Stevie SwenneBeheerder Internationale Samenwerking

6 juni 2014

2

Inhoud

• Voorstelling

• Waarom samenwerken?

• Een project beheren

• Organiseren

• Uitvoeren

• Rapporteren

• FAQs

3

Voorstelling

4

Flemish Minister for Environment, Nature and Culture

Flemish government

Department

Environment, Nature & Energy

Adv. Council Environment,

Nature and Energy

(MiNa)Management councilTechnical committees

Agency for Nature and Forestry

(ANB)

Institute of

Nature and Forestry Research

(INBO)

Flemish Energy Agency (VEA)

(VEA)

Flemish Environment Agency

(VMM)

Flemish Land Agency

(VLM)

Flemish Regulation Entity

for the Electricity and Gas market

(VREG)

Public Waste Agency of Flanders

(OVAM)

Ministry of Environment, Nature & Energy

Policy domain Environment, Nature & Energy

5

Vlaamse Milieumaatschappij

• Agentschap met rechtspersoonlijkheid

• Maatschappelijke zetel: Erembodegem→ labo’s en buitendiensten in alle provincies

• 1024 personeelsleden (1/12/2012)

• Ruim takenpakket → lucht, water & leefmilieu

6

Metingen lucht

• Monitoren luchtkwaliteit• meten schadelijke stoffen in de lucht

• via modellering voorspellen fijnstof- en ozonpieken

• www.vmm.be/lucht/meetresultaten

• Online geoloket Lucht

• ondersteuning voor initiatiefnemers van een RUP

• benaderend beeld van de luchtkwaliteit in Vlaanderen op

gemeenteniveau

• http://geoloket.vmm.be/RUP

Waterbeheerder onbevaarbare

waterlopen en grondwater

• Beheer van de grootste onbevaarbare waterlopen

• Werken aan de waterlopen

• Rattenbestrijding

• Grondwaterreserves

• Kwantiteit en kwaliteit via meetnetten

• Streefbeeld per GW-systeem

• Overstromings- en droogterisicobeheer

7

8

Wateroverlast:

voorkomen en beperken

• Inzetten op meerlaagse waterveiligheid (beleid 3 P’s):

• Preventie: schade wateroverlast beperken

→ o.m. toepassen watertoets (www.watertoets.be), aanbod open

ruimte vergroten of vrijwaren, overstromingsresistent bouwen

• Protectie: frequentie wateroverlast verlagen

→ o.m. ‘klassieke’ maatregelen zoals aanleg dijken, GOG’s,

slibruimingen

• Paraatheid: voor, tijdens en na crisis wateroverlast managen

→ o.m. overstromingen voorspellen, bewaken en sturen

(www.overstromingsvoorspeller.be )

via 24/24 permanentie-regeling

Uitbouw gemeentelijke

riolering

9

• Visievorming

• Zoneringsplannen en gebiedsdekkende uitvoeringsplannen

• Uitvoering

• De gemeentelijke saneringsinfrastructuur dient door de

gemeentelijke rioolbeheerders uitgebouwd te worden

• Financiering

• Door eigen middelen van de gemeenten

• Door besteding saneringsbijdrage

en saneringsvergoeding

• Door subsidie van het

Vlaamse Gewest, waarvoor VMM

de programma’s opmaakt

Metingen waterkwaliteit

• Via www.vmm.be kan de toestand van de relevante

oppervlaktewateren worden geconsulteerd:

• specifieke meetresultaten via

www.vmm.be/geoview

10

Metingen waterkwaliteit

• Uitvoering Europese Richtlijnen: oppervlaktewaterkwaliteit

• Fysico-chemische toestand

• Biologische toestand

• Punt en diffuse lozingen

• Incidentenwerking waterkwaliteit:

• Onderzoek ernst incident, evt. ter plaatse monsterneming

• Communicatie: melden en overleg met betrokken instanties

• Riooloverstorten

• Zwemwaterkwaliteit:

• voor kustgemeenten en zwem- en recreatievijvers:

www.kwaliteitzwemwater.be

11

Integraal waterbeleid

• Internationale Scheldecommissie en Internationale

Maascommissie

• Motor van het Vlaams waterbeleid

• staat in voor het voorzitterschap en het secretariaat van de

Coördinatiecommissie Integraal Waterbeleid (CIW)

• Opmaak en opvolgingen bekkenbeheerplannen >

stroomgebiedbeheer-plannen > overkoepelend deel ISC SGBP

• Toezichthouder en regulator drinkwater

12

Advisering vergunningen

• VMM adviseert in VLAREM vergunningsprocedure

• klasse 1 advies aan provincie

• klasse 2 advies aan gemeente

• Advies op 3 vlakken

• lozing van afvalwater

• emissies in de lucht

• grondwaterwinningen

13

MIRA

Milieurapport Vlaanderen

• MIRA beschrijft, analyseert en evalueert de toestand van

het Vlaamse leefmilieu.

