandelingen die wij in de praktijk aanbieden en

wanneer de patiënt geen verwijsbrief heeft, deze bij een aantal zorgverzekeraars, bij de intake 2

behandelingen kwijt is. Er zal aan de huisartsen worden gevraagd om in deze gevallen toch een

verwijsbrief mee te geven.

Communicatie met de huisarts geschiedt volgens de NHG/KNGF-richtlijn gestructureerde informatie uitwisseling tussen huisarts en fysiotherapeut en de KNGF-richtlijn Fysiotherapeutische verslaglegging, waar de handreikingen communicatie huisarts en fysiotherapeut in zijn te vinden. Dit zijn vijf handreikingen: indicatiestelling, verwijsbrief, consultatie, tussentijds contact en verslaggeving. De therapeuten zijn verplicht een DTF brief te sturen, bij complicaties (telefonisch of per brief) contact op te nemen met de huisarts en/of de patiënt terug te sturen naar de huisarts. Dit wordt gedaan volgens de KNGF-richtlijn gestructureerde informatie uitwisseling tussen huisarts en fysiotherapeut. Aan het einde van de behandeling krijgt de huisarts hier bericht over.

Wanneer de contracten door de verzekeraars worden aangeboden, leest M.S.F. Huta Galung deze

door en tekent deze voor de deadline.

Jaarlijks vinden er regelmatig bijeenkomsten plaats met specialisten die de nieuwste

onderzoeken/therapievormen voorleggen.


Intern worden en afspraken gemaakt met de diëtiste, de osteopaat, (sport)psycholoog, indien te

patiënt hiervoor in aanmerking komen. Zo werk A.E.J. Van Ballegooijen nauw samen met de dieëtiste,

indien patiënten graag een afvalprogramma willen volgen.

De praktijk is van plan om in 2015 gesprekken met een ergotherapeut en haptonoom te hebben, over

een samenwerkingsverband.

De praktijk neemt ook deel aan het schoudernetwerk, een netwerk dat voorkomt uit de Schouderpoli

van het Spaarne Gasthuis te Hoofddorp. Verder wordt er samengewerkt met SV Hillegom, sportpoli,

SMA Haarlem.

Er zijn samenwerkingscontracten gemaakt voor de interne disciplines waar de praktijk mee

samenwerkt. Een format van deze samenwerkingscontracten is te vinden in bijlage 20. Deze

contracten worden opgeslagen in de daarvoor bestemde mappen. Mochten er wijzigingen

plaatsvinden, dan wordt dit ook vastgelegd.

In 2015 wil de praktijk in gesprek gaan met de korfbalvereniging, hockey vereniging en

basketbalvereniging voor het leveren van diensten.

Binnen de praktijk is de afspraak gemaakt dat patiënten tijdens de intake een informatie boekje over

de praktijk meekrijgen. Hierin staat onder andere de algemene informatie over de praktijk,

openingstijden, inschrijving, toestemming, voorlichting, bejegening, behandelplan, bereikbaarheid,

wijze van betaling, klachtenprocedure en privacybeleid. De praktijkbrochure is te vinden in bijlage 5.

Wanneer een patiënt niet aanvullend is verzekerd of zijn verzekering op is, dient hij de behandeling

zelf te betalen. Dit kan contact of met pin, na afloop van de behandeling. Ook deze afspraak is laatst

afgesproken, gezien veel patiënten hun behandelingen niet betaalde.

Er wordt gewerkt met informed consent. De patiënt wordt mondeling gevraagd of hij het eens is met

de behandeling, voordat deze wordt uitgevoerd. Verder wordt de patiënt mondeling gevraagd of deze

wil deelnemen aan de CQ-index, versturen van klinimetrie en het versturen naar brieven naar de

huisarts. Daarnaast wordt dit op de website en in de wachtkamer kenbaar gemaakt.

Wanneer de uitslagen van het tevredenheidsonderzoeken bekend zijn wordt dit aan de patiënt

kenbaar gemaakt, door deze uitslagen in de wachtkamer te leggen.

Wanneer een patiënt een MTT abonnement afsluit. Zal deze het MTTformulier moeten invullen (zie

bijlage 21). Op het ingevulde formulier wordt de startdatum opgeschreven en de naam van de

therapeut die de MTT groep begeleid.

Op managementniveau worden er contractafspraken gemaakt met de zorgverzekeraars en personeel.

Rond september krijgt de praktijkhouder de nieuwe contracten van de zorgverzekeraars binnen. De

praktijkhouder beoordeelt het contract of deze in staat is om de overeengekomen bepalingen na te

kunnen komen als in materiële als in personele zin. Als dit het geval is, dan tekent hij het contract.

M.S.F. Huta Galung neemt contact met de verzekeraars op indien er onduidelijkheden zijn over

declaraties. Wanneer een medewerker vragen heeft over een declaraties, gaat deze hiervoor naar

M.S.F. Huta Galung. Wanneer M.S.F. Afgekeurde declaraties ontvangt, geeft hij dit aan bij de


betreffende medewerker, die moet dit in het systeem aanpassen. Wanneer de fout is aangepast, kan

M.S.F. Huta Galung opnieuw declareren.

A.E.J. Van Ballegooijen neemt contact op met de verzekeraars op indien er onduidelijkheden zijn over

diagnosecodes en machtigingen.

Wanneer collega's vragen hebben over diagnosecodes en machtigingen nemen deze contact op met

A.E.J. Van Ballegooijen.

De praktijk wil in 2015 een lijst met specifieke deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in

de omgeving maken, zodat mocht het nodig zijn patiënten doorgestuurd kunnen worden naar de

juiste zorgverlener. De lijst is in bijlage 22 te vinden.

3.1.4 Samenwerkingsbeleid intern

In Fysiocentrum Huta Galung vindt de interne communicatie plaats via werkoverleg, e-mail en tijdens

de lunch. Voorheen werd er tijdens de behandeling ook gecommuniceerd, maar uit het interne

tevredenheidsonderzoek en de CQ-index werd dit als storend ervaren.

Het is belangrijk dat er een goed overlegstructuur is. Tijdens de het maandelijkse werkoverleg komen

begjeging, professioneel handelen en privacy ter sprake. Ook kwaliteit, afwijkingen (zoals fouten,

ongevallen, indicenten en klachten) en maatregelen ter verbetering van de kwaliteit zijn vaste

onderwerpen om tijdens het werkoverleg te bespreken. Tijdens het werkoverleg is er 1 voorzitter en

1 notulist. De voorzitter wordt per jaar gekozen. De notulist is één van de baliemederwerksters. Op

dit moment is de voorzitter P. Spaargaren. Twee weken voor de vergadering dient hij een mail naar

alle collega's te sturen of zij vergaderpunten hebben over bovengenoemde punten. Een week voor de

vergadering dient hij al deze punten naar de collega's te sturen, dit kan ook informatie zijn

bijvoorbeeld een artikel. De vergadering wordt geopend, daarna volgt er een vragenronde. Hierna

worden de agendapunten besproken, na afloop vindt er weer een vragenronde plaats en wordt de

vergadering afgesloten. De notulist werkt de vergadering uit en mailt deze binnen 1 week naar de

collega's. Deze worden vervolgens in de daarvoor bestemde map bewaard. In bijlage 14 staat een

format van het werkoverleg opgenomen.

In het handboek van Fysiocentrum Huta Galung staat in hoofdstuk 2, paragraaf 2.7 een korte uitleg

gegeven over het werkoverleg.

Intern hebben de fysiotherapeuten ook samenwerkingsverbanden. Indien de ene collega niet uit een

bepaalde klacht of therapie komt, zal één van de andere therapeuten om hulp gevraagd worden. Er is


tevens een mogelijkheid om de patiënt over te dragen aan een andere therapeut indien hij/zij baat

heeft bij een andere therapievorm. Daarnaast kan het voorkomen dat een patiënt door twee

therapeuten wordt behandeld, omdat dit een goed combinatie kan vormen, bijvoorbeeld een

combinatie van DNS door M.S.F. Huta Galung en de therapie van één van de andere therapeuten.

Met iedere medewerker wordt jaarlijks een functioneringsgesprek gevoerd. Tijdens dit gesprek komt

zowel het functioneren van de medewerker als het functioneren van zijn leidinggevende ten opzichte

van de medewerker ter sprake. In de toekomst zullen deze functioneringsgesprekken halfjaarlijks

plaatsvinden. Op deze manier wordt gehoopt de communicatie te verbeteren en frustraties te

voorkomen.

De praktijkhouder is altijd bereikbaar, indien een medewerker over een bepaald onderwerp al dan

niet een vertrouwelijk gesprek wenst. Dit onderwerp mag ook buiten de werksfeer liggen, indien het

de werksituatie beïnvloedt.

Bij probleem in het arbeidsverhouding streeft de praktijkhouder ernaar dat, waar mogelijk, deze in

goed onderling overleg worden opgelost.

Er zijn drie vertrouwenspersonen in de praktijk aangewezen dit zijn de praktijkhouder (M.S.F. Huta

Galung), Y. Huta Galung en A.E.J. van Ballegooijen. Dit staat opgenomen in het handboek, hoofdstuk

2.

Wanneer medewerkers problemen met elkaar hebben, dient dit zo snel mogelijk uitgesproken te

worden, al dan niet met behulp van de vertrouwenspersoon.

De praktijkhouder dient ervoor te zorgen dat de medewerkers gemotiveerd blijven. De interne

communicatie bevordert dat de medewerkers zich ervan bewust zijn dat hun handelen invloed heeft

op de kwaliteit van de zorgverlening en dus op de tevredenheid van de patiënten. Dit wordt

bewerkstelligd door het uitvoeren van een tevredenheidsonderzoek onder de medewerkers. Deze

wordt geëvalueerd volgens de PDCA-cyclus door de baliemedewerkster. De doelen/acties die hieruit

zijn gekomen, worden goedgekeurd door de praktijkhouder. Hierna worden de doelen/acties per mail

naar de collega's verstuurt en tijdens het werkoverleg besproken.

Patiënten zullen overgenomen worden door een collega, in overleg met de patiënt. De praktijk heeft

als afspraak gemaakt indien deze op vakantie of verlof gaat, deze bij elke patiënt die naar een collega

gaat een notitie in he dossier of bij het laatste bezoek te zetten wat hij moet doen. Daarnaast is het

belangrijk om de bezoeken op de juiste manier, volgens de verslaglegging vast te leggen (zie

handboek; bijlage 1). Mocht er een collega onverwacht ziek worden er terug kan worden gelezen, wat

er gedaan moet worden bij de patiënt.

Mocht de collega weer terugkeren en mochten er complicaties zijn bij een patiënt, dan dient er een

notitie in het betreffende dossier worden gezet. Bij alle andere patiënten is de bezoeken op de juiste

manier noteren voldoende.


3.1.5 Klachtenbeleid

Fysiocentrum Huta Galung heeft een eigen klachtenregeling/ beleid voor haar patiënten zie bijlage

11.

Op moment van inschrijving wordt de patiënt er altijd op geattendeerd dat er een interne klachten

regeling is, maar mocht de patiënt dat liever niet intern willen afhandelen kan zij dat ook altijd via

het KNGF kan doen. De folder van het KNGF staat altijd in de wachtkamer in het folder rek.

Fysiocentrum Huta Galung werkt volgens de Wet klachtrechts cliënten zorgsector, de

tuchtrechtspraak en de kwalititeitsdocumenten die door het KNGF zijn ontwikkeld: regeling

klachtenbehandeling door klachtencommissie, regelement voor de klachtencommissie fysiotherapie

en reglement tuchtrechtspraak.

3.1.6 Privacy beleid

In deze paragraaf wordt het privacy beleid van de gehele praktijk besproken. Hieronder vallen de

werknemers en de patiënten.

3.1.6.1 Privacy van werknemers

Voor de privacy van de werknemers geldt dat er geen contactgegevens worden verstrekt aan de

patiënten van de behandelaars indien de behandelaar daarvoor toestemming geeft.

De werknemer is altijd in de gelegenheid om privacy gevoelige situaties met de praktijkhouder te

bespreken en samen naar een eventuele oplossing te zoeken. Bijv. Bij het kolven van een collega is er

afgesproken dat er een briefje op de deur wordt geplakt met niet storen wanneer zij hiermee bezig is.

Dit is in overleg met de praktijkhouder afgesproken.

Onderling met collega’s wordt er met respect omgegaan met privacy gevoelige onderwerpen. Wij

vinden het belangenrijk dat wij als bedrijf vertrouwen, kennis en kwaliteit uitstralen en dat is niet het

geval als privacy gevoelige onderwerpen met patiënten worden besproken en/of onderling besproken

wordt in het bijzijn van de patiënten. Daarnaast werkt de praktijk volgens de 'Beroepsethiek en

gedragsregels voor de fysiotherapeut van de KNGF'. Mocht er niet juist worden omgegaan met

privacy gevoelige onderwerpen, dan kan hiervoor ook altijd de vertrouwenspersoon worden

ingeschakeld.

3.1.6.2 Privacy van patiënten

Wat betreft de privacy van de patiënten werken wij volgens de wettelijke overeenkomsten; WGBO

/WBP. Zie bijlage 5 Praktijkbrochure, paragraaf huisregels.

Daarnaast bieden wij de patiënt ook de comfort van privacy in de behandelkamer. Alle

behandelkamers zijn voorzien van geluid proof wanden en er kan van buiten niet de behandelkamer

in worden gekeken.

Mocht de behandelaar met een patiënt bezig zijn en er moet even gestoord worden door een collega

of baliemedewerker, dan zal er altijd eerst worden geklopt. De behandelaar geeft dan aan of de

collega/ baliemedewerker kan binnen komen.


Op het moment dat de behandelaar de patiënt vraagt om zich van bepaalde kledingstukken te

ontdoen, gaat de behandelaar even uit de behandelkamer of hij neemt plaats achter zijn computer

om zo de patiënt van haar privacy te voorzien.

Tevens hebben de vrouwen douches nu een scherm daar het tevredenheidsonderzoek van 2013

uitwees dat er vraag was naar een scherm bij de vrouwen douches voor hun privacy.

Elke medewerker heeft een eigen wachtwoord, waarmee hij of zij in de patiëntendossier kan komen.

Op deze manier blijft de privacy van de patiënt beschermd. Wanneer een arbeidsrelatie van een

collega wordt beëindigd, krijgen de overige collega's een nieuw wachtwoord. Hierdoor blijft de

privacy ten alle tijde gewaarborgd.

