Het Nieuwe Werken

Passie en Euro’s

Aart BosAart BosBoer & Croon

De drijfveren om het nieuwe werken te implementeren verschillen per organisatie

Bank

Bank

Energiebedrijf

Versterking van onze interne en externe positionering (“zo binnen, zo buiten”) vanuit een corporate programma

Een nieuwe CAO met als motto flexibilisering van zowel arbeidsvoorwaarden als werkconcepten

Een nieuwe locatie die uitdaagt tot een nieuwe aanpak voor management en leiderschap, sturing, cultuur en technologie

Een verhuizing en het sluiten van locaties als motivator, om

Overheids inspecties

Telecom organisatie

Een verhuizing en het sluiten van locaties als motivator, om kosten te reduceren, beter samen te werken en de

bereikbaarheid te vergroten

Zien een combinatie tussen besparingen, productiviteit en MVO

Logistieke dienstverlener

Visie dat de mensen het verschil maken: als men hen helpt zich verder te ontwikkelen, versterkt men daarmee het bedrijf

DienstverlenerPositionering als maatschappelijk verantwoorde organisatie op

gebied van mobiliteit, wat betekent dat men ook zelf Het Nieuwe Werken moet omarmen

De potentie in Euro’s is substantieel.Het Nieuwe Werken zorgt voor meer slagkracht en veerkracht

Slagkracht

Productiviteit: +10 tot 40%

Reistijd: -5 tot -30%

Hogere effectiviteit

Kantooroppervlak: -15 tot -50%

ICT-kosten per werkplek: -5 tot -25%

Lagerekosten

Veerkracht

2

Aantrek/behoud talent: +5 tot +15%Geïnspireerde sollicitanten

Verzuim: -2 tot -20%Verbonden medewerkers

De kernboodschap gaat over

Management en Leiderschap

Kathedraal en de klant centraal

Je gedraagt je zoals je gestuurd wordt

Een integrale aanpak voor duurzaam succes:

Management- middenmanagement- medewerker

Functionele support: ICT, HRM; Finance en Facilitair

In onze rol ondersteunen we de klant om veel zelf te doen en te leren

Rollen van Boer & Croon

1. inspireren

2. verbinden

2

3. faciliteren

4. realiseren

5. reflecteren

Wij werken vanuit 6 uitgangspunten

3

Wij clusteren Het Nieuwe Werken naar 3 dimensies met impact op 8 thema’s

4. Motivatie van

medewerkers

5. Sturing van afdelingen

en medewerkers

6. Cultuur binnen de

organisatie en

afdelingen

1. Strategisch kader

(externe en interne

positionering)

2. Impact op

klantbediening en

klanttevredenheid

6

7. Overige HRM en

juridische aspecten

3. Benodigde ICT

support

8. Facilitaire

implicaties (m2,

werkplek-

concepten)Het Nieuwe

Werken is meer dan een flexibele

werkplek!

Kathedraal

Welke kathedraal willen we bouwen?

Echte klantbeleving realiseren we alleen met echt betrokken medewerkers

Oh…Klant voelt zich een nummer

‘Measure’Medewerker vervult zijn taak

Het effect op de klant…

Het effect op de

medewerker…

Hygiëne klantbeleving(dissatisfiers)

De visie op de dienstverlening staat

in het teken van…

Zo…Klant voelt zich tevreden

Wow!Klant is fan!

‘Pleasure’Medewerker is tevreden

‘Treasure’Medewerker voelt zich geïnspireerd

Verwachteklantbeleving

Overtroffenklantbeleving

Customer loyalty en klantbeleving Betrokken en geïnspireerde medewerkers

Het Nieuwe werken gaat zeker over Leiderschap

Aandacht

Eenvoud

Loslaten

Vertrouwen

Reflectie

Dialoog

Eenvoud

Leren

Verbinding

Het menselijke aspect staat daarbij centraal

STAF

Mag dat juridischdan allemaalzomaar?

En hoe zit het met de beveiliging van onze gegevens?

Kan onze ICT-organisatie dit wel

handelen?

UITVOERING

Doen onze mensen dan wel wat ze moeten doen?

Maar, onze mensenmoeten gewoonelke dag op

kantoor zijn hoor!

