Henk SligmanGemeente Deventer

Welkom bij de gemeente Deventer

Henk SligmanGemeente Deventer

H. Sligmanteammanager DM

• Gemeente Deventer• Team DM 20 fte• 100.000 inwoners• 900 medewerkers

Henk SligmanGemeente Deventer

Naar het nieuwe werken

• Nieuwbouw stadskantoor 20-12-2012 ?• Activiteit gerelateerd werken• Papierarm kantoor; informatie altijd en overal

beschikbaar en toegankelijk

Henk SligmanGemeente Deventer

Substitutie

Reproductie van archiefbescheiden met het doel tot

vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden

over te kunnen gaan"

Henk SligmanGemeente Deventer

“Digitale” Substitutie

• Digitale reproductie van analoge archiefbescheiden met het doel de digitale equivalent als enkelvoudig origineel aan te wijzen en de dan analoge kopie eventueel te vernietigen.

• Suggestie ter overweging ????

Henk SligmanGemeente Deventer

Substitutie deventer

• Substitutie voor inkomende en uitgaande post.

• Per iteratie (product) is er ambtelijk overleg met de Archivaris en Provincie.

• Dus (nog) niet voor oudere bestanden

Henk SligmanGemeente Deventer

Digitaal handboek

• Handboek Digitalisering Postproces Gemeente Deventer– Bijlage 1 Kwaliteitsprocedure Scannen– Bijlage 2 Postbehandeling– Bijlage 3 Proces scannen naar Meridio– Bijlage 4 Structuur en overzicht metadata Meridio– Bijlage 5 Procedure wijzigingen digitaal handboek– Bijlage 6 Handleiding registratie Meridio

ingekomen documenten – Bijlage 7 Systeembeheer Meridio– Bijlage 8 Procedure aanvraag machtiging

Henk SligmanGemeente Deventer

Multichanneling/capture

post (postbus/brievenbus) “balie” (okselpost e-mail (outlook) landelijke voorziening LVO’s web formulieren front office (klantregiseur/adv. telefoon

Henk SligmanGemeente Deventer

DM

Vergunningenplatform

Adm. Vergun

.

Vergunning

verlener

OutputSenior

Team-manager DM

Front-office

2e lijn

Post/LVO

Verzen-den

Implementatie aangepast administratief proces en dienstverleningsconcept Vergunningen

Per 2 maart 2009

tafel

Henk SligmanGemeente Deventer

Henk SligmanGemeente Deventer

Postontvangst

Henk SligmanGemeente Deventer

Milieumelding

Henk SligmanGemeente Deventer

Kwaliteit van Digitaal archief

• Authenticiteit gewaarborgd door o.a. substitutie

• Betrouwbaar en volledigheid• Integer, geautoriseerd en beveiligd • Bruikbaar, vindbaar,

raadpleegbaar, begrijpelijk in de context

Henk SligmanGemeente Deventer

Principieel uitgangspunt

• Een ontvangen document is een record.

• Digitaal blijft digitaal

• Papier wordt digitaal

• Record Management

• Document Management

• Proces Management

Henk SligmanGemeente Deventer

Digitaal dossier

Henk SligmanGemeente Deventer

dossier

• Naar dossier sloopvergunning

Henk SligmanGemeente Deventer

Voorbeelden

• Tekening verval papier

• Wat is “origineel” oud wit of huidig geel of zwart.

Henk SligmanGemeente Deventer

depot

A-depotE-depot

OfI-depot

Henk SligmanGemeente Deventer

Archief Bouwvergunningen

240 m1 bouwvergunningen

Dynamische periode = 90m2 x € 200 = € 18000

Beheer 1,5 fte = € 60.000

Statisch archief = 240 m1 X € 30 = € 7200

(excl. Beheer)

Investeringsmogelijkheid?

Henk SligmanGemeente Deventer

Aandachtspunten

• Goed meedenkende Prov. Insp.

• Meewerkende en denkende ICT

• Samenwerken met proceseigenaar.

• Zeer snel veranderende omgeving

• Archief aan de voorkant (frontoffice)

• Beperkte kennis in organisatie.

Henk SligmanGemeente Deventer

Wat direct perfect moet zijn

heeft

geen kans om te groeien

Henk SligmanGemeente Deventer

Weg met….

Henk SligmanGemeente Deventer

Stelling 1

• Alle gemeenten moet voor 31-12-09 een substitutie plan ter goedkeuring hebben voorgelegd aan de prov insp. (van digitaal naar papier of van papier naar digitaal)

Henk SligmanGemeente Deventer

Stelling 2

Alle vigerende vergunningen

moeten

in 2015 “origineel digitaal” zijn

Henk SligmanGemeente Deventer

Stelling 3

• Archiefbesluit art. 13

• Inrichting archiefruimte

en/of

• Inrichting server-ruimte en servers

Henk SligmanGemeente Deventer

Details voor duurzaamheid en archiefruimten

Bij de beplanting van het omliggende

terrein zijn geen klimplanten

geplaatst tegen de buitengevels; stuifmeelrijke

planten zijn vermeden.

In afwijking van het tweede lid voldoen balpennen en

balpeninkten aan DIN 16554.2 of ISO 12757-2 en rollerbalpennen en

rollerbalpeninkten aan ISO 14145-2.

Henk SligmanGemeente Deventer

Stelling 4

Overbrengingstermijn staat ter discussie

en de “beschrijvende inventaris” moet

herijkt worden

Henk SligmanGemeente Deventer

Stelling 5

DIV-ers

lopen 100 jaar voor op

ICT-ers.

Henk SligmanGemeente Deventer

vragen/discussie

Henk Sligman, Gemeente Deventer