3.1.7 Hygiëne en veiligheid beleid

In deze paragraaf wordt de hygiëne, controle legionella, contact met patiënten en de veiligheid

besproken.

3.1.7.1 Hygiëne

Representativiteit is een belangrijk facet in de praktijk. Dit dient overal in terug te komen, zowel

direct patiëntencontact, als in niet direct patiëntencontact. Aan het gebouw, de wachtkamer,

administratieruimte, behandelkamers, oefenzaal, toiletten, parkeerruimte wordt de grootste zorg

besteed. De toestellen en apparaten zijn steeds in goede staat. De tafelbedekking is voor elke patiënt

schoon, dit doormiddel van een hoeslaken en een door de patiënt meegenomen handdoek.

Bewassing kan in de praktijk zelf plaats vinden, in de toiletruimten zijn wasbakken aanwezig. Tevens

zijn er douches in de kleedkamers aanwezig.

Voor facilitaire zaken is de balie verantwoordelijk gesteld. Deze medewerker ziet er op toe dat de

regels worden nageleefd en zorgt (zorgen) voor aankoop van materialen en herstel van niet goed

functionerende materialen en toestellen. Daarnaast dient iedere medewerker ervoor te zorgen dat

zijn/haar behandelkamer en toebehoren netjes, op orde en hygiënisch is. Mocht dit niet het geval

zijn, dan wordt dit mondeling aangegeven door de praktijkhouder.

Om de praktijk en zijn faciliteiten schoon te houden wordt er drie keer per week schoongemaakt. De

praktijkhouders hebben samen met het schoonmaakbedrijf van Heiningen een bestek opgemaakt van

welke dingen er schoongehouden moeten worden. De schoonmakers houden een logboek bij waarin

ze aan kunnen geven wanneer ze zijn geweest en waarin wij kunnen aangeven als er niet volgens de

afspraken schoon is gemaakt. Tevens is er de afspraak dat bij elke nieuwe schoonmaker die in onze

praktijk schoonmaakt, er een kopie van het legitimatiebewijs aan ons wordt toegestuurd. Daar de

schoonmakers buiten openingstijden aanwezig zijn is het van belang voor de veiligheid en controle

van de praktijk en de schoonmakers dat wij weten wie er zich in de praktijk bevinden.

3.1.7.2 Legionella

Daar wij patiënten de gelegenheid aanbieden zich na het sporten te douchen, hebben wij daarnaast


ook de verantwoordelijkheid te zorgen dat de patiënten niet besmet raken met legionella. Het

loodgietersbedrijf; van Brakel draagt zorg voor het legionella beleid. Zij spoelen 1 x per week de

douches door volgens de legionella normen. Ook hebben zij in overleg met het bedrijf Strooming, dat

2 x per jaar monsters afneemt om te meten of er geen legionella is, de nodigen aanpassingen gedaan

aan het loodgieter werk om de risico’s te beperken. Alle rapporten van de monsters en het logboek

van Van Brakel is gedocumenteerd en in beheer van de balie.

3.1.7.3 Contact met patiënten

Voor de werknemers is er de gelegenheid om in elke behandelkamer hun handen te wassen.

Daarnaast is er in elke behandelkamer genoeg handdoeken en overtrekken om de hygiëne te

bewaken. Tevens is er altijd deodorant, rubberen handschoenen, verbandmateriaal, tissues enz.

aanwezig om zowel de hygiëne als de comfort van patiënt en behandelaar te bewaken.

In de openbare toiletten staat erbij de dames altijd een doos met tampons, maandverband,

luchtverfrisser en deodorant. Bij de heren uiteraard alleen luchtverfrisser en deodorant.

Voor de werknemers is er een aparte toiletruimte, waarin dames en heren gescheiden zijn. Hier is

tevens de mogelijkheid voor het wassen van de handen.

3.1.7.4 Veiligheid

Alle werknemers van Fysiocentrum Huta Galung zijn in het bezit van een BHV diploma. Dit wordt

jaarlijks herhaald bij de het bedrijf ABH veiligheidsgroep. Zowel het onderdeel EHBO als het

onderdeel brandpreventie en ontruiming is getraind. Jaarlijks wordt er in de praktijk tevens een

ontruimingsoefening gedaan. Dit wordt geëvalueerd volgens de PCDA-cyclus en bij eventuele

verbeterpunten de volgende keer weer extra geoefend/ op gelet. T.E. Huta Galung is hier

verantwoordelijk voor.

De rest van de risico’s omtrent veiligheid van de werknemer en de patiënt is opgenomen in het RI& E.

Zie bijlage 12. Mocht er onverhoopt een ongeval of risico zijn, dan wordt dit geëvalueerd volgens de

PCDA-cyclus en opgeslagen en de daarvoor bestemde map.

Daarnaast controleren de therapeuten de oefenapparatuur en –materialen. Indien er iets niet

adequaat werkt zal dit doorgegeven worden aan de praktijkhouder én aan de baliemedewerkster.

Daarnaast is de balie verantwoordelijk voor een optimaal onderhoud van het gebouw, zowel aan de

binnen als buitenkant.

3.1.8 Bejegeningbeleid

Fysiocentrum Huta Galung werkt volgens de 'Beroepsethiek en gedragsregels voor de fysiotherapeut

van de KNGF' en volgens de algemene kwaliteitscriteria van de NPCF. Daarnaast werkt de praktijk

volgens de modelregeling fysiotherapeut-patiënt. De praktijk heeft tevens een specifiek beleid

omtrent minderjarige. Dit is terug te vinden in de map Calamiteiten deel 3. Al documenten zijn


uitgeprint en bewaard in de map . Daarnaast zijn deze documenten naar de collega's en de interne

disciplines gestuurd en is hen gevraagd dit te lezen.

Daarnaast heeft Fysiocentrum Huta Galung een bejegeningbeleid in het Handboek, Hoofdstuk 2,

paragraaf 2.1 en 2.2 opgenomen.

3.1.9 Registratie Alle documenten die vereist zijn door het kwalitetismanagementsysteem worden beheerst. De

vereiste documenten zijn gemaakt door de baliemedewerkster of door een collega. Wanneer het

document klaar is, wordt deze aan de praktijkhouders voorgelegd. Als deze het goedkeurt, kunnen de

overige collega's de documenten inzien.

In het handboek en in dit beleidsplan van Fysiocentrum Huta Galung staat beschreven hoe en

wanneer en door wie documenten geëvalueerd worden. Mocht tijdens de evaluatie blijken dat er

veranderingen plaats moeten vinden, dan wordt dit beschreven en voorgelegd aan de

praktijkhouders. Als de praktijkhouder dit heeft goedgekeurd zal de verandering doorgevoerd

worden. Dit zal schriftelijk worden vastgelegd. Daarna zullen de collega's per mail hierover

geïnformeerd worden.

Alle documenten worden schriftelijk opgeslagen in de daarvoor betreffende mappen. Deze mappen

staan op onderwerp en jaar en bij sommige documenten op maand geordend. Deze zijn alle in de

kast op de gang te vinden en achter de balie. Op deze manier wordt voorkomen, dat er onbedoeld

oude documenten kunnen worden gebruikt, gezien ze ook op jaar zijn geordend.

De patiëntendossiers zijn de enige dossiers die digitaal worden bewaard. De verwijzingen van

huisartsen worden bewaard in mappen en ingescand in patiëntendossier. Het inscannen van de

verwijzing wordt gedaan door J. van Straten. T.E. Huta Galung is daarnaast hoofdverantwoordelijk en

bevoegd tot het beheer van de documentatie. Van de digitale documenten wordt er ook een back-up

gemaakt. De software providers Fysioroadmap en Intramed verzorgen de back-ups van de

patientengegevens. Zij maken dagelijkse back ups.

Van elke registratie is de bewaartermijn en vernietigingsmethoden bekend. Het bewaartermijn van de

gebruikte documenten, is hieronder te vinden. Alle documenten zijn terug te vinden in mappen, in de

kasten in de gang of achter de balie. De mappen zijn op onderwerp, jaar en sommige op maand

geordend. De mappen waar privacygevoelige informatie instaat, worden opgeslagen in de kasten die

op slot kunnen.

Wanneer schriftelijke documenten vernietigd moeten worden, worden deze door de papier

versnipperaar gehaald. Digitale documenten worden van de computer verwijderd.

De patiëntendossier zijn digitaal opgeslagen, om hier bij te kunnen, dienen er een aantal

wachtwoorden moeten worden ingevuld. Elke medewerker heeft zijn eigen wachtwoorden.


Document Bewaartermijn

Gegevens bedrijfmatig ontroerend goed Minimaal 10 jaar

Administratieve gegeven en interne mail (jaarrekening, accountansverklaring, algemene

administratie: grootboek, debiteuren- en

crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie,

voorraad- en loonadministratie)

Minimaal 7 jaar

Personeelsadministratie

(loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-

gegevens, burgerservicenummer van personeelsleden)

Minimaal 5 jaar na beëindiging dienstverband

Solicitant Wanneer de sollicitant daar om vraagt, uiterlijk 4

weken na beeïndiging solicitatieprocedure.

Salarisadministratie Uiterlijk 2 jaar na beëindiging dienstverband

Debiteuren en crediteuren Uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is

voldaan

Klanten en leveranciers Uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is

afgehandeld

Arbeidsovereenkomst en wijzigingen Uiterlijk 2 jaar na beëindiging dienstverband

Correspondentie over ontslag, promotie,

demotie, benoeminigen


Verslagen van functioneringsgesprekken Minimaal 2 jaar na beëindiging dienstverband

Verslaglegging in het kader van Wet verbetering

Poortwachter

Uiterlijk 2 jaar na beëindiging dienstverband

Afspraken betreffende salaris en

arbeidsvoorwaarden


Burgelijke staat werknemer Minmaal 7 jaar na beëindiging dienstverband

Beveiligingscamara's Maximaal 24 uur

Computersysteem Maximaal 6 maanden


E-mail/internetmonitoring Maximaal 6 maanden

Gegevens met betrekking tot toegangscontrole Uiterlijk 6 maanden nadat rechts toegang is

vervallen, bv na beëindiging dienstverband

Patiëntendossier Minimaal 15 jaar

Algemene documenten (alle documenten die niet

onder bovenstaande punten genoemd staan, maar wel door

de praktijk worden gebruikt en/of gemaakt zijn).

Minimaal 10 jaar


3.2 Functieomschrijving medewerkers

3.2.1 Marthin Huta Galung

Titel van Functie

Hoofdfunctie: Praktijk eigenaar.

Bijfunctie: Orthopedisch Manueel therapeut, sportfysiotherapeut, Dry Needling therapeut.

Bijfunctie: Medewerker Sportpoli Spaarne Gasthuis Hoofddorp.

Doel van Functie:

Hoofdfunctie: Management van de praktijk

Bijfunctie: behandelen van patiënten.

Bijfunctie: bijdrage leveren in het diagnose stellen in samenwerking met orthopeden en sportartsen

m.b.t. patiënten.

Plaats in de praktijk

Mede eigenaar en eind verantwoordelijke.

Functie/taakinhoud.

Hoofdfunctie:

Stelt bedrijfsdoelen en strategieën vast;

Analyseert de bedrijfsvoering en evalueert met mede praktijk eigenaar;

Maakt en controleert budgetten, omzet prognoses;

Vertegenwoordigt het bedrijf tijdens bijeenkomsten, conferenties en seminars;

Is verantwoordelijk voor het afsluiten van contracten met de verzekeraars m.b.t. de behandel tarieven.

Bijfunctie:

Werkzaam als orthopedische manuele therapeut.

DTF/ verwijzing;

Anamnese;

Differentiaal diagnose;

Diagnose;

Lichamelijk onderzoek;


Prognose;

Behandelplan;

Behandeling;

Evaluatie;

Afsluiting.

Bijfunctie:

In een team van orthopeden, sportartsen en fysiotherapeuten wordt een patiënt door meerdere

disciplines gezien en geadviseerd. Marthin is verantwoordelijk voor de zorg tak fysiotherapie.

Anamnese;

Diagnose;



Prognose;

Behandelplan.

Tijdsbesteding

Totaal 53.30-urige werkweek verspreidt over 6dagen.

Maandag: 08.00-18.00/19.00-20.00. Dinsdag: 08.00-18.00/19.30-20.30 Woensdag: 08.00-12.30 Donderdag: 08.00-18.00 Vrijdag: 08.00-18.00 Zaterdag: 08.00-12.00.

3.2.2 Yvonne Huta Galung-Leenders

Titel van Functie

Hoofdfunctie: Praktijk eigenaar

Bijfunctie: ondersteuning aan mede praktijk eigenaar

Bijfunctie: ondersteuning aan balie medewerkster

Doel van Functie

Praktijk eigenaar ;

Geeft leiding aan personeel;

Ondersteuning van mede praktijk eigenaar;

Analyseert met de mede praktijk eigenaar de bedrijfsvoering en evalueert de ontwikkeling en implementatie van de doelen in de praktijk;

Ondersteuning van de baliemedewerkster;

Bij afwezigheid van medewerkster, alle voorkomende activiteiten .



Praktijkhouder en eind verantwoordelijke van de praktijk samen met mede eigenaar

Functie/taakinhoud

Ondersteuning mede praktijkeigenaar;

Geeft leiding aan personeel;

Voert besprekingen met personeelsleden, coördineert activiteiten en helpt problemen op te

lossen.

Ondersteuning baliemedewerkster:

Telefonisch te woord staan van patiënten en derden;

Beantwoorden, filteren, en doorsturen van mail;

Agendabeheer van de fysiotherapeuten;

Bestellingen van fysio benodigdheden, huishoudelijk en overig;

Facturen maken van de medische training en verkoop oefenartikelen;

Verantwoordelijk voor het, verspreiden, evalueren van de tevredenheidsonderzoeken voor patiënten/ werknemers/ verwijzers;

Verantwoordelijk voor het personeelshandboek, contract opmaak, urenregistratie personeel, verzuimregistratie personeel, bijhouden van persoonlijke dossiers, verwerken van functionering-/ evaluatie-/ exit-/ sollicitatiegesprekken, scholingsplannen, plaatsen vacatures, aanwezigheid van beroepsgebonden papieren werknemers;

Legionella beheer;

Meehelpen ontwikkelen van kwaliteitssystemen, zoals HKZ;

Verwerken van klachten;

Meehelpen met ontwikkelen van praktijkfolders.

Tijdsbesteding

Totaal 34-urige werkweek verspreidt over 6 dagen.

