11

Seminar Inkopers tegen KankerSeminar Inkopers tegen Kanker- -

ContractmanagementContractmanagement

Peter StreefkerkPeter StreefkerkUtrecht, 30 mei 2012Utrecht, 30 mei 2012

30-5-201230-5-2012

Kwaliteitscirkel van DemingKwaliteitscirkel van Deming

2230-5-201230-5-2012

ContractmanagementcirkelContractmanagementcirkel

33

Business Procurement

Leveranciersmanagement

Business Intelligence

30-5-201230-5-2012

44

Blok 1Plan – Business

30-5-201230-5-2012

55

Waarom is contractmanagementop dit moment ‘hot’ ?

30-5-201230-5-2012

66

Leveranciers managen onsin plaats van dat

wij leveranciers managen

Heden Toekomst

30-5-201230-5-2012

77

Het nieuwe inkopen:Het nieuwe inkopen:

inkoop business/organisatie gedreveninkoop business/organisatie gedrevenofof

business/organisatie inkoop gedreven ?business/organisatie inkoop gedreven ?

30-5-201230-5-2012

Wat wil je managen ?Wat wil je managen ?

Contracten (middel)Contracten (middel) Leveranciers (middel)Leveranciers (middel) Risico’s leveranciers (output)Risico’s leveranciers (output) Toegevoegde waarde leveranciers (output)Toegevoegde waarde leveranciers (output) Performance leveranciers (output)Performance leveranciers (output) Risico business/organisatie (essentie)Risico business/organisatie (essentie) Toegevoegde waarde business/organisatie (essentie)Toegevoegde waarde business/organisatie (essentie) Performance/organisatie (essentie)Performance/organisatie (essentie)

– opbrengst maximalisatieopbrengst maximalisatie– kosten minimalisatiekosten minimalisatie

8830-5-201230-5-2012

Van strategie naar uitvoeringVan strategie naar uitvoering

99

Business case

Strategisch

Business planStrategie

Budget projectBudget businessBudget organisatie

Procurement plan Account plan Project plan

Tactisch Operationeel Niveau

Uitvoering

Plan

Geld

30-5-201230-5-2012

1010

Welke voordelen heeft het managen van je contracten ?

30-5-201230-5-2012

1111

Voordelen: EfficiëntieVoordelen: Efficiëntie Registreren in één contractmanagementsysteem verkleint kans Registreren in één contractmanagementsysteem verkleint kans

op fouten en dubbelingenop fouten en dubbelingen Inzicht krijgen in contractendatabase voor business unitsInzicht krijgen in contractendatabase voor business units Zoeken kost minder tijd en vragen kunnen sneller beantwoord Zoeken kost minder tijd en vragen kunnen sneller beantwoord

wordenworden Opbouwen kennis en informatieOpbouwen kennis en informatie Eenvoudiger overdragen / borgen kennis en informatie Eenvoudiger overdragen / borgen kennis en informatie Standaardiseren contracten (= tijdswinst en minder fouten)Standaardiseren contracten (= tijdswinst en minder fouten) Informatie beschikbaar hebben voor andere doeleinden Informatie beschikbaar hebben voor andere doeleinden

(relatiebeheer)(relatiebeheer)

Resultaat: kwaliteitsverbetering deels vertaald in kostenverlagingResultaat: kwaliteitsverbetering deels vertaald in kostenverlaging

30-5-201230-5-2012

1212

Voordelen: EffectiviteitVoordelen: Effectiviteit Tijdig signaleren voorkomt:Tijdig signaleren voorkomt:

onnodige druk bij onderhandelingenonnodige druk bij onderhandelingen betalen voor zaken die er niet (meer) zijn of prestaties die betalen voor zaken die er niet (meer) zijn of prestaties die

niet geleverd zijnniet geleverd zijn vastzitten aan contracten langer dan noodzakelijkvastzitten aan contracten langer dan noodzakelijk

Combineren van contracten biedt mogelijkheden tot Combineren van contracten biedt mogelijkheden tot schaalvergroting en betere conditiesschaalvergroting en betere condities

Beter uitnutten (raam)contractenBeter uitnutten (raam)contracten Beter sturen op nakoming contractafspraken door leveranciersBeter sturen op nakoming contractafspraken door leveranciers

Resultaat: kostenbeheersing en -verlagingResultaat: kostenbeheersing en -verlaging

30-5-201230-5-2012

1313

Voordelen: CompliancyVoordelen: Compliancy

Beperken bedrijfsrisico’sBeperken bedrijfsrisico’s Voldoen aan eisen Belastingdienst / Accountants Voldoen aan eisen Belastingdienst / Accountants

inzake registratie lopende verplichtingeninzake registratie lopende verplichtingen Voldoen aan de interne Administratieve Voldoen aan de interne Administratieve

Organisatie/Interne Controle (AO / IC) voorwaardenOrganisatie/Interne Controle (AO / IC) voorwaarden

