Post on 14-Jun-2015
description
Structuur in digitale chaos
een lijst van procesnamen is alles wat je nodig hebt!
23 september 2010Ben de Jong
2
3Digital groep, 23 september 2010
4
5
Groei
6Digital groep, 23 september 2010
Mogelijke (sub) doelstellingen– terugdringen van de papieren informatiestromen – voorkomen van het steeds opnieuw moeten maken
van (kwijtgeraakte) informatie– het versnellen van processen – het laten voldoen van processen aan wet- en
regelgeving
Trends: digitaal, zaakgewijs en nieuw werken
7Digital groep, 23 september 2010
Risico: authenticiteit
8
2. Betrouwbaarheid– Ligt er een juiste relatie met de transactie of de gebeurtenis? – Is het opgemaakt door individuen met kennis van zaken?
3. Integriteit – Is het archiefstuk volledig en ongewijzigd? – Is het goed geautoriseerd?
Risico: onbetrouwbare toegang–ondeskundig gebruik
9
Risico: verkeerde interpretatie
10
Risico: context onduidelijk
11Digital groep, 23 september 2010
12
Een organisatie behoort beleid, procedures, en praktijken voor informatie- en archiefmanagement vast te stellen …...
…... om te voldoen aan de behoefte aan bewijs, om verantwoording te kunnen afleggen en aan informatie over haar activiteiten.
(NEN-15489)
Maatregelen
Digital groep, 23 september 2010
Het is noodzakelijk dat een archiefstuk wordt afgeschermd tegen ongeautoriseerde wijzigingen.
Zaakgewijs werken: • informatiebeveiliging • autorisatie op zaaktypen in zaaksysteem
NEN-15489 (1) - autorisatie
13Digital groep, 23 september 2010
De context waarin het archiefstuk is opgemaakt, ontvangen en gebruikt, behoort duidelijk te zijn, inclusief het bedrijfsproces waarvan de transactie onderdeel is, de datum en het tijdstip van de transactie en de deelnemers in de transactie.
Zaakgewijs werken: • de zaak en zaaktype als context • rolverdeling (wie is toewijzer, behandelaar e.d)
NEN-15489 (2) - context
14Digital groep, 23 september 2010
15
De koppelingen tussen archiefbescheiden die een opeenvolging van activiteiten documenteren, behoren te worden gehandhaafd.
Zaakgewijs werken:• gerelateerde zaken, bijvoorbeeld beschikking
gevolgd door bezwaar
NEN-15489 (3) - relaties
Digital groep, 23 september 2010
16
De relaties tussen documenten, apart bewaard, maar tezamen een dossier vormend, behoren aanwezig te zijn.
Zaakgewijs werken:• meerdere documenten volgens generieke
documenttypen in een zaakdossier
NEN-15489 (4) - dossier
Digital groep, 23 september 2010
17
Een archiefstuk behoort op correcte wijze te weerspiegelen wat gecommuniceerd of besloten werd, of welke actie ondernomen werd.
Zaakgewijs werken: • besluiten volgen besluittypes
NEN-15489 (5) - besluiten
Digital groep, 23 september 2010
Het archiefstuk behoort de behoeften van een bedrijfsproces, waar het aan is gerelateerd, te kunnen ondersteunen.
Zaakgewijs werken: • zaaktypencatalogus vs. processenlijst
NEN-15489 (6) - werkproces
18Digital groep, 23 september 2010
Een bruikbaar archiefstuk is een archiefstuk, waarvan de vindplaats bekend is, dat kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd.
Zaakgewijs werken:• zaken volgen zaaktypes • resultaten volgen resultaattypes• documenten volgen documenttypes • extra metadatering zoals: auteur, creatiedatum etc.
NEN-15489 (7) – zoeken en vinden
19Digital groep, 23 september 2010
• Door op zoek te gaan naar de essentie en de eenvoud...
• Door dienstverlening, afhandeling, terugkoppeling en archivering te verbinden
Hoe?
20Digital groep, 23 september 2010
• volgens de organisatie;• volgens het onderwerp (BAC);• volgens de werkprocessen (conform NEN-15489)
Hoe?
21Digital groep, 23 september 2010
22
• primaire processen • ondersteunende processen • besturings processen
Eventueel• verbeterprocessen
(INK)
Nodig voor:
Digital groep, 23 september 2010
23Bron: gemeente Oisterwijk
Welke bril zet u op bij het beschrijven van processen?
24Digital groep, 23 september 2010
Niet op het niveau van iedere stap
25
26
Maar zo
27Bron: Robert Mekking
Of zo
28Bron: Corné Dekker
Dus: volgens een generiek procesmodel
29Bron: King
door zaken …
30
1. te starten (en daarmee het archiveren)2. aan te vullen3. te relateren aan een andere zaak 4. te behandelen5. te volgen (statussen)6. af te handelen 7. te heropenen (optioneel)8. over te dragen als zaakrecords 9. als zaakrecords beschikbaar te stellen 10. als zaakrecords te bewaren of vernietigen (op termijn)
Digital groep, 23 september 2010
Volgens de basisplaat Procesarchitectuur
31
Zo generiek mogelijk, tenzij wisselt:
• Doorlooptijden• Statussen• Resultaten • Bewaartermijn • Herkenbaarheid
NB: Een onderwerpskenmerk is géén reden tot splitsing, bijv. subsidiesoorten. Het is wel een zoekveld.
Criteria voor het benoemen/splitsen van zaaktypen
32Digital groep, 23 september 2010
Zorg er voor dat front-, (mid-) en backoffice (mutlitdisciplinair) één taal spreken en dat DIV hierop aansluit v.w.b. de informatiestructuur
TIP 1: één Taal
33Digital groep, 23 september 2010
Overeenkomst Elke overheidsorganisatie hoort archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en houden (Archiefwet 1995 artikel 3 )
Verschil DSP : Beschrijvend & vrijblijvendZaaktypencatalogus: Sturend & verplichtend
GroeipadDe Zaaktypencatalogus kan het DSP vervangen zodra alle processen die zich niet volledig als een ‘zaak’ gedragen daarin zijn opgenomen zoals Beleids-, Project-, Bestuurs- & Personeelszaken
Tip 2: (Model-)DSP of ZTC
34
35
Tip 3 : Bepaal het model voor zoeken en ordenen
40
OrdenenHoofdfunctie
Functie
Zaaktype
Resultaattype
Documenttype
ZoekenVia de boom van ordening
Zaaktype, evt. omschrijving via trefwoorden
Subject (Persoon of Bedrijf)
Object (Gebouw, Adres, Perceel)
Overige zaakmetadata (conform RGBZ)
Documentmetadata (ISO-23081/ RGBZ)
Onderwerpmetadata (BAC of kenmerk)
Eigen persoonlijke “tags”
41
• Stel een beleidskeuze op voor management en bestuur• Stel eisen op voor het proces als de benodigde
informatievoorziening (requirements voor software voor zaakgericht werken).
• Stel de (zaaktype) parameters op in een multidisciplinair team: – KCC – DIV – Procesontwerp– Administratieve Organisatie – ICT
• Kies uit de eenvoudige of de uitgebreide proces-variant (zie KING).
• Maak een plan voor de gehele c.q. gefaseerde implementatie.
Tip 4: Implementatie
Digital groep, 23 september 2010
42
43
Keep it Simple
Tot Slot: Tip 5
Digital groep, 23 september 2010
Zie verder:
44