• Website MIRA

• algemeen beeld van specifieke milieuproblemen in Vlaanderen

• www.vmm.be/milieurapport

14

Informatie

• Website, databanken en geoloketten (www.vmm.be)

• Rapporten en publicaties

• o.m. WaterRegulator → info voor beoordeling en sturing van

intergemeentelijke samenwerkingsverbanden

• VMM-nieuwsbrief voor professionals

(www.vmm.be/nieuwsbrief)

• Magazine Verrekijker

• 1700 en Infoloket (info@vmm.be)

15

16

Waarom?

17

Projecten VMM

2007-2013• 2 INTERREG 4A Vlaanderen-Nederland

• Invexo (AOW)

• InWa (AOW)

• 2 INTERREG 4A France-Wallonie-Vlaanderen• Aeropa (ALMC)

• Cartora (AOW-ALMC)

• 1 INTERREG 4A Euregio Maas-Rijn• Aquadra (AOW-ALMC)

• 6 INTERREG 4B North West Europe• ALFA (AOW-ALMC)

• DROP (AOW-ALMC)

• FloodResilienCity (AOW-ALMC)

• ScaldWIN (AD-AOW-ALMC)

• WAVE (AOW-ALMC)

• Joaquin (ALMC)

18

Projecten VMM

2007-2013

• 1 INTERREG 4B North-Sea Region• Camino (ALMC-AOW)

• 4 LIFE+• LIFE Atmosys (ALMC)

• LIFE Grote Netewoud (AOW)

• LIFE Kleine Nete (AOW)

• LIFE WEISS (ARW-ALMC)

• 2 ICT PSP Grant Agreement• eENVplus (ALMC-AELT)

• GeoSmartCity (AELT)

Dienstverlening

Internationaal Milieubeleid

• Voorbereidingstraject

• Match projectvoorstel – projectfonds: inhoudelijk en financieel

• Ondersteuning bij projectontwikkeling

(inhoudelijk, financieel, faciliteren vergaderingen)

• Aanspreekpunt voor andere ondersteunende diensten

• Projectvoorstel introduceren bij Belgische/Vlaamse ‘jury-’leden

• Uitvoeringsfase

• Administratieve en financiële opvolging naar EU

• (Opvolging van de) Projectcoördinatie

• Communicatie

19

20

Waarom samenwerken?

Waarom samenwerken?

• Kopie van NWE OP

• It allows partners from different countries to work together on

mutually beneficial projects to tackle issues that go beyond

national borders

• It produces transferable working models, and speeds up the

process of innovation through the sharing of knowledge and

development costs

• The collective benefits of such collaboration are invaluable;

participating organisations acquire new skills, initiate effective

working methods and increase their connections to the

European network.

21

Waarom samenwerken?

22

Waarom samenwerken?

23

24

Een project beheren

25

Een project beheren

• Organiseren• Zichzelf organiseren

• Van idee naar project

• Uitvoeren• Uitdagingen en route

• Rapporteren• Van project naar centen

26

Organiseren (1)

• Zichzelf organiseren: Mogen vs. Kunnen

• Bevoegdheden (mogen)• Europees project = aangaan verbintenis

• Steun van organisatie? Leidend ambtenaar?

• Wat is de belangrijkste motivatie om te participeren?

• Hoeveel geld is er beschikbaar

• Vaardigheden (kunnen)• Heb ik de capaciteit om dit te doen?

• Heb ik de capaciteit om dit alleen te doen?

• Capaciteit = praktische, intellectuele en sociale vaardigheden

27

Organiseren (1)

• Zichzelf organiseren: Capaciteitsbepaling

• Praktische vaardigheden• Tijd (voor voorbereiding en/of uitvoering?)

• Taalvaardigheden

• Intellectuele vaardigheden• Ben ik goed geplaatst voor het projectthema?

• Alleen uitvoeren of ook presenteren, financieel beheer?

• Sociale vaardigheden• Wat als…?

