E-mail en e-mailetiquette

1E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE

Groetjes van onze Kenny ….

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 2

Competentiegerichte doelstellingen

•De student kan op een foutloze, vlotte en bedrijfsgerichte manier mondeling en schriftelijk/elektronisch communiceren in het Nederlands.

•De student kan op een communicatief goede manier werken met MS Word en MS PowerPoint en courante mailprogramma's.

Overzicht 1. Inleiding

2. Tien tips

3. Voor- en nadelen e-mail

4. Kenmerken mail

5. Schrijfprincipes

6. “Aan” “CC” en “BCC”

7. Onderwerp

8. Bijlagen

9. Structuur

10. Spelling en taalgebruik

11. Opmaak

Zakelijke e-mails schrijven

Oefenen - verbeteropdrachten

4E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE

1 InleidingUHasselt geeft eerstejaars een cursus

etiquette •Het Nieuwsblad

•14 september 2012

5E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE

HASSELT - Eerstejaarsstudenten van de Universiteit Hasselt krijgen bij de start van het academiejaar een cursus etiquette. Etiquette bij het mailverkeer welteverstaan.

'Tijdens de introductiedagen, van 17 tot 20 september, maken we telkens een half uur vrij voor e-mail etiquette, netiquette dus', zegt Melanie Hoeyberghs, één van de experts.

Weten dat je een professor in een e-mail beter niet aanspreekt met ‘yo’ is namelijk net zo belangrijk als weten waar je college moet volgen, vindt de universiteit.

6E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE

In dertig minuten tijd krijgen de eerstejaarsstudenten de do’s en don’ts van e-mailen met professoren en stafleden voorgeschoteld.

'Docenten blijken zich nogal te ergeren aan de mails van jonge studenten. Vooral het sms- of chattaaltje dat daarin gebruikt wordt, werkt vaak op de zenuwen', zegt Melanie Hoeyberghs, stafmedewerker onderwijskunde.

De cursus probeert studenten aan de hand van voorbeelden en tips duidelijk te maken wat kan en niet kan. 'Een professor aanspreken met ‘yo’ of een e-mailtje aan een docent afsluiten met ‘de ballen’ is bijvoorbeeld geen goed idee. Dat lijkt een heel vanzelfsprekend iets, maar dat is het dus niet. Achttienjarigen passen hun communicatie vaak niet aan hun publiek aan.'

De Hasseltse universiteit biedt de cursus aan tijdens de introductiedagen, wanneer de nieuwe studenten mekaar en hun docenten leren kennen. Verplicht is de cursus niet, maar het is natuurlijk wel beleefder om aanwezig te zijn..

7E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE

DUS…•Schriftelijke (en mondelinge)communicatie

◦ DoelgroepAanspreking

◦ Structuur◦ Lay-out en typografie

8E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE

2 Tien tips1. Kies een betekenisvol onderwerp voor elke e-

mail

2. Personaliseer je e-mails

3. Besteed aandacht aan de toon van de e-mail

4. Controleer de spelling en grammatica van e-mails

5. Hou de e-mail beknopt en bondig

9E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE

6. Forward geen e-mails zonder toestemming

7. Onderteken je e-mails

8. Verwacht geen onmiddellijk antwoord

9. Eindig met het e-mailadres van de ontvanger

10. Denk niet dat niemand anders je e-mails leest

10E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE

3 Voor- en nadelen e-mail• Makkelijk

• Snel

• Betrouwbaar

• Goedkoop

• Bedenktijd

• Te gemakkelijk

• Te emotioneel

• Vrij asociaal

• Geen privacygarantie

• Geen ondertekening

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 11

4 Kenmerken mail• volledige mail = 1 beeldscherm = 23 regels

• 1 tekstblok is (maximum) 1/3 van beeldscherm

• tussen elke paragraaf 2 of 3 witregels

• alinea = maximum 5 regels

• tussen elke alinea 1 witregel

• 1 zin is max. 2 regels = 20 tot 25 woorden

• 1 regel = 75 karakters (spaties inbegrepen)

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 12

Denk eraan -mails die niet worden geopend• Het onderwerp ontbreekt of is te vaag

ontvanger selecteert steeds vaker op onderwerp

• De afzender is onbekendjef_091988@hotmail.com flopsy335@yahoo.comturboworstje@skynet.be

