Substitutie Gem Deventer

Henk SligmanGemeente Deventer

Welkom bij de gemeente Deventer


H. Sligmanteammanager DM

• Gemeente Deventer• Team DM 20 fte• 100.000 inwoners• 900 medewerkers


Naar het nieuwe werken

• Nieuwbouw stadskantoor 20-12-2012 ?• Activiteit gerelateerd werken• Papierarm kantoor; informatie altijd en overal

beschikbaar en toegankelijk


Substitutie

Reproductie van archiefbescheiden met het doel tot

vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden

over te kunnen gaan"


“Digitale” Substitutie

• Digitale reproductie van analoge archiefbescheiden met het doel de digitale equivalent als enkelvoudig origineel aan te wijzen en de dan analoge kopie eventueel te vernietigen.

• Suggestie ter overweging ????


Substitutie deventer

• Substitutie voor inkomende en uitgaande post.

• Per iteratie (product) is er ambtelijk overleg met de Archivaris en Provincie.

• Dus (nog) niet voor oudere bestanden


Digitaal handboek

• Handboek Digitalisering Postproces Gemeente Deventer– Bijlage 1 Kwaliteitsprocedure Scannen– Bijlage 2 Postbehandeling– Bijlage 3 Proces scannen naar Meridio– Bijlage 4 Structuur en overzicht metadata Meridio– Bijlage 5 Procedure wijzigingen digitaal handboek– Bijlage 6 Handleiding registratie Meridio

ingekomen documenten – Bijlage 7 Systeembeheer Meridio– Bijlage 8 Procedure aanvraag machtiging


Multichanneling/capture

post (postbus/brievenbus) “balie” (okselpost e-mail (outlook) landelijke voorziening LVO’s web formulieren front office (klantregiseur/adv. telefoon


DM

Vergunningenplatform

Adm. Vergun

.

Vergunning

verlener

OutputSenior

Team-manager DM

Front-office

2e lijn

Post/LVO

Verzen-den

Implementatie aangepast administratief proces en dienstverleningsconcept Vergunningen

Per 2 maart 2009

tafel


Postontvangst


Milieumelding


Kwaliteit van Digitaal archief

• Authenticiteit gewaarborgd door o.a. substitutie

• Betrouwbaar en volledigheid• Integer, geautoriseerd en beveiligd • Bruikbaar, vindbaar,

raadpleegbaar, begrijpelijk in de context


Principieel uitgangspunt

• Een ontvangen document is een record.

• Digitaal blijft digitaal

• Papier wordt digitaal

• Record Management

• Document Management

• Proces Management


Digitaal dossier


dossier

• Naar dossier sloopvergunning


Voorbeelden

• Tekening verval papier

• Wat is “origineel” oud wit of huidig geel of zwart.


depot

A-depotE-depot

OfI-depot


Archief Bouwvergunningen

240 m1 bouwvergunningen

Dynamische periode = 90m2 x € 200 = € 18000

Beheer 1,5 fte = € 60.000

Statisch archief = 240 m1 X € 30 = € 7200

(excl. Beheer)

Investeringsmogelijkheid?


Aandachtspunten

• Goed meedenkende Prov. Insp.

• Meewerkende en denkende ICT

• Samenwerken met proceseigenaar.

• Zeer snel veranderende omgeving

• Archief aan de voorkant (frontoffice)

• Beperkte kennis in organisatie.


Wat direct perfect moet zijn

heeft

geen kans om te groeien


Weg met….


Stelling 1

• Alle gemeenten moet voor 31-12-09 een substitutie plan ter goedkeuring hebben voorgelegd aan de prov insp. (van digitaal naar papier of van papier naar digitaal)


Stelling 2

Alle vigerende vergunningen

moeten

in 2015 “origineel digitaal” zijn


Stelling 3

• Archiefbesluit art. 13

• Inrichting archiefruimte

en/of

• Inrichting server-ruimte en servers


Details voor duurzaamheid en archiefruimten

Bij de beplanting van het omliggende

terrein zijn geen klimplanten

geplaatst tegen de buitengevels; stuifmeelrijke

planten zijn vermeden.

In afwijking van het tweede lid voldoen balpennen en

balpeninkten aan DIN 16554.2 of ISO 12757-2 en rollerbalpennen en

rollerbalpeninkten aan ISO 14145-2.


Stelling 4

Overbrengingstermijn staat ter discussie

en de “beschrijvende inventaris” moet

herijkt worden


Stelling 5

DIV-ers

lopen 100 jaar voor op

ICT-ers.


vragen/discussie

Henk Sligman, Gemeente Deventer

Substitutie Gem Deventer

Documents

Transcript of Substitutie Gem Deventer