Beleids- en beheerscyclus en verzelfstandigde

entiteiten

Inhoud

Verwelkoming

Krachtlijnen van een belangrijke hervorming

Wat betekent BBC voor verzelfstandigde entiteiten?

Het planlastendecreet en de BBC

Digitale rapportering

BBC: hoe begin ik eraan?

Inhoud

Verwelkoming

Krachtlijnen van een belangrijke hervorming

Wat betekent BBC voor verzelfstandigde entiteiten?

Het planlastendecreet en de BBC

Digitale rapportering

BBC: hoe begin ik eraan?

Inhoud

Verwelkoming

Krachtlijnen van een belangrijke hervorming

Wat betekent BBC voor verzelfstandigde entiteiten?

Het planlastendecreet en de BBC

Digitale rapportering

BBC: hoe begin ik eraan?

Inhoud

Verwelkoming

Krachtlijnen van een belangrijke hervorming

Wat betekent BBC voor verzelfstandigde entiteiten?

Het planlastendecreet en de BBC

Digitale rapportering

BBC: hoe begin ik eraan?

Wijzigingen gemeentedecreet

Wijziging gemeentedecreet (29-6-„12):

• art. 233: wijze van opmaak budget, rekeningen en ondernemingsplan niet meer in statuten

• art. 235: verwijzing ondernemingsplan en operationeel plan niet meer in beheersovereenkomst

• art. 235 en 240: geen verwijzing externe audit meer

Wijzigingen gemeentedecreet

Wijziging gemeentedecreet (29-6-„12):

• art. 243:

– het AGB maakt een meerjarenplan en een budget op overeenkomstig de regels die gelden voor de gemeenten = BBC

– het AGB voert de boekhouding en maakt de jaarrekening op volgens de regels die gelden voor de gemeenten = BBC

– dus: geen vrijstelling meer voor AGB onderworpen aan bedrijfsboekhoudregels

8

Wijzigingen gemeentedecreet

Oude teksten van het Gemeentedecreet

AB ≠ onderneming AB = onderneming

Meerjarenplan NEEN NEEN

Operationeel plan JA JA

Budget BBC BBC

Ondernemingsplan JA JA

Boekhouding BBC Vennootschappen

Jaarrekening BBC Vennootschappen

Controle Externe auditcommissie EAC of commissaris-revisor

9

Wijzigingen gemeentedecreet

Nieuwe teksten van het Gemeentedecreet

AB ≠ onderneming AB = onderneming

Meerjarenplan NEEN BBC NEEN BBC

Operationeel plan

Budget BBC BBC

Ondernemingsplan

Boekhouding BBC BBC & Vennootschappen

Jaarrekening BBC BBC & Vennootschappen

Controle FIN: comm.-revisor OB: externe audit

FIN: comm.-revisor OB: externe audit

Wijzigingen Gemeentedecreet

Wijziging gemeentedecreet (29-6-„12):

• art. 243bis:

– controle financiële toestand, jaarrekening en regelmatigheid verrichtingen in de jaarrekening van het AGB uitgeoefend door één of meer commissarissen (bedrijfsrevisoren benoemd door de GR)

– raad van bestuur stelt de jaarrekening vast

Wijzigingen Gemeentedecreet

– raad van bestuur kan opmerkingen formuleren bij bepaalde verrichtingen en advies formuleren over aansprakelijkheden

– gemeenteraad bevoegd voor de goedkeuring van de jaarrekening

– raad van bestuur kan bij Vlaamse Regering beroep instellen tegen besluit gemeenteraad tot niet-goedkeuring jaarrekening

Wijzigingen Gemeentedecreet

Wijziging gemeentedecreet (29-6-„12):

• art. 243ter:

– gemeenteraad beslist over aansprakelijk-heid van actoren betrokken bij de betwiste verrichtingen

– de betrokkenen kunnen beroep instellen bij de Vlaamse Regering

Wijzigingen Gemeentedecreet

Wijziging gemeentedecreet (29-6-„12):

• art. 243quater:

– digitale rapportering meerjarenplan, aanpassing meerjarenplan, budget en jaarrekening door AGB aan Vlaamse Regering

– digitale kwartaalrapportering

Wijzigingen Provinciedecreet

Wijziging provinciedecreet (29-6-„12): regels voor APB‟s volkomen parallel met die voor de AGB‟s

Wijzigingen OCMW-decreet

Wijziging OCMW-decreet (29-6-„12): regels voor OCMW-verenigingen van publiek recht (uitz. ziekenhuizen):

• art. 221: niet langer boekhoudkundige regels in statuten

• art. 228: zelfde toezicht en controle als op OCMW (niet gewijzigd)

Wijzigingen OCMW-decreet

• art. 230:

– de OV maakt een meerjarenplan en een budget op overeenkomstig de regels die gelden voor het OCMW = BBC

– de OV voert de boekhouding en maakt de jaarrekening op volgens de regels die gelden voor het OCMW = BBC

Waarom BBC?