Dit wil ik helemaal niet, ik zou mijn collega’s enorm

missen!

gedraggedraggedrag

Onze aanpak luistert naar emoties en gedrag

GedragGedrag

Primaire processenPrimaire processen

Ondersteunende processenOndersteunende processen

Gedrag

Primaire processen

Ondersteunende processen

EmotieEmotieEmotie

We onderkennen meerdere organisatieniveaus

ICT voor thuis

& onderweg

Individu

Communicatie

& samenwerken

Cultuur

& sturing

Afdeling

Organisatie

Werk vanuit een integrale context via pilots naar de volgende fase

Voorbereiden pilot

Ontwerp en inrichting

passiecultuur & sturing

communicatie & samenwerking

ICT hrm & legal facilitair

Context en uitgangspunten per businessunit en pilotgroepen

Uitgangspunten Aansluiting Ambitie Aandachtspunten

COMMUNICATIE

COMMUNICATIE

1

2

3

Evaluatie

lessons learned continu monitoren masterplan uitrol

Uitvoeren pilot

met beperkte groep productie draaien

Voorbereiden pilot

ontwikkeling van het ontwerp tot de ‘live’ status van de pilot

COMMUNICATIE

COMMUNICATIE

3

4

5

13

Er is behoefte aan een andere sturing

Herkent u dat 78 % van de medewerkers gewoon hun ding doen en onvoldoende tot hun recht komen ?

• Slechts 4 van de 11 spelers weten welk doel het eigen doel is!

• Slechts 2 van de 11 spelers kan dat ook iets schelen!

• Slechts 2 van de 11 spelers weten welke positie ze op het veld innemen en hoe ze moeten spelen

• Negen spelers zouden vooral tegen elkaar spelen in plaats van tegen het andere team!

• 78% van de medewerkers doet gewoon hun ding

Wat is de speelstijl binnen uw bedrijf?

*Steven Covey

Waar staat u - ten aanzien van “sturing, cultuur en medewerker centraal”

� Hand opsteken indien ja…

Ik weet precies wat mijn mensen enthousiast maakt in hun werk

Ik zou meer dan 30 % meer uit mijn medewerkers kunnen halen als…

Wij kunnen goed sturen als we 50 % van onze KPI’s afschaffen…

Ambitie en visie hebben hun weerslag op de ICT, de huisvesting en de organisatie

Wil je kosten besparen, een aantrekkelijke werkgever worden of zelfs klanten inspireren en binden?

Inrichtingsconcept

Ambitie en Kathedraal

Organisatie Huisvesting ICT

Leiderschap Flexibiliteit Digitalisering

Betrokkenheid

Verantwoordelijkheid

Passie

Diversiteit

Comfort, ruimtelijkheid

Socialiteit

Ontsluiting

Samenwerking

Communicatie, presence

ResultatenOrganisatie Huisvesting ICT

Minder verloop en verzuim

Minder open vacatures

Hogere productiviteit

Minder m²

Minder interne verhuizingen

Lagere energiekosten

Minder zoekuren

Minder reistijd

Minder vergadertijd

Een aantal cruciale huisvestingskeuzes bepaalt de soort en omvang van de resultaten

1 of enkele flexplekken

Transparante en multifunctionele ruimten

Uniforme inrichting

Huisvestingskeuzes

Diversiteit

Flexibiliteit

Huisvestingskeuzes

Diversiteit

Flexibiliteit

Resultaten

m²

Onderhoudskosten

Energiekosten

Resultaten

m²

Onderhoudskosten

Energiekosten

Mogelijke innovaties

18

multifunctionele ruimten

Grote verscheidenheid werkpleksoorten

Verschillende sferen

Personalisatie werkplekken

Tactische cateringspotsSocialiteit

Comfort

Ruimte(lijk)

Socialiteit

Comfort

Ruimte(lijk)

Onderhoudskosten

Aantal interne verhuizingen

Imago

Productiviteit

Onderhoudskosten

Aantal interne verhuizingen

Imago

Productiviteit

Waar staat u – Facilitaire Zaken cq Huisvesting

� Hand opsteken indien ja…

Wij willen onze werkplek meer activiteit afhankelijk maken

Het is mogelijk substantiële bezuinigingen te Het is mogelijk substantiële bezuinigingen te realiseren

In ons facilitair beleid moeten we meer ruimte opnemen voor de sociale ontmoetingen

20 -

m2

-/-40%

onderhoudinterne

Onze eigen ervaring:Besparingen op huisvestingskosten tot 35% zijn mogelijk

20 -35%

onderhoud

-/- 20%

energie

-/- 25%

interne verhuizingen -

/-50%

Technologie is hierbij zowel kans als bottleneck

ICT–voorbeelden van relevante vragen in een contactcenter

ArchitectuurVallen de nieuwe ontwikkelingen binnen de huidige architectuurvisie?

