Van automatiseringsafdeling naar ICT-regieorganisatie Anderhalf jaar later

René Bosman

Manager Informatie & Automatisering

Lentiz onderwijsgroep

v 1.0 | sep.14

Praten over regie is makkelijker dan regie voeren

Onderwerpen

1. Introductie

2. Terugblik

3. Stand van zaken

Portaal

Organisatie

4. Geleerde lessen

5. Vragen

v 1.0 | sep.14

v 1.0 | sep.14

Wie zijn wij?

Lentiz onderwijsgroep

7510 leerlingen

11 scholen

831 medewerkers

v 1.0 | sep.14

Status op 1-10-2013

Lentiz onderwijsgroep

VMBO Cursus

VMBO

HAVO

VWO

MBO

MAVO

Welk onderwijs verzorgen wij?

v 1.0 | sep.14

VO

BVE

Legenda

Ministerie OCW

Ministerie LNV

Waar zijn wij gevestigd?

Schiedam

Vlaardingen

Maasland Naaldwijk

Maassluis

Lentiz onderwijsgroep

v 1.0 | sep.14

Onderwijsaanbod in de regio

v 1.0 | sep.14

Lentiz | Floracollege Lentiz | Dalton MAVO Lentiz | MBO Greenport

Lentiz | VMBO Maasland Lentiz | MBO Maasland

Lentiz | Reviuslyceum Lentiz | Kastanjecollege

Lentiz | VMBO LIFE College Lentiz | MBO LIFE College

Lentiz | Groen van Prinstererlyceum Lentiz | Geuzencollege

Organogram

v 1.0 | sep.14

v 1.0 | sep.14

Aanleiding

v 1.0 | sep.14

Vernieuwing ICT-infrastructuur

Inventarisatie gebruikerswensen

Benodigde veranderingen

v 1.0 | sep.14

Algemeen • Meer flexibiliteit ICT-voorzieningen • Vrijheid binnen duidelijke kaders

Functioneel • Van ICT-gebruik binnen Lentiz naar altijd, overal en met elk apparaat

• Eenvoudig bereikbare centrale voorziening voor informatiedelen en samenwerken

ICT-dienstverlening

• Van aanbod- naar vraaggestuurde ICT • Van inspanningsverplichting naar gegarandeerde

kwaliteit (SLA)

ICT-organisatie • Van ICT-leverancier naar sparringpartner onderwijs en bedrijfsvoering

• Van ICT-leverancier naar regieorganisatie

Techniek • Van decentrale naar centrale ICT-infrastructuur en applicaties

Po

rtaal O

rganisatie

2012 2013

verandertraject

Verandertraject

• Portaal

• Aanbesteding

• Techniek

• Organisatieontwikkeling

v 1.0 | sep.14

2014

Portaal Organisatie

v 1.0 | sep.14

Portaal

Organisatie

Portaal

v 1.0 | sep.14

Portaal: + en -

• Doel

• Communicatie

• Lancering

• Introductie gebruik

• Handleidingen

• Techniek

• Gebruik

• Digitale vaardigheid

• Inzicht en structuur

• Sturing

• Draagvlak

v 1.0 | sep.14

Introductiefilmpje op youtube

Portaal: conclusies

v 1.0 | sep.14

• Tempo adoptie van portaal is laag

• Werken met portaal moet je organiseren

• Veranderkundige consequenties onderschat

• Complexiteit portaal groter dan vooraf gedacht

• Draagvlak en inzet management onontbeerlijk

• Strak aansturen, vooral in begin

• Informatiebeleid/plan nodig

Organisatie

v 1.0 | sep.14

Kernpunten organisatieontwikkeling

• Regieorganisatie

• Sparringpartner

• Vraaggestuurde ICT

• Gegarandeerde kwaliteit

• Betalen naar gebruik

Regieorganisatie

v 1.0 | sep.14

Taak regieorganisatie: regie voeren

Al wat nodig is om de ICT-dienstverlening te ontwikkelen en te leveren en de beschikbaarheid te garanderen, ter ondersteuning van de onderwijsprocessen en de bedrijfsvoeringsprocessen.

Waar onder:

• Vertalen onderwijs- en bedrijfsvoerings-vraagstukken naar ICT-oplossingen en (nieuwe) ICT-diensten.

• Monitoren en sturen op afgesproken servicelevels.

• Aansturen van marktpartijen.

• Functioneel beheren van centrale applicaties.

• Het op gewenst niveau brengen en houden van de informatiebeveiliging.

