Improving performance, reducing risk

Kwaliteitsborging in Contractbeheersing 15 mei 2014

Jakko de Jong

Kwaliteitsborging in Contractbeheersing

Bestaat er Contractbeheersing

zonder Kwaliteitsborging?

Kwaliteitsborging

Wat doet het voor de opdrachtgever?

Zoeken naar zekerheden

in een woud van onzekerheden

Vertrouwen opbouwen over

de uitkomst en de route daar naar toe

Op zoek naar Vertrouwen: Hoe Dan?

Toetsen bij Hoog Risico

Kwaliteitsborging

Wat doet het voor de opdrachtnemer?

Voorspelbaar maken van

huidige prestaties

Vermogen om steeds

beter te presteren

Kwaliteitsboring - Kwaliteitsmanagement

Q-Borging is passief

Q-Management

is pro-actief

Kwaliteitsboring - Kwaliteitsmanagement

Vertrouwen bouwen = pro-actief

Transparantie = pro-actief

Omgekeerde bewijslast = pro-actief

Managen van processen = pro-actief

Kwaliteitsborging in Contractbeheersing

Belangen = Wederzijds

Vertrouwen = Wederzijds

Transparantie = Wederzijds

Transparantie – Vertrouwen - Innovatie

• Openheid van Informatie

• Als Uitganspunt

• Pro-Actief

• Wederzijds

Transparantie

• Wegnemen van twijfel

• Geloof in organisatie

• Geloof in leiderschap

• Geloof in medewerkers

Vertrouwen • Van Ideeën

• Van Project

• Van Rollen

• Van Elkaar

Acceptatie

Gelijkwaardige Contract Partners

Opdrachtgever en Opdrachtnemer begrijpen samen het

belang en werking van Kwaliteitsmanagement

en het gebruik ervan om zo

projectbeheersing en de contractbeheersing te dienen.

Verschillende contractvormen; RWS

Werksoort Contractvorm Voorwaarden Contractbeheersing

Ingenieursdiensten Samenwerkingsovereenkomst ARVODI SCB

Aanleg D&C UAV-GC 2005 SCB

Aanleg en onderhoud DBFM Per contract volgens model DBFM SCB

Vast- en klein variabel onderhoud Prestatiecontract UAV-GC 2005 SCB

Variabel onderhoud E&C en D&C UAV-GC 2005 SCB

Wie doen het nog meer?

• Rijksgebouwendienst

• Waterschappen

• Grote Gemeentes

• Provincies

Focus voor Contractmanagement

• is de Opdrachtnemer in staat om te leveren

• Beheerst de Opdrachtnemer haar processen zodat vertrouwen in uitkomst gerechtvaardigd is

• Zijn de risico’s beheerst en tijdig in zicht voor beheersing ervan

• Opdrachtnemer heeft het op organisatieniveau wellicht voldoende goed geregeld (ISO9001). Maar is het in dit project specifiek ook goed geregeld (Project Management Plan)

• Is de betaling (vooruit/achteraf) gerechtvaardigd

Voorbeeld vanuit Ruimte voor de Rivier project

Dijkverlegging

Bommen ruimen

Aanpassen spoorbrug Uiterwaarden vergroten

Roeivereniging verplaatsen Terpen bouwen

Voorbeeld vanuit Ruimte voor de Rivier project

Toetsstrategie (product – proces – systeem)

• 6-wekelijks toetsen op hoogste risico’s

• Inschaling van bevindingen / tekortkomingen

• Frequentie van toetsen kan aangepast worden adhv resultaten

Toetsplan (product – proces – systeem)

• Voor het hele jaar de dagen bepaald voor intake, voorbereiding, uitvoering,

verslaglegging en bespreken van de toetsen (proces en systeemtoetsen)

• Producttoetsen worden door technisch managers het project team gedaan

• Producttoetsen (inclusief de timing) liggen vast in de annexen van het contract

Toetsplanning (proces en systeem)

• Een kwartaal vooruit worden onderwerpen vastgesteld

• 6-wekelijk bijstellen

• 2 weken vooruit wordt aannemer ingelicht over de auditonderwerpen

Een Toets (proces en systeem)

1. Risico’s opdrachtgever ‘verversen’ / opnieuw inschalen

2. Intake: Contractmanager - Risico Manager – Lead Auditor

Bepalen auditonderwerpen obv risico dossier

3. Lead Auditor werkt de onderwerpen uit naar vragen en auditonderwerpen

4. Uitvoering van de audit

5. Verslaglegging van de audit (tbv aannemer en opdrachtgever)

6. Evaluatie tussen Lead Auditor en Contractmanager aangaande risico’s en

bevindingen

7. Contractmanager bepaald evt. tekortkomingen (volgens vooraf vastgesteld

stramien)

Besluit tot wel / niet betalen

SCB in Praktijk

Er worden projecten met SCB ingericht waarbij de opdrachtgever en

opdrachtnmer niet voldoende kennis en kunde of overtuiging hebben omtrent

SCB.

Gevolgen:

• Het wordt gedaan omdat het moet zonder toegevoegde waarde

• Lagere beheersing van risico’s in het contract

• Contractmanager en Projectteam-leden weten niet wat ze met de resultaten moeten

• Geen terugkoppeling naar het risicodossier en dus schijnbeheersing van

risico’s

SCB in Praktijk

Bevindingen worden nooit tekortkoming:

• waardoor rechtmatigheid van betaling niet navolgbaar is.

• Processen van Opdrachtnemer niet verbeteren n.a.v. de audits

• Geen reguliere bijsturing op risicovolle processen van Opdrachtnemer middels

het SCB principe

• SCB wordt escallatiemodel op het moment dat het niet goed loopt tussen

Opdrachtnemer en Opdrachtnemer. Hierdoor groeiend Wantrouwen ipv

Vertrouwen

SCB in praktijk

Acceptatie van Project Management Plannen (PMP) van de Opdrachtnemer

• Te weinig diepgang in de procesbeschrijvingen in PMP (moet gaan over het

hoe en waarmee ipv alleen maar ‘dat iets geregeld/gedaan/gemanaged wordt’)

• Onvoldoende diepgang in definitie van ‘Hoe om te gaan met de opvolging van bevindingen en tekortkomingen’ uit de SCB Toetsen

SCB in de Praktijk

Valkuilen

• Definities van gradaties van tekortkomingen en de gevolgen daarvan niet duidelijk

gedefinieerd en geaccepteerd tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer

• Onvoldoende afspraken omtrent opvolging van bevindingen en tekortkomingen

• Proceseisen in contractstukken te ruim gesteld waardoor het onvoldoende kader biedt voor inrichting van kwaliteitsplannen van Opdrachtnemer en later voor bevindingen in

audits

• Te makkelijke/te snelle acceptatie van kwaliteitsplannen met onvoldoende diepgang

waardoor het onvoldoende kader biedt voor bevindingen

Wat doet ISO9001 hierin?

UAVgc / Basisovereenkost

• ISO9001 is geen eis in UAVgc

• Geen onderdeel van de Basisovereenkomst

• Soms wel een eis aan de ‘moederorganisatie’ / hoofdaannmer

Soms in Vraagspecificatie 1:

• Principes van ISO9001 van toepassing verklaard (dus niet de eisen uit ISO9001)

Soms in Vraagspecificatie 2:

• Moederorganisatie (van 1 van de combinanten) ISO9001 gecertificeerd

• Kwaliteitssysteem van het project dient ‘gebaseerd te zijn op… 1 of meer van

deze systemen’

Wat doet de ISO9001 hierin?

Met andere woorden:

Geen enkele eis uit de ISO9001 hoeft van toepassing te zijn voor het project

Tenzij:

Opdrachtnemer in het PMP bepaalde delen van toepassing verklaard of definieert in het PMP

Of

Opdrachtgever eisen uit ISO9001 van toepassing verklaart of overneemt als eis

contractstukken

SCB in praktijk

ISO9001

is generiek voor de Organisatie en

niet specifiek voor het Project

Lloyd’s Register and variants of it are trading names of Lloyd’s Register Group Limited, its subsidiaries and affiliates.

Copyright © Lloyd’s Register Quality Assurance Limited. 2013. A member of the Lloyd’s Register group.

Jakko de Jong Snr. Lear Assessor en Vakgroepleider SCB Tel: +31 (0)6 52560802 Email: jakko.dejong@lr.org Lloyd’s Register LRQA K.P. van der Mandelelaan 41a 3062 MB Rotterdam

Improving performance, reducing risk