Maandag: 08.00-09.00 /1400-17.00 /19.00- 21.00. Dinsdag: 08.00-09.00 / 14.00-17.00/ 19.00- 21.00. Woensdag: 08.00-09.00 /11.00-17.00. Donderdag: 08.00-09.00/ 14.00-17.00/ 19.00-21.00. Vrijdag: 08.00-09.00 /14.00-18 .00. Zaterdag: 08.00-12.00.


3.2.3 Talitha Huta Galung

Titel van Functie:

Hoofdfunctie: baliemedewerker

Bijfunctie: ondersteuning aan het management

Bijfunctie: ondersteuning aan de fysiotherapeuten

Doel van Functie:

Baliemedewerkster: Is verantwoordelijk voor alle ondersteunende administratieve handelingen van de praktijk. Tevens is de baliemedewerkster verantwoordelijk voor het telefonisch te woord staan van de patiënten en het inplannen van de behandelingen in de agenda. Zij is het algemeen aanspreekpunt voor zowel de fysiotherapeuten als patiënten. Ondersteuning van het management: Voert alle administratie uit dat voortvloeit uit het management. Biedt hierbij ondersteuning aan de praktijkhouders.

Ondersteuning aan de fysiotherapeuten: Biedt de fysiotherapeuten ondersteuning aan in hun werk door administratieve werkzaamheden over te nemen waar nodig. Plaats in de praktijk:

Qua baliemedewerkster werkt Talitha zelfstandig, maar wordt ondersteund door Yvonne Huta Galung

( praktijkhouder) en Joris van Straten ( kwaliteitsmanager) waar nodig. Daarnaast wordt ze aan door

Marthin en Yvonne Huta Galung ( praktijkhouders).

Qua ondersteuning bij de communicatie en verbeteren van de kwaliteit van de praktijk werkt Talitha

samen met Anouk( fysiotherapeute) en Marthin (praktijkhouder), waarbij Marthin

eindverantwoordelijk is. De andere collega's dienen bij Anouk of Talitha te zijn met vragen over deze

onderwerpen.

Functie/taakinhoud:

Baliemedewerkster:

Telefonisch te woord staan van patiënten en derden;

Beantwoorden, filteren, en doorsturen van mail;

Agendabeheer van de fysiotherapeuten;

Bestellingen van fysio benodigdheden, huishoudelijk en overig;

Facturen maken van de medische training en verkoop oefenartikelen;

Opmaken van de kas per maand, bijhouden van de verkoopgegevens;

Facturen versturen van fysiotherapiebehandelingen;


Openstaande rekeningen beheer, contact incassobureau;

Verantwoordelijk voor het systeembeheer van Intramed en Fysioroadmap;

Verantwoordelijk voor het maken, verspreiden, evalueren van de tevredenheidsonderzoeken voor patiënten/ werknemers/ verwijzers;

Beheert alle cijfermatige informatie uit de systemen Intramed en Fysioroadmap

Verantwoordelijk voor het personeels handboek, contract opmaak, urenregistratie personeel, verzuimregistratie personeel, bijhouden van persoonlijke dossiers, verwerken van functionering-/ evaluatie-/ exit-/ sollicitatiegesprekken, scholingsplannen, plaatsen vacatures, aanwezigheid van beroepsgebonden papieren werknemers;

Inplannen van BHV cursus, BHV plan, inplannen/ uitvoeren en evalueren van de ontruimingsoefening;

Legionella beheer;

Schrijven van de motivational papers voor de plusaudits;


Meehelpen maken en controle van het beleidsplan en het kwaliteitsjaarverslag;

Meehelpen met het evalueren van de CQ-index;

Beheer en bijhouden van de website;

Verwerken van klachten;

Meehelpen met ontwikkelen van praktijkfolders;

Maken van samenwerkingsovereenkomsten disciplines, contactpersoon administratie;

Maken van documenten en formulieren voor de praktijk;

Maken van samenwerkingsovereenkomsten sportclubs, contactpersoon administratie.

Tijdsbesteding:

Totaal 23-urige werkweek verspreidt over 5 dagen.

Maandag 09.00-14.00 Dinsdag 09.00-14.00 Woensdag 09.00-11.00 Donderdag 09.00-14.00 Vrijdag 09.00-14.00

3.2.4 Joris van Straten

Titel van de functie:


Hoofdfunctie: Kwaliteitsmedewerker

Bijfunctie: Ondersteuning voor de baliemedewerksters

Bijfunctie: Ondersteuning voor administratie Praktijkhouder

Doel van functie:

Kwaliteitsmedewerker:

Verantwoordelijk voor de kwaliteit in de praktijk, vooral gericht op de verslaglegging van alle

fysio(manueel)therapeuten. Dit wordt gedaan door een wekelijkse en maandelijkse controle op

volledigheid van alle FysioRoadmap kaarten van de fysio(manueel)therapeuten. Dit wordt gedaan

met het ‘kwaliteitscontrole formulier’, zie bijlage .. . Alle kaarten moeten aan de ‘Pluspraktijk norm’

voldoen.

Ondersteuning baliemedewerkster:

Bij afwezigheid van de baliemedewerksters (Yvonne en Talitha) wordt deze functie overgenomen.

Ondersteuning administratie praktijkhouder:

Helpen en ondersteunen met de praktijkadministratie van de praktijkhouder.

Plaats in de praktijk:

Als kwaliteitsmedewerker werkt Joris zelfstandig, indien er vragen over de verslaglegging zijn, worden

deze aan Anouk gevraagd.

Qua ondersteuning van de baliemedewerksters werkt Joris samen met Talitha en Yvonne, waarbij

Talitha de eindverantwoordelijke is. Indien hier vragen over zijn, stelt Joris deze bij Talitha.

Qua ondersteuning voor de administratie van Marthin, werkt Joris samen met Marthin. Marthin geeft

in deze duidelijk aan wat er moet gebeuren. Marthin is eindverantwoordelijke in deze. Bij vragen gaat

Joris naar Marthin.

Functie/taakinhoud:

Kwaliteitsmedewerker:

- Wekelijks controleren van 2 FRM-kaarten per fysiotherapeut.

- Aansturen van fysiotherapeuten op het gebied van verslaglegging volgens de plus-norm.

- Ondersteuning FRM-kaarten administratie van de prakeigenaar.

- Maandelijkse kwaliteitscontrole van alle behandelde patiënten per fysiotherapeut.

Ondersteuning baliemedewerksters:

- Ondersteunen van de baliemedewerkster (Talitha) in het proces voor het behalen van de HKZ-


audit en de (her) Plus-audit.

- Het wekelijks inscannen van alle verwijzingen, verslagen en resultaten van (huis)artsen en

deze aan het patiëntendossier koppelen.

- Aannemen telefoon.

- Helpen van patiënten aan de balie.

- Inplannen nieuwe patiënten of verzetten bestaande afspraken.

Ondersteuning administratie praktijkhouder:

- Verantwoordelijk voor alle zorgplannen/protocollen. Het invoeren en bijstellen hiervan.

- Verantwoordelijk voor het updaten en informeren collega’s over Parabench.

Tijdsbesteding:

Totaal 15 uur per werkweek:

- Gemiddeld 10 uur per week als kwaliteitsmedewerker.

- Gemiddeld 4 uur per week als balieondersteuning.

- Gemiddeld 1 uur ondersteuning administratie.

3.2.5 Olivia Wulms

Titel van Functie

Hoofdfunctie: Fysiotherapeute en Master Orthopedisch Manueeltherapeute;

Bijfunctie: Implementeren van protocollen

Bijfunctie: Het verbeteren van de vakinhoudelijke kwaliteit van de praktijk.

Doel van Functie

Fysiotherapeute:

Het verbeteren van een lichamelijke klachten van een patiënt. Dit wordt gedaan door middel van een

anamnese, lichamelijk onderzoek en het opstellen van een behandelplan, waarna de behandeling kan

worden ingezet. Olivia behandeld met name wervelkolom gerelateerde klachten, schouder-

heupklachten.

Implementeren van protocollen:

Het ontwikkelen en invoeren van bestaande en nieuwe protocollen in Fysioroadmap. Vervolgens deze


protocollen uitleggen/ Implementeren bij de medewerkers.

Het verbeteren van de vakinhoudelijke kwaliteit van de praktijk:

Collega`s adviseren bij de behandeling van een patiënt

Nieuwe inzichten bespreken en uitleggen

Peer uren aanbieden aan collega`s. programma aanbieden/ organiseren en leiden.


Olivia Werkt zelfstandig als therapeut, wanneer er echter hulp van een collega nodig is bij een

behandeling van een patiënt, zal er hulp worden gevraagd aan Marthin (praktijkhouder).

Met het ontwikkelen van protocollen werkt Olivia samen met Joris

Bij het verbeteren van de kwaliteit van de praktijk werkt Olivia samen met Joris en Anouk.

Functie/taakinhoud

Fysiotherapeute:

DTF/verwijzing;

Anamnese;



Diagnose;

Prognose;

Behandelplan;

Behandeling;

Evaluatie;

Afsluiting.

Implementeren van protocollen:

Nieuw protocol invoeren in FRM samen met Joris. Vervolgens uitleggen aan collega’s hoe er te werk gegaan zal worden. Dit door mondeling uitleg of evt dmv een PowerPoint en oefenmiddag.

Het verbeteren van de vakinhoudelijke kwaliteit van de praktijk:

Vragen aan collega`s waar behoefte aan is.

Casuïstiek bespreken/ artikelen bespreken

Vakinhoudelijke informatieavonden organiseren.


Collega`s adviseren bij de behandeling van een patiënt

Implementeren van zorgplannen, zoals lage rugpijn en nekpijn van Fysiotopics.

Tijdsbesteding

Totaal 25-urige werkweek:

Gemiddeld 25 uur werk als Fysiotherapeute/ Orthopedisch manueeltherapeut;

Alle andere uren zijn extra in eigen tijd/ geen betaalde uren.

3.2.6 Anouk van Ballegooijen

Titel van Functie

Hoofdfunctie: Fysiotherapeute;

Bijfunctie: Ondersteunend bij het communiceren van informatie van de verzekeraars naar de

collega's;

Bijfunctie: Ondersteunend bij het verbeteren van de kwaliteit van de praktijk.

Doel van Functie

Fysiotherapeute:

Het verbeteren van enkele lichamelijke klachten van een patiënt. Dit wordt gedaan door middel van

een anamnese, lichamelijk onderzoek en het opstellen van een behandelplan, waarna de behandeling

kan worden ingezet. Anouk behandeld met name lage rugklachten, nek-boven rugklachten,

schouderklachten, blessures door paardrijden.

Ondersteunend bij het communiceren van informatie van de verzekeraars naar de collega's:

Communicatie over het behandelgemiddelde, diagnosecodes, regelgeving.

Ondersteunend bij het verbeteren van de kwaliteit van de praktijk:

Meehelpen met meedenken en opzetten van kwaliteitssystemen.



Qua Fysiotherapeute werkt Anouk zelfstandig, wanneer er echter hulp van een collega nodig is bij een


Qua ondersteuning bij de communicatie en verbeteren van de kwaliteit van de praktijk werkt Anouk

samen met Talitha (baliemedewerkster) en Marthin (praktijkhouder), waarbij Marthin

eindverantwoordelijk is. De andere collega's dienen bij Anouk of Talitha te zijn met vragen over deze

onderwerpen.

Functie/taakinhoud

Fysiotherapeute:

DTF/verwijzing;

Anamnese;



Diagnose;

Prognose;

Behandelplan;

Behandeling;

Evaluatie;

Afsluiting.

Communicatie verzekeraars vertalen naar collega's:

Behandelgemiddelde evalueren. Wanneer er spiegelinformatie binnenkomt, evalueert Anouk dit en deelt dit schriftelijk mee aan de collega's.

Het opstellen van de schriftelijke documenten betreft diagnosecodes en regelgeving van de verzekeraars, waar de collega's op moeten letten bij het invoeren van de financiële administratie in Intramed.

Verbeteren van kwaliteit:


Meehelpen maken en controle van het beleidsplan en het kwaliteitsjaarverslag;

Meehelpen met het evalueren van de CQ-index;

Implementeren van zorgplannen, zoals lage rugpijn en nekpijn van Fysiotopics.

Tijdsbesteding

Totaal 40,75-urige werkweek:

Gemiddeld 38,75 werk als Fysiotherapeute;

Gemiddeld 1 uur in de week communicatie verzekeraars vertalen naar collega's;

Gemiddeld 1 uur in de week verbeteren van kwaliteit.


3.2.7 Pim Spaargaren

Titel van Functie

Hoofdfunctie: Fysiotherapeut

Bijfunctie: Het begeleiden en verzorgen van de voetballers SV Hillegom op de praktijk tijdens

sportspreekuur en op de vereniging op trainingsavonden.

Bijfunctie: Onderhouden oefenzaal. Controleren apparatuur, controleren oefenmateriaal en

doorgeven als er gebreken zijn.

Bijfunctie: voorwaarden van de VelDon en de LegPress gebruik en flowchart maken.

Doel van Functie

Fysiotherapeut

Het verbeteren van een lichamelijke klachten van een patiënt. Dit wordt gedaan door middel van een

anamnese, lichamelijk onderzoek en het opstellen van een behandelplan, waarna de behandeling kan

worden ingezet. Pim behandeld met name sportblessures, knieklachten, schouderklachten, en

orthopedische klachten.

Bijfunctie: Op maandag avond het sportspreekuur verzorgen. Sporters uit de regio een vrijblijvend

consult en advies geven betreffende hun sportklacht.

Bijfunctie: Op de voetbalvereniging SV Hillegom de dinsdag avond de blessures van de selectie

spelers behandelen en verzorgen. Daarbij ook spelers apart een performance training geven.

Bijfunctie: ondersteunen bij het verbeteren van de kwaliteit van de praktijk doormiddel van een

flowchart te maken voor het VelDon apparaat en de Legpress.


Qua Fysiotherapeut werkt Pim zelfstandig, wanneer er echter hulp van een collega nodig is bij een


Bij het begeleiden en verzorgen van de voetballers van SV Hillegom werkt Pim samen met Marthin

(praktijkhouder). Pim plant hierbij ook het rooster in van de verzorgers (Jos, Harry, Nadine)

Functie/taakinhoud

Fysiotherapeut

DTF/verwijzing;

Anamnese;



Diagnose;


Prognose;

Behandelplan;

Behandeling;

Evaluatie;

Afsluiting.

Bijfunctie:

Verzorgen en behandelen voetballers op de voetbalvereniging SV Hillegom.

