Contractmanagement ja, maar… wat levert dat dan op? Handreiking met praktische voorbeelden die de

toegevoegde waarde bewijzen

2013

Paul Jacobs en Alex Buursema

Pagina 2 van 21

Contractmanagement heeft de aandacht …

Het managen van afgesloten contracten levert een organisatie

geld en kwaliteit op

Goed Contractmanagement (CM) verdient zichzelf terug is vaste

overtuiging van veel inkoopmanagers

Elke organisatie kan voorbeelden noemen die dat aantonen

Toch komt Contractmanagement niet overal goed van de grond

Pagina 3 van 21

De noodzaak van Contractmanagement

Compliance

zone

Benodigd Geleverd

Gecontracteerd

De noodzaak van

Contractmanagement

Idealiter overlappen de drie cirkels

elkaar geheel: diensten en

leveringen die een organisatie

nodig heeft zijn gecontracteerd en

worden geleverd. Zaak is de

compliance zone te vergroten

Pagina 4 van 21

... maar wat levert Contractmanagement op?

De vraag van het management is: ‘wat levert het op?’

Het antwoord op deze vraag is niet eenvoudig te geven noch

(wetenschappelijk) te onderbouwen*

Het antwoord op de vraag is cruciaal om Contractmanagement

op de agenda te krijgen en te houden: zonder overtuigende

argumenten is er geen begrip, geen funding en geen ‘go’ van het

management

* Dit afgezien van enkele kengetallen, bijvoorbeeld:

NEVI: >60% contracten niet actief beheert, 5% facturen niet conform

contract; Gartner: tot 20% besparing mogelijk in ICT contracten.

Pagina 5 van 21

Contract-

management

Eerst een stap terug: wat is Contractmanagement?

Kernvraag:

Doen we de goede dingen?

Monitoren van de naleving van de

contractafspraken, optimaal benutten

(van de voorwaarden) van te leveren

producten en diensten en, waar

noodzakelijk, passende maatregelen

nemen

Contract-

management

Pagina 6 van 21

Contractmanagement hoort in het spectrum van ‘contracten beheren’ tot het ‘managen van leveranciers’

Kernvraag: Doen we de dingen goed?

Managen van het leveranciersbestand (bekende en

nog onbekende leveranciers) en het optimaliseren

van de prestaties, het proces en de

leveranciersketen om de waarde van de leverancier

voor de organisatie te maximaliseren

Kernvraag: Hebben we de juiste gegevens?

Zorgen voor up-to-date contractgegevens en

bewaken van de expiratiedata van contracten

(de basis voor Contractmanagement)

Kernvraag: Doen we de goede dingen?

Monitoren van de naleving van de

contractafspraken, optimaal benutten (van de

voorwaarden) van te leveren producten en diensten

en, waar noodzakelijk, passende maatregelen

nemen

Leveranciers

management

Contract-

management

Contract-

management

Leveranciers-

management

Contract-

beheer

Pagina 7 van 21

En wat zijn de voordelen van Contract- en Leveranciersmanagement?

Wat is afgesproken

wordt ook geleverd,

continuïteit van de

dienstverlening zonder

kostbare stagnaties

Innovaties en ontwikkelingen

in de markt worden tijdig

geïdentificeerd en geadopteerd

door (intensieve) communicatie

met leveranciers

Besparingen kunnen

worden ingeboekt

Contracten bewegen

mee met veranderende

omstandigheden en de

actuele behoeften van de

organisatie

Rechtmatigheids-

risico’s worden

verminderd door een

betere naleving van de

contracten

Kennis van

leveranciers wordt

gebruikt om de

bestaande

dienstverlening

en producten te

verbeteren en te

vernieuwen

Onderzoek toont aan dat

gecontracteerde

besparingen binnen 2 tot 3

jaar verdampen, omdat

aanbieders opportunistisch

inschrijven

Pagina 8 van 21

Terug naar de vraag ‘Wat levert het op?’

De argumentatie hoeft niet vanuit de wetenschappelijke hoek te

komen, vanuit een empirisch perspectief kan het ook

Elke organisatie kent haar ‘eigen’ voorbeelden

De vraag ‘Wat levert het op?’ kan dus beantwoord worden aan

de hand van voorbeelden uit de eigen organisatie

Een praktijkcasus!