• Versterken van de G/O/P-raad

– strategische beslissingen bij de raad

– democratische controle van de raadsleden, ook op aansturing en werking van de EVA

– verbeterde transparantie door herkenbaarheid en leesbaarheid van de beleidsrapporten

– creëren van schaalvoordelen

• Planlastvermindering: ook voor AGB‟s/OV

• Europese rapporteringsverplichtingen (ESR95)

Wat van BBC?

• BBC beleidsrapporten:

– meerjarenplan

– budget

– jaarrekening

– beleidsdoelstellingen (actieplannen, acties) centraal

• BBC boekhouding

– opmaak en neerlegging jaarrekening conform “ondernemingen” blijft voor betrokken AGB/APB

Wat van BBC?

• beleidsrapporten op basis van registraties in dagboeken:

– budgettaire dagboeken

• meerjarenplan & budget

– raming verwachte ontvangsten/uitgaven

• jaarrekening

– aanrekening van transacties (ontvangsten/uitgaven)

– algemeen dagboek

• jaarrekening

– aanrekening van alle transacties

19

20

Wat van BBC?

Het algemeen dagboek Het budgettair dagboek

•De algemene rekeningen

• ...

•De algemene rekening(en)

•Het beleidsveld

•De economische sectorcode

•Het actieplan

•Het deelrapport

• ...

Budgettaire boekhouding – Financiële vertaling van doelstellingen en actieplannen

– De planlastvermindering

– De ESR-rapportering …

Elke registratie bevat volgende elementen:

Wat van BBC?

• beperkt aantal artikelen van overeenkomstige toepassing

– bv. GD: art. 145 t.e.m. 147, 149 t.e.m. 151 en 179

• d.w.z.: niet de regels over interne controle

• digitale rapportering beleidsrapporten

Wat van BBC?

• Organisatiebeheersing

– art. 235, §2 GD blijft behouden:

“De beheersovereenkomst regelt minstens (…):

10° de wijze waarop het autonoom gemeentebedrijf zal voorzien in een systeem van interne controle”

– analoog in art 228 PD

– geen analoge bepaling in OCMW-decreet

Wat van BBC?

– G/P-raad kan regels gemeentedecreet van toepassing maken op AGB/APB

• beperkend karakter van kredieten

• budgetwijzigingen/interne kredietaanpassingen

• kredietbewaking

• regelmatigheidscontrole

– visum door FB

– wettelijkheidscontrole voor de betaling

• …

– gemeenteraad kan ook ander systeem van interne controle van toepassing maken

Wijziging BVR BBC

• 23 november 2012: wijziging BVR BBC: titel 6 vervangen:

– „beheersmatige‟ artikelen niet van toepassing voor verzelfstandigde entiteiten:

• verplichting financieel evenwicht

• lijsten met bevoegdheidsverdelingen in budget

• intern verzelfstandigde agentschappen

• beheersrapporten

• budgethouders

• uitgaven- en ontvangstencyclus

– vastleggingen (visum, …)

Wijziging BVR BBC

– aantal artikelen „vertaald‟

• toelichting hoort bij het beleidsrapport

• definitie budgetwijziging = elke wijziging aan de ramingen die moet worden goedgekeurd door de (gemeente)raad

– elke wijziging waardoor budget niet meer past in meerjarenplan

– andere voorwaarden cf. beheersovereenkomst

Wijziging BVR BBC

• Uitzonderingsregeling (hoofdstuk 2 van titel 6):

– onder strikte voorwaarden:

• opgericht vóór 1/1/2012

• onderneming volgens wet 17 juli 1975

• cumulatief:

– eigen personeel

– balanstotaal minstens 20 miljoen euro

– gecumuleerd voorraad- en omzetcijfer minstens 1,5 miljoen euro

• op vraag van (gemeente)raad

• machtiging bij ministerieel besluit

Wijziging BVR BBC

• Uitzonderingsregeling (hoofdstuk 2 van titel 6): bijkomend niet van toepassing:

– samenvatting algemene rekeningen volgens BBC

– rubrieken beleids- en beheersrapporten

– regels algemene boekhouding

– regels boekhoudsoftware

– waarderingsregels

28

28 - 10-12-2012

• BBC

– algemeen van kracht met boekjaar 2014

– op vraag van de G/O/P-raad was vroegere instap mogelijk

• Planlastendecreet ook van kracht met boekjaar 2014

Timing

Inhoud

Verwelkoming

Krachtlijnen van een belangrijke hervorming

Wat betekent BBC voor verzelfstandigde entiteiten?

Het planlastendecreet en de BBC

Digitale rapportering

BBC: hoe begin ik eraan?

Planlastendecreet en BBC

Doelstelling: planlasten lokale besturen verminderen door:

• integratie sectorale plannen in het strategisch meerjarenplan (BBC)

• sectorale rapporten aan subsidiërende entiteiten te halen uit boekhouding lokale besturen

Planlastendecreet en BBC

• subsidieproces – planning:

– VR maakt Vlaamse beleidsprioriteiten bekend voor eind oktober 2012 (26.10.2012)

– besturen maken strategische meerjarenplanning op, met daarin beleidsdoelstellingen en actieplannen en acties die meewerken aan realisatie Vlaamse beleidsprioriteiten

– besturen bezorgen ABB digitale rapportering meerjarenplan (voor 15.1.2014)

Planlastendecreet en BBC

• subsidieproces – toekenning:

– Vlaamse sectorale administraties (SA) halen benodigde informatie uit ABB-databank

– SA evalueren de geplande beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties

– uiterlijk op 30 april bericht aan besturen over aanvaarding van subsidie-aanvraag

– om de 6 (of 3) jaar herhaald

Planlastendecreet en BBC

• subsidieproces – evaluatie:

– besturen maken evaluatie en jaarrekening op

– digitale rapportering jaarrekening voor 31/7

– Vlaamse sectorale administraties (SA) halen benodigde informatie uit ABB-databank

– SA evalueren de gerealiseerde beleids-doelstellingen, actieplannen en acties

Planlastendecreet en BBC

Lokaal bestuur

Plan A

Plan B

Plan C

…

admin. A

admin. B

admin. C

…

BBC

Inhoud

Verwelkoming

Krachtlijnen van een belangrijke hervorming

Wat betekent BBC voor verzelfstandigde entiteiten?

Het planlastendecreet en de BBC

Digitale rapportering

BBC: hoe begin ik eraan?

36

Digitale rapportering

• Onmiddellijk na de toezending van een beleidsrapport naar het toezicht moet daarvan een digitaal rapport gezonden worden naar ABB

– ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport

– = digitale versie van de geconsolideerde registraties

– bestandsformaat en wijze van aanleveren wordt bepaald bij MB

Digitale rapportering

Lokaal bestuur

BBC-SW

Beleids-rapport

Digitaal rapport

Gemeenten

OCMW‟s

Provincies

AGB‟s

APB‟s

OV-PR

Digitale rapportering

• “Papieren” beleidsrapport

– Wordt voorgelegd aan de raad

– Digitaal toezicht

• PDF (scan)

• Digitaal rapport

≠ digitale versie van schema‟s

= 2 bestanden

• XBRL-bestand met bedragen

• XML-bestand met gegevens van de randtabellen

Digitale rapportering

Algemene Rekening

Beleidsdomein

Beleidsplan

Beleidsveld

Economische sectorcode

Transactiecode

Budgettaire entiteit

Investeringsenveloppe

Actie Beleidsdoelstelling

Indicator

Actieplan

Deelrapportcode Vlaamse Beleidsprioriteit

Indicator Indicator

Digitale rapportering

Lokaal bestuur

BBC-SW

Beleids-rapport

Digitaal rapport

DBS DB

BBC DB

SVR DB

Bestands-uitwis-seling

SVR

Externe audit

Sectorale admin.

ABB ESR

ABB beleidsinfo

ABB toezicht

Digitale rapportering

Lokaal bestuur

BBC-SW

Beleids-rapport

Digitaal rapport

DBS DB

BBC DB

SVR DB

Bestands-uitwis-seling

NBB

fin. inst.

acad.

inst.

Website lokale statist.

Website ABB

FOD budget

42

Digitale rapportering

• Via digitale rapportering zal de Vlaamse overheid beschikken over:

– statistische gegevens m.b.t. meerjarenplan, budget en jaarrekening

– gegevens in functie van rapportering aan NBB (ESR95)

– informatie voor algemeen toezicht op de beleidsrapporten

– gegevens in functie van de planlastvermindering

– ...

• Vlaamse overheid zal statistische informatie via website ter beschikking stellen

Inhoud

Verwelkoming

Krachtlijnen van een belangrijke hervorming

Wat betekent BBC voor verzelfstandigde entiteiten?

Het planlastendecreet en de BBC

Digitale rapportering

BBC: hoe begin ik eraan?

Impact BBC

• Beleids- en Beheerscyclus

• Impact op de volledige organisatie – Strategische planning

– Geïntegreerde planning • Integratie sectorale plannen

• Aansluiting met strategische planning gemeente

– Cultuurverandering

• Implementatie BBC = project – Stuurgroep, projectleider, projectplan ...

– Veranderingsmanagement • Weerstand tegen veranderingen

• Sensibilisering, intern vormingsplan ... 44

45

Verantwoordelijken

Strategie

Beleidsdoel- stellingen

Output (Resultaat)

Effecten

Omgeving

Activiteiten (Actieplannen)

Input (Middelen)

Financiële vertaling

Algemene financiering

Financieel evenwicht ?

Planning volgens BBC

Impact BBC

• Processen

– Beleidsplanning

– Beleidsmonitoring

– Beleidsevaluatie

• Samenwerking

– Operationele diensten

– Ondersteunende diensten

• Personeelsdienst

• IT-dienst

• Centrale aankoopdienst (leveranciers)

• Financiële dienst 46

Draaiboek

• ASAP:

– Opstarten project

• Stuurgroep, projectleider, projectplan …

– Vorming over:

• Beleidsplanning, -monitoring en –evaluatie

• Beleidsrapporten

• Boekhoudkundige rubrieken en waarderingsregels

• Boekhoudkundige verrichtingen

47

Vorming

• INOVANT http://www.provant.be/leren/vormingscentra/inovant/

• PIVO http://www.vlaamsbrabant.be/pivo/bestuursschool/beleids-en-beheerscyclus/

• OBAC http://www.oost-vlaanderen.be/public/onderwijs_vorming/obac/

• School voor Bestuursrecht West-Vlaanderen http://www.west-vlaanderen.be/ondernemen/sbr/vormingscatalogus/Pages/Beleids_en_Beheerscyclus.aspx

• PLOT kadiga.nidlahcen@bz.vlaanderen.be

Draaiboek

• Informatiebehoeften

– Realisatie van doelstellingen en actieplannen

• Indicatoren

– Managementinformatie

• Kostensoorten, kostenplaatsen, kostendragers ...

– Deelrapporten

• Deelbalansen en –resultatenrekeningen

49

Draaiboek

• Samenwerking gemeente, OCMW, AGB …

– Ondersteunende diensten

– Software

– Processen

• Beleidsplanning, beleidsmonitoring, beleidsevaluatie

– Omgevingsanalyse

• Financiële procedures (kredietbewaking)

• Budgetterings- en boekhoudsoftware

– Samen met gemeente/provincie/OCMW?

– Wetgeving overheidsopdrachten

– Opleiding

50

Draaiboek

• Uitbouw registratiesysteem – Algemeen rekeningenstelsel

• Kosten- en opbrengstsoorten

– Beleidsvelden • Beleidsitems: informatiebehoeften

• Beleidsdomeinen: politieke keuze, afstemming met G/O/P

– Andere analytische velden • Deelrapporten

– Derdenbestand (ESC-codes)

– Indicatoren

– Kredietbewaking

• Opstellen waarderingsregels 51

Draaiboek

• Overstap boekhouding

– Overname uit de “oude” boekhouding:

• gegevens inventaris, leningenbestand, derdenbestand

• volgens indeling en waardering BBC

– Budgettaire gegevens

• berekening gecumuleerd budgettair resultaat

– financiële rekeningen, vorderingen, schulden ...

– Opstellen beginbalans

• ≠ eindbalans vorige boekhouding

• geen afzonderlijk document

52

Ondersteuning door ABB

• Website: http://binnenland.vlaanderen.be/bbc

• Helpdesk: bbcgop@vlaanderen.be

53