Workflow bestellen

8 april 2009, Jacob Heeren

Overzicht presentatie- Inventarisatie richtlijnen- Workflow monografieën

- Via Aleph-Acquisitie- Via Approval Plan- Via Web ordering

- Workflow tijdschriften- Workflow e-journals- Workflow e-resources

Inventarisatie richtlijnen

- Reacties van andere bibliotheken (Sinologie en TCJK) en een drietal conservatoren BC

- UB: veel handleidingen/richtlijnen boeken

- Tijdschriften: gedeeltelijk in de hoofden (UB)

- E-resources (2007)- E-journals (2008)- E-books ??

Workflow monografieën

- Via Aleph-Acquisitie- Via Approval Plan- Via Web ordering

Workflow Aleph-Acquisitie

Oud: - VR maakt bestelrecord en stuurt naar

ACQ- ACQ voert controles, 50% ongewijzigd

door

Voorstel:- VR stuurt ‘complete’ records direct door- Records die aanvulling behoeven gaan

nog naar ACQ- Afspraken over criteria ‘compleet’

Workflow Aleph-Acquisitie

Voordelen:- Doorvoersnelheid (ca. 0,5 – 1 dag)- Budgetbeheer; actueel, direct

feedback bij overschrijding- Efficiencyvoordelen acquisitie

Voorwaarde nieuwe werkwijze:- Heldere afspraken met

vakreferenten maken en bewaken

Workflow Aleph-Acquisitie

Prijscontrole (steekproefsgewijs)- Leveranciers signaleren

prijsafwijkingen van 50% (was 10%)- Voordeel: reductie van

correspondentie tussen leveranciers, acquisitie en vakreferent

Vereenvoudiging handmatige tellingen- ARC?

Workflow approval plan

1. AP opgesteld door vakreferent (VR)

2. Bijstelling continu in overleg met profiler

3. Bestelinformatie is voorzien van budgetcode

4. Periodieke ontvangst van de boeken met een verzamelfactuur

Boeken, factuur, bestelinformatie naar

UB Leiden(4)

Approval plan (1,2,3)

Workflow approval plan

5. Melding aan VR

6. Beoordeling zending door VR

7. Goedgekeurde boeken met geleidebon waarop door VR budgetcode, plaatsing en onderwerpsontsluiting staan vermeld

Keuring titels(6)

Ja

Toevoegen budgetcode, plaatsing,

BC, trefwoorden op geleidebon per boek

(7)

NeeOntvangstmelding aan

vakref(5)

Vakreferent

Acquisitie

Vakreferent

Workflow approval plan8. Besteltitels en

exemplaarblok worden aangemaakt in het GGC en van evt studiezaalsignatuur en onderwerpsontsluiting voorzien

8. Bestelrecords worden in Aleph geladen via OUF. Ontvangst en factuurregistratie door Acquisitie in Aleph. Print van de diagnostiek gaat in het boek.

10.Boek door naar catalograaf voor afcatalogiseren

Ontvangst en factuurregistratie in

Aleph(8)

Aanmaken bestelrecord in GGC

(8)

Print in boek(8)

Afcatalogiseren (10)

Workflow approval plan

9.Afgekeurde boeken + geleidebon op kosten van de leverancier retour. Van de teruggestuurde boeken wordt in de Acquisitie module een line-item aangemaakt, credit-nota’s worden in Aleph Acq verwerkt.

Creditnota lev

NeeRetour lev

(op kosten lev)(9)

Acquisitie

Workflow approval plan 2009/2010- In de toekomst zal met

elk boek een volledig marc record worden ontvangen. Stap 8 wordt dan: een medewerker VOM verwerkt de marc records in Aleph-ACQ en voorziet de records van studiezaalsignatuur (indien nodig) en onderwerpsontsluiting. Ontvangst en factuurregistratie door dezelfde medewerker VOM in Aleph. Boeken gaan door naar plaatsing.

