Post on 11-Jan-2017
Geneesmiddelendistributie Noden van een
ziekenhuisapotheek
23 november 2012
Agenda
Noden
AS IS Situatie
TO BE Situatie
Uitdagingen
2
Noden
3 * EMV momenteel on-hold
Doelstellingen en Ambitieniveau Apotheek ivm geneesmiddelendistributie :
Maximale focus op kwaliteit en patiëntveiligheid
Correcte processen met nodige validatiestappen (incl. overeenstemming met Joint Commission
International accreditatie)
Reductie manuele fouten door hogere graad van automatisering (via technologische ontwikkelingen)
Tracking & tracing doorheen ziekenhuis en eenduidige identificatie van patiënt en toediening
Hoge service graad aan patiënt en interne klant (front-office taken)
Risicobeheer naar verlies of verspilling van voorraad, rapportering over performantie en
transparante kostenopvolging van de geneesmiddelendistributie
Maximale integratie van verschillende functies in keten geneesmiddelendistributie
Korte doorlooptijd van klaarmaken en beleveren geneesmiddelen
Agenda
Noden
AS IS Situatie
TO BE Situatie
Uitdagingen
4
• Magazijn (steriel, niet steriel, …)
• Centrale goederenlogistiek
Transport, distributie, …
Apotheek is aanwezig op alle campi in de volgende opzet
VE= verpleegeenheid verblijfsafdelingen en het operatiekwartier met ontwaakafdeling
AS IS organisatie: Organisatie op AZG campi
Bissegem
• Aanmaak voorschriften
• Transitlokaal (Blok A)
• Distributie apotheek blok
B & C via centrale logistiek (enkel leveringen geen retour)
Kennedylaan
64 afleverpunten
(32 VE)
• Aanmaak voorschriften
• Transitlokaal Reepkaai
18 afleverpunten
(12 VE) • Aanmaak voorschriften
• Magazijn apotheek • Geneesmiddelen
• Implantaten
• Verdoving
• Bereidingencentrale
• Registratie, picking,
distributie
Loofstraat 44 afleverpunten
(27 VE)
• Aanmaak voorschriften
• Magazijn apotheek • Geneesmiddelen
• Implantaten
• Verdoving
• Voeding
• Registratie, herverpakking,
picking, distributie
• Tarificatie/Facturatie
Vercruysselaan 25 afleverpunten
(12 VE)
Voorschriften, geneesmiddelen, implantaten, bereidingen, verdoving
Voorschriften, geneesmiddelen, implantaten, verdoving, voeding
Transport, distributie van voorschriften, geneesmiddelen, bereidingen, … 5
We onderscheiden 2 high-level processen binnen de huidige apotheekwerking: herbevoorrading van apotheek en herbevoorrading van de afdelingen.
* Illustratie van flow herbevoorrading van geneesmiddelenvan de afdelingen op basis van individuele voorschriften
AS IS processen
Systeem & Data Management
Organisatie
Apr. Assistente
Behoefte
herbevoorrading Sourcing
Plaatsen
bestelling
Ontvangst & Opslag van goederen
Facturatie leverancier
Apotheker/Afdelingen
Apotheker(s)/MFC
Apr. Assistente/FAD
Behoefte afdeling
Afdelingen
Toesturen apotheek
Controle Voorschrift
Registratie
Voorschrift
Picking van medicatie
Controle Picking
Beleveren Medicatie
Afdrukken distributielijst
Apotheker Afdelingen
/Centrale logistiek Apr. Assistente
Afdelingen
/fax/binnenpost
Leveranciers-opvolging
Apotheker/FAD
2. Herbevoorrading van de afdelingen*
1. Herbevoorrading van apotheek (artikelen in ligdagprijs en obv voorschriften)
Pro
ce
sse
n
Apotheker/
Apr. Assistente
Apr. Assistente
Apotheker/
Apr. Assistente Apr. Assistente
Facturatie obv toediening
6
Afhankelijk van het opgezette logistieke systeem kunnen we verschillende manieren van herbevoorrading van de verschillende afdelingen onderscheiden:
Voor Geneesmiddelen en Bereidingen:
Herbevoorrading van de afdelingen
2. Herbevoorrading afdelingen Detailflows
Behoefte afdeling
Afdelingen
Controle Voorschrift
Apotheker
Registratie Voorschrift
Picking Medicatie/Bereiding
per patiënt
Apr.
assistente
Controle Picking
Apr. assistente
Belevere Medicatie
/Bereiding
Syst
eem
No
od
vo
orr
aa
d
Syst
eem
Ind
ivid
ue
el V
S
Behoefte afdeling
Afdelingen
Registratie Voorschrift
Toedienen Medicatie/Bereiding
Controle Picking
Beleveren Medicatie/
bereiding
Facturatie patiënt
Invullen Naschrift
Toesturen apotheek
Afdelingen
/Fax/Binnenpost
Picking Medicatie/bereiding
Aanvullen nood
voorraad
Afdelingen
• Geneesmiddelen
• Bereidingen
Toedienen Medicatie
/bBereiding
Afdelingen
Invullen Voorschrift
Afdelingen
VO
ORSCH
RIF
T
• Geneesmiddelen
• Bereidingen
Afdelingen Afdelingen
Controle Voorschrift
Apotheker
Afdrukken distributie
lijst
Apr.
assistente
Apr. Assistente/ Apotheker
Apr. Assistente/ Apotheker
Afelingen/ Centrale logistiek
Apr.
assistente
Toesturen apotheek
Afdelingen
/Fax/Binnenpost
Apr. Assistente/ Apotheker
Facturatie patiënt
Afdrukken distributie
lijst
Apr. Assistente/ Apotheker
Afdelingen/ Centrale logistiek
7
• Voor Implantaten:
Herbevoorrading van de afdelingen
2. Herbevoorrading afdelingen Detailflows
Behoefte afdeling
Afdelingen
Syst
eem
Ind
ivid
ue
el V
S
Syst
eem
Ind
ivid
ue
el V
S
VO
ORSCH
RIF
T
Syst
eem
Ind
ivid
ue
el V
S
• Implantaten op zicht
Afdelingen
/Binnenpost
Behoefte afdeling
Afdelingen
Invullen Naschrift
Afdelingen
Toesturen apotheek
Afdelingen
/Fax/Binnenpost
Controle Voorschrift
Apotheker
Registratie Voorschrift
Facturatie patiënt
Toedienen implantaat
Afdelingen
• Implantaten in consignatie (traceerbare)
• Implantaten in eigendom
Behoefte afdeling
Afdelingen
Toedienen implantaat
Afdelingen
Invullen Naschrift
Afdelingen
Toesturen apotheek
Afdelingen
/Binnenpost
Controle Voorschrift
Apotheker
Registratie Voorschrift
Apr.
Assistente
Facturatie patiënt
Opmaak bestelbon
Ontvangst
Nieuw implantaat
Beleveren
Implantaat
naar OK
Afdelingen/ Centrale logistiek
Toedienen implantaat
Afdelingen
Invullen Naschrift
Afdelingen
Toesturen apotheek
Controle Voorschrift
Apotheker
Picking implantaat
Apr. Assistente
/Apotheker
Beleveren
Implantaat
naar OK
Afdelingen/ Centrale logistiek
Registratie Voorschrift
Controle
Picking
Apr. Assistente
/Apotheker
Apr.
Assistente
Facturatie patiënt
Apr.
Assistente
Beleveren
Implantaat aan OK
Leverancier
Apr.
Assistente
Apr.
Assistente
Apr.
Assistente
Opmaak bestelbon
Apr.
Assistente
Apr.
Assistente
Apr.
Assistente
8
Agenda
Noden
AS IS Situatie
TO BE Situatie
Uitdagingen
9
• Centraal Magazijn (steriel, niet steriel, …)
• Centrale goederenlogistiek
Transport, distributie, …
Apotheek zal aanwezig zijn op de campus Kennedylaan in de volgende opzet:
VE= verpleegeenheid verblijfsafdelingen
TO BE organisatie
• Aanmaak voorschriften
• Magazijn apotheek • Geneesmiddelen
• Implantaten
• Verdoving
• Voeding
• Bereidingencentrale
• Distributie door Centrale
goederenlogistiek • Voorschriften
• Geneesmiddelen, Implantaten,
Verdoving, Voeding, …
• Retours
• Dringende leveringen
• Transitlokaal/bufferzone
• Unit dose herverpakking
• Registratie, picking, distributie
• Tarificatie/Facturatie
• Satelliet apotheek op afdelingen
Kennedylaan
64 afleverpunten
(32 VE)* • Aanmaak voorschriften
• Distributie door Centrale
goederenlogistiek
• Transitlokaal/bufferzone
• Satelliet apotheek op
afdelingen
Reepkaai 4 afleverpunten
(4 VE)
Voorschriften, geneesmiddelen, implantaten, verdoving, distributie,
transport, …
* Afleverpunten van nieuwbouw moet nog gedefinieerd worden door AZ Groeninge. 10
Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing:
TO BE Processen Optimalisatiemogelijkheden (1/4)
1. Herbevoorrading van apotheek
• Aankoop
• Invoeren van automatische cyclus voor het herbestellen van implantaten (verbruik – scan- Aanvraag Tot Bestelling)
• Professionaliseren van aankoop (ondersteuning aankoop in grote dossiers / overheidsopdrachten)
• Transparante rapportering (spend per categorie)
• Ontvangst
• Optimaliseren van de aanleveringszone (toekomstgericht) & conditionering vereisten
• Magazijn activiteiten
• Uittekenen van duidelijke opslagplaats voor alle type apotheek artikelen: geneesmiddelen, implantaten, verdoving, …
• Scannen van ontvangst inclusief lotnummer en vervaldatum (WarehouseManagement perspectief en track&trace vereiste)
• Uitbreiden van magneetkaart met barcode registratie van ontvangst en/of picking in Software apotheek (real time) opslag plaats scannen (WM perspectief)
• Gebruik van kardex/paternosterkasten/’boxrobot’ in het magazijn
11
Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing
TO BE Processen Optimalisatiemogelijkheden (2/4)
1. Herbevoorrading van apotheek
• Leveranciersopvolging
• Definiëren van KPI’s (key performance indicators) per topleverancier voor betere opvolging en onderhandelingen
• Specifiek voor apotheek
• Ziekenhuisbreed
• Automatiseren van zendnota en factuur (deze worden elektronisch naar het ziekenhuis gestuurd (ElectronicData Interchange) en on line gewaardeerd (boekhouding en beheerscontrole)
12
Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing:
TO BE Processen Optimalisatiemogelijkheden (3/4)
2. Herbevoorrading van afdelingen
• Voorschriften
• Uniformiseren van type voorschriften (momenteel worden verschillende 9 type voorschriften gebruikt)
• Uitrollen/uitbreiden van het gebruik van elektronisch voorschrift en linken met apotheek pakket en linken met voorraadkasten
• Gebruik van buizenpost systeem voor het toesturen en duidelijke afstemming rond interne procedures
• Herverpakking
• Grotere volumes gaan herverpakken
• Linken van herverpakking toestel met apotheek pakket
• Herverpakken met barcode
• Distributie
• Gebruik van vanaskasten of robot voor picking
• Distributie gebeurt volgens optimale logistieke stromen binnen het ziekenhuis door Centrale goederenlogistiek (zelfde route voor heen en retours en maximale integratie van verschillende stromen op afdeling)
13
Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing
TO BE Processen Optimalisatiemogelijkheden (4/4)
2. Herbevoorrading van afdelingen
• Voorraden op afdelingen
• Noodvoorraden vervangen door beveiligde elektronische distributiekasten met flexibiliteit na de werkuren apotheek (urgenties en 1ste dosis) – aantal te bepalen (1 voor meerdere afdelingen bvb)
• Linken van elektronische voorschriften met noodvoorraadkasten om maximaal met voorschrift te werken en validatie op afstand, mogelijk te maken (concept van satellietapotheek met virtuele aanwezigheid van de apotheker)
• Beheer van de afdelingen voorraden door apotheek assistente en kennisoverdracht naar verpleegkundige bij toedieningen meer front-office taken
14
Agenda
Noden
AS IS Situatie
TO BE Situatie
Uitdagingen
15
Uitdagingen
Kwaliteit van de zorg voor de patiënt verbeteren door
• Vermindering van fouten bij de toediening van medicijnen
• Bedside scanning gekoppeld aan ‘review of prescription’, tracebility, toedieningsregistratie, tarificatie en
logistieke stroom bvb www.uzleuven.be/bss
• Eenheidsdosisherverpakking inclusief barcode te gebruiken. De ziekenhuisapothekers raden de GS1-128
(ex- EAN-128) standaard aan. Firma’s bieden hier spontaan oplossingen voor, in het kader van
outsourcing van deze activiteit.
• Traceerbaarheid te garanderen, inclusief traceerbaarheid van implantaten zodat recall bij problemen, bij
vervalsingen,… kunnen uitgevoerd worden, inclusief het oproepen van patiënten (FAGG en FOD)
• Hoog-risicomedicatie te definiëren (geneesmiddelen die bij verkeerd gebruik een verhoogde kans geven
op schade of zelfs dood bij de patiënt) en een beveiligd circuit op te zetten cfr verdovende middelen.
• Medicatiebedeling in de ‘most ready-to-administer form’ aan te leveren vanuit de industrie en
ziekenhuisapotheek.
• Policy op te zetten rond l’ook-alike’ en ‘sound-alike’ bvb chaotisch ordenen, specifieke schrijfWIJze,…
16
Uitdagingen
Rekening houden met specificiteit van een ziekenhuisapotheek
– Geneesmiddelen dienen in hun oorspronkelijke verpakking te blijven om hun oorspronkelijke vervaldatum te
kunnen behouden
– Enkel geneesmiddelen die ingenomen worden, kunnen aangerekend worden.
– Monopolie van het order bij de dokters, monopolie van de geneesmiddelendistributie bij de apothekers,
monopoloie van het toedienen bij de verpleegkundigen
– Therapie in een ziekenhuis wordt steeds ‘agressiever’ en ‘korter’ waardoor flexibiliteit van het logistiek systeem
ingebouwd dient te worden : afleveren voor 24 uur genereert bijv. door wijziging van therapie, ongeveer 50%
teruggave !
17
Uitdagingen
Het beheer van de medicatievoorraden efficiënter maken door
– op elk moment op de hoogte te zijn van de plaats waar de voorraad zich juist bevindt in het ziekenhuis
– spontane samenwerking met logistieke firma’s die bijvoorbeeld studies op maat van de klant aanleveren ivm de
logistieke stromen inclusief kostenvergelijking
– Nauwe interactie tussen logistieke firma’s en de ziekenhuisapotheek/logistieke dienst van het ziekenhuis om de
know-how en de behoeftes af te stemmen.
– Evoluties van automatisatie-systemen bvb RFID,… (cave integratie van software in de
ziekenhuissoftware/apotheeksoftware ) nauwgezet te volgen op de markt
Efficiëntieverbetering in de ziekenhuizen door
– onnodige handelingen uit te schakelen zoals bijvoorbeeld de eliminatie van de stap “wegleggen van de
medicatie” op de afdeling in het ziekenhuis. Bvb Swisslog, Sinteco, … bieden hier zakjes per patiënt aan per
toedieningsmoment, centraal of decentraal geproduceerd.
– de ordering van de geneesheer zoveel mogelijk te bundelen en te laten resulteren in een logistiek proces na
“review of prescription” door de ziekenhuisapotheker namelijk a) the appropriateness of the drug, dose,
frequency, and route of administration; b) therapeutic duplication; c) real or potential allergies or sensitivities;
d) real or potential interactions between the medication and other medications or food; e) variation from
organization criteria for use; f ) patient’s weight and other physiological information; and g) other
contraindications.
18
Uitdagingen
Business case (bc) opmaken
• Vastleggen ‘cost en value drivers’
• Voor de verschillende scenario’s dient een gedetailleerde business case opgesteld te worden die de
verschillende kosten en mogelijke besparingen voor elke domein weergeeft. Op basis van de netto actuele
waarde en de terugverdienperiode worden de scenario’s financieel met elkaar vergeleken
• Haalbaarheidsstudie opmaken
19
Besluit
Er is nood aan innovatie en studies binnen het ziekenhuis voor de
geneesmiddelendistributie
Er is nood aan integratie van de geneesmiddelendistributie in de logistieke flow
van het ziekenhuis
Er is nood aan een geautomatiseerde koppeling van de informatiestromen en
logistieke stromen
Er is nood aan optimalisatie en garantie van de conditionering van de
geneesmiddelen en implantaten (koele keten, decentrale voorraden,…)
Er is nood aan beveiliging en automatisatie van de apotheekvoorraden
Er is nood aan registratie - en controlerapporten van de goede conditionering en
beveiliging van de voorraden
Er is nood aan input van de professionele know how terzake van externe partners
20