Structuur in digitale chaos: een lijst van procesnamen is alles wat je nodig hebt!

Structuur in digitale chaos

een lijst van procesnamen is alles wat je nodig hebt!

23 september 2010Ben de Jong

3Digital groep, 23 september 2010

Groei


Mogelijke (sub) doelstellingen– terugdringen van de papieren informatiestromen – voorkomen van het steeds opnieuw moeten maken

van (kwijtgeraakte) informatie– het versnellen van processen – het laten voldoen van processen aan wet- en

regelgeving

Trends: digitaal, zaakgewijs en nieuw werken


Risico: authenticiteit

8

2. Betrouwbaarheid– Ligt er een juiste relatie met de transactie of de gebeurtenis? – Is het opgemaakt door individuen met kennis van zaken?

3. Integriteit – Is het archiefstuk volledig en ongewijzigd? – Is het goed geautoriseerd?

Risico: onbetrouwbare toegang–ondeskundig gebruik

9

Risico: verkeerde interpretatie

10

Risico: context onduidelijk


12

Een organisatie behoort beleid, procedures, en praktijken voor informatie- en archiefmanagement vast te stellen …...

…... om te voldoen aan de behoefte aan bewijs, om verantwoording te kunnen afleggen en aan informatie over haar activiteiten.

(NEN-15489)

Maatregelen

Digital groep, 23 september 2010

Het is noodzakelijk dat een archiefstuk wordt afgeschermd tegen ongeautoriseerde wijzigingen.

Zaakgewijs werken: • informatiebeveiliging • autorisatie op zaaktypen in zaaksysteem

NEN-15489 (1) - autorisatie


De context waarin het archiefstuk is opgemaakt, ontvangen en gebruikt, behoort duidelijk te zijn, inclusief het bedrijfsproces waarvan de transactie onderdeel is, de datum en het tijdstip van de transactie en de deelnemers in de transactie.

Zaakgewijs werken: • de zaak en zaaktype als context • rolverdeling (wie is toewijzer, behandelaar e.d)

NEN-15489 (2) - context


15

De koppelingen tussen archiefbescheiden die een opeenvolging van activiteiten documenteren, behoren te worden gehandhaafd.

Zaakgewijs werken:• gerelateerde zaken, bijvoorbeeld beschikking

gevolgd door bezwaar

NEN-15489 (3) - relaties


16

De relaties tussen documenten, apart bewaard, maar tezamen een dossier vormend, behoren aanwezig te zijn.

Zaakgewijs werken:• meerdere documenten volgens generieke

documenttypen in een zaakdossier

NEN-15489 (4) - dossier


17

Een archiefstuk behoort op correcte wijze te weerspiegelen wat gecommuniceerd of besloten werd, of welke actie ondernomen werd.

Zaakgewijs werken: • besluiten volgen besluittypes

NEN-15489 (5) - besluiten


Het archiefstuk behoort de behoeften van een bedrijfsproces, waar het aan is gerelateerd, te kunnen ondersteunen.

Zaakgewijs werken: • zaaktypencatalogus vs. processenlijst

NEN-15489 (6) - werkproces


Een bruikbaar archiefstuk is een archiefstuk, waarvan de vindplaats bekend is, dat kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd.

Zaakgewijs werken:• zaken volgen zaaktypes • resultaten volgen resultaattypes• documenten volgen documenttypes • extra metadatering zoals: auteur, creatiedatum etc.

NEN-15489 (7) – zoeken en vinden


• Door op zoek te gaan naar de essentie en de eenvoud...

• Door dienstverlening, afhandeling, terugkoppeling en archivering te verbinden

Hoe?


• volgens de organisatie;• volgens het onderwerp (BAC);• volgens de werkprocessen (conform NEN-15489)

Hoe?


22

• primaire processen • ondersteunende processen • besturings processen

Eventueel• verbeterprocessen

(INK)

Nodig voor:


23Bron: gemeente Oisterwijk

Welke bril zet u op bij het beschrijven van processen?


Niet op het niveau van iedere stap

25

Maar zo

27Bron: Robert Mekking

Of zo

28Bron: Corné Dekker

Dus: volgens een generiek procesmodel

29Bron: King

door zaken …

30

1. te starten (en daarmee het archiveren)2. aan te vullen3. te relateren aan een andere zaak 4. te behandelen5. te volgen (statussen)6. af te handelen 7. te heropenen (optioneel)8. over te dragen als zaakrecords 9. als zaakrecords beschikbaar te stellen 10. als zaakrecords te bewaren of vernietigen (op termijn)


Volgens de basisplaat Procesarchitectuur

31

Zo generiek mogelijk, tenzij wisselt:

• Doorlooptijden• Statussen• Resultaten • Bewaartermijn • Herkenbaarheid

NB: Een onderwerpskenmerk is géén reden tot splitsing, bijv. subsidiesoorten. Het is wel een zoekveld.

Criteria voor het benoemen/splitsen van zaaktypen


Zorg er voor dat front-, (mid-) en backoffice (mutlitdisciplinair) één taal spreken en dat DIV hierop aansluit v.w.b. de informatiestructuur

TIP 1: één Taal


Overeenkomst Elke overheidsorganisatie hoort archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en houden (Archiefwet 1995 artikel 3 )

Verschil DSP : Beschrijvend & vrijblijvendZaaktypencatalogus: Sturend & verplichtend

GroeipadDe Zaaktypencatalogus kan het DSP vervangen zodra alle processen die zich niet volledig als een ‘zaak’ gedragen daarin zijn opgenomen zoals Beleids-, Project-, Bestuurs- & Personeelszaken

Tip 2: (Model-)DSP of ZTC

34

36

Voorbeeld ZTC (1) - ordening


http://www.differs.nl/

Voorbeeld ZTC (2) - zaaktype



Voorbeeld ZTC (3) - documenten



Voorbeeld ZTC (4) - archivering



Tip 3 : Bepaal het model voor zoeken en ordenen

40

OrdenenHoofdfunctie

Functie

Zaaktype

Resultaattype

Documenttype

ZoekenVia de boom van ordening

Zaaktype, evt. omschrijving via trefwoorden

Subject (Persoon of Bedrijf)

Object (Gebouw, Adres, Perceel)

Overige zaakmetadata (conform RGBZ)

Documentmetadata (ISO-23081/ RGBZ)

Onderwerpmetadata (BAC of kenmerk)

Eigen persoonlijke “tags”

41

• Stel een beleidskeuze op voor management en bestuur• Stel eisen op voor het proces als de benodigde

informatievoorziening (requirements voor software voor zaakgericht werken).

• Stel de (zaaktype) parameters op in een multidisciplinair team: – KCC – DIV – Procesontwerp– Administratieve Organisatie – ICT

• Kies uit de eenvoudige of de uitgebreide proces-variant (zie KING).

• Maak een plan voor de gehele c.q. gefaseerde implementatie.

Tip 4: Implementatie


43

Keep it Simple

Tot Slot: Tip 5


Zie verder:

44

Structuur in digitale chaos: een lijst van procesnamen is alles wat je nodig hebt!

Documents

Transcript of Structuur in digitale chaos: een lijst van procesnamen is alles wat je nodig hebt!