Vervanging

Ingmar Koch

22 oktober 2008

Ingmar Koch

Provinciale Archiefins pectie Noord-Brabant

ikoch@brabant.nl

www.brabant.nl/archie fins pectie

Vooraf

vervanging =

substitutie =

vervanging

Nog meer vooraf

Vervanging is

het probleem niet!

Digitale groeicijfers in MB per dagDataproductie van het Britse ministerie van Cultuur

B ron: R e c ordke e ping , s e pte mbe r 2008

(h ttp://www.na tiona la rc h ive s .g ov.uk/doc um e nts /re c ord-ke e ping -s e p-08.pdf)

Hoeveel cd’s zijn dat in 2010?

Ruim 600 per dag

Het kan nog erger: LHC

Programma

Beleidsregel

•Geschiedenis

•Soorten vervanging

•Procedure

•Termijnen

LOP

AI

Mo

de

l

Be

leid

sre

ge

l O

CW

Be

leid

sre

ge

l Li

mb

urg

Ma

chti

gin

g O

ss

Be

leid

sre

ge

l

No

ord

-Bra

ba

nt

2 2 o ktob e r 2 0 0 7 2 2 ja nua ri 2 0 0 8 2 6 fe b rua ri 2 0 0 8 1 5 a p ril 2 0 0 8 1 9 me i 2 0 0 8

Vers chillende be le ids rege ls ?

Wel dertien!

Van 12 Gedeputeerde Staten voor:

Alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen

Alle waterschappen

Alle regio’s

Van Minister Plasterk voor:

En de twaalf provincies!

Provinciale beleidsregel

Een regel voor

alle vormen van vervanging

VerfilmingDigitalisering &

RoutinematigBacklog &

Ideale procedure vanuit oogpunt GS

• Ontvangst machtigingsaanvraag

• Controle ontvankelijkheid en volledigheid

• Controle concept Handboek Digitalisering en concept vervangingsbesluit

• Overleg zorgdrager

• Goedkeuring Handboek Digitalisering en vervangingsbesluit

• Verlening machtiging

Hoe lang duurt dat allemaal?

Artikel 6:

2. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek.

3. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen.

4. Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend.

Hoe lang duurt dat allemaal?

Artikel 6:

2. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek.

3. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen.

4. Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend.

Beleidsregel

Toetsingscriteria

•Beschrijving archiefbescheiden

•Beschrijving vervangingsproces

•Technische inrichting

Beschrijving archiefbescheiden

• Inhoud, structuur en vorm

• Tijdstip en taak

• Samenhang met andere archiefbescheiden

• Waarde voor cultureel erfgoed

• Belang van de informatie

Beschrijving vervangingsproces (1)

• Selectieproces– Archiefstukken– Kleur

• Voorbereiding documenten

• Scanproces

• Registratieprocedure

Beschrijving vervangingsproces (2)

• Opname in beheerssysteem• Kwaliteitsprocedures

– Juistheid– Volledigheid– Leesbaarheid– Terugvindbaarheid

• Vernietigingsprocedure

Technische inrichting

• Bestandsformaat

• Kwaliteit van de reproducties

Toetsingscriteria

Bijzondere aandachtspunten

Filmpje:

http://www.youtube .com/wa tch ? v=fz xCi20mYdE

Juis the id

Terugvind-baarheid

Lees -baarhe id

Volledigheid

Controles

Volledigheid

Leesbaarheid

Terugvindbaarheid

Juistheid

Controlesystematiek

Controlesystematiek

• Frequentie• Omvang• Fouttolerantie• Correctiemethoden

Precies en helder formuleren

• Vernietiging:

– “Nadat een termijn van twee maanden is verlopen, wordt een lijst opgesteld van alle registraties van documenten over deze periode.”

– “Omwille van mogelijke fouten bij het scanproces worden papieren originelen pas na een periode van 4 weken vernietigd”

Precies en helder formuleren

• Volledigheid / taak:

– “Post met op de envelop persoonlijk/vertrouwelijk voor de burgemeester, wethouders en/of kabinet. Deze stukken worden ongeopend doorgestuurd. Burgemeester of kabinet zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van deze stukken bij DIV voor registratie (NEN-ISO 15489).”

Precies en helder formuleren

• Correcties:

– “Is de scan niet juist dan wordt het originele exemplaar tijdelijk uit de Paternosterkast gehaald en vervolgens opnieuw gescand.”

Bewaaromstandigheden

• Eisen uit de Archiefwet

• Verplaatsing melden aan de archivaris en de provinciale archiefinspectie

Aandachtspunten

Hoe nu verder?

01011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111001001010100110010110100101111000010101011100100101010011001011010010111100001010101110

Ontwikkelingen

•NEN 2082

•E-depots

•ED3

•Archiefregelingen 2008

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)

Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur

Requirements for records management functionality in software

E-depots

Eisen Duurzaam Digitaal Depot

e is e nduurz a a m dig ita a lde pot.b log s pot.c om

Archiefregelingen 2008

www.s lides hare .com/ingmario www.s lides hare .com/ingmario