InfrastructuurZijn de nieuwe ICT-diensten al standaard ING-diensten of is er ontwikkeling nodig?

SecurityVoldoet de nieuwe manier van werken aan de strenge security eisen, bijv. in geval van IP-telefonie?

Welke businessapplicaties hebben de medewerkers nodig en kunnen Applicaties

Welke businessapplicaties hebben de medewerkers nodig en kunnen deze nu al thuis worden aangeboden (bijv. via Citrix en VPN)?

TelefonieKiezen we voor PSTN of IP, welke telefooncentrale wordt nu gebruikt?

HardwareIs er nieuwe hardware nodig, zoals een logger, een telefooncentrale, een kaart, een testserver, hardphones?

Software Zijn er licenties nodig?

SpecificatiesVeranderen de specificaties bij het thuiswerken (bijv. gebruiken we nog steeds de hardphone of kiezen we voor een softphone)?

Waar staat u - ICT

� Hand opsteken indien ja…

Ik vind dat onze ICT op orde is

Ik heb op elk moment goede toegang tot Ik heb op elk moment goede toegang tot kennis van mijn collega’s

Ik kan snel en gemakkelijk de juiste informatie vinden

Inventariseer werkzaamheden per archetype om inzicht te krijgen in productiviteits potentie

Archetypen % Delta mws

1 Ondersteunende rol met hoge

voorspelbaarheid van het werk 26 %

2 Geconcentreerde analytische rol21%

3 Technische specialist rol11%

Activiteiten % minuten

1 bellen 10% 50

2 geconcentreerd pc werk 40% 193

3 snel pc werk 26% 124

4 bila overleg 10% 47

4 Creatieve/ onderzoek rol1%

5 Rol met hoge interne mobiliteit15%

6 Management of coördinerende rol23%

7 Rol met externe focus en hoge

mobiliteit 3%

Totaal 100%

4 bila overleg 10% 47

5 kleine vergadering 11% 54

6 grote vergadering 2% 8

7 document verzorging 1% 4

Totaal 100% 480

Voorbeeld: Productiviteitswinst per archetype

Tijd en plaats-

onafhankelijk

werken

Effectief

samenwerkenSlim vergaderen Klant centraal

Winst in uren per

week

1. Ondersteunende rol met hoge

voorspelbaarheid van werk 1,50 0,50 0,50 5,00 7,50

2. Geconcentreerde analytische rol 1,50 3,00 0,50 1,00 6,00

3. Technische specialist rol 1,25 2,75 0,50 1,00 5,50

4. Creatieve/ onderzoek rol 1,00 2,75 0,50 1,00 5,25

5. Rol met hoge interne mobiliteit 0,50 1,50 1,25 0,50 3,75

6. Management of coördinerende rol 0,50 0,50 1,50 5,00 7,00

7. Rol met externe focus en hoge mobiliteit 1,00 0,50 0,75 1,50 3,757. Rol met externe focus en hoge mobiliteit 1,00 0,50 0,75 1,50 3,75

# Medewerkers Productiviteitstijging

1. Ondersteunende rol met hoge

voorspelbaarheid van werk 26% 4,9%

2. Geconcentreerde analytische rol 21% 3,2%

3. Technische specialist rol 11% 1,5%

4. Creatieve/ onderzoek rol 1% 0,1%

5. Rol met hoge interne mobiliteit 15% 1,4%

6. Management of coördinerende rol 23% 4,0%

7. Rol met externe focus en hoge mobiliteit 3% 0,3%

100% 15,4%

Praktijk case

Er is een duidelijke aanleiding voor XYZ om Het Nieuwe Werken te omarmen

1.

We gaan van 54 naar 16 locaties, waardoor het aantal reisbewegingen en de bijbehorende kosten enorm kan gaan toenemen bij een

ongewijzigde manier van werken

reizen

2.