Wat levert Contractmanagement op?

Pagina 9 van 21

Gedurende het eerste jaar dat Contractmanagement op basale

wijze werd ingevoerd bij een organisatie zijn alle voorbeelden

opgetekend

“Op basale wijze” wil zeggen: met inzet van circa ¼ fte, een

focus op een tiental contracten en op incidenten

Inkoopvolume €85 miljoen, 3600 leveranciers, 2400

medewerkers

De uitwerking van de voorbeelden kent een kwalitatieve en een

financiële inkijk

De casus

Pagina 10 van 21

Wat levert het op, voorbeeld 1 van 6

Voorbeeld

Inkooppakket: Onderhoud gebouwen, Elektrotechnisch (totaal €600K)

Situatie: leverancier kondigt prijsverhoging 7% aan middels brief

Actie vanuit CM-rol: toets aan contract: verhoging is niet conform contract,

na één gesprek wordt de prijsverhoging ingetrokken

(nb: voorgaande prijsverhogingen bleken geaccepteerd te zijn)

Resultaat toepassen CM, financieel:

€ 42.000

Resultaat toepassen CM, kwalitatief:

Incident is aanleiding voor betere afspraken omtrent rolverdeling ten

aanzien van contract, er wordt een ‘contracteigenaar’ aangewezen en

periodiek overleg met leverancier wordt opnieuw in gang gezet

Financieel

(cumulatief)

€ 42.000,-

Pagina 11 van 21

Wat levert het op, voorbeeld 2 van 6

Voorbeeld

Inkooppakket: ICT

Situatie: Vanuit het contractregister wordt duidelijk dat er al 8 jaar lang

een licentie en onderhoudscontract bestaat voor €30K p. jr. Inzet van

leverancier strookt hier niet mee (zo is er zelden onderhoud nodig)

Actie vanuit CM-rol: Overleg met leverancier, omzetting naar

licentieovereenkomst en de keuze voor ‘onderhoud op afroep’

Resultaat toepassen CM, financieel:

€ 12.000 rekening houdend met incidenteel onderhoud

Resultaat toepassen CM, kwalitatief:

Aanwijzen van een contractbeheerder en een leidraad voor de aanpak van

licentieovereenkomsten in zijn algemeenheid

Financieel

(cumulatief)

€ 54.000,-

Pagina 12 van 21

Wat levert het op, voorbeeld 3 van 6

Voorbeeld

Inkooppakket: Facilitair, interne verhuizingen

Situatie: Vanuit de spendanalyse blijkt dat er diverse verhuizingen zijn

georganiseerd buiten de gecontracteerde leverancier om, dit tegen hogere

kosten en ook hogere indirecte kosten (afval, beveiliging, ICT, schades)

Actie vanuit CM-rol: Intern zijn nogmaals de kenmerken en voordelen van

het bestaande contract gecommuniceerd

Resultaat toepassen CM, financieel:

€ 24.000 (na verhogen contractcompliance)

Resultaat toepassen CM, kwalitatief:

Intern zijn nogmaals de voordelen van het bestaande contract

gecommuniceerd en een betere begeleiding vanuit de logistieke afdeling

Financieel

(cumulatief)

€ 78.000,-

Pagina 13 van 21

Wat levert het op, voorbeeld 4 van 6

Voorbeeld

Inkooppakket: ICT, Telefonie

Situatie: De (in eerste instantie stroeve) implementatie van het nieuwe

contract heeft geleid tot nauw contact tussen betrokken technici. Een

alternatieve manier van omgaan met vast en mobiel telefoonverkeer, met

een kostenbesparing tot gevolg, is het resultaat

Actie vanuit CM-rol: begeleiden overleggen, bewaken aangeboden

condities, aanpassen van het (flexibel opgestelde) contract middels een

addendum en waken, ook via het contract, voor een technische ‘lock in’.

Resultaat toepassen CM, financieel:

€ 25.000

Resultaat toepassen CM, kwalitatief:

Voor de klant geen kwalitatief gevolg, deze merkt niets van de ‘switch’

Financieel

(cumulatief)

€ 103.000,-

Pagina 14 van 21

Wat levert het op, voorbeeld 5 van 6

Voorbeeld

Inkooppakket: Technische materialen

Situatie: ook twee andere organisaties uit dezelfde sector hebben een

contract met déze leverancier van (electro)technische materialen.

