Onderwijslogistiek, roosteren en beheren middelen

Triple A Encyclopedie

Onderwijslogistiek, roosteren en beheren middelen

De onderwijslogistiek omvat het proces dat zorgt voor het matchen van de leervraag van de deelnemers (uitgedrukt in een arrangement van onderwijsproducten uit de onderwijscatalogus) met de beschikbare docenten en middelen.

Het resultaat van het onderwijslogistieke proces is het geroosterde onderwijs. Dit is vervolgens de basis voor de uitvoering van het primaire proces.

Onderwijslogistiek, roosteren en beheren middelen

Omvat •  Het formuleren van de leervraag en het specificeren

van het leerarrangement •  Het BPV-proces •  Het maken en effecturen van het rooster •  Meer flexibiliteit in het rooster •  Deelnemeracceptatie en individuele

roosteroplossingen •  Forward mapping: verwachtingen meenemen in het

roosterproces •  Het optimaal inzetten van middelen •  Het oplossen van problemen in de uitvoering •  Registreren van aan- en afwezigheid

I – Het formuleren van de leervraag en het specificeren van het leerarrangement

Uitgangspunten en keuzes •  De leervraag staat

centraal en wordt samen met de deelnemer bepaald

•  Keuzevrijheid van de instelling om arrangement samen met deelnemer op te stellen m.b.v. referentiearrangementen en onderwijscatalogus

•  Intake, formuleren leervraag en arrangeren zijn samen te voegen

•  Inrichting onderwijs-catalogus is aan de instelling en bepaalt (mede) de flexibiliteit

II – Het BPV-proces

Uitgangspunten en keuzes •  Een stage(periode) is een

onderwijsproduct in de onderwijscatalogus

•  Dit onderwijsproduct bevat de metadata nodig om te kunnen arrangeren

•  Dit onderwijsproduct bevat geen BPV-plaats

•  Matching van BPV-periode in het rooster met een BPV-plaats kan na effectueren rooster

•  Matching moet bij aanvang stage hebben plaatsgevonden

Het BPV proces

III – Het maken en effectueren van het rooster

Uitgangspunten en keuzes •  Keuze in de mate van

flexibiliteit door •  Instelbare onderwijs- en

bedrijfsregels •  Vrij in te vullen ruimte

•  Roosteren door combineren individuele arrangementen en collectief beschikbare middelen

•  Simuleren met fictieve middelen mogelijk

•  Roosteren met ‘bevroren’ arrangementen en middelen

Roosterproces (1)

Roosterafwegingen vooraf; instellingsspecifiek •  Lengte van de roosterperiode (bijv. 10 weken) •  Frequentie voor maken nieuw rooster (bijv. wekelijks) •  Moment van definitief maken

Onderwijsregels en bedrijfsregels •  Vastgelegd in de roostermachine, bijvoorbeeld aantal

lesuren per dag, bezettingsgraad ruimtes •  Vastgelegd in de metadata van onderwijsproducten •  Vastgelegd in de middelenadministratie

Roosterproces (2)

Roosteren •  Roostermachine maakt top x (bijvoorbeeld top 5) van

roostervoorstellen •  Score en diagnoserapport waaruit blijkt hoe ‘goed’ het

rooster is op basis van de regels en weegfactoren

Dialoog •  Analyse van de roostervoorstellen door roostermaker •  Dialoog met managers onderwijs en bedrijfsvoering

Simuleren •  Roosteren met aangepaste regels, fictieve middelen

en eventueel aangepaste arrangementen

IV – Meer flexibiliteit in het roosteren

Uitgangspunten en keuzes •  Roosteren kan met vrije

ruimte voor individuele leerwensen

•  Monitoren effecten flexibel roosteren (benutting vrije ruimte)

•  Mogelijkheid om bedrijfsmatige overwegingen mee te nemen (benutting middelen)

•  Beoordelen kwaliteit van het roosterproces

V – Deelnemeracceptatie en individuele roosteroplossingen

Uitgangspunten en keuzes •  Rooster wordt aan

deelnemer aangeboden ter acceptatie (passief/actief)

•  Acceptatie leidt tot verwachte aanwezigheid

•  Monitoring van acceptatie •  Bij niet-acceptatie wordt

gezocht naar oplossing in bestaand rooster

•  Als arrangemententen niet gepland kunnen worden zijn er verschillende mogelijkheden zoals aanvullen rooster of herformuleren leervraag

VI – Forward mapping Verwachtingen meenemen in het roosterproces

Uitgangspunten in keuzes •  Anticiperen op de vraag

naar onderwijs en middelen op middellange en lange termijn

•  Op middellange termijn door de roostermachine met kengetallen, historische en reeds ingevoerde gegevens

•  Op lange termijn op basis van informatie over interne en externe ontwikkelingen

GRID

Het rooster als 3-dimensionale ruimte •  Mens: de vraag van de deelnemers •  Middel: de beschikbare middelen van de instelling

(docenten, lokalen, andere middelen) •  Tijd

Het rooster vult deze 3-dimensionale ruimte •  Het verder in de tijd, hoe minder nauwkeurig de

voorspelling

VII – Het optimaal inzetten van de middelen

Uitgangspunten en keuzes •  Verwachtingen uit

tactische en strategische planning worden vertaald naar benodigde middelen

•  Beheren middelen is gericht op registratie van de middelen, niet op de realisatie daarvan

•  De vraag naar middelen buiten het roosterproces om is een apart proces

VIII – Het oplossen van problemen in de uitvoering

Uitgangspunten en keuzes •  Uitvoeringsprobleem heeft

beperkte impact en kan wordt opgelost binnen het bestaande rooster

•  Calamiteit is ingrijpender en vereist (deels) opnieuw roosten

•  Flexibiliteit in middeleninzet bij uitvoeringsproblemen en calamiteiten

•  Onderscheid in de oplossing voor de korte en de langere termijn

IX – Registreren van aan- en afwezigheid

Uitgangspunten en keuzes •  Registratie kan

plaatsvinden door een systeem, de docent of de deelnemer zelf

•  Aanwezigheid van de deelnemer kan vooraf verwacht zijn; dan is regstratie van afwezigheid ook mogelijk

•  Methode van registratie is afhankelijk van de behoefte

•  Verantwoordinginformatie op deelnemerniveau over ongeoorloofde absentie moet beschikbaar zijn

Vastleggen aan- en afwezigheid

We onderscheiden 4 manieren om aan- en afwezigheid te registreren •  Registreren aanwezigheid op locatie

•  Bijvoorbeeld middels een pasje bij lokaal, gebouw of externe locatie

•  Registreren aanwezigheid door docent •  Docent registreert aanwezigheid van deelnemer bij specifiek

onderwijsproduct

•  Registreren aanwezigheid o.b.v. deelnemerslijst •  Lijst van verwachte deelnemers •  Docent stelt vast wie aanwezig en afwezig zijn

•  Registreren aanwezigheid door deelnemer zelf •  Kan ook bij activiteiten zonder docent •  Validatie door docent achteraf noodzakelijk

Stichting Triple A Paletsingel 30 2718 NT Zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl