Noden van een ziekenhuisapotheek met betrekking tot ...

Geneesmiddelendistributie Noden van een

ziekenhuisapotheek

23 november 2012

Agenda

Noden

AS IS Situatie

TO BE Situatie

Uitdagingen

2

Noden

3 * EMV momenteel on-hold

Doelstellingen en Ambitieniveau Apotheek ivm geneesmiddelendistributie :

Maximale focus op kwaliteit en patiëntveiligheid

Correcte processen met nodige validatiestappen (incl. overeenstemming met Joint Commission

International accreditatie)

Reductie manuele fouten door hogere graad van automatisering (via technologische ontwikkelingen)

Tracking & tracing doorheen ziekenhuis en eenduidige identificatie van patiënt en toediening

Hoge service graad aan patiënt en interne klant (front-office taken)

Risicobeheer naar verlies of verspilling van voorraad, rapportering over performantie en

transparante kostenopvolging van de geneesmiddelendistributie

Maximale integratie van verschillende functies in keten geneesmiddelendistributie

Korte doorlooptijd van klaarmaken en beleveren geneesmiddelen

Agenda

Noden

AS IS Situatie

TO BE Situatie

Uitdagingen

4

• Magazijn (steriel, niet steriel, …)

• Centrale goederenlogistiek

Transport, distributie, …

Apotheek is aanwezig op alle campi in de volgende opzet

VE= verpleegeenheid verblijfsafdelingen en het operatiekwartier met ontwaakafdeling

AS IS organisatie: Organisatie op AZG campi

Bissegem

• Aanmaak voorschriften

• Transitlokaal (Blok A)

• Distributie apotheek blok

B & C via centrale logistiek (enkel leveringen geen retour)

Kennedylaan

64 afleverpunten

(32 VE)


• Transitlokaal Reepkaai

18 afleverpunten

(12 VE) • Aanmaak voorschriften

• Magazijn apotheek • Geneesmiddelen

• Implantaten

• Verdoving

• Bereidingencentrale

• Registratie, picking,

distributie

Loofstraat 44 afleverpunten

(27 VE)



• Implantaten

• Verdoving

• Voeding

• Registratie, herverpakking,

picking, distributie

• Tarificatie/Facturatie

Vercruysselaan 25 afleverpunten

(12 VE)

Voorschriften, geneesmiddelen, implantaten, bereidingen, verdoving

Voorschriften, geneesmiddelen, implantaten, verdoving, voeding

Transport, distributie van voorschriften, geneesmiddelen, bereidingen, … 5

We onderscheiden 2 high-level processen binnen de huidige apotheekwerking: herbevoorrading van apotheek en herbevoorrading van de afdelingen.

* Illustratie van flow herbevoorrading van geneesmiddelenvan de afdelingen op basis van individuele voorschriften

AS IS processen

Systeem & Data Management

Organisatie

Apr. Assistente

Behoefte

herbevoorrading Sourcing

Plaatsen

bestelling

Ontvangst & Opslag van goederen

Facturatie leverancier

Apotheker/Afdelingen

Apotheker(s)/MFC

Apr. Assistente/FAD

Behoefte afdeling

Afdelingen

Toesturen apotheek

Controle Voorschrift

Registratie

Voorschrift

Picking van medicatie

Controle Picking

Beleveren Medicatie

Afdrukken distributielijst

Apotheker Afdelingen

/Centrale logistiek Apr. Assistente

Afdelingen

/fax/binnenpost

Leveranciers-opvolging

Apotheker/FAD

2. Herbevoorrading van de afdelingen*

1. Herbevoorrading van apotheek (artikelen in ligdagprijs en obv voorschriften)

Pro

ce

sse

n

Apotheker/

Apr. Assistente

Apr. Assistente

Apotheker/

Apr. Assistente Apr. Assistente

Facturatie obv toediening

6

Afhankelijk van het opgezette logistieke systeem kunnen we verschillende manieren van herbevoorrading van de verschillende afdelingen onderscheiden:

Voor Geneesmiddelen en Bereidingen:

Herbevoorrading van de afdelingen

2. Herbevoorrading afdelingen Detailflows

Behoefte afdeling

Afdelingen


Apotheker

Registratie Voorschrift

Picking Medicatie/Bereiding

per patiënt

Apr.