Ontvangst en factuurregistratie in

Aleph(8)

Afwerken marcrecord in Aleph door VOM (8)

Print in boek naar M&K(8)

Titel in GGC via OUF2

Workflow web ordering

- Aanleiding snellere levering door leveranciers

- Verzoek vakreferent Arabisch en Chinees

- Rekening gehouden met de toekomstige mogelijkheden van metadata inladen

Web ordering(1)

Workflow web ordering

1. Web ordering systemen (WO-systemen) worden door Acquisitie geselecteerd aan de hand van vastgestelde selectiecriteria

Web ordering(1)

Workflow web ordering

2. Een vakreferent (VR) selecteert in het WO-systeem. De VR noteert de inhoudelijke gegevens (onderwerpsontsluiting, budget en plaatsing) in het notes-veld van de bestelling. Bestelling wordt in het WO-systeem klaar gezet voor ACQ.

Web ordering(1)

Selectie in WOToevoegen BC

trefwoorden, budget, plaatsing

(2)

Workflow web ordering

3. ACQ verwerkt bestelling in GGC/Aleph ACQ. Gegevens uit het notes-veld worden overgenomen.

ACQ verzendt in WO-systeem

Aanmaken bestelrecord

in GGC & Aleph(3)

Selectie in WOToevoegen BC

trefwoorden, budget, plaatsing

(2)

Bevestigen bestellen in WO

(3)

Workflow web ordering

4. Ontvangst boek; verwerking door ACQ in Aleph-ACQ. Bij betaling per factuur volgt tevens betaalregistratie in ACQ. Print van de diagnostiek gaat in het boek. Print van de diagnostiek gaat in het boek.

5. Verdere verwerking door catalograaf. Boeken met V-status kunnen direct door naar M&K.

Ontvangst en factuurregistratie in

Aleph(4)

Print in boek(4)

Afcatalogiseren (5)

Workflow web ordering 2009-20102. Een vakreferent (VR)

selecteert in het WO-systeem. De VR noteert de inhoudelijke gegevens in het notes-veld van de bestelling. De VR verzendt de bestelling.

3. ACQ ontvangt

bestelrecord en verwerkt deze in Aleph-ACQ.

Verzending bestelling in WO door

vakreferent (2)

ACQ ontvangt bestelrecord en

verwerkt in Aleph-ACQ (3)

Selectie in WOToevoegen BC

trefwoorden, budget, plaatsing

(2)

Workflow web ordering 2009-20104. Er zal nu ook een

volledig marc record zijn ontvangen, dat het oorspronkelijke bestelrecord vervangt. De medewerker VOM kan beoordelen of dit record het minimum kwaliteitsniveau heeft.

Bij deze werkwijze vervalt het overdrachtsmoment van acquisitie naar catalogisering

Ontvangst boek en marc record en

factuurregistratie in Aleph

(4)

Afcatalogiseren en print in boek

(4)

ACQ ontvangt bestelrecord en

verwerkt in Aleph-ACQ (3)

Workflow tijdschriften, e-journals en e-resources

Geen wezenlijke veranderingen in de workflows

Kenmerkend is dat bij het werken met deze workflows nu al in teams gewerkt wordt. Bestellen en beschrijven zijn geïntegreerd en vallen onder één afdeling

Workflow tijdschriften (p)- VOM wil zelf kastnummers toekennen- Leveranciers optimaliseren !?- Saneren ruiladministratie

Workflow e-resources

Recente beschrijving uit 2008 aanwezig

Voorstellen:- Verbetering formulieren (verplichte velden,

opmerkingenveld per stap, eenduidige naamgeving formulier)

- Tracking verbeteren (rappelleren)- Aantal actoren terugbrengen (nu: 4 VOM, 4

DD-Beheer en vele vakreferenten)- Handleiding Aleph-Acq bijwerken- Gratis en te verwijderen bronnen (verkorte

route)2010: update MetaLib -> Aleph?

Workflow e-journals

Recente beschrijving uit 2008 aanwezig

Voorstellen:- Verbetering informatie titels in licenties

(inclusief transfertitels)- Criteria minimaal aan te leveren

metadata van besteltitels- Organisatie onderhoud SFX-KB

verbeteren (meer fte!?, overname taken)

2010: update van SFX naar Aleph (ipv GGC)

Workflow e-books

Nog geen uitgewerkte procesbeschrijving voorhanden.

Trial Jörgen/Hugo leert dat hier ook integratie van allerlei VOM-disciplines bijeen komen:

licenties, SFX, catalogiseren, metadatabeheer

Hartelijk dank voor uw aandacht!

Vragen/opmerkingen?

j.j.heeren@library.leidenuniv.nl