28

Organiseren (1)

• Zichzelf organiseren: Hulp inroepen & rollen bepalen?

• Wanneer?• Op voorhand afspreken

• En route

• Rollen in een project:• Project manager: operationele eindverantwoordelijkheid // altijd in kopie

• Project coördinator: dagelijks beheer van het project // eerste aanspreekpunt

• Financieel manager: link tussen begroting, uitgaven en interne begroting

• Communicatiemanager: link tussen project(resultaten) en het publiek

• Andere: projectmedewerker, projectingenieur, financieel medewerker, jurist, ondersteunend administratief personeel,…

29

Organiseren (1)

• Zichzelf organiseren: Hoe participeren?

• Lead partner: extra verantwoordelijkheid

• Partner

• Sub-partner: minder administratie, maar ook minder inspraak

• Financierder: geen onderdeel van project

• Contractant/afnemer: geen onderdeel van project

• BELANGRIJK: Geen financiële transacties tussen partners binnen een project

30

Organiseren (2)

• Van idee naar project: de projectaanvraag

• Algemene doelstelling• Wat wil ik met de uitvoering van mijn project bereiken?

• (Sub-)objectieven• Welke verschillende elementen gaan bijdragen tot het bereiken van mijn

doelstelling?

• Werkpakketten• Welke verschillende acties en investeringen gaan bijdragen tot het behalen

van mijn objectieven

• Acties en investeringen• Afzonderlijke acties, investeringen, projecten

31

Organiseren (2)

• Van idee naar project: de projectaanvraag

• Algemene doelstelling: ik wil dat mensen meer fietsen• Wat wil ik met de uitvoering van mijn project bereiken?

• (Sub-)objectieven: (1) kennis, (2) maatregelen, (3) communicatie• Welke verschillende elementen gaan bijdragen tot het bereiken van mijn

doelstelling?

• Werkpakketten: WP1 kennis, WP2 maatregelen, WP3 communicatie

• Welke verschillende acties en investeringen gaan bijdragen tot het behalen van mijn objectieven

• Acties en investeringen: WP1A1 kwaliteit fietspaden, WP2I5 aanleg fietsostrade, WP3A15 samenwerking met scholen,…

• Afzonderlijke acties, investeringen, projecten

32

Organiseren (2)

• Van idee naar project: Top-down vs. bottom-up?

• Algemene doelstelling

• (Sub-)objectieven

• Werkpakketten

• Acties en investeringen

• (Budget)

33

Organiseren (2)

• Van idee naar project: woordkeuze, wat schrijf je neer?

• Rekening houden met doelstellingen INTERREG• Cohesiefondsprogramma > Territoriale samenwerking

• Met een specifiek programma

• Mate van detail?• Inhoudelijk geen specialisten, maar toetsing aan programma

• Duidelijk kwantificeerbare resultaten

• Duidelijk financieel plan

34

Organiseren (2)

Een Europees project is meer dan het matchen van buzzwords met een partnership in lopende zaken

35

Organiseren (2)

• Van idee naar project: Vragen die men zich moet stellen

• Wil en/of kan ik mee vormgeven aan de structuur?

• Behoud je als Lead Partner volledig de inhoudelijke controle over het projectvoorstel of verdeel je onder partners?

• Voldoen de afzonderlijke elementen aan gestelde vereisten op gebied van:

• Inhoudelijke relevantie m.b.t. de programmaprioriteiten

• Innovativiteit

• Horizontale en verticale integratie

• Transnationaliteit

• Budgettair evenwicht

• Voldoet het totaalbeeld nog aan de gestelde vereisten?

36

Organiseren (2)

• Van idee naar project: Vragen die men zich moet stellen

• Is het financiële plaatje duidelijk? Heb ik rekening gehouden met alle kosten? (reis- en verblijfkosten, kosten voor organiseren van meetings, budget voor audits,…)

• Kan ik zelf mijn budget opmaken of doet de Lead Partner dat?

• Kan ik pre-financieren?

• Wat doen we met ‘gemeenschappelijke/transnationale’ kosten?

Op voorhand!

37

De evaluatie

• Verschillende mogelijkheden

• Nee (..en kom nooit meer terug ajb)

• Nee, maar we vinden bepaalde elementen wel ok, herwerken?

• Ja, maar…

• Ja

38

Uitvoeren

• Uitdagingen en route: getting started

• Eerst! administratie op orde• Subsidiecontract

• Partnership agreement > werkafspraken, intellectueel eigendomsrecht,..

• Aanstellen controllers

• Zo snel mogelijk samenzitten met alle betrokkenen voor praktische afspraken en (her)bekijken werkplan

• Focus op:• Tijdige uitvoering van zowel eigen als transnationale acties

• Goede interne communicatie

39

Uitvoeren

• Uitdagingen en route: beslissingsstructuur

INTERREG Stuurgroep

INTERREG Programmasecretariaat

Lead Partner Projectmanagement

PP1 PP2

SP1

PP3 PP4 PP5

Projectstuurgroep

Coördinatiegroep

40

Uitvoeren

• Uitdagingen en route: overlegmomenten

• Stuurgroepvergaderingen• Stuurgroep: 1 per partner + projectmanagement; uitsluitend formele

beslissingen; wel (wettelijke) verantwoordelijkheid, niet betrokken bij dagelijkse werking; problem-solving; komt zelden bijeen

• Coördinatiegroepvergaderingen• Coördinatiegroep: voornamelijk operationele beslissingen; verantwoordelijk

voor dagelijkse werking (alle elementen van project); komt paar keer per jaar bijeen

• Specifieke werkgroepvergaderingen• Werkgroep: alleen operationele beslissingen; verantwoordelijk voor dagelijkse

werking voor één specifiek deel van het project; komt bijeen wanneer noodzakelijk

41

Uitvoeren

• Uitdagingen en route: overlegmomenten - voorbeeldagenda

• Dag 1• Voormiddag: reizen

• Namiddag: Coördinatiegroepvergadering met update stavaza inhoudelijk & financieel (LP) en bijdrage alle partners

• Dag 2• Voormiddag: specifieke werkgroepvergaderingen (WP1 & WP2)

• Namiddag: field trip

• Dag 3• Voormiddag: specifieke werkgroepvergaderingen (WP3) + planning

• Namiddag: reizen

42

Rapporteren

• Van project naar centen

• Wanneer?• Meestal tweejaarlijks (semestrieel)

• 2-4 maanden tijd om alles af te ronden

• PP > FLC PP > LP > FLC LP > JTS

• Wat?• Voortgangsrapport: wat gedaan + indicatoren

• Financieel rapport: wat uitgegeven + VoE’s

• Hoe?• Op papier of online… maar vooral op papier

• Audit?

43

Rapporteren

• Van project naar centen: First-Level-Control (FLC)/Audit

• Wat?• Controleert voortgangs- en financiële rapportering

• Wat er gedaan is = link met project?

• De manier waarop het gedaan is = volgens gangbare standaarden?

• Intern of extern?• Interne controllers: dicht bij huis

• Externe controllers: kost geld, meer gespecialiseerd

• Voorafgaande goedkeuring door NAB vereist!

• Eindproduct: audit checklist

• Andere controles?

44

Rapporteren

• Van project naar centen: Financiële rapportering

• Verification of Expenditure sheets (VoE’s)• Per projectpartner

• Omvat uitgaven op detailniveau per kostensoort

• Op basis van onderliggende bewijsstukken!

• Kostensoorten• Personeelskosten

• Kosten voor externen/consultants

• Reis- en verblijfskosten

• Kosten voor vergaderingen

• Publiciteitskosten

• Materiële kosten

• Investeringskosten

• Kosten voor audits

• Overheads

• (ev. inkomsten)

45

Rapporteren

• Van project naar centen: Financiële rapportering

• Personeelskosten• Procentuele tewerkstelling berekend op basis van timesheets

(tenzij voltijds tewerkgesteld > contract)

• Volledige personeelskost kan worden ingebracht (behalve overheads)

• Nog nodig: berekeningstabel, loonfiches en betaalbewijzen

• Alle andere kosten• Op basis van factuur

• Nog nodig: aanbestedingsdossier, betaalbewijs

• Soms meer detail vereist: bv. prijs hotelovernachting, bedrag beperkt door afschrijftermijn

46

FAQs

Heb je een specifieke managementmethodiek nodig?

47

FAQs

Wat is een goede planning?

48

FAQs

Wat is een goed budget?

49

FAQs

Hoe bindend is zo’n project?

50

FAQs

Moet men rekening houden met conflicten?

51

FAQs

Moet ik alles zelf doen, of kan ik uitbesteden?

Stevie SwenneBeheerder Internationale Samenwerking

6 juni 2014