Actie vanuit CM-rol: analyse van verschillen in de contracten en

vervolgens afstemming met drie inkopers en de leverancier over één

overeenkomst met betere condities.

Resultaat toepassen CM, financieel:

€ 9.000

Resultaat toepassen CM, kwalitatief:

Betere afspraken over technische handleidingen, betere levercondities en

geen afleverkosten boven een bepaald bedrag. Leverancier gaat daarnaast

een rol spelen bij een jaarlijks ‘technisch event’. Reductie van aantal

vragen over het contract en de bestelwijze.

Financieel

(cumulatief)

€ 112.000,-

Pagina 15 van 21

Wat levert het op, voorbeeld 6 van 6

Voorbeeld

Inkooppakket: Facilitair, catering

Situatie: Vanuit de managementrapportage blijkt een afname van het

aantal klanten bij de diverse locaties, een toename van klachten en een

afname van de financiële bijdrage aan de organisatie.

Actie vanuit CM-rol: overleg met leverancier brengt geen soelaas.

Conclusie is dat bestaande contract de verkeerde prikkels geeft aan de

leverancier, een lage klanttevredenheid tot gevolg. Tijdig wordt besloten

het contract niet te verlengen en over te gaan op ‘heraanbesteding’.

Resultaat toepassen CM, financieel:

Ingeschat € 46.000 na de heraanbesteding

Resultaat toepassen CM, kwalitatief:

Een nieuwe inkoopstrategie heeft geleid tot een andere perceelindeling en

contracten met betere prikkels. Klanttevredenheid hoger, de verkoopprijzen

en het aanbod meer gevarieerd. De nieuwe leverancier speelt daarbij meer

in op actuele gebeurtenissen binnen de organisatie.

€ 158.000,-

Pagina 16 van 21

Dit zijn zes voorbeelden van de circa 25 die werden opgetekend

Totaalresultaat over één jaar in financiële zin was € 265.000,-

(0,3% van inkoopvolume, bij een ‘basale inzet’ van CM dus)

Daarnaast altijd verbeteringen in het proces en het contract

De meeste resultaten waren blijvend van karakter (door het

toepassen van Contractmanagement)

Alle acties gaven input voor volgende onderhandelingen en

aanbestedingen

Wat levert het op: resultaat na één jaar

Pagina 17 van 21

De inzet van ¼ fte vanuit de CM rol en ¼ fte vanuit de

organisatie resulteerde dus in een acceptabele terugverdientijd

Presenteren van deze casus aan management was aanleiding

voor het aanstellen van 1 fte senior contractmanager

Bekostiging vond plaats vanuit een korting op de begrotingen

van de 20 business units (naar rato)

Dit onder de voorwaarde dat de verbeteringen en besparingen

blijvend gerapporteerd zouden worden

Wat levert het op, besluit

Pagina 18 van 21

Kortom, heeft u moeite met de beantwoording van de vraag “Wat

levert Contractmanagement op?”

…en het verkopen van de boodschap dat het opzetten van

Contractmanagement kwaliteit en middelen oplevert?

Overweeg dan een dergelijke ‘voorbeeldexercitie’

Wat levert het op in uw organisatie?

Pagina 19 van 21

Significant kan helpen bij:

• Het maken van een start met Contractmanagement (en

Leveranciersmanagement!)

• Het geven van workshops en trainingen over CM

• Het ontwerpen van de processen en de functies

• Het implementeren van duurzaam CM

Significant heeft dit al gedaan bij diverse klanten binnen de

(Rijks-) overheid, het onderwijs, de zorg en in de private sector

Uw volgende stap?

Pagina 20 van 21

Paul Jacobs

M +31 6 22 00 06 98

paul.jacobs@significant.nl

nl.linkedin.com/in/jacobspaul

Alex Buursema

M +31 6 51 11 05 37

alex.buursema@significant.nl

nl.linkedin.com/in/alexbuursema

Meer weten? Neem dan contact op met…

Pagina 21 van 21

Significant

Thorbeckelaan 91

3771 ED Barneveld

T +31 342 40 52 40

www.significant.nl

of bezoek Significant op Facebook! (link)