Performance training geven op de dinsdag training bij SV Hillegom.

Roosters inplannen van verzorgers, hersteltrainer en fysiotherapeuten.

Testen afnemen 3x per jaar op de praktijk.

Sportspreekuur op maandag avond begeleiden.

Onderhouden oefenzaal.

Tijdsbesteding

Totaal 40,75-urige werkweek:

Gemiddeld 39 uur werk als Fysiotherapeut

Gemiddeld 2 uur in de week het begeleiden en verzorgen van de voetballers SV Hillegom.

3.3 SWOT-analyse SWOT staat voor: Strength, Weakness, Opportunity en Threats. Deze analyse brengt sterke- en

zwakke punten in kaart, maar laat ook zien welke kansen de praktijk gekregen heeft en wat een

bedreiging (kan) vormt in de toekomst.

Deze analyse zal tevens helpen bij het reflecteren op het handelen en zal een indruk geven over de

doorgemaakte ontwikkelingen van de afgelopen jaren. In de twee paragrafen hieronder wordt een

confrontatiematrix en een resultatenmatrix van de praktijk besproken.

3.3.1 Confrontatiematrix

Positief Negatief

Sterkte Zwakte


Intern Adequate onderbouwde therapieën;

Opleidingen en onderzoek binnen de praktijk;

Samenwerkingsverbanden;

Intern tevredenheidsonderzoek;

Behouden van plus status;

Toepassen van de nieuwste inzichten in de zorg;

Deelname CQ-index;

Analyses volgens PDCA-cyclus;

Analyse behandelgemiddelde;

Verplichte scholing;

Deelname ParaBench;

Presentaties/uitleg cursussen en/of opleidingen;

Mondeling kenbaar maken informed consent;

Versturen klinimetrie voor onderzoek;

Notule vergaderingen;

Handboek;

Functioneringsgesprek per jaar;

Maandelijks werkoverleg;

Vertrouwenspersoon;

Kwaliteitsjaarverslag en beleidsplan;

Deelname klachtenregeling;

Werken volgens RI&E.

Meer gestructureerde organisatie, door het hanteren van taakverdelingen onder de medewerkers;

Alle regels vastleggen en bij elkaar in mappen;

Uitslag CQ-index en intern tevredenheidsonderzoek kenbaar maken aan patiënten;

Aanpassen intern tevredenheidsonderzoek, indien nodig;

Scholingseisen/plan op papier vastleggen;

Controle punten voor interne audit vastleggen;

Informed consent op website en wachtkamer kenbaar maken;

Tevredenheidsonderzoek ketenpartners;

Deelname Peer Review;

Contact met huisartsen via brief betreft DTF;

Collega voor begeleiding MTT-groepen vinden;

Halfjaarlijkse functioneringsgesprekken;

Motivatieplan werknemers vastleggen;

Intern tevredenheidsonderzoek medewerkers;

Lijst maken met specifieke deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in de omgeving.

Kansen Bedreigingen


Extern Multidisciplinair samenwerken, zowel intern als extern;

Uitbreiden van een praktijk binnen een sportcentrum naar een multidisciplinair centrum;

Gebruik gaan maken van kwaliteitssystemen;

Meedoen aan de plus-audit in 2015;

Aanpassen én uitbreiden van het team;

Toepassen van de nieuwste inzichten in de zorg;

Volledige kamerbezetting;

Beweegprogramma's.

Grote patiënten groei;

Extra administratie voor de medewerkers doordat de zorgverzekeraars hier meer eisen aan stellen;

Verhouding vergoedingen therapie staat niet in verhouding met de extra kosten die gemaakt worden;

Te hoog behandelgemiddelde;

Niet coöpererende collega’s.

3.3.2 Resultatenmatrix

Sterkte Zwakte

Kansen Door continue analyse, wordt

er al een start gemaakt met

werken met een

kwaliteitssyteem en het

behalen van de plus-audit

2015.

Beter vastleggen van gegevens

en taken, maken het gebruik

maken van een

kwaliteitssysteem en het

behalen van de plus-audit

makkelijker.

Met behulp van deelname van

het Peer Review en het houden

van een

tevredenheidsonderzoek onder

de ketenpartners en zal de

multidisciplinaire samenwerking

intern en extern verbeteren.


Bedreigingen Met behulp van de

verschillende analyses en

deelname aan de

beweegprogramma's kan het

behandelgemiddelde worden

teruggedrongen.

Met behulp van de

functioneringsgesprekken,

maandelijkse werkoverleg,

intern tevredenheidonderzoek

onder de medewerkers en het

hebben van een

vertrouwenspersoon wordt

getracht niet coöpererende

collega's te voorkomen.

Door een slechte taakverdeling

en nog niet gebruik maken van

de Fysioroadmap SMART versie,

zal de administratieve last hoog

blijven. Dit zou de motivatie van

de medewerkers kunnen

verminderen.

4. Doelstellingen In dit hoofdstuk worden de doelen besproken, die via de SWOT-analyse naar voren zijn gekomen. De

doelen zijn in verschillende paragrafen verdeeld en bestaan uit korte- en lange termijn doelen.

4.1 Doelen waardering van patiënten

4.1.1 CQ-index en Tevredenheidsonderzoek

Plan: Uitslag CQ-index en intern tevredenheidsonderzoek kenbaar maken aan patiënten.

Do: De uitslag van de CQ-index en het interne tevredenheidsonderzoek dient herkenbaar gemaakt te

worden aan de patiënten. Dit zal gedaan worden, door de uitslagen in de wachtkamer op te hangen.

De CQ-index wordt 2 keer per jaar geëvalueerd en het interne tevredenheidsonderzoek (Talitha

HutaGalung) 1 keer per jaar.

Check: Na de analyse van de CQ-index en het tevredenheidsonderzoek zal de uitslag door de

praktijkhouder beoordeeld worden. Met de goedkeuring van de praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung)

zal de uitslag in de wachtkamer worden gehangen.

Act: Na elke evaluatie, voor de CQ-index 2 keer per jaar en het interne tevredenheidsonderzoek 1x

per jaar, worden de uitslagen in de wachtkamer opgehangen, zodat dit aan de patiënt kenbaar wordt


gemaakt.

4.2 Doelen resultaten van de zorgverlening

4.2.1 Tevredenheidsonderzoek ketenpartners

Plan: Tevredenheidsonderzoek ketenpartners. Do: Er zal een tevredenheidsonderzoek onder de ketenpartners moeten worden uitgevoerd. Met de uitkomsten kan de praktijk evalueren op welke punten ze moeten verbeteren. Onder de ketenpartners vallen de huisartsen, orthopeden, diëtiste, (sport) psycholoog en osteopaat. Dit onderzoek zal door een medewerker (Talitha Huta Galung) worden geschreven en gecontroleerd worden door de praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung), voordat het naar de ketenpartners wordt gestuurd. Check: Na het maken van het tevredenheidonderzoek voor de ketenpartners, zal de praktijkhouder de vragen controleren. Wanneer deze ze heeft goedgekeurd, kan het tevredenheidsonderzoek worden verzonden. Act: In het derde kwartaal van 2015 zal er een tevredenheidsonderzoek naar de ketenpartners toe worden gestuurd.

4.2.2 Behandelgemiddelde

Plan: Het eerste kwartaal van 2015 willen we ons behandelgemiddelde bij Achmea onder de 90

hebben.

Do: Over heel 2014 is het behandelgemiddelde 120. Dit is te hoog voor een pluspraktijk. Om de plus

status te behouden, dient deze onder de 115 en liefst 90 te zijn. Om dit te verbeteren. Dienen er

striktere maatregelen te worden genomen, wat betreft de patiënten behandeling. Namelijk als er

sprake is van onderhoud, kan er niet door behandelt worden. Ook dient het protocol in FRM te

worden aangehouden. Dit wordt aan de collega’s duidelijk gemaakt via mail, evaluaties van het

behandelgemiddelde en dossier controle.

Check: Om te controleren dat iedereen hieraan voldoet. Zal Joris van Straten

(kwaliteitsmederwerker) hier toezicht op houden, door de dossier op bovenstaande te controleren.

Act: Het eerste kwartaal van 2015 willen we ons behandelgemiddelde bij Achmea onder de 90

hebben.

4.3 Doelen primaire en relevante ondersteunende processen

4.3.1 Verandering systeem

Plan: De planning is wanneer we de audit hebben gehad op 26 november 2015, we willen

overschakelen van intramed en FRM, naar alleen FRM of een ander programma als Fysio One. Dit om


de kosten lager te houden en tijd te besparen met het invoeren van de dossiers en de declaraties.

Do: Dit plan wordt na 26 november 2015 opgestart. Dit dient auditproef te gebeuren. Hiervoor zal

een presentatie worden gegeven, waarin wordt verteld waar iedereen op moet letten om het dossier

auditproef in te vullen. Binnen 3 maanden dienen alle collega’s met dit systeem overweg te kunnen.

Check : Dit wordt gecontroleerd door Joris van Straten (kwaliteitsmanager) de dossiers te laten

controleren of deze auditproef zijn.

Act: Januari 2016 wil de praktijk het declaratiesysteem en het dossiersysteem in één hebben, om op

deze manier kosten en tijd te besparen.

4.3.2 Beweegprogramma's

Plan: Eind 2015 wil de praktijk zijn gestart met de beweegprogramma's oncologie en artrose

heup/knie.

Do: Olivia Wulms en Anouk van Ballegooijen zullen deze beweegprogramma's inplementeren.

Daarnaast zal er via de website en de praktijkfolder de patiënt geïnformeerd worden over deze

dienst. Hier zal Talitha Huta Galung zorg voor dragen.

Check: Of het plan is behaald wordt door eind 2015 door Anouk van Ballegooijen en Talitha Huta

Galung gecheckt.

Act: Eind 2015 wil de praktijk zijn gestart met de beweegprogramma's oncologie en artrose

heup/knie.

4.3.3 Zorgplannen

Plan: Eind 2015 wil de praktijk het nekzorgplan en lage rugzorgplan van FysioTopics in de praktijk

geïmplementeerd hebben.

Do: Olivia Wulms en Anouk van Ballegooijen volgen de cursussen, maken hierover een

powerpointpresenatie en zorgen ervoor dat de protocollen in FRM staan. Rond juni 2015 zullen ze

deze powerpoints houden. Hierna kunnen de collega’s met het protocol aan de slag.

Check: Of het plan is behaald wordt door onze kwaliteitsmedewerker (Joris van Straten) gecheckt of

iedereen volgens deze protocollen werkt, mocht er een indicatie hiervoor zijn.

Act: Eind 2015 wil de praktijk het nekzorgplan en lage rugzorgplan van FysioTopics in de praktijk

geïmplementeerd hebben.

4.3.4 Lijst deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in de omgeving

Plan: In het derde kwartaal van 2015 is de lijst met specifieke deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in de omgeving af. Do: Op dit moment is er geen lijst met deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in de omgeving. Hierdoor kunnen we patiënten onvoldoende doorsturen naar disciplines, die niet bij ons


in de praktijk aanwezig zijn. Check: De lijst wordt door een medewerker gemaakt en wordt gecontroleerd op juistheid en volledigheid door de praktijkhouder (M.S.F Huta Galung). Act: In het derde kwartaal van 2015 is er een lijst met specifieke deskundigheden van fysiotherapeuten en praktijken in een straal van 20 km van onze praktijk.

4.3.5 Tevredenheidsonderzoek medewerkers

Plan: Tevredenheidsonderzoek medewerkers. Do: Er zal een tevredenheidsonderzoek onder de medewerkers moeten worden uitgevoerd. Met de uitkomsten kan de praktijk evalueren welke punten moeten verbeteren, volgens de PDCA cyclus. Dit onderzoek zal door een medewerker (Talitha Huta Galung) worden geschreven en gecontroleerd worden door de praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung), voordat het aan de medewerkers wordt verstuurd om in te vullen. Check: Na het maken van het tevredenheidonderzoek voor de medewerkers, zal de praktijkhouder de vragen controleren. Wanneer deze ze heeft goedgekeurd, kan het tevredenheidsonderzoek worden verzonden. Act: In het derde kwartaal van 2015 zal er een tevredenheidsonderzoek naar de medewerkers worden gestuurd, dit zal elk jaar opnieuw gebeuren.

4.4 Bedrijfsdoelen

4.4.1 Overname

Plan: De praktijk Fysiocentrum Huta Galung te Hillegom in bezit van Marthin en Yvonne Huta Galung binnen een tijdsbestek van 4 jaar te verkopen aan een collega fysiotherapeut/ praktijkhouder voor de huidige marktwaarde. Do: Om het bovenstaande plan te kunnen realiseren moet de praktijk aan de volgende punten werken:

Het behalen van het HKZ-certificaat. Hiervoor zal er eerst onderzoek moeten worden gedaan en worden gestart met de voorbereidingen van de HKZ-certificering;

De her plus-audit 2015. Dient behaald te worden;

Er dient een omzet van 480.000 per jaar te zijn (financieel gezond bedrijf);

Er dienen genoeg competenties onder de collega's te zijn (minimaal 2 masters). Dit wordt onder andere bewerkstelligd door het maken van een scholingsplan. Bij gebrek aan competentie zal er een nieuwe collega gezocht moeten worden.

De praktijk kan een compleet aanbod van disciplines in en rondom de praktijk aanbieden (psycholoog, ergotherapeut, diëtiste, haptonoom, osteopaat);

Er dient een uitgebreid netwerk van samenwerkingen met verwijzers te zijn. Om deze samenwerking te verbeteren zal er een tevredenheidsonderzoek onder de verwijzers worden afgenomen;

USP in de regio versterken (kwaliteit op het hoogste niveau). Dit zou de praktijk willen doen met een regionaal onderzoek, met de vraagstelling: 'Hoe kunnen wij onze positie in de regio versterken'?;

Er dienen meerdere samenwerkingsverbanden met sportclubs in de buurt te zijn (voetbal, basketbal, hockey, korfbal). Daarbij wordt hen het gratis sportspreekuur aangeboden en eventuele betaalde verzorging bij wedstrijden;


De praktijk is op de hoogte van de actuele behandelingen en nieuwste apparatuur. Op deze manier kan de beste behandeling worden gegeven. Dit wordt bewerkstelligd door scholing en lezen van vakbladen;

Het behandelgemiddelde dient 90 of lager te zijn. Dit zal in samenwerking met de praktijkhouder elk kwartaal worden bekeken en indien nodig zullen er acties worden ondernomen om dit gemiddelde te laten dalen;

De verslaglegging dient bij alle collega's op orde te zijn, hier is de kwaliteitsmanager verantwoordelijk voor.

Check: De baliemedewerkster dragen zorg voor het naleven van de acties. Aan het einde van het jaar evalueren zij wat er nog gerealiseerd moet worden en informeren de praktijkhouders daarover.

Actie: Binnen 4 jaar zal de praktijk 'Fysiocentrum Huta Galung' te Hillegom, in bezit van Marthin en Yvonne Huta Galung, aan een collega fysiotherapeut/ praktijkhouder voor de huidige marktwaarde verkocht worden. Dit doel zal worden behaald, door aan bovenstaande doelen te werken, die wordt gecheckt door de baliemedewerkster.

4.4.2 HKZ keurmerk of ISO 15224

Plan: De praktijk wil het HKZ keurmek of ISO 15224 certificaat verkrijgen.

Do : Er moet worden uitgezocht wat voor ons voordeliger is qua kosten en kwalititeit, het HKZ

keurmerk of ISO 15224 en welke eisen hieraan verbonden zijn. Wij moeten ervoor zorgen dat we aan

deze eisen voldoen.

Check: Het doel is om het HKZ-keurmerk of ISO 15224 te verkrijgen, dit wordt getoetst aan de hand

van het verkregen certificaat.

Act: Eind 2015 beschikken we over een HKZ keurmerk of ISO 15224 certificaat, zodat we kunnen

voldoen aan de AA-plusstatus van Zorg en Zekerheid.

4.4.3 Audit

Plan: November 2015 plus-audit voor de tweede maal behalen.

Do: Controle van alle dossier door Joris van Straten (kwaliteitsmanager) of deze auditproef zijn en

controle van Talitha Huta Galung en Anouk van Ballegooijen of er aan de verdere auditeisen voldaan

wordt.

Check: Het behalen van de plus-audit zal gecheckt worden door de auditcontroleurs, die wij die dag

ontvangen.

Act: 26 november 2016 zullen wij de plus-audit voor de tweede maal behalen.


4.5 Beleidsdoelen

4.5.1 Activiteitenlijst

Plan: Een activiteitenlijst maken voor de jaarlijkse activiteiten die ondernomen moeten worden. Do: Er zal een activiteitenlijst gemaakt moeten worden, waarin staat welke activiteiten, door wie en wanneer deze af moeten zijn. Op deze manier wordt de organisatie beter gestructureerd en is er meer duidelijkheid, wat er van de medewerkers wordt verwacht. Check: Een medewerker (Talitha Huta Galung en Anouk van Ballegooijen) maakt deze activiteitenlijst. Deze lijst wordt door de praktijkhouder (M.S.F. Huta Galung) gecontroleerd op volledigheid. Act: Eind 2015 is er een activiteitenlijst aanwezig in de praktijk, voor de activiteiten die in elk jaar ondernomen moeten worden.

4.5.2 Scholingsplan

Plan: Een scholingsplan maken voor elke medewerker voor de komende 5 jaar. Do: Er zal in het eerste kwartaal van 2015 een scholingsplan per medewerker worden gemaakt. Dit wordt in samenspraak met de praktijkhouder gedaan. Gezien de scholing wel samen moet gaan met de missie en visie van de praktijk. . Check: Elke medewerker maakt in samenspraak met de praktijkhouder een scholingsplan. Die moet worden goedgekeurd door de praktijkhouder. Deze plannen worden in het persoonlijke dossier van de medewerkers bewaard en elke jaar opnieuw geëvalueerd en wellicht bijgesteld. Act: In het eerste kwartaal van 2015 maakt elke medewerker in samenspraak met de praktijkhouder een scholingsplan voor de komende 5 jaar.

5. Activiteitenlijst In onderstaande tabel staat de activiteitenlijst voor de komende jaren opgesteld.


Onderwerp Activiteit Uitvoerende/verant

woordelijke

Periode Uren

Kwaliteit CQ-index T.E. Huta Galung Half jaarlijks

(eind

december en

eind juni)

Klinimetrie versturen T.E. Huta Galung Einde elk

kwartaal

(maart, juni,

september,

december)

ParaBench J. van Straten Einde elk

kwartaal

Behandelgemiddelde A.E.J. Van

Ballegooijen

Elk kwartaal,

wanneer de

spiegelinfor

matie van de

zorgverzeker

aars binnen

is.


Beweegprogramma's A.E.J. Van

Ballegooijen, O.

Wulms en T.E. Huta

Galung

2e kwartaal

2015:

aanpassen

website en

praktijkfolder

3e kwartaal

2015:

Implementat

ie

beweegprogr

amma

oncologie en

artrose

heup/knie.

4e kwartaal

2015: start

beweegprogr

amma's.

Kwaliteitsjaarverslag/beleidspl

an

T.E. Huta Galung en

A.E.J. van

Ballegooijen

Januari t/m

maart elk

jaar

Interne

tevredenheidsonderzoek

patiënten

T.E. Huta Galung Mei t/m

november

elk jaar

Tevredenheidsonderzoek

ketenpartners

T.E. Huta Galung Juli elk jaar

Intern

tevredenheidsonderzoek

Medewerkers

T.E. Huta Galung Juli elk jaar

Interne Audit J. van Straten Wekelijks

Externe Audit Auditoren buitenaf 1 keer per 2

jaar

Werkoverleg P. Spaargaren Maandelijks

Agendapunten verzamelen P. Spaargaren 2 weken voor

werkoverleg

Agendapunten naar collega's

versturen

P. Spaargaren 1 week voor

werkoverleg


Notule werkoverleg Y.C. Huta Galung 1 week na

werkoverleg

mailen

Peer Review O.P.I.J. Wulms en

M.S.F. Huta Galung

1x elk

kwartaal,

2015 alleen

kwartaal 4

Lijst deskundigheden van

fysiotherapeuten en praktijken

in de omgeving

T.E. Huta Galung Juli 2015

HKZ-keurmerk certificaat Alle medewerkers November

2015

Systeem verandering J. van Straten en

M.S.F. Huta Galung

Januari 2016

Presentatie

systeemverandering

J. van Straten December

2015

Acitiviteitenlijst T.E. Huta Galung en

A.E.J. van

Ballegooijen

Maart 2015

Externe

samenwerking

Brieven sturen huisartsen T.E. Huta Galung en

A.E.J. van

Ballegooijen

April 2015

Contact leggen met hockey,

basketbal en korfbalvereniging

M.S.F. Huta Galung Juni 2015

Contact leggen met

haptonoom en ergotherapeut

M.S.F. Huta Galung Juni 2015

Verzekeraars Contracten verzekeraars M.S.F. Huta Galung September

elk jaar

Lijst debiteurenrisico,

machtigingen, verwijzingen

A.E.J. Van

Ballegooijen

Januari t/m

Februari elk

jaar

Declaraties M.S.F. Huta Galung Einde van

elke maand

Personeel Functioneringsgesprekken M.S.F. Huta Galung 2 keer per

jaar


Vakanties T.E. Huta Galung en

M.S.F. Huta Galung

December

elk jaar

Scholingsplan T.E. Huta Galung April 2015

Klachten Evaluatie klachten T.E. Huta Galung Elk half jaar

Hygiëne Controle legionella T.E. Huta Galung 2x per jaar

monster, elke

week

spoelen

Veiligheid BHV cursus T.E. Huta Galung November-

december

elk jaar

Ontruimingsoefening en

evaluatie

T.E. Huta Galung September

elke jaar

RI&E T.E. Huta Galung September

elk jaar

Bijlage 1: Tarievenlijst

Tarievenlijst Fysiocentrum Huta Galung 2015

Zitting 35,00 Zitting kinderfysiotherapie Zitting manuele therapie 45,00 Zitting oedeemtherapie Zitting bekkentherapie Lange zitting voor patiënten met complexe én/of meervoudige zorgvragen 45,00 Telefonische zitting 14,00 Screening 14,00 Intake en onderzoek na screening 35,00 Intake en onderzoek na verwijzing 45,00 Eenmalig fysiotherapeutisch onderzoek 58,00 Eenmalig kinderfysiotherapeutisch rapport Groepszitting voor specifieke behandeling van twee personen Groepszitting voor specifieke behandeling van drie personen Groepszitting voor specifieke behandeling van vier personen Groepszitting voor behandeling van vijf tot tien personen Groepszittinq van meer dan tien personen Toeslag voor uitbehandeling 18,00 Inrichtingstoeslag 11,00 Instructie/overleg ouders van de patiënt 34,00 Now Show fysiotherapie/ manuele therapie 28,00/ 36,00 Verstrekte verband- en hulpmiddelen inclusief btw 6 % 15,00/ 22,00

Eenvoudige, korte rapporten 30,00 Meer gecompliceerde, tijdrovende rapporten, inclusief btw 21% 50,00


Bijlage 2: Werknemers Werknemers Fulltime /

Parttime

Specialisme CKR-

registratie

AGB-code

M.S.F. Huta Galung Fulltime Orthopedisch manueel therapeut

Dry needling therapeut

Sportfysiotherapeut

14663 38041

O.P.I.J. Wulms Fulltime Master orthopedisch manueel

therapeut

89790 109709

A.E.J. van Ballegooijen Fulltime Fysiotherapeut 313065 114977

P. Spaargaren Fulltime Fysiotherapeut 329748 121063

K. in ‘t Veld Parttime Fysiotherapeut 322856 122719

K. Hoelandt

B. Koning

Parttime

Waarnemer

Sportfysiotherapie i.o.

Fysiotherapeut

3134314

121315

123855

T.E. Huta Galung Parttime Baliemedewerkster n.v.t. n.v.t.

Y. Huta Galung

Parttime Baliemedewerkster n.v.t. n.v.t.


Bijlage 3: Organogram

Bijlage 4: Specialisme per therapeut zie bijlage 2.

Bijlage 5: Praktijkbrochure


Praktische

informatie

2015

Wilsonweg 28 2182 LR Hillegom 0252-532323

[email protected] www.fysiocentrumhutagalung.nl




Inhoudsopgave:

1. Algemene gegevens

1.1 Praktijkgegevens

1.2 Medewerkers

1.3 Samenwerkingsverbanden

1.3.1 Instanties

1.3.1.1 Sportpoli Spaarne Gasthuis

1.3.2 Netwerken

1.3.3 Paramedische disciplines binnen de praktijk

1.3.4 Paramedische disciplines buiten de praktijk

1.3.5. Patiënten tevredenheid

1.3.6. Beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag

2. Huisreglement

2.1 Algemeen

2.1.1 Verzekering

2.1.2 Behandeling

2.1.3 Betalingen

2.1.4 Overige

2.2 Praktijk

2.3 Wettelijke overeenkomsten WGBO

3. Klachtenregeling

3.1 Inleiding

3.2 Doel

3.3 Toepassing

3.4 Definities

3.5 Klachten

3.6 Verantwoordelijkheden

3.7 Werkwijze

4. Aanbod van testen, tape en oefenartikelen

4.1.Maximale inspanningstest

4.2 Rustmetabolisme test

4.3 Spirometrie

4.4 Tape en oefenartikelen

4.5 Prijslijst

5. Medische trainingstherapie


1.Algemene gegevens

1.1 Praktijkgegevens

Fysiocentrum Huta Galung

Wilsonweg 28

2182 LR Hillegom

0252-532 323

[email protected]

Openingstijden

Maandag 8.00 tot 21.00 uur

Dinsdag 8.00 tot 21.00 uur

Woensdag 8.00 tot 18.00 uur

Donderdag 8.00 tot 21.00 uur

Vrijdag 8.00 tot 18.00 uur

Zaterdag 8.00 tot 12.00 uur

Op maandagavond houden wij van 18.00 tot 20.00 een sportspreekuur.

1.2 Medewerkers

Naam: Specialisatie

Marthin Huta Galung

Orthopedisch manueel

fysiotherapeut

Sportfysiotherapeut

Dry needling therapeut

Conditie-loop-herstel trainer

Olivia Wulms

Master orthopedisch manueel

fysiotherapeut

Anouk van Ballegooijen Fysiotherapeut

Pim Spaargaren Fysiotherapeut

Talitha Huta Galung Balie medewerkster

Yvonne Huta Galung Balie medewerkster

Joris van Straten Kwaliteitsmanager



1.3 Samenwerkingsverbanden De praktijk heeft samenwerkingsverbanden met diverse instanties, netwerken,

interne- en externe paramedische disciplines. Dit draagt bij aan een zo’n adequaat

mogelijke overlegstructuren omtrent patiënten. Deze samenwerking gebeurt op

diverse manieren, patiënten worden geadviseerd naar deze instanties te gaan óf

gebruik te maken van de interne- en externe paramedische diensten. De

therapeuten adviseren, indien nodig, patiënten indien zij profijt kunnen hebben van

deze samenwerkingsverbanden betreffende de blessure, aandoening of klacht.

1.3.1 Instanties

De praktijk heeft samenwerkingsverbanden met diverse instanties, dit draagt bij aan

een zo’n adequaat mogelijke overlegstructuren omtrent de patiënten.

Het team werkt samen met de volgende instanties:

-Sportpoli Spaarne Gasthuis Hoofddorp;

-Sport Verenging Hillegom

-Paramedische Schouderkliniek Spaarne Gasthuis Hoofddorp

-Sport Medisch Adviescentrum Regio Haarlem.

1.3.1.1 Sportpolikliniek Spaarne Gasthuis

Sportpolikliniek Spaarne Gasthuis

Afdeling Orthopedie

Locatie Hoofddorp

Spaarnepoort1

2134 TM Hoofddorp

023-8907620

Heeft u een sportblessure? Dan kunt u terecht bij de speciale sportkliniek van het

Spaarne Gasthuis.

De polikliniek is er voor amateursporters en professionele sporters met acute of

langdurige klachten aan botten, banden, spieren en gewrichten.

Het doel is om u zo snel mogelijk te helpen zodat u weer kunt sporten.


Diagnose en behandelplan en een afspraak

Op de sportpolikliniek werken twee orthopedische chirurgen, een sportarts en een

sportfysiotherapeut. De specialisten werken samen en zien u in dezelfde afspraak.

Uw blessure wordt vanuit verschillende specialismen bekeken. U krijgt niet alleen de

diagnose, maar ook de beste oplossing en behandeling voor uw blessure.

Sneller herstel

Bij uw eerste afspraak kijken we hoe u het beste kunt herstellen.

U krijgt hiervoor steeds de juiste specialist op het juiste moment.

Afspraak maken

Neem, na verwijzing door uw (huis)arts, contact op via 023-890 76 20. Er zijn geen

wachttijden. De sportpolikliniek is aangesloten bij het Sportservicepunt Noord-

Holland en partner van het Olympisch netwerk Noord-Holland.

Voor meer informatie kunt u gaan naar: www.spaarnegasthuis.nl/orthopedie

1.3.2 Netwerken

De netwerken worden onderhouden door middel van het bijwonen van

bijeenkomsten, symposia en het ontwikkelen van protocollen. Er wordt met de

volgende instanties genetwerkt:

- Olympisch Netwerk Noord-Holland;

- Schoudernetwerk;

-Steunpunt Talent en Topsport;

- Koninklijke Nederlandse Genootschap

voor Fysiotherapeuten;

- Nederlandse Associatie Orthopedische

Manuele Therapie;

- Nederlandse Vereniging voor Manuele

Therapie.

- FysiQ;

1.3.3 Paramedische disciplines binnen de praktijk

Fysiocentrum Huta Galung biedt u ook de mogelijkheid deel uit te maken van een

multidisciplinaire aanpak. Diverse paramedici zijn binnen dit centrum 1 dag per week

aanwezig, namelijk:


Diëtiste P. Adamse

Tel.: 06-41039284

E-mail: [email protected]

Website: www.praktijkadamse.nl

Haptonoom P. de Haan

Tel.: 06-27536990

Email: [email protected]

Website: www.023haptonomie.nl

Sportpsycholoog L. Duvekot

Tel.: 06-26838558


Website: www.lexduvekot.nl

1.3.4 Paramedische disciplines buiten de praktijk

Fysiocentrum Huta Galung kan u adviseren, indien dit van toepassing is op de klacht,

aandoening of blessure, naar de volgende externe discipline te gaan, namelijk:

Voettech

Podotherapie Praktijk Lisse

Tel.: 0252-423489

Osteopaat D. Martijn

Tel.: 06-20675931


Website: www.procorpus.nl

1.3.5. Patiënten tevredenheid

Patiënten tevredenheid

Voor onze praktijk is de kwaliteit van de fysiotherapeutische zorg zeer belangrijk en

wij toetsen deze dan ook continu. Wij streven ernaar om de kwaliteit van de zorg te

blijven verbeteren waar nodig. Uw patiënt tevredenheid is voor ons van groot

belang!

CQ- index vragenlijst

Het onafhankelijke en geaccrediteerd meetbureau mediquest verstuurt dagelijks

vragenlijsten naar patiënten die binnen onze praktijk zijn behandeld. Mediquest

behandelt uw gegevens volledig anoniem volgens de Wet bescherming

persoonsgegevens (Wbp). De fysiotherapiepraktijk, onze medewerkers en uw

verzekeraar komen niet te weten wat u heeft geantwoord. De gegevens worden

alleen gebruikt voor het toetsen van de kwaliteit van de verleende zorg. Invullen is

vrijwillig en heeft geen enkele invloed op de zorg die u ( of uw kind) krijgt.

Intern tevredenheidsonderzoek

Naast de CQ-index vragenlijst doen wij tevens 1 maal per jaar ons eigen interne

tevredenheidsonderzoek.

Alle resultaten zijn in te zien op onze website: www.fysiocentrumhutagalung.nl .


http://www.praktijkadamse.nl/







1.3.6. Beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag

Ons beleidsplan en kwaliteitsjaarverslag kunt u vinden op onze website:

www.fysiocentrumhutagalung.nl

2. Huisreglement

2.1 Algemeen:

2.1.1. Verzekering

1. U wordt verzocht bij het eerste consult uw verzekeringsgegevens en

identiteitsbewijs mee te nemen, bij voorkeur uw verzekeringspas en/of het

bijbehorende polisblad waarop het soort aanvullende verzekering staat vermeld.

2. U bent zelf verantwoordelijk voor de vergoeding van de consulten. Voorziet uw

verzekering in een gelimiteerd aantal behandelingen dan verzoek ik u dit aantal zelf

(mede) te bewaken. Behandelingen die niet door uw verzekering worden vergoed,

komen voor uw rekening.

Bent u alleen basis verzekerd dan vragen wij u direct na de behandeling te betalen.

Zowel pinnen als contant is overigens mogelijk. In de bijlage vindt u de prijslijst van de

diensten die wij leveren.

3. De praktijk doet zijn uiterste best om met alle zorgverzekeraars contracten af te

sluiten.

4. Daar wij een pluspraktijk zijn ( zie 2.1.3.3.) geldt dat bij sommige verzekeraars

(zonder verwijzing) de intake en screening als 1 behandeling wordt gerekend. Met

een verwijzing wordt de intake en screening bij elke verzekeraar vergoed als 1

behandeling.

2.1.2 Behandeling



1. Voor elke behandeling verzoeken wij u een grote handdoek mee te nemen voor

in de behandelkamer en de oefenzaal.

2. Wij vragen uw medewerking bij het inplannen van afspraken.

3. Bij verhindering van een afspraak dient u deze minimaal 24 uur van tevoren te

melden. Indien deze niet tijdig wordt afgemeld of u verschijnt niet op de

afgesproken tijd, dan wordt de afspraak bij u in rekening gebracht.

U kunt ons telefonisch bereiken op: 0252-532 323( als er niemand opneemt kunt u

een voicemailbericht achterlaten) of per mail naar: [email protected]

4.Bij het nog herstellen van ziekte (bijv. griep) verzoeken wij u telefonisch met ons te

overleggen of behandeling op dat moment al zinvol is.

5. Uw behandeling geschiedt conform de “Wet op de geneeskunde

behandelovereenkomst “en zoveel mogelijk volgens de richtlijnen van de

beroepsgroep.

6. Een reguliere fysiotherapie zitting mag tussen de 20 en 30 minuten duren. Hierin zit

aan- en uitkleden, uitleg, de manuele technieken en de oefeningen.

7. Uw privacy bewaken wij volgens de “Wet bescherming persoonsgegevens”

8. Bij het inplannen van een intake en screening bij minderjarige vragen wij de

ouders een toestemmingsformulier te tekenen. Wij volgen de richtlijnen zoals deze

zijn opgenomen in de WGBO ( patiënten rechten minderjarige).

2.1.3 Betalingen

1. Alle betalingen kunnen worden voldaan middels bankoverschrijving. Tevens

bieden wij ook de mogelijkheid aan direct te betalen aan de balie middels

pinapparaat of contant.

2.1.4 Overige

1.In geval van calamiteiten dient u de aanwijzingen van het personeel of de hiertoe

bevoegde instanties ( brandweer, politie, ambulance personeel) op te volgen.

2. De cliënten dienen zich te houden aan de algemeen geldende normen en

waarden. De praktijk behoudt zich het recht voor om personen die aanstootgevend

gedrag ventileren te verwijderen uit het pand.

3. Vanwege de kwaliteit en de meerwaarde die wij u bieden zijn wij door diverse

zorgverzekeraars geselecteerd als een A- praktijk of ook wel Plus-praktijk genoemd.

Dit betekent dat wij in uw belang net een stapje verder gaan. Zorgverzekeraars

stellen diverse kwaliteitseisen aan onze praktijk om deze status te kunnen behouden.

Zo worden deze kwaliteitseisen onder andere getoetst door een

tevredenheidsenquête, die u voor ons kunt invullen. Wij waarderen het zeer wanneer

u hiertoe bereid bent. Tijdens het intakegesprek zal hier toestemming voor gevraagd

worden.



2.2 Praktijk:

1. In de oefenzaal zijn schone zaalsportschoenen (zonder zwarte zolen) en het

gebruik van een handdoek i.v.m. de hygiëne verplicht.

2.U dient al het door u gebruikte materiaal in de oefenzaal zelf op te ruimen.

3.Computers en/of apparaten worden uitsluitend door de fysiotherapeut

ingesteld, behalve na toestemming van de fysiotherapeut.

4.Het nuttigen van etenswaren is niet toegestaan in de oefenzaal en de

behandelkamers.

5.De praktijk is niet aansprakelijk voor schade aan en/of vermissing van zich in de

praktijkruimte/ oefenzaal of binnen de directe omgeving bevindende

eigendommen van bezoekers.

Elke vorm van de door u aangerichte schade in Fysiocentrum Huta Galung komen

voor uw rekening.

6.Gelieve te parkeren in de daarvoor bestemde vakken en de fietsen in de daarvoor

bestemde rekken te plaatsen.

2.3 Wettelijke overeenkomsten WGBO:

Wij conformeren ons aan de „Wet op geneeskundige behandelingsovereenkomst‟

WGBO.

Hieronder een aantal uitgelichte overeenkomsten opgenomen in de WGBO.

1. Wij hebben de plicht te zwijgen ten aanzien van elk geheim, waarvan wij weten,

of kunnen vermoeden, dat dit uit hoofde van onze taak of beroep geen contact op

nemen of overleg plegen met derden met betrekking tot uw casus.

2. U heeft als patiënt recht op inzage en afschrift van de gegevens binnen redelijke

termijn, tenzij het belang van derden hierdoor onevenredig wordt geschaad. ( Art.

19 Recht op inzage afschrift).

3.Een minderjarige die de leeftijd van 16 jaren heeft bereikt, is bekwaam tot het

aangaan van een behandelovereenkomst ten behoeve van zichzelf, alsmede tot

het verrichten van rechtshandelingen die met de overeenkomst onmiddellijk

verband houden.

De minderjarige is aansprakelijk voor de daaruit voortvloeiende verbintenissen,

onverminderd de verplichting van zijn ouders tot voorziening in de kosten van

verzorging en opvoeding.

4. Fysiocentrum Huta Galung heeft een klachtenregeling, deze vindt u in de bijlage

maar ook op onze website: www.fysiocentrumhutagalung.nl .

Wanneer u een klacht heeft kunt u samen met de

vertrouwenspersoon/klachtencoördinator een afspraak maken en/of een

klachten/wensen registratie formulier invullen. De klacht zal geëvalueerd en

afgehandeld worden. Indien u niet tevreden bent over de afhandeling kunt u naar



een onafhankelijke klachtencommissie stappen. Informatie hierover vindt u in de

folder van het KNGF betreft klachten over uw fysiotherapeut, deze is aanwezig in de

wachtruimte.

2.4 wettelijke overeenkomsten WBP:

Wij conformeren ons aan de “Wet bescherming persoongegevens” WBP.

Hieronder een aantal uitgelichte overeenkomsten opgenomen in de WBP.

1.Persoonsgegevens mogen alleen in overeenstemming met de wet en op een

behoorlijke en zorgvuldige manier worden verwerkt.

2.Persoonsgegevens mogen alleen voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk

omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld. En vervolgens

alleen verder worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn.

3.Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de betrokkene genoemd),

moet ten minste op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon

die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verantwoordelijke) en van het

doel van de gegevensverwerking.

4.De gegevensverwerking moeten op een passende manier worden beveiligd. Voor

bijzondere gegevens, zoals over ras, gezondheid en geloofsovertuiging, gelden extra

strenge regels.

De praktijk werkt volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelingovereenkomst (WGBO), de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), Arbeidsomstandighedenwet, Wet op Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG), Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ), Kwaliteitswet Zorginstellingen, Wet Algemene Bepalingen Burgerservicenummer (WABB), Beroepsethiek en gedragsregels voor de fysiotherapeut van de KNGF en volgens de algemene kwaliteitscriteria van de NPCF.

Bijlage 1. 1.2

Prijslijst Fysiocentrum Huta Galung 2015

Zitting € 35,00

Zitting kinderfysiotherapie

Zitting manuele therapie € 45,00

Zitting oedeemtherapie

Zitting bekkentherapie

Lange zitting voor patiënten met complexe én/of

meervoudige

zorgvragen € 45,00

Telefonische zitting € 14,00

Screening € 14,00

Intake en onderzoek na screening € 35,00

Intake en onderzoek na verwijzing € 45,00

Eenmalig fysiotherapeutisch onderzoek € 58,00

Eenmalig kinderfysiotherapeutisch rapport


Groepszitting voor specifieke behandeling van twee

personen

Groepszitting voor specifieke behandeling van drie

personen

Groepszitting voor specifieke behandeling van vier

personen

Groepszitting voor behandeling van vijf tot tien personen

Groepszitting van meer dan tien personen

Toeslag voor uitbehandeling € 18,00

Inrichtingstoeslag € 11,00

Toeslag buiten reguliere werktijden € 14,00

Instructie/overleg ouders van de patiënt € 34,00

Niet nagekomen afspraak fysiotherapie/ manuele

therapie € 28,00 € 36,00

Verstrekte verband- en hulpmiddelen inclusief btw 6 % € 15,00 € 22,00

Eenvoudige, korte rapporten € 30,00

Meer gecompliceerde, tijdrovende rapporten, inclusief

btw 21% € 60,00


3.Klachtenregeling

3.1.Inleiding

Fysiocentrum Huta Galung streeft ernaar om diensten te leveren die aansluiten bij uw

wensen en verwachtingen. Toch kan het gebeuren dat u niet tevreden bent over uw

behandeling of onze service. In dat geval bestaat er een mogelijkheid dat u een

klacht kunt indienen. Wij streven ernaar om uw klacht snel en adequaat af te

handelen. Ons motto hierbij is: eeen klacht is een kans om onze dienstverlening te

verbeteren en een mogelijkheid om ervoor te zorgen dat u alsnog tevreden kunt zijn.

3.2 Doel

Deze klachtenregeling beschrijft de wijze waarop Fysiocentrum Huta Galung

klachten dient te rapporteren, registreren, af te handelen en analyseren.

3.3 Toepassing

Deze procedure is van toepassing op alle klachten over de producten en diensten

van Fysiocentrum Huta Galung.

3.4 Definities

Klacht: iedere (veronderstelde) tekortkoming van Fysiocentrum Huta Galung of een

van de medewerkers over de behandeling, diensten of service.

Klager: de persoon die de klacht indient.

Klachtencoördinator: een van de eigenaren van Fysiocentrum Huta Galung die als

zodanig is aangesteld.

Kwaliteitsmanager: Joris van Straten in samenspraak met een van de eigenaren van

Fysiocentrum Huta Galung die als zodanig is aangesteld.

