Internationale mobiliteit: kennisvermenigvuldiging door Hogeschool Utrecht (HU)

17 juni 2010Elske Barens, Inge Sanders, Bart Faber

Barbara Krop, Ivar Ros

Aanleiding

n Steeds meer buitenlandse studentenn Extra aandacht vanuit de overheid dwingt tot

betere beheersingn Steeds meer administratie bij instellingn Wet- en regelgeving steeds complexer;

nieuwe code of conductn Samenwerking in de hele keten binnen

instelling een mustn Invoering nieuwe functies in SIS

17 juni 2010 2SISLINK Internationale mobiliiteit

Wat is internationale mobiliteit?

1. Uitgaande studenten (studie/exchange en stage)

2. Inkomende exchangestudenten3. Buitenlandse studenten met bachelor- of

masterstudie bij Hogeschool Utrecht

Buiten scope: onderwijskundige kant en internationale mobiliteit staf (zoals docenten)

17 juni 2010 3SISLINK Internationale mobiliiteit

Doel sessie

Inzicht geven in de aanpak van HU en Level Up:n Focus op registratie van studentenstroomn Processen zijn centraal, IT alleen ter

ondersteuningn Platform bieden zodat alle aanwezigen iets

van elkaar kunnen lerenn Daarom ook veel tijd ingeruimd voor

interactie

17 juni 2010 4SISLINK Internationale mobiliiteit

Indeling sessie

n Introductie HU en Level Up en samenwerking

n Waarom registreren?n De registratie vanuit verschillende

invalshoekenn Wat gaat goed, wat kan beter?n Conclusien Discussie aan de hand van stellingen

17 juni 2010 5SISLINK Internationale mobiliiteit

Wat doet Hogeschool Utrecht en wat doet Level Up?

Hogeschool Utrecht

n Ca. 38.000 studenten, waarvan ca. 1000 internationaal

n Studentzaken: Bureau Inschrijving en International Office

n Grote rol bij faculteitenn Systemen: Studielink,

Osiris, DAS (Digitaal Archief), MIP

Level Up

n Advies, project- en interimmanagement, business intelligence

n 30 medewerkersn Onderwijsbranche,

openbare orde en veiligheid, woningcorporaties

17 juni 2010 6SISLINK Internationale mobiliiteit

Samenwerking Hogeschool Utrecht en Level Up

n Rolverdeling in de samenwerking: HU: kennis wet- en regelgeving

kennis processen en organisatieLevel Up: kennis optimalisatie processen

implementatietestenprojectmanagement

n Langdurige en succesvolle samenwerking

17 juni 2010 7SISLINK Internationale mobiliiteit

Waarom registreren?

n Gecoördineerde begeleiding studenten n Managementinformatie, meer transparantien Inzicht verblijfplaats studenten bij

calamiteitenn Decentraal gebeurt veel, centraal inzicht

nodign Accountant, bekostigingn Afmelden bij IND verplicht

17 juni 2010 8SISLINK Internationale mobiliiteit

Gevolgde aanpak

1. Eenvoudige registratie buitenlandse verblijfsadressen studenten en staf (project Entresol)

2. HU-breed inzicht in buitenlandse verblijfsadressen

3. HU-brede workshops analyse processen4. Mee-ontwerpen aanpassing SIS5. Testen aanpassing SIS6. Toewijzen verantwoordelijkheden proces

17 juni 2010 9SISLINK Internationale mobiliiteit

Invalshoeken

17 juni 2010 10SISLINK Internationale mobiliiteit

Juiste registratie

buitenlandse studenten

Management en

organisatie

Wet- en regelgeving

Processen Systemen en infrastructuur

Mensen en cultuur

Verder

Management en organisatie

17 juni 2010 11SISLINK Internationale mobiliiteit

Terug naar schema

Wet- en regelgeving

Eisen wet- en regelgeving, code of conduct

n Toelatinggevend diploma (Nuffic?)n Taaltoets n Beschikking verplicht

n Identiteitscontrolen Verblijfsvergunning (VVR)n Afmelden bij IND bij onvoldoende

studieresultaatn Eisen aan agenten17 juni 2010 12SISLINK Internationale mobiliiteit

Terug naar schema

Processen

Processen geanalyseerd in workshops

n Kennis van het hele ketenproces opdoenn Knelpunten delen met alle ketenpartners

(intern en extern) n Best practices faculteiten delenn Besturingsmodel opgesteld met

proceseigenaar, coördinator, uitvoerenden

17 juni 2010 13SISLINK Internationale mobiliiteit

Processen

17 juni 2010 14SISLINK Internationale mobiliiteit

Terug naar schema

Systemen en infrastructuur:overzicht

17 juni 2010 15SISLINK Internationale mobiliiteit

Internationale Student

scannenen importeren Digitaal Archief

DAS

1

2

6

3 4

5

SIS: registratie internationale studenten nu

n Zo mogelijk studenten koppelen aan examenprogramma

n Diploma en cijfers op transcript uit Osiris leveren (1 keer vastleggen)

n Partnercontracten voor exchange komen in SIS

n Stagecontracten decentraal beheerd

17 juni 2010 16SISLINK Internationale mobiliiteit

Terug naar schema

Mensen en cultuur

n Let op: een buitenlandse student is niet gelijk aan zijn registratie!

n Het blijft mensenwerk, flexibiliteit en echte aandacht blijven heel belangrijk

n Discipline om SIS goed in te richten en te beheren

n Mensen meekrijgen bij veranderingenn Communicatie is succesfactor

17 juni 2010 17SISLINK Internationale mobiliiteit

Terug naar schema

Wat gaat goed en wat kan beter?

Goed!

n Ketendenken gestartn Proceseigenaarschap

belegdn SIS beter geschikt voor

registratien SIS integraal getestn Meer draagvlakn Route partnercontracten

afgesproken

Nog verbeteren

n Nog geen optimaal hulpmiddel voor centrale registratie contracten

n Regelgeving niet voor iedereen inzichtelijk

n Kennis teveel versnipperdn Stageadres student niet

centraal inzichtelijk bij calamiteiten

17 juni 2010 18SISLINK Internationale mobiliiteit

Conclusies

n Proces registratie internationale studenten HU sterk verbeterd

n Investeren in voorbereiding loontn Samenhang proces/systeem bewakenn Oog voor de mens handhaven

n Goede samenwerking: ieder zijn eigen vakn Overdracht kennis Level Up naar Hogeschool

Utrecht geregeld

17 juni 2010 19SISLINK Internationale mobiliiteit

Tijd voor actie!

17 juni 2010 20SISLINK Internationale mobiliiteit

n Stellingenn Stemkastjesn Resultatenn Discussie!

Hoe nu verder?

17 juni 2010 21SISLINK Internationale mobiliiteit

n We praten graag met u nan Indien nuttig: gesprek over internationale

mobiliteit op eigen instellingn Minirapport � visitekaartje!

Hogeschool Utrecht en Level Up bedanken u voor uw aanwezigheid!