assistente

Controle Picking

Apr. assistente

Belevere Medicatie

/Bereiding

Syst

eem

No

od

vo

orr

aa

d

Syst

eem

Ind

ivid

ue

el V

S

Behoefte afdeling

Afdelingen


Toedienen Medicatie/Bereiding

Controle Picking

Beleveren Medicatie/

bereiding

Facturatie patiënt

Invullen Naschrift

Toesturen apotheek

Afdelingen

/Fax/Binnenpost

Picking Medicatie/bereiding

Aanvullen nood

voorraad

Afdelingen

• Geneesmiddelen

• Bereidingen

Toedienen Medicatie

/bBereiding

Afdelingen

Invullen Voorschrift

Afdelingen

VO

ORSCH

RIF

T

• Geneesmiddelen

• Bereidingen

Afdelingen Afdelingen


Apotheker

Afdrukken distributie

lijst

Apr.

assistente

Apr. Assistente/ Apotheker


Afelingen/ Centrale logistiek

Apr.

assistente

Toesturen apotheek

Afdelingen

/Fax/Binnenpost


Facturatie patiënt

Afdrukken distributie

lijst


Afdelingen/ Centrale logistiek

7

• Voor Implantaten:

Herbevoorrading van de afdelingen

2. Herbevoorrading afdelingen Detailflows

Behoefte afdeling

Afdelingen

Syst

eem

Ind

ivid

ue

el V

S

Syst

eem

Ind

ivid

ue

el V

S

VO

ORSCH

RIF

T

Syst

eem

Ind

ivid

ue

el V

S

• Implantaten op zicht

Afdelingen

/Binnenpost

Behoefte afdeling

Afdelingen

Invullen Naschrift

Afdelingen

Toesturen apotheek

Afdelingen

/Fax/Binnenpost


Apotheker


Facturatie patiënt

Toedienen implantaat

Afdelingen

• Implantaten in consignatie (traceerbare)

• Implantaten in eigendom

Behoefte afdeling

Afdelingen


Afdelingen

Invullen Naschrift

Afdelingen

Toesturen apotheek

Afdelingen

/Binnenpost


Apotheker


Apr.

Assistente

Facturatie patiënt

Opmaak bestelbon

Ontvangst

Nieuw implantaat

Beleveren

Implantaat

naar OK



Afdelingen

Invullen Naschrift

Afdelingen

Toesturen apotheek


Apotheker

Picking implantaat

Apr. Assistente

/Apotheker

Beleveren

Implantaat

naar OK



Controle

Picking

Apr. Assistente

/Apotheker

Apr.

Assistente

Facturatie patiënt

Apr.

Assistente

Beleveren

Implantaat aan OK

Leverancier

Apr.

Assistente

Apr.

Assistente

Apr.

Assistente

Opmaak bestelbon

Apr.

Assistente

Apr.

Assistente

Apr.

Assistente

8

Agenda

Noden

AS IS Situatie

TO BE Situatie

Uitdagingen

9

• Centraal Magazijn (steriel, niet steriel, …)

• Centrale goederenlogistiek

Transport, distributie, …

Apotheek zal aanwezig zijn op de campus Kennedylaan in de volgende opzet:

VE= verpleegeenheid verblijfsafdelingen

TO BE organisatie



• Implantaten

• Verdoving

• Voeding

• Bereidingencentrale

• Distributie door Centrale

goederenlogistiek • Voorschriften

• Geneesmiddelen, Implantaten,

Verdoving, Voeding, …

• Retours

• Dringende leveringen

• Transitlokaal/bufferzone

• Unit dose herverpakking

• Registratie, picking, distributie

• Tarificatie/Facturatie

• Satelliet apotheek op afdelingen

Kennedylaan

64 afleverpunten

(32 VE)* • Aanmaak voorschriften

• Distributie door Centrale

goederenlogistiek

• Transitlokaal/bufferzone

• Satelliet apotheek op

afdelingen

Reepkaai 4 afleverpunten

(4 VE)

Voorschriften, geneesmiddelen, implantaten, verdoving, distributie,

transport, …

* Afleverpunten van nieuwbouw moet nog gedefinieerd worden door AZ Groeninge. 10

Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing:

TO BE Processen Optimalisatiemogelijkheden (1/4)

1. Herbevoorrading van apotheek

• Aankoop

• Invoeren van automatische cyclus voor het herbestellen van implantaten (verbruik – scan- Aanvraag Tot Bestelling)

• Professionaliseren van aankoop (ondersteuning aankoop in grote dossiers / overheidsopdrachten)

• Transparante rapportering (spend per categorie)

• Ontvangst

• Optimaliseren van de aanleveringszone (toekomstgericht) & conditionering vereisten

• Magazijn activiteiten

• Uittekenen van duidelijke opslagplaats voor alle type apotheek artikelen: geneesmiddelen, implantaten, verdoving, …

• Scannen van ontvangst inclusief lotnummer en vervaldatum (WarehouseManagement perspectief en track&trace vereiste)

• Uitbreiden van magneetkaart met barcode registratie van ontvangst en/of picking in Software apotheek (real time) opslag plaats scannen (WM perspectief)

• Gebruik van kardex/paternosterkasten/’boxrobot’ in het magazijn

11

Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing


1. Herbevoorrading van apotheek

• Leveranciersopvolging

• Definiëren van KPI’s (key performance indicators) per topleverancier voor betere opvolging en onderhandelingen

• Specifiek voor apotheek

• Ziekenhuisbreed

• Automatiseren van zendnota en factuur (deze worden elektronisch naar het ziekenhuis gestuurd (ElectronicData Interchange) en on line gewaardeerd (boekhouding en beheerscontrole)

12

Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing:


2. Herbevoorrading van afdelingen

• Voorschriften

• Uniformiseren van type voorschriften (momenteel worden verschillende 9 type voorschriften gebruikt)

• Uitrollen/uitbreiden van het gebruik van elektronisch voorschrift en linken met apotheek pakket en linken met voorraadkasten

• Gebruik van buizenpost systeem voor het toesturen en duidelijke afstemming rond interne procedures

• Herverpakking

• Grotere volumes gaan herverpakken

• Linken van herverpakking toestel met apotheek pakket

• Herverpakken met barcode

• Distributie

• Gebruik van vanaskasten of robot voor picking

• Distributie gebeurt volgens optimale logistieke stromen binnen het ziekenhuis door Centrale goederenlogistiek (zelfde route voor heen en retours en maximale integratie van verschillende stromen op afdeling)

13

Bij het in kaart brengen van de AS IS werking van de apotheek werden een aantal knelpunten geïdentificeerd met de volgende verbeterideeën als oplossing


2. Herbevoorrading van afdelingen

• Voorraden op afdelingen

• Noodvoorraden vervangen door beveiligde elektronische distributiekasten met flexibiliteit na de werkuren apotheek (urgenties en 1ste dosis) – aantal te bepalen (1 voor meerdere afdelingen bvb)

• Linken van elektronische voorschriften met noodvoorraadkasten om maximaal met voorschrift te werken en validatie op afstand, mogelijk te maken (concept van satellietapotheek met virtuele aanwezigheid van de apotheker)

• Beheer van de afdelingen voorraden door apotheek assistente en kennisoverdracht naar verpleegkundige bij toedieningen meer front-office taken

14

Agenda

Noden

AS IS Situatie

TO BE Situatie

Uitdagingen

15

Uitdagingen

Kwaliteit van de zorg voor de patiënt verbeteren door

• Vermindering van fouten bij de toediening van medicijnen

• Bedside scanning gekoppeld aan ‘review of prescription’, tracebility, toedieningsregistratie, tarificatie en

logistieke stroom bvb www.uzleuven.be/bss

• Eenheidsdosisherverpakking inclusief barcode te gebruiken. De ziekenhuisapothekers raden de GS1-128

(ex- EAN-128) standaard aan. Firma’s bieden hier spontaan oplossingen voor, in het kader van

outsourcing van deze activiteit.

• Traceerbaarheid te garanderen, inclusief traceerbaarheid van implantaten zodat recall bij problemen, bij

vervalsingen,… kunnen uitgevoerd worden, inclusief het oproepen van patiënten (FAGG en FOD)

• Hoog-risicomedicatie te definiëren (geneesmiddelen die bij verkeerd gebruik een verhoogde kans geven

op schade of zelfs dood bij de patiënt) en een beveiligd circuit op te zetten cfr verdovende middelen.

• Medicatiebedeling in de ‘most ready-to-administer form’ aan te leveren vanuit de industrie en

ziekenhuisapotheek.

• Policy op te zetten rond l’ook-alike’ en ‘sound-alike’ bvb chaotisch ordenen, specifieke schrijfWIJze,…

16

http://www.uzleuven.be/bss



Uitdagingen

Rekening houden met specificiteit van een ziekenhuisapotheek

– Geneesmiddelen dienen in hun oorspronkelijke verpakking te blijven om hun oorspronkelijke vervaldatum te

kunnen behouden

– Enkel geneesmiddelen die ingenomen worden, kunnen aangerekend worden.

– Monopolie van het order bij de dokters, monopolie van de geneesmiddelendistributie bij de apothekers,

monopoloie van het toedienen bij de verpleegkundigen

– Therapie in een ziekenhuis wordt steeds ‘agressiever’ en ‘korter’ waardoor flexibiliteit van het logistiek systeem

ingebouwd dient te worden : afleveren voor 24 uur genereert bijv. door wijziging van therapie, ongeveer 50%

teruggave !

17

Uitdagingen

Het beheer van de medicatievoorraden efficiënter maken door

– op elk moment op de hoogte te zijn van de plaats waar de voorraad zich juist bevindt in het ziekenhuis

– spontane samenwerking met logistieke firma’s die bijvoorbeeld studies op maat van de klant aanleveren ivm de

logistieke stromen inclusief kostenvergelijking

– Nauwe interactie tussen logistieke firma’s en de ziekenhuisapotheek/logistieke dienst van het ziekenhuis om de

know-how en de behoeftes af te stemmen.

– Evoluties van automatisatie-systemen bvb RFID,… (cave integratie van software in de

ziekenhuissoftware/apotheeksoftware ) nauwgezet te volgen op de markt

Efficiëntieverbetering in de ziekenhuizen door

– onnodige handelingen uit te schakelen zoals bijvoorbeeld de eliminatie van de stap “wegleggen van de

medicatie” op de afdeling in het ziekenhuis. Bvb Swisslog, Sinteco, … bieden hier zakjes per patiënt aan per

toedieningsmoment, centraal of decentraal geproduceerd.

– de ordering van de geneesheer zoveel mogelijk te bundelen en te laten resulteren in een logistiek proces na

“review of prescription” door de ziekenhuisapotheker namelijk a) the appropriateness of the drug, dose,

frequency, and route of administration; b) therapeutic duplication; c) real or potential allergies or sensitivities;

d) real or potential interactions between the medication and other medications or food; e) variation from

organization criteria for use; f ) patient’s weight and other physiological information; and g) other

contraindications.

18

Uitdagingen

Business case (bc) opmaken

• Vastleggen ‘cost en value drivers’

• Voor de verschillende scenario’s dient een gedetailleerde business case opgesteld te worden die de

verschillende kosten en mogelijke besparingen voor elke domein weergeeft. Op basis van de netto actuele

waarde en de terugverdienperiode worden de scenario’s financieel met elkaar vergeleken

• Haalbaarheidsstudie opmaken

19

Besluit

Er is nood aan innovatie en studies binnen het ziekenhuis voor de

geneesmiddelendistributie

Er is nood aan integratie van de geneesmiddelendistributie in de logistieke flow

van het ziekenhuis

Er is nood aan een geautomatiseerde koppeling van de informatiestromen en

logistieke stromen

Er is nood aan optimalisatie en garantie van de conditionering van de

geneesmiddelen en implantaten (koele keten, decentrale voorraden,…)

Er is nood aan beveiliging en automatisatie van de apotheekvoorraden

Er is nood aan registratie - en controlerapporten van de goede conditionering en

beveiliging van de voorraden

Er is nood aan input van de professionele know how terzake van externe partners

20

Noden van een ziekenhuisapotheek met betrekking tot ...

Documents

Transcript of Noden van een ziekenhuisapotheek met betrekking tot ...