Doorlopend machtigen

Sprekers:

Jayme Blans (HAN)Sandra Wiechers (HAN)Valentijn de Marez Oyens (Caesar Metasoft)

Agenda

� Algemeen

� Wetgeving

� Communicatie

� Proces

� Werking SIS

Algemeen

Betaling collegegeld bij Nederlands bankrekeningnummer bij de HAN alleen via

doorlopende machtiging.

Machtiging blijft geldig voor de duur dat een student staat ingeschreven bij de HAN.

Rekeninghouder heeft het recht de machtiging te allen tijde terug te trekken.

Wetgeving

Storneren van incasso’s kan tot 56 kalenderdagen, bij eenmalig machtigen is alleen stornering door de bank mogelijk.

Voor het opnieuw mogen gebruiken van de machtiging geldt:

herinschrijving = rechtshandeling

verzoek tot inschrijving = rechtshandeling

Communicatie

Machtiging

Alle aanmelders en herinschrijvers hebben vorig jaar van de HAN

een doorlopende machtiging ontvangen.

Voor herinschrijving twee soorten brieven verstuurd

� Brief voor studenten zonder doorlopende machtiging waarin staat vermeld:

− dat studenten na herinschrijving een machtigingsformulier krijgen toegestuurd.

� Brief voor studenten met doorlopende machtiging waarin staat vermeld:

– collegegeldbedrag 2010-2011;

– herinschrijving = betalen.

Daarnaast is een wijzigingsformulier bijgevoegd.

Wijzigingsformulier

Studenten met een doorlopende mach-tiging kunnen op het wijzigingsformulier het volgende aangeven:

�tenaamstelling rekeninghouder;

�rekeningnummer;

�wijze van betalen

(in één keer of in termijnen).

Proces

Proces voordat herinschrijven kan worden opengezet

1. Studentgegevens klaarzetten;

2. Collegegeldvorderingen volgend studiejaar aanmaken;

3. Brieven aankondiging herinschrijven samenvoegen en inpakken;

4. Openstellen herinschrijven in Studielink.

Proces oud en nieuw

Doorlooptijd oude situatie:

Doorlooptijd nieuwe situatie:

Winst

Vermindering van het aantal processtappen:

�Servicegericht naar de student – één actie i.p.v. twee;

�Medewerkerstevredenheid – minder handelingen en werkdruk;

�Eerder signaleren van probleemgevallen.

Daarnaast 25.000 minder machtigingen verstuurd - kostenbesparing +/- € 10.000,-

Opvallend

� Relatief weinig vragen/opmerkingen bij de invoering van de doorlopende machtiging;

� Bij herinschrijven 2010 weinig tot geen vragen over de nieuwe procedure.

Cijfers

� Aankondiging herinschrijving� 27.300

Aankondiging herinschrijving 27.300

Met doorlopende machtiging 25.000

Zonder doorlopende machtiging 2.300

Status herinschrijving

Stand 15 juni 2010 Stand 15 juni 2009

Heringeschreven 17.196 14.054

waarvan betaald 15.661 82

Niet heringeschreven 1.167 854

Onbekend 8.116 9.995

Werking SIS

Cats NK

Cats NK

In FINX is een tabel met contract toegevoegd. In deze tabel is per studiejaar opgenomen:

�doorlopende machtiging ja/nee;

�betalingsprofiel;

�betaling in één keer of in termijnen;

�bankrekeningnummer;

�rekeninghouder.

DEMO

Cats NK