Regie voeren

Sch

ole

n L

enti

z o

nd

erw

ijsgr

oep

Intern

e en extern

e ICT-leveran

ciers

v 1.0 | sep.14

Regieorganisatie

Vraagzijde Aanbodzijde

Afspraken PDC SLA

Organisatie: + en -

• PDC-ICT

• Rapportages

• Transparantie kosten

• Bewustwording

• Organisatie leverancier

• Werken met PDC-ICT

• Planmatig denken

• Groei in nieuwe rol

• Personele bezetting

• Processen t.b.v. regie

v 1.0 | sep.14

Schema producten en diensten

v 1.0 | sep.14

Producten- en dienstencatalogus ICT op portaal

v 1.0 | sep.14

Coderingen en doorbelastingsmodel (1)

v 1.0 | sep.14

Voorbeeld 1

Werkplekken

Gebruik- en beheerskosten

106100

ICT-bedrijf

41400

Diensten derden

50050

Werkplekken

2225817

Vancis

Velden

Product -en/of dienst

Soort kosten

Kostenplaats (KPL)

Kostenplaatsomschrijving

Grootboek

Grootboekomschrijving

Kostendrager (KDR)

Kostendrageromschrijving

Crediteurennr

Crediteurenomschrijving

Omschrijving/extra info

Voorbeeld 2

ICT-toegangsbeheer

Beheerslasten

106100

ICT-bedrijf

41400

Diensten derden

50000

ICT-toegangsbeheer

2225817

Vancis

Coderingen en doorbelastingsmodel (2)

v 1.0 | sep.14

Groei in nieuwe rol

• Directieteams

• Servicedeskmedewerkers

• Functioneel beheerders

• Manager regieorganisatie

v 1.0 | sep.14

Functioneel beheerder, als de spin in het web.

ITIL

ASL

BiSL

ICT-leveranciers

Functies en rollen

v 1.0 | sep.14

Regieorganisatie Scholen

Vraagzijde Aanbodzijde

• Raad van Bestuur • Schooldirecteur • Stafmanager

• Schooldirecteur • Teamleider • Stafmanager • Docent

• Schooldirecteur • Teamleider • Stafmanager • Docent

• Stafmanager I&A (functie)

• Servicemanager I&A (functie) • Sr. medewerker advies & projecten (functie) • Regisseur Lentizbrede applicaties (rol)

• Servicedesk- en supportmedewerker (functie) • Sr. servicedeskmedewerker (functie) • (Sr.) Functioneel beheerder voor Lentizbrede

applicaties (functie)

• Directeur ICT-leverancier • Accountmanager van

ICT-leverancier

• Service delivery manager

• Servicedesk (2e/3e lijns) • Servicesupport

(2e/3e lijns)

op

erat

ion

eel

tact

isch

st

rate

gisc

h

ICT-leveranciers

Processen en activiteiten

v 1.0 | sep.14

Regieorganisatie Scholen

Vraagzijde Aanbodzijde

• Aandragen van onderwijsontwikkelingen

• Definiëren van ICT-onderwijsbehoeften (innovatie)

• Evalueren van ICT-dienstverlening

• Afnemen en gebruiken ICT-producten en ICT-diensten

• Volgen onderwijs- en markt ontwikkelingen • Opstellen en bewaken van:

- ICT- en sourcingstrategie - Informatiebeleid - ICT-architectuur - ICT-portfolio

• Bundelen, vertalen en adviseren over ICT-onderwijsbehoeften (innovatie)

• Opstellen onderwijsinformatieplan • Uitvoeren servicelevelmanagement • Uitvoeren leveranciersmanagement • Uitvoeren financieel management

• Ondersteunen gebruikers • Monitoren en bewaken ICT-diensten • Beheren meldingen (incidenten, verzoeken en

wijzigingen) • Uitvoeren functioneel beheer • Beheren Lentiz ICT-middelen

• Bijdrage leveren aan ICT-strategie en ICT-architectuur

• Aandragen marktontwikkelingen

• Aandragen van ICT-oplossingen voor ICT-onderwijsbehoeften

• Levering ICT-diensten • Leveranciersmanagement

• Leveren ICT-producten en -diensten

• Aannemen en afhandelen meldingen

• Beheren ICT-middelen • Beheren van kennis o

per

atio

nee

l ta

ctis

ch

stra

tegi

sch

Organisatie: conclusies

v 1.0 | sep.14

• Kosten transparant, afrekenen naar gebruik

• Alle partijen moeten nog groeien in hun rol

• Accent nog te veel op operationeel en tactisch

• Verandering gaat langzamer dan gewenst

• Samen denken in producten en diensten is essentieel

• Voldoen aan SLA ≠ automatisch tevreden klant

• Flexibel inzetten ICT ≠ nu vragen, morgen klaar

• Werken als partners: klant-regieorganisatie-leverancier

v 1.0 | sep.14

Geleerde lessen

v 1.0 | sep.14

• Complexiteit en veranderkundige consequenties

• Opzetten/feedback van gebruikersgroepen

• Gewenste faciliteit ≠ automatisch gebruikersacceptatie

• Investeren in professionele ontwikkeling gebruikers

• Draagvlak en inzet management

• Portaal = toegang ≠ informatiemanagement

• Organisatiecultuur: vrijheid of structuur

• Regieorganisatie opzetten ≠ regie voeren

• Strak regie voeren, vooral in begin

• Managen van verwachtingen

Kortom

v 1.0 | sep.14

We zijn op de goede weg!

Maar we zijn er nog niet…

v 1.0 | sep.14

v 1.0 | sep.14

Dank voor uw aandacht!