Resultaat: minder risico’s lopenResultaat: minder risico’s lopen

30-5-201230-5-2012

1414

Blok 2Do – Procurement

30-5-201230-5-2012

Procurement procesProcurement proces

ProcesstapProcesstap AccountmanagementAccountmanagement

SpecificatieSpecificatie SelectieSelectie ContracteringContractering

BestellingBestelling BewakingBewaking NazorgNazorg

VastleggingVastlegging Account planAccount plan

ProjectplanProjectplan

WerkafsprakenWerkafspraken

151530-5-201230-5-2012

1616

Categoriseren en prioriteren klantenCategoriseren en prioriteren klanten

CategoriserenCategoriseren: 20% van je interne klanten zorgt voor 80% : 20% van je interne klanten zorgt voor 80% van je inkoopvolumevan je inkoopvolume

PrioriterenPrioriteren: 80% van je aandacht besteed je aan 20% van : 80% van je aandacht besteed je aan 20% van je interne klanten je interne klanten

30-5-201230-5-2012

1717

Hoe houdt u uw leveranciersscherp ? En u zelf ?

30-5-201230-5-2012

1818

Specificeren Selecteren Contracteren NazorgBewakenBestellen

Service levelsService levels

SLA’s

Vaststellen

Beïnvloeden

Beoordelen Vastleggen

30-5-201230-5-2012

Implemen-teren

Contract-intiatie

Contract-vorming

Contract-beoordeling

Contract-implemen-

tatie

Contract-uitvoering

Contract-uitvoering

Contract-uitvoering

1919

Blok 3Check – Contractmanagement

30-5-201230-5-2012

DefinitiesDefinities

ContractbeheerContractbeheer: eenduidig vastleggen, beheren en : eenduidig vastleggen, beheren en bewaken van getekende contracten en wijzigingen met als bewaken van getekende contracten en wijzigingen met als doel volledige benutting van contracten te faciliteren en doel volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren managementrapportages te genereren

ContractmanagementContractmanagement: systematisch en efficiënt besturen : systematisch en efficiënt besturen van contractcreatie tot en met contractuitvoering met als van contractcreatie tot en met contractuitvoering met als doel maximalisatie van de toegevoegde waarde en doel maximalisatie van de toegevoegde waarde en minimalisatie van risicoreductie leveranciersprestatiesminimalisatie van risicoreductie leveranciersprestaties

LeveranciersmanagementLeveranciersmanagement: coördineren, structuren en op : coördineren, structuren en op elkaar laten aansluiten van organisatie- en leveranciers-elkaar laten aansluiten van organisatie- en leveranciers-prestaties met als doel een maximale toegevoegde waarde prestaties met als doel een maximale toegevoegde waarde voor de eigen organisatie te creërenvoor de eigen organisatie te creëren

30-5-201230-5-2012 2020

Contractmanagement maturity Contractmanagement maturity model (CMMM ©)model (CMMM ©)

Mat

e va

n pr

ofes

sion

alis

erin

g

•

Ad hoc

Tijd

Structured IntegratedBasic Optimized

30-5-201230-5-2012 2121

2222

Relaties externRelaties extern

Inkoopmanagement

Businessunits

Leveranciers

Klanten ANWB

Inkoopmanagement

Businessunits

Leveranciers

Klanten ANWB

Contractmanager

Inkoopondersteuners

Leveranciersmanagers

Bestellers

Contracteigenaren

Inkopers

Klant

30-5-201230-5-2012

Relaties intern business unitRelaties intern business unit

232330-5-201230-5-2012

HRM

Business

Legal ICT

Directie

FacilityR&D

Logistiek

Procurement

Control

Finance

Relaties intern functieRelaties intern functie

242430-5-201230-5-2012

Contract-eigenaar

Budget-houder

Expeditiemede-werker

Inkoop-analist

Gebruiker

Financieel mede-werker

Inkoper

Jurist

Contract-manager

Intern trans-

porteur

Besteller

2525

Blok 4Act – Business Intelligence

30-5-201230-5-2012

Business intelligence Business intelligence

Analyseren procurement gegevens:Analyseren procurement gegevens:– CrediteurenCrediteuren– ContractenContracten– BudgettenBudgetten

Evalueren performance leverancier en eigen organisatie Evalueren performance leverancier en eigen organisatie (lessons learned)(lessons learned)

Benchmarken (markt- en productonderzoek)Benchmarken (markt- en productonderzoek) Innoveren op gebied van markten, producten of processen Innoveren op gebied van markten, producten of processen

(research & development)(research & development) Plannen scenario’s Plannen scenario’s

262630-5-201230-5-2012

Van data naar informatieVan data naar informatie

30-5-201230-5-2012 2727

En hoe nu verder ?En hoe nu verder ?

282830-5-201230-5-2012

2929

Implementatie contractmanagement:Implementatie contractmanagement:wie gaat de regie voeren?wie gaat de regie voeren?

30-5-201230-5-2012

3030

Stappenplan contractmanagementStappenplan contractmanagementBesluitvorming

Analyse

SWOT-analyse

Doelstellingen

Voorbereiding

Activiteiten

Overdracht

Kosten Systeem

Externe analyse

Interne analyse

Projectplan Invoering Beheer

Capaciteit

Onderhoud

Gebruik

Procedures

Organisatie

Beleid

Aanpassing

Implementatie

Evaluatie

Advies

Planning

30-5-201230-5-2012

313130-5-201230-5-2012