Integratie van Syllabus in de logistieke keten,

wat levert dat op?

SISLink Conferentie 2010

Jacco Jasperse

Informatie- en procesmanager

Manager Dienst Studentvoorzieningen (Studentenbureau, Roosterbureau, Stagebureau)

Manager Dienst Informatievoorziening en Automatisering (Backoffice, Service&support, IPS)

1. Web, Web, Web

2. Self-service (Zelfsturing) waar mogelijk

3. Eén virtueel loket (voor alle informatie en contacten)

Kaders en uitgangspunten ICT HZ

3. Eén virtueel loket (voor alle informatie en contacten)

4. Applicaties per domein (‘Best of breed’)

5. Integratie door Datawarehouse

6. Applicatieontwikkeling: niet op markt + innovatievermogen

7. Onderwijsproces is een keten van bedrijfsprocessen

8. Transparantie van organisatie en processen

9. Rol ICT neemt toe maar budget blijft beperkt

Data Warehouse

Data Transformation

Server

HZ InfoNet

HZ Webservices

HZ Website

MyCoach(click once)

SyllabusDatabase

SOAP

EnterpriseEdukaat

SyllabusClient

CODA

Osiris

OnderwijsDatabase

HZ Website

HZ InfoNet

VLD (ELO)

Adapter Studielink

HTTPEnterpriseService Bus

(SQL Server + MS Workflow Foundation)

Edukaat

Correcte lesroosters op tijd gepubliceerd

Hoe pak je dat aan?

Bepaal haalbaarheid wensen

Student perspectief

Sep

Start S1

Okt Nov Dec Jan Feb

OriëntatieIntroductie Keuzeproces Inschrijven Start S2

Roosteren

Rooster proces

Sep

Curriculum

Okt Nov Dec Jan Feb

RoosterenLogistiek Roosteren afronden Laatste correcties Start S2

Benoem en beleg rollen en verantwoordelijkheden

1. Docent

2. Roostercoördinator2. Roostercoördinator

3. Roosterbureau

4. Studie Loopbaan Coach (SLC)

5. Student

Breng proces in kaart

En maak organisatie bewust van procesketens !

Totaaloverzicht werkzaamheden TT-roostering S1 10-11 en reguliere roostering S2 10-11

Besluit/Actie Doelgroep Wie Week Per datum

1Toetsmatrijzen in orde maken t.b.v. tussentoetsen - Academies 35 30-08-2010

2Tussentoetsen genereren en invullen logistieke informatie

Alle studenten en

docenten Academies 36 06-09-2010

3Courses in tijdsperiode plaatsen - Academies 37 13-09-2010

4Capaciteitsplanning S2 2010-2011 maken - Academies 37 13-09-2010

5Courses updaten incl. logistieke formats - Academies 37 17-09-2010

Maak een planning van de activiteiten

5Courses updaten incl. logistieke formats - Academies 37 17-09-2010

6

Docent beschikbaarheidsformulieren S2 2010-2011

verspreiden - Roosterbureau 37 17-09-2010

7Docent beschikbaarheid S2 2010-2011 inventariseren - Academies 38 20-09-2010

8Tussentoets gegevens akkoord

Alle studenten en

docenten Roosterbureau 38 24-09-2010

9Toetsmatrijzen in orde maken t.b.v. reguliere tentamens - Academies 39 27-09-2010

10Start roosteren tussentoetsweek

Alle studenten en

docenten Roosterbureau 39 27-09-2010

11Tentamens genereren en invullen logistieke informatie - Academies 40 04-10-2010

12Docent beschikbaarheid S2 2010-2011 akkoord - Academies 40 04-10-2010

13Evenementen kalender S2 2010-2011 vastgesteld - Academies 40 04-10-2010

14Capaciteitsplanning en docent beschikbaarheid aanleveren - Academies 40 04-10-2010

15Capaciteitsplanning en docent beschikbaarheid verwerken - Roosterbureau 40 04-10-2010

16

Alle roostergegevens reguliere roostering akkoord incl.