Productiviteitsverbetering is essentieel in het streven om met minder mensen dezelfde taken

beter uit te voeren. De kaasschaaf is niet productiviteit2. beter uit te voeren. De kaasschaaf is niet voldoende; het vraagt een nieuwe manier van

sturen en werken

productiviteit

3. De druk op kosten is blijvend. Met Het Nieuwe Werken zoeken we naar kostenreductie, waarbij

de voordelen bij huisvesting evident zijnkosten

We hebben 5 thema’s gekozen; de medewerker staat centraal

plaats en tijdonafhankelijk

Medewerkers werken daar waar ze het meest effectief zijn, dit kan deels thuis, deel op kantoor en deels onderweg op bij

partners of klanten

ruimte geven

Managers geven hun mensen de ruimte om zelfstandig te presteren en ondersteunen ze bij hun ontwikkeling.

Managers hebben de ruimte nodig om maatwerk te kunnen leveren

altijd en overal toegang Kennis wordt zoveel mogelijk eenduidig en centraal

opgeslagen en door een ieder eenvoudig te doorzoeken en altijd en overal toegang

tot informatieopgeslagen en door een ieder eenvoudig te doorzoeken en

te gebruiken

samenwerken

Medewerkers werken optimaal samen door spontane ontmoetingen, door elkaar eenvoudig te vinden, door via allerlei kanalen met elkaar te kunnen communiceren en

door goede technologische ondersteuning

ontmoeten

De kantoorpanden ontwikkelen van een verzameling werkplekken naar een huisvesting die de waarden en

ambities ondersteunt van de organisatie en daardoor meer een ontmoetings -en samenwerkomgeving wordt

Welk ambitieniveau willen we nastreven?

HNW als facilitaire innovatie

• flexibele kantoren

• werkplekautomatisering en standaardisering

• focus op kostenbesparing

1

HNW als drijfveer van (interne)productiviteit

• arbeidssatisfactie en productiviteit gaan hand in handhogere productiviteit

lagere huisvestingskosten

minder interne verhuizingen

2

3

• arbeidssatisfactie en productiviteit gaan hand in hand

• mobiliseren van passie, ruimte aan medewerkers

• focus op creëren van een great place to work

HNW als bron voor (externe)positionering

• de klant centraal

• zo buiten zo binnen (practice what you preach)

• positioneren als autoriteit

lager verzuim

aantrekken, behoud talent

minder reis en vergadertijd

hogere klanttevredenheid

betere naamsbekendheid

voorbeeld voor de overheid

De projectgroep kan aan de slag

Visie

&

Kader

Visie

&

Kader

PVA

Projectgroep

Comm.plan

PVA

Projectgroep

Comm.plan

Werkstroom HuisvestingWerkstroom Huisvesting

Werkstroom TechnologieWerkstroom Technologie

Werkstroom OrganisatieWerkstroom Organisatie

Werkstroom MensWerkstroom Mens

HNW

ambitie in

thema’s

HNW

ambitie in

thema’s

pilots

quick

wins

quick

wins

De projectgroep Het Nieuwe Werken gaat werken aan:

1. ontwikkelen van een organisatiebrede visie, kader en ambitie op Het Nieuwe Werken

2. beschrijven concept plan van aanpak

3. bespreken en visie met kwartiermakers

4. in kaart brengen mogelijke quickwins

Programma & VerandermanagementProgramma & Verandermanagement

Het proces van invoering kent een aantal specifieke uitgangspunten

Om een nieuwe manier van werken succesvol te implementeren willen we een aantal uitgangspunten hanteren

1. serieus - commitment van de directie en management

2. concreet - duidelijk en pragmatisch benoemen wat we nu gaan doen en

wat niet

3. haalbaar - realistische doelen, gefaseerd in de tijd en evt. verschillend

per bedrijfsonderdeel

4. integraal - geen aparte projecten, maar aansluiten bij lopende

Planning op hoofdlijnen laat zien dat er spanning zit bij de snelheid van huisvesting

1. visie, ambitie

2. pva en programmateam

3. pilots huisvesting servicekantoor en steunpunten

HNW

4. pve huisvesting

5. pve technologie

6. pve hrm

7. quickwins

8. pilots

De potentie in Euro’s is substantieel.Het Nieuwe Werken zorgt voor meer slagkracht en veerkracht

Slagkracht

Productiviteit: +10 tot 40%

Reistijd: -5 tot -30%

Hogere effectiviteit

Kantooroppervlak: -15 tot -50%

ICT-kosten per werkplek: -5 tot -25%

Lagerekosten

Veerkracht

32

Aantrek/behoud talent: +5 tot +15%Geïnspireerde sollicitanten

Verzuim: -2 tot -20%Verbonden medewerkers