3.5 Klachten

Klachten zijn onder te verdelen in 2 categorieën:

A. Algemene klachten over Fysiocentrum Huta Galung en/of suggesties voor

verbetering, waarbij klager niet persoonlijk betrokken is of zich niet persoonlijk

betrokken voelt

B. Klachten over Fysiocentrum Huta Galung, waarbij klager persoonlijk betrokken is of

zich persoonlijk betrokken voelt


3.6 Verantwoordelijkheden

Iedere medewerker van Fysiocentrum Huta Galung dient na ontvangst van een

klacht:

- De klacht schriftelijk vast te leggen op het daarvoor bestemde klachtenformulier

- Na te gaan of de klacht in categorie 5a of 5b valt

- Na te vragen of klager betrokken wil worden bij, of op de hoogte gehouden wil

worden van de oplossing

- De klacht te melden aan de klachtencoördinator

- De klacht in behandeling te nemen en zo mogelijk af te handelen

De klachten coördinator is verantwoordelijk voor:

- Controle van de registratie van binnengekomen klachten

- Afhandeling van klachten

- Registratie van afgehandelde klachten

- Archivering van klachten

Betreft een klacht de klachtencoördinator zelf, dan fungeert voor deze klacht een

van de andere eigenaren van Fysiocentrum Huta Galung als klachtencoördinator.

De kwaliteitsmanager is verantwoordelijk voor:

- Analyse van de oorzaak van binnengekomen klachten

- Verificatie van de uitvoering van corrigerende en preventieve maatregelen

3.7Werkwijze

3.7.1 Ontvangst en registratie van klachten

Klachten kunnen als volgt worden ingediend:

- Schriftelijk

- Telefonisch

- Mondeling

- Per e-mail

3.7.2 Afhandeling van klachten

De klachtencoördinator bepaalt de categorie van de klacht en welke stappen

genomen moeten worden, en hij coördineert de afhandeling.

Klachten uit de categorie 5a:


De klacht wordt geregistreerd op het registratieformulier. De afhandeling gaat via

de kwaliteitsmanager volgens stap 7.3

Klachten uit de categorie 5b:

Bij voorkeur bespreekt klager de klacht met de behandelend therapeut en is deze

behandelend therapeut in staat de klacht zelfstandig af te handelen.

Wil of kan klager de klacht niet bespreken met de behandelend therapeut of is de

behandelend therapeut niet in staat de klacht af te handelen? Dan neemt de

klacht coördinator contact op met klager om de klacht te bespreken. Naar

aanleiding van dit gesprek mailt de klachten coördinator de inhoud van de

geregistreerde klacht aan klager en verzoekt hem/ haar het schriftelijk te melden als

hij/zij hiermee niet akkoord is.

De klachten coördinator onderzoekt de klacht. Waar nodig wordt de klacht

besproken met de betreffende medewerkster van Fysiocentrum Huta Galung.

Na dit onderzoek neemt de klachtencoördinator contact op met klager om tot een

oplossing te komen.

Afhankelijk van de inhoud en aard van de klacht kan Fysiocentrum Huta Galung een

derde partij inschakelen.

Kan de klacht niet op een op een voor klager bevredigende wijze worden

afgehandeld, dan wordt hij doorverwezen naar de klachtencommissie van het

Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF)

Op het klachtenformulier dient de communicatie met klager te worden

geregistreerd.

Na afhandeling dient de wijze van afhandeling op het klachtenformulier

geregistreerd te worden.

Afgehandelde klachten dienen tenminste 1 jaar in de klachten map gearchiveerd

te blijven.


3.7.3 Analyse van klachten

Ieder kwartaal dient tijdens het regulier werkoverleg een analyse van

klantenklachten besproken te worden. Indien wenselijk kan naar aanleiding hiervan

een verbetertraject gestart worden.

Op het registratieformulier wordt, indien van toepassing, het vervolgtraject

vastgelegd, inclusief motivering.

De kwaliteitsmanager dient jaarlijks een overzicht van alle klachten op te nemen in

het kwaliteitsjaarverslag.


4. Testen, oefenartikelen en tape:

Fitmate testen:

De Fitmate is een compact, wetenschappelijk, en gevalideerd meetapparaat.

Deze kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden.

Hieronder worden de soorten testen die dit meetapparaat biedt, uitgebreid

besproken.

4.1 Maximale inspanningstest:

Deze test is er voor personen die het niveau van hun conditie willen weten. Dit wordt

gedaan door middel van een maximale inspanningstest.

De test zelf zal ongeveer 15 min. duren en zal op een professionele testfiets

plaatsvinden. De gehele procedure met intake en evaluatie neemt 45 min. in

beslag.

Ook kan er een sub maximale inspanningstest worden afgenomen. Deze is geschikt

voor mensen die geen maximale inspanning mogen hebben, zoals mensen met

hartproblematiek. De test wordt eerder afgebroken dan bij een maximale test ,

zodat de maximale hartslag niet kan worden bereikt.

Tijdens deze test worden de onderstaande feiten bepaald:

VO2-max ( maximale zuurstof opnamevermogen)

Maximale hartslag

Anaërobe drempel (verzuring drempel)

BMI

Lengte en gewicht

Deze test is geschikt voor:

Topsporters

Chronische zieken

Personen die creatief sporten

Personen die een blessure hebben gehad

Hartrevalidatie na ziekenhuisopname

Personen die gewicht willen verliezen


4.2 Rust metabolisme test:

Deze test wordt gebruikt om het rust metabolisme te meten (energieverbruik van ons

lichaam in rust toestand) .

Naast deze test, zal ook de persoonlijke caloriebalans worden gemaakt.

Dit gaat als volgt; U geeft de gemiddelde beweging per dag aan en vervolgens

wordt de RM daarbij opgeteld.

Het totaal is de hoeveelheid calorieën die U verbruikt per dag. Als U een bepaald

gewicht wilt behalen, wordt er berekend hoeveel calorieën U per dag moet eten

om dat gewicht te behalen.

Deze test is geschikt voor personen die een bepaald gewicht willen behalen.

Mits aangegeven kan er ook een huidplooimeting en buik/heupomtrek worden

gemeten.

De test duurt 15 min. De complete procedure met intake en evaluatie neemt 30 min.

in beslag.

Tijdens deze test worden de onderstaande feiten bepaald:

Rust metabolisme

BMI

Lengte en gewicht

Persoonlijke caloriebalans

Mits aangevraagd vetpercentage d.m.v een huidplooimeting.

Mits aangevraagd buik-heup omtrek meting.

Na het afnemen van de test wordt de uitslag uitgeprint, en zal waar nodig worden

toegelicht.

Naast deze test is er in onze praktijk wel de mogelijkheid om zowel met de

fysiotherapeut als een diëtiste een afspraak te maken om aan de hand van de

testresultaten verdere opties te bekijken.


Personen die gewicht willen verliezen;

Personen die zich aan een bepaald dieet moeten houden;


4.3.Spirometrie:

Met deze test wordt uw longfunctie gemeten.

De test zelf duurt 15 Min. En de complete procedure met intake en evaluatie neemt

30 min. in beslag.

Tijden deze test wordt het onderstaand feit vastgesteld:

De functie v/d longen.

Deze test is voor de duidelijkheid een controle van de longfunctie.

Voor het vaststellen van een diagnose zult U bij de huisarts of in het ziekenhuis

moeten zijn.


Personen met COPD

Personen met astma

Personen met andere longaandoeningen

Test: Prijs incl. 21% BTW

Maximale inspanningstest € 75,00

Rust metabolisme test € 39,00

Spirometrie € 17,50


4.4 Aanbod oefenartikelen en tape

Fysiocentrum Huta Galung biedt u de mogelijkheid aan om uw herstel of preventie

door te zetten vanuit huis. Doormiddel van de aanschaf van de bijbehorende

oefenartikelen of tape.

Artikelen als Herzog kousen, braces, en slaapkussens bieden wij ook aan ter

ondersteuning. Voor vragen hierover kunt u altijd terecht bij uw fysiotherapeut of

onze baliemedewerkers.

Producten 2015: bedrag incl. BTW

Match u tone loops blauw € 4,00

Match u tone loops groen € 4,00

Match u foamrol € 55,00

Match u resistance tube € 13,00

Match u schouder stretcher € 15,00

Match u band(dyna)rol per 1,50 M € 8,00

Match u ABS bal groen € 30,00

Match u ABS bal blauw € 35,00

Match u ABS bal zwart € 40,00

Compex plakkers € 20,00

1 kilo gewichten set € 12,00

Hakje van Fischer (zool schoen) € 6,00

Coldpack € 5,00

Kinesiotape rol regular , losse tape € 11,95 € 3,00

Kinesiotape rol punch € 12,95

Strappal tape rol € 5,50

Gatatex tape rol € 10,00

In tapen volledig: € 20,00

In tapen half: € 15,00

In tapen zweepslag € 15,00


5. Medische trainings therapie

5.1 Wat is Medische training?

Medische trainings therapie is een oefentherapie vorm die voort komt uit

Noorwegen. Het is een standaard onderdeel van de behandeling van een

orthopedisch manueel therapeut.

De MTT is standaard in al onze behandelplannen in ons centrum.

Als u uit behandeld bent of voor een specifieke klacht wilt trainen, dan kunt u

gebruik maken van de MTT groepen.

Medische trainings therapie (MTT) is een therapievorm waarbij principes uit de

trainingsleer worden toegepast binnen preventie, therapie en revalidatie. Er wordt

aandacht besteed aan individuelen klachten en doelen. De bedoeling bij MTT is het

doelgericht trainen van de juiste spieren. Hierdoor wordt de sturing van

bewegingspatronen verbeterd en neemt de belastbaarheid van het gewrichts- en

spierstelsel toe.

5.2 Voor wie is Medische training?

Medische training is voor iedereen die onder deskundige begeleiding wil sporten.

Veel patiënten willen graag na te zijn uitbehandeld onder deskundige begeleiding

verder sporten. Dit kan zijn om nieuwe blessures te voorkomen, fit te blijven of

gewoon omdat zij de omgeving als prettig ervaren om in te sporten.

Ook als u niet bij ons onder behandeling bent geweest, kunt u zich komen inschrijven

om medisch te trainen. Dit kan zijn omdat u aan uw conditie wil werken, gewicht wil

verliezen, of het gewoon prettig vindt om onder deskundige begeleiding te sporten.

Het trainen is zowel individueel als in groepsverband mogelijk. U kunt met uw

begeleidend fysiotherapeut bespreken welke invulling u hieraan wilt geven. Als u niet

onder behandeling bent, maken wij eerst een afspraak voor u met de

fysiotherapeut.

Tijdens dit gesprek worden de doelen besproken, en kan u worden getest op

conditie, kracht en lenigheid. (zie testen). Hierop volgend wordt er een persoonlijk

trainingsprogramma voor u gemaakt en kunt u aan de slag!


5.3 Kosten

Trainingskeuze Kosten per Maand

1x per week , 1 uur onder begeleiding MTT € 39,00

2x per week , 1 uur onder begeleiding MTT € 65,00

2x per week, 1 uur persoonlijke begeleiding, 1 op 1 of 1 op 2 € 150,00

1x per week, 1 uur onder begeleiding bedrijfsfitness € 39,00

2x per week, 1 uur onder begeleiding bedrijfsfitness € 65,00

Voor vragen kunt u ons bereiken op het nummer: 0252-532 323 of mail ons via het

contactformulier die op de site wordt aangegeven.


Bijlage 6: Waarneming protocol

Tijdens vakantie collega:

Indien een collega op vakantie gaat en een patiënt overgaat naar een andere collega wordt een

duidelijke overdracht geschreven in FysioRoadmap. Dit wordt gedaan in een notitie in de FRM-kaart

van de desbetreffende patiënt. De volgende dingen worden hierin beschreven:

- De aard van de klachten.

- Welke behandeling is ingezet door de behandeld collega.

- Welke behandeling moet worden verder gezet door de waarnemend collega.

De waarnemend collega dient SMART en SOEP de dagjournalen in te vullen, zodat bij terugkomst van

de collega na haar/zijn vakantie, deze duidelijk alles kan teruglezen welke behandeling is uitgevoerd.

Mocht de behandeling of het klachtenbeeld afgeweken zijn van het protocol, dient de waarnemend

collega dit meteen te melden na de vakantie van de behandelend collega.

Bij ziekte/acute absentie:

Indien een collega acuut wegvalt door ziekte/blessure worden de patiënten overgenomen door de

overige collega’s. Mocht een collega voor langere tijd wegvallen, en de overige collega’s niet

voldoende ruimte hebben in hun agenda, wordt er gezocht naar een tijdelijke vervanging. De

plaatsvervangende collega kijkt in het laatste dagjournaal en hoofd/subdoelen welke behandeling

moet worden voortgezet. Daarnaast zoekt de assistente contact met de weggevallen collega, om alle

patiënten die tijdelijk overgaan te bespreken, indien dit mogelijk is.

De waarnemend collega dient SMART en SOEP de dagjournalen in te vullen, zodat bij terugkomst van

de collega na haar/zijn absentie, deze duidelijk alles kan teruglezen welke behandeling is uitgevoerd.

Mocht de behandeling of het klachtenbeeld afgeweken zijn van het protocol, dient de waarnemend

collega dit meteen te melden na de absentie van de behandelend collega.

Medische Training Therapie (MTT) groepen:

Van alle MTT-groepen is een map gemaakt. Deze map ligt in de oefenzaal links op de stelling. In deze

mappen staan per MTT-uur welke patiënten (met telefoonnummer) er in de groep zitten, wat hun

klacht is en welke oefeningen gedaan moeten worden. Deze lijst dient per MTT-uur elke keer ingevuld

te worden.

Indien een collega op vakantie gaat, dient deze een persoonlijke overdracht te doen aan de

plaatsvervangende collega over patiënten in de MTT-uren.

Mocht een collega acuut wegvallen, dient de plaatsvervangende collega zelf in de map te kijken en


zich voor te bereiden op het MTT-uur.

Bijlage 7: Management rapport 2014 zie map kwaliteit deel 5

Bijlage 8: Handboek zie map organisatie deel 2

Bijlage 9: Standaard vacature zie map personeelszaken deel 2

Bijlage 10: Format functioneringsgesprekken zie map personeelszaken deel 6

Bijlage 11: Tevredenheidsonderzoek werknemers zie map personeelszaken

deel 9

Bijlage 12: RI&E zie map personeelszaken deel 9

Bijlage 13: Klachtenregeling zie bijlage 4 praktijkinformatiefolder

Bijlage 14: Format werkoverleg

Format Werkoverleg Agendapunten

Datum:

Tijd:

Locatie:

Aanwezig:

Afwezig:

Volgende vergadering:

1. Opening

Door voorzitten; verwelkomen van deelnemers en aangeven wat het doel is.


2. Rondvraag

De voorzitter stelt iedere deelnemer persoonlijk in gelegenheid om nog vragen te stellen,

opmerkingen etc.

3. Agendapunten

* Inleidende fase: de voorzitter ligt het punt toe;

* Bespreek fase: De deelnemers geven hun mening.

* Resultaten fase: afhankelijk van het doel van het overleg

kan dit zijn: meningvormend, besluitvormend, informatief

Rubrieken voor agendapunten:

Bejegening;

Professioneel handelen;

Kwaliteit;

Afwijkingen (fouten,

ongevallen, klachten etc.);

Maatregelen.

4. Rondvraag

De voorzitter stelt iedere deelnemer persoonlijk in gelegenheid om nog vragen te stellen,

opmerkingen etc.

5. Afsluiting

De voorzitter of notulist geeft een samenvatting van het werkoverleg. De voorzitter bedankt de

deelnemers voor hun inbreng en sluit het werkoverleg af.

Rubriek Onderwerp

Bejegening *

*

*

Professioneel handelen *

*

*


Kwaliteit *

*

*

Afwijkingen (fouten, ongevallen,

klachten etc.)

*

*

*

Maatregelen *

*

*

Format Notule Werkoverleg

Datum:

Tijd:

Locatie:

Aanwezig:

Afwezig:

Volgende vergadering:

Onderwerp Activiteit Uitvoerende/verantwo

ordelijke

Periode


Bijlage 15: Scholingsplan zie map personeelszaken deel 7

Bijlage 16: Format ontslag en exitgesprekken

Arbeidsinhoud

1.Waren uw taken (te) makkelijk of (te) moeilijk?

Moeilijk - prima – makkelijk

2.Waardoor kwam dat?


3.Waren uw taken stressvol?

Nooit - soms - vaak

4.Hoe gevarieerd vond u de werkzaamheden?

Slecht - voldoende - goed.

5.Welke verandering of verbetering zou u in de arbeidsinhoud wenselijk vinden?

Arbeidsomstandigheden

1. Hoe was de omgeving waarin u werkte voor wat betreft:

* geluid/ lawaai


* verlichting


* temperatuur, luchtvochtigheid, mogelijkheid tot ventilatie?


2.Welke verandering of verbetering zou u in de arbeidsomstandigheden wenselijk

vinden?

Arbeidsverhoudingen

1.Hoe was de relatie met de praktijkhouder?


2.Wat vond u van hem?


3.Hoe was de relatie met uw collega's?


4.Hoe was de communicatie/samenwerking binnen de praktijk?


5.Hoe was de communicatie/samenwerking met andere disciplines?


6.Bestond er duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden?


7.Hoe was de begeleiding en ondersteuning?


8.Wat zou er aan de arbeidsverhoudingen veranderd of verbeterd moeten worden?

Arbeidsvoorwaarden

1.Wat vond u van uw werktijden?


2.Wat vond u van de primaire arbeidsvoorwaarden?


3.Wat vond u van de secundaire arbeidsvoorwaarden?



4.Wat vond u van de toekomstperspectieven?


5.Wat zou u willen veranderen of verbeteren met betrekking tot de

arbeidsvoorwaarden?


Motieven voor vertrek

1 .Welke van de volgende motieven spelen een rol bij uw vertrek:

* persoonlijke omstandigheden als woon-/werksituatie, gezondheid

* negatieve kanten van de functie

* aantrekkelijkheid van de nieuwe functie

2.Kunt u uw motief toelichten?

3.Wat zijn verschillen tussen uw oude en uw nieuwe functie?

4.Heeft u zelf nog iets dat u kwijt zou willen?

Positieve Afsluiting

Waaraan denkt u met plezier nog eens terug?


Bijlage 17: Controle punten voor interne audit

Controle punten kwaliteitsmedewerker

Intramed

Is alle personalia ingevuld;

Is de patiënt geïdentificeerd via een identiteitsbewijs;

Staat de patiënt op ‘In behandeling/afgesloten’ en komt dit overeen met FysioRoadmap;

Heeft de fysiotherapeut de CQ-index aan de patiënt gevraagd en deze op ‘ja/nee’ gezet;

Indien CQ-index op ja, is er een emailadres ingevuld;

Is het beroep en sport van de patiënt ingevuld;

Staat de diagnose code op de diagnosecode lijst;

Is bij chronische patiënten ingevuld tot wanneer de verwijzing geldig is.

FysioRoadmap

DTF-kaart:

Is de huisarts ingevuld;

Is de verzekeraar ingevuld;

Is de behandelend fysiotherapeut ingevuld;

Is het verzekerdennummer ingevuld;

Is de hulpvraag, contactreden en verwachting van de patiënt specifiek en SMART beschreven;

Is de historie/beloop van de klacht duidelijk beschreven;

Zijn de stoornissen specifiek en met maat/getal beschreven;

Zijn de beperkingen specifiek en met maat/getal beschreven;

Zijn de participatie problemen specifiek en met maat/getal beschreven;

Zijn de rode/gele vlaggen besproken met de patiënt;

Heeft de fysiotherapeut aangegeven of de symptomen wel/niet in een herkenbaar profiel

passen. Zo niet, worden de afgesproken stappen (doorverwijzing andere therapeut of huisarts)

ondernomen;


Is de inhoud van de screening wel/niet besproken met de patiënt;

Geeft de patiënt wel/geen toestemming voor overleg met de huisarts;

Geeft de patiënt wel/geen toestemming voor verzending van een rapportage naar de huisarts;

Is de patiënt wel/niet geïnformeerd en geadviseerd contact op te nemen met de huisarts;

Heeft de patiënt wel/niet bezwaar tegen het versturen van gegevens naar derden;

Komt de CQ-index overeen met Intramed;

Is de aangedane zijde ingevuld;

Is de diagnosecode ingevuld;

Is het chronisch of een eerste aandoening;

Is er een DTF rapportage geschreven en verstuurd.

Anamnesekaart:

Indien verwijzing: komt de verwijsdatum overeen met de verwijsdatum van de verwijzing;

Indien verwijzing: komt de verwijzer overeen met de verwijzer van de verwijzing;

Indien verwijzing: komt de medische verwijsdiagnose overeen met de verwijzing;

Is het beloop van de klachten tot nu toe met tijdspad beschreven;

Zijn de stoornissen specifiek en met maat/getal beschreven;

Zijn de beperkingen specifiek en met maat/getal beschreven;

Zijn de participatie problemen specifiek en met maat/getal beschreven;

Is het onderzoek volledig en met maat en getal ingevuld;

Is de indicatie fysiotherapie ‘ja/nee’ ingevuld;

Is de prognose specifiek en met tijdspad ingevuld;

Is de hulpvraag, contactreden en verwachting van de patiënt specifiek en SMART beschreven;

Is de prognose over het aantal behandelingen aangegeven;

Is het hoofddoel SMART beschreven;

Zijn de (minimaal 3) subdoelen SMART opgesteld;

Heeft de patiënt toestemming gegeven voor de uitvoering van het behandelplan en

hoofd/subdoelen;

Is in het zorgplan de startdatum aangegeven;

Is in het zorgplan de indicatie ingevuld;

Is in het zorgplan het zorgplan/protocol ingevuld;


Is de diagnosecode ingevuld;

Is de aangedane zijde ingevuld;

Is de huisarts ingevuld;

Is de behandelend fysiotherapeut ingevuld;

Is het gehele plus/conditioneel gedeelte volledig ingevuld;

Is er na 6 weken/8 behandelingen een tussentijdse evaluatie gedaan. Zo ja, zijn de subdoelen

eventueel bijgesteld. Indien subdoelen niet behaald zijn maar verlengd, is er dan beschreven

waarom;

Zijn er aan het begin van de behandelreeks minimaal 2 vragenlijsten gedaan;.

Zijn de subdoelen een stappenplan om het hoofddoel te bereiken;

Zijn na 6 weken/8-12 behandelingen de vragenlijsten herhaald. Als de patiënt langer dan 6

maanden onder behandeling is dan mag dat elke 3 maanden;

Komt het aantal en de datum van de bezoeken overeen met Intramed;

Is in elk dagjournaal duidelijk SOEP/SOAP beschreven. (Subjectief Objectief Evaluatie Plan van

aanpak of Subjectief Objectief Actie Plan van aanpak);

Is er een eindrapportage aanwezig, indien patiënt uitbehandeld is;

Is het dossier op de juiste manier afgesloten;

Komt het hoofddoel qua tijdsduur overeen met het zorgplan/protocol. Wordt het hoofddoel

bijgesteld, wanneer het is verlopen.

Voor uitgebreide informatie over deze punten wordt doorverwezen naar het verslagleggingsprotocol

FRM en Intramed in het Handboek van Fysiocentrum Huta Galung.


Bijlage 18: Urgentiesysteem

Klacht/ hulpvraag

Specialist/ discipline/

andere praktijk

Niet acuut

Anouk/ Pim Marthin / Olivia

Fysiotherapie Manuele therapie/ dry

needling

Binnen 24 uur behandeling

Acuut

DTF/ Verwijzing

Fysiotherapie Medische

training

Manuele

therapie/dry

needling

Binnen 48 uur en 5 dagen

Huisarts


Bijlage 19. Diagnosecodelijst


Bijlage 20: Format samenwerkingscontracten zie map samenwerking deel 1

Bijlage 21: MTT-formulier

Inschrijfformulier

Medische Trainings Therapie/ Preventieve Trainings Therapie

Ingangsdatum: Locatie: Hillegom

Persoonsgegevens in te vullen door aanvrager/aanvraagster

Achternaam

Voornaam

Geboortedatum

Adres

Postcode

Woonplaats

Telefoon Thuis Telefoon Mobiel

Email adres

Contract keuze

□ 1 maand van: t/m

□ 2 maanden van: t/m

□ 3 maanden van: t/m

□ onbepaalde tijd

! Indien er niet 1 maand van tevoren schriftelijk kenbaar word gemaakt dat de deelnemer zijn abonnement opzegt, zijn wij genoodzaakt het abonnement met 1 maand stilzwijgend te verlengen.

Trainingskeuze

□ 1x per week , 1 uur onder begeleiding MTT € 39,-/ maand

□ 2x per week , 1 uur onder begeleiding MTT € 65,-/ maand

□ 2x per week, 1 uur persoonlijke begeleiding, 1 op 1 of 1 op 2 €150,-/maand

□ 1x per week, 1 uur onder begeleiding bedrijfsfitness € 39,-/ maand

□ 2x per week, 1 uur onder begeleiding bedrijfsfitness € 65,-/ maand


Algemene bepalingen

- Er dient telkens 1 maand contributie binnen 14 na dagtekening van de factuur betaald te

worden: Rekening: 62.00.80.116 t.n.v. M.S.F. Huta Galung te Hillegom BTW Nr: NL. 692.41.983.B.01

- Gemiste trainingen zijn in te halen in overleg, mits binnen een periode van vier

aaneengesloten weken.

- Fysiocentrum Huta Galung stelt zich niet aansprakelijk voor zoekgeraakte eigendommen.

- Men traint op eigen risico.

- Men verklaart hierbij alle medische gegevens , ten behoeve van uw gezondheid omtrent het trainen, naar waarheid te hebben verstrekt.

- Tijdens het trainen draagt men sportkleding, sportsokken en zaalschoenen met een non-

markingzool. Het gebruik van een handdoek is verplicht!!

- Het is verboden om op elektronisch gestuurde apparatuur te drinken!!!!!!!!!!!

- Op erkende zon- en feestdagen en in de periode tussen kerst en oud /nieuw wordt er geen Medische Trainings Therapie of Preventieve Trainings Therapie gegeven, tenzij anders vermeld.

- Als er in 1 maand een vakantie plaatsvindt die langer dan 2 weken duurt, dan geldt een

gereduceerd tarief dat de helt van het abonnementstarief bedraagt.

- Fysiocentrum Huta Galung behoudt het recht om tussentijds de tarieven en de bepalingen, indien noodzakelijk, te wijzigen.

Ondertekening lidmaatschap contract:

Ondergetekende gaat akkoord met de hierboven genoemde bepalingen en tarieven.

Datum: ____________________________________________________

Naam: _____________________________________________________

Handtekening: ________________________________________________


Bijlage 22: Lijst specifieke deskundigheden fysiotherapeuten en praktijken in

de omgeving

Lijst met verwijzers:

Dieetiste:

Patricia Adamse

Dietistenpraktijk Adamse

Telefoon: 06 41 03 92 84


Psycholoog/ sportpsycholoog:

Lex Duvekot

06-26838558 www.lexduvekot.nl

Osteopaat:

Procorpus Osteopathie

Dennis Martijn

071-4076234 www.procorpus.nl

Podoloog:

Podotherapie praktijk Voettech Lisse

Mike v.n. Foyle

0252-423489

Afdeling Orthopedie Spaarneziekenhuis Hoofddorp/ sportpoli:

Orthopeed Arthur van Noort ( schouders en knieeen)

Orthopeed Maarten Rademakers ( enkels en knieeen)





Orthopeed Bernard Schutte (rug)

Orthopeden T. de Jong, P. Nolte, en M. Rademakers ( Knie en heup Artoplastiek)

Sportarts:

Maarten Verschure ( Leiden ziekenhuis)

Schouderpoli Haarlem

Rob Boonstra

Echo en shockwave

Schouderpoli

Praktijk Weerman en Verheul Nieuw Vennep

Erik Versluis

Echo en shockwave

Haptonoom

Paulien de Haan

06-27536990 www.023haptonomie.nl [email protected]

bekken therapeut:

Kinder therapeut:

Oedeemtherapeut:

Danielle Hessing

06-20301630 [email protected]

www.dermmedic.nl

Coaching:

Coaching Wamelink Verbindt



http://www.dermmedic.nl/


www.wamelinkverbindt.nl

06-22718167

Kunstzinnige Therapie:

Marloes van der Zande www.marloesvdzande.nl

06-13927255

Yoga:

Gezondheidscentrum Lisse www.gezondheidscentrumlisse.nl

http://www.wamelinkverbindt.nl/

http://www.marloesvdzande.nl/

http://www.gezondheidscentrumlisse.nl/

2015 Beleidsplan - Fysiocentrum Huta Galung€¦ · Onder het personeelsbeleid vallen de contracten...

Documents

Transcript of 2015 Beleidsplan - Fysiocentrum Huta Galung€¦ · Onder het personeelsbeleid vallen de contracten...