logistieke formats

Alle studenten en

docenten Academies 40 08-10-2010

17Start Roosteren S2 2010-2011

Alle studenten en

docenten Roosterbureau 41 11-10-2010

Vervroeg proces in stappen

Semester 1 2007: één week eerder

Semester 2 2007: één week eerder

Semester 1 2008: één week eerder

Semester 2 2008: één week eerderSemester 2 2008: één week eerder

Semester 1 2009: één week eerder

Semester 2 2009: één week eerder

Vanaf 2009: semester roosters voor kerstvakantie en zomervakantie (geen speling)

Vanaf 2010: semester roosters voor kerstvakantie en zomervakantie (2 weken speling)

Beloon nakomen van afspraken

Liefst gefaseerd

- Startsituatie: we wachten tot iedereen gegevens heeft aangeleverd

- Fase 1: Opleidingen die gegevens tijdig aangeleverd hebben krijgen rooster eerder

(te laat aangeleverde opleidingen lopen in een later stadium synchroon mee)

- Fase 2: Opleidingen die gegevens te laat aangeleverd hebben worden na anderen geroosterd

( te laat aangeleverde opleidingen worden later – in de overgebleven ruimte – geroosterd)

Koppelingen tussen systemen

1. Er is maar één bron

Per gegevensverzameling is er één leidend bronsysteem

2. Nooit koppelen tussen systemen maar via middleware

Uitgangspunten koppelingen

2. Nooit koppelen tussen systemen maar via middleware

Rechtstreekse koppelingen leiden tot “spaghettti” van

koppelingen

3. Geen dogma’s maar “Best of Breed”

• Massaoperaties: DTS op databaseniveau

• Individuele transacties: Enterprise Service Bus

• Door roosteraar te starten: synchronisatie via Syllabus client

Vanuit bronsysteem via middleware naar Syllabus:

1. Personeel (Bron: HRM systeem)

2. Lokalen en Gebouwen (Bron: Facilitair systeem)

3. Kostenplaatsen (departments, Bron: Financieel systeem)

4. Te roosteren groepen en cursussen (Bron: Onderwijsdatabase)

Wat koppelen wij?

Vanuit Syllabus via middleware naar Data Warehouse:

1. Geroosterde activiteiten

Mutaties in of via Data Warehouse:

1. Geroosterde activiteiten groepen koppelen aan individuele studenten

2. Gekoppelde studenten als deelnemer naar ELO

3. Individuele cursussen toevoegen aan studieplan

Hoe ziet het roosterproces er nu uit?

Studieplan Rooster info VLD edities

Apr Sep Capaciteitsplanning(Cursus - Edities - Groep -Keuze/Verplicht - Aantal)

- - -

Mei Okt Syllabus:Roosteren

Onderwijs Database:Studenten in groep

Cursussenautomatisch - -

Fasering roosterproces

Roosteren Studenten in groepplaatsen

automatischbijgewerkt

- -Jun Nov

Jul Dec Rooster definitief Editie info automatischbijgewerkt

Automatischbijgewerkt -

VLD Edities genereren Cursussen en edities OK OK

Automatischaangemaakt

Aug Jan Muteren in studieplannen(Zwaan kleef aan, verwijderen) OK

Automatischbijgewerkt

Automatischbijgewerkt

DEMO

Capaciteitsplanning op basis van groepen

Studenten in groep plaatsen

Student

Individuele studieplan wordt automatisch gevuld door groepsplaatsing

Student

Individueel maatwerk binnen rooster

Student

Student

Student

Individueel rooster studenten

1. Roosters zijn op tijd (S1 voor zomervakantie, S2 voor kerstvakantie)

2. Meer rust in de organisatie

Wat hebben we bereikt ?

3. Groeiend procesbewustzijn

4. Nationale Studenten Enquete, tevredenheid over de (tijdigheid van) de roosters bij voltijd studenten:

• 2008 ong. 7% onder het landelijk gemiddelde

• 2009 ong. 3% boven het landelijk gemiddelde

Integratie van Syllabus in de logistieke keten, wat levert dat op?

Op zichzelf levert dit NIETS op

Mijn conclusie

Op zichzelf levert dit NIETS op

Maar integratie van het roostersysteem is wel een absolute

voorwaarde als je het roosterproces wilt inrichten als een keten

van bedrijfsprocessen !