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 13

5 Schrijfprincipes• Schrijf duidelijk

◦ snel leesbaar◦ kort en helder◦ techniek w-vragen

• Spreek je lezer aan: u of jij-vorm

• Schrijf correct

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 14

6 ‘Aan’, ‘cc’, ‘bcc’• Aan

vul hier het e-mailadres van je lezer in of dubbelklik ‘aan’ om het adresboek te openen

• CCstaat voor ‘carbon copy’deze lezers ontvangen een kopie

• BCCstaat voor ‘blind carbon copy’deze lezers krijgen een ‘geheime’ kopie

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 15

7 Onderwerp• Duidelijk

Dus niet: “Verslag”, maar: “Verslag teamvergadering 25 oktober”.

• Vermeld ‘dringend’ indien nodig

• Geen uitroeptekens (spamfilters)

• Vlag moet lading dekken

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 16

8 Bijlagen• Niet naar te veel ontvangers tegelijk

overbelasting serversverwijs liever naar bvb. website, intranet

• Gebruik standaardextensies.doc of .docx .ppt of .pptx.xls of .xlsx .pdf

• Vermijd grote bijlagenlange wachttijd = irritatie

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 17

9 Structuur• Aanleiding

kort (bvb. antwoord op vorige mail)

• Kernkom onmiddellijk ter zake

• Toelichtingindien nodig extra uitleg bij kern

• Afsluitingkort, geen klassieke eindformules

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 18

10 Spelling en taalgebruik•Correct spellen, geen afkortingen

•Geen emoticons of smileys

•Niet zo formeel als zakelijke briefaanspreking: goedemorgen mevrouw Xslotformule: met vriendelijke groeten, tot kijk

•Verschillende registerspersoonlijk > vrienden > kennissenzakelijk > collega’s > klanten

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 19

11 Opmaak• Hou het sober!

• Vermijd storende achtergrondkleuren

• Vet en onderlijnd kan welCursief leest niet zo prettig

• Niet elk mailprogramma ondersteunthtml-techniek(jouw opmaak vs. opmaak lezer !!!)

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 20

Zakelijke e-mails schrijven

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 21

Richtlijnen (1)• Arteveldemailadres versus privéadres

• onderwerp/subject

• witregel

• identificeer (vermeld opleiding/jaar + groep!)

• alinea’s

• Afsluiter // aanspreking

• emoticons

• hoofdletters en leestekens, spelling

• u versus je/jij

• afkortingen (asap, ajb) en fonetisch spellen (ff)

• als bijlage zonder tekst (onbeleefd/lui)

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 22

Richtlijnen (2)• lezersgericht

◦ ga niet uit van wat JIJ wil vertellen, maar wat de lezer wil weten

• U hebt vast vragen. In de informatiemap vindt u de antwoorden.

• schrijversgericht (wij)

• positief schrijven

• opties

• negatieve woorden

• negaties

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 23

Aanspreking• Beste/geachte + mevrouw/heer + fam.naam (persoonlijk)

◦ Vb. Beste/Geachte mevrouw Rosiers

• Als je de familienaam of het geslacht niet kent◦ Geachte heer of mevrouw◦ Geachte heer, geachte mevrouw◦ Geachte heer, mevrouw◦ Geachte collega◦ Geachte lezer

• Geen komma

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 24

Moderne schrijfstijl - verbeter• Met betrekking tot uw schrijven van 20 maart 2010 heb

ik het genoegen u te kunnen mededelen dat wij instemming verlenen aan uw bouwaanvraag◦ Het gemeentebestuur heeft uw bouwaanvraag

goedgekeurd

• Hopende u hiermede van dienst te kunnen zijn (…)◦ We hopen dat u met deze oplossing geholpen bent

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 25

Slotgroet• Met vriendelijke groeten

• Hoogachtend (heel formeel)

• NIET:◦ Mvg◦ Groeten◦ Groetjes

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 26

Positief formuleren• Zou u de vraag kunnen toelichten?

• Zou u de verklaring kunnen controleren?

• U kunt de taak van economie in de bijlage vinden.

• Indien u niet reageert voor …, zijn we genoodzaakt uw dossier over te maken aan onze juridische dienst.

• Je zal waarschijnlijk stage moeten volgen in het 2de semester.

• U hebt goed gehandeld.

E-MAIL EN E